Medewerkers Callewaert hebben nieuwste productinfo en prijzen altijd binnen handbereik

Callewaert koos voor Microsoft Dynamics NAV omdat informaticaspecialist SDE BuildMaster Distri had ontwikkeld, een pakket op maat van handelaars in bouwmaterialen.

Callewaert Bouwmaterialen zocht begin 2006 een nieuw boekhoudsysteem. Het bestaande softwarepakket was geen standaard, draaide nog onder MS-DOS, was grafisch dus niet sterk en weinig gebruiksvriendelijk voor gegevensinput. Callewaert koos voor Microsoft Dynamics NAV, in de eerste plaats omdat informaticaspecialist SDE hiervoor de BuildMaster Distri-module had ontwikkeld, een standaardpakket op maat van handelaars in bouwhandel.

Sindsdien werkt Callewaert veel sneller, efficiënter en verbeterde het zijn administratieve dienstverlening naar klanten en leveranciers. Prijs- en productlijsten aanpassen gaat twintig keer sneller, waardoor de boekhoudafdeling meer tijd heeft voor resultatenanalyse. Ook de vertegenwoordigers reageren tevreden op de omschakeling. Een internetverbinding en een laptop volstaan om overal alle informatie te raadplegen en bestellingen in te voeren. Overzichtelijke cijferlijsten of offertes in een mooie layout samenstellen, is kinderspel. Voor een totaaloverzicht per klant, hoeft Callewaert niet langer van het ene naar het andere programma te navigeren. Alles is beschikbaar in één pakket.

Efficient prijzen aanpassen

“We hebben zowat 30.000 verschillende producten in ons gamma, waarvan de prijzen jaarlijks of zelfs meerdere keren per jaar veranderen”, vertelt Dirk Vanderper, hoofd boekhouding bij Callewaert. “Vroeger duurde het drie maanden om alle prijzen een voor een manueel aan te passen in ons boekhoudpakket. Doordat de verkoopprijs nog niet aangepast was aan de nieuwe, vaak hogere, aankoopprijs, verloren we geld en liepen we een achterstand op. Dat was de voornaamste reden waarom we wilden veranderden.”

Twintig keer sneller

“De samenwerking met SDE verliep en verloopt zeer goed”, vertelt Dirk Vanderper. De omschakeling van de oude en nieuwe software verliep moeiteloos en een inlooptijd was niet nodig. Vandaag importeren we nieuwe prijs- en productlijsten van leveranciers in Excel- of tekstformaat snel in ons boekhoudsoftware. Daardoor werken we twintig keer sneller: waar we vroeger drie maanden voor nodig hadden, doen we nu in een paar dagen. Vroeger moesten we per artikel manueel de juiste verkoop- en transportprijs berekenen. Nu rekent BuildMaster Distri de prijzen automatisch uit via formules die we vooraf programmeren. Zo zijn onze prijzen steeds correct en hebben we meer tijd voor analyse van de resultaten en in te grijpen als een klant minder koopt. De laatste jaren zijn we sterk gegroeid, waardoor de hoeveelheid werk bij de facturatie is gestegen. Toch kunnen we dat extra werk probleemloos aan met hetzelfde aantal mensen.”

Niet alleen de boekhouding, ook de vertegenwoordigers reageerden tevreden op de nieuwe software. “Microsoft Dynamics NAV komt bekend voor als je Word en Outlook kent”, legt Dirk Vanderper uit. “In de oude toepassing moest je functiecodes uit het hoofd leren om ermee te kunnen werken. Nu zijn ook de nieuwe krachten er al na een half uur mee weg. Vertegenwoordigers kunnen via een internetverbinding overal gegevens raadplegen of aanvullen. Vroeger moesten ze ‘s morgens of ‘s avonds naar het bedrijf komen om hun bestellingen in te voeren en te verwerken. Nu hebben ze alle informatie steeds mee op hun laptop en krijgen ze meer tijd voor klanten en prospectie.”

_{"Wat Microsoft Dynamics NAV en BuildMaster Distri zo interessant maken, is dat we vandaag alles beschikbaar hebben in één pakket en dat alles met elkaar in verbinding staat. Vroeger moesten we dezelfde gegevens meerdere keren invoeren. We hadden voor zowat alles een andere toepassing die losstond van de rest."}

Dirk Vanderper, hoofd boekhouding - bouwstoffer Callewaert

Betere administratieve dienstverlening

Ook gegevens uit het programma halen en die in een mooie lay-out gieten, is veel eenvoudiger:

openstaande facturen van een klant
mooiere offertes maken
lijsten met de verkoopevolutie bij hun klanten
algemene verkoopstatistieken voor tussentijdse resultaten
duidelijker overzicht op de klantengegevens.

Dirk Vanderper: “Als je een klantenfiche opvraagt, zie je onmiddellijk alle gegevens op één scherm, van bestelbon tot betaalgegevens. Vroeger moesten we voor een totaaloverzicht van het ene naar het andere programma binnen hetzelfde pakket. Waar we toen een half uur voor nodig hadden, kan nu in een paar keer klikken.”

Ook bestellingen invoeren, gaat vlotter. Callewaert stuurt de klant desgewenst een elektronische versie van zijn artikelbestand. “Ze kunnen meteen die producten aanklikken die ze willen bestellen en ons hun bestelling elektronisch doorsturen”, weet Dirk Vanderper. Nu importeren we de bestelling meteen in ons boekhoudsysteem, dat desgewenst zelfs automatisch de dagplanning voor levering maakt. We vinden documenten zoals facturen en betaalbewijzen sneller terug omdat alles centraal is opgeslagen.”

Intelligente boekhoudsoftware

“Bepaalde van onze producten worden verzaagd en betaalt de klant per vierkante meter”, zegt Dirk Vanderper. “Als we het aantal stuks ingeven, berekent Microsoft Dynamics NAV automatisch de uiteindelijke prijs. Die mogelijkheid zat oorspronkelijk niet in BuildMaster, maar SDE heeft die functie speciaal voor ons toegevoegd. Wat Microsoft Dynamics NAV en BuildMaster zo interessant maken, is dat we vandaag alles beschikbaar hebben in één pakket en dat alles met elkaar in verbinding staat. Als we voor een offerte een nieuwe klant aanmaken, zitten al zijn gegevens al in het systeem nog voor hij zijn eerste bestelling heeft geplaatst. Vroeger moesten we dezelfde gegevens meerdere keren invoeren. We hadden voor zowat alles een verschillende toepassing die losstond van de rest.”

^{“SDE vraagt onze mening over het concreet gebruik en polst naar bijkomende verwachtingen. Het voorziet effectief tijd en budget om in te spelen op onze vragen. Van een goede service gesproken.”}

Gebruikersgroep met concreet resultaat

Callewaert kan via het intranet van SDE suggesties doen over het gebruik van Microsoft Dynamics NAV en BuildMaster. De West-Vlaamse bouwspecialist is ook actief lid van de SDE BuildMaster Distri gebruikersgroep. Leden van die groep komen een aantal keren per jaar samen om gedachten uit te wisselen rond de BuildMaster module. “SDE vraagt onze mening over het concreet gebruik en polst naar bijkomende verwachtingen. Het voorziet effectief tijd en budget om in te spelen op onze vragen, ook al zijn die niet altijd eenvoudig. Zo vroegen we nog extra mogelijkheden om leveranciergegevens en -prijzen te importeren. SDE is nu volop bezig met de ontwikkeling en zal deze en andere updates bij zijn klanten ter plekke komen installeren. Van een goede service gesproken”, besluit Dirk Vanderper.

Bouwmaterialen Callewaert in 't kort

Sector:
Bouwstoffer / bouwhandel
Profiel:
Bouwmaterialen Callewaert is een specialist in isolatie- & ruwbouwmateriaal, dakbedekking en afbouw en heeft een vestiging in Kuurne en Roeselare.
Oplossing:
Microsoft Dynamics NAV
Project:
Samen met partner SDE implementeerde Bouwmaterialen Callewaert BuildMaster Distri, dé oplossing voor de bouwmaterialenhandel.

Voordelen:

betaalbaar standaardpakket op maat van de bouwhandel
prijzen en productgamma aanpassen gaat twintig keer sneller
alle informatie is van overal beschikbaar via internetverbinding
meer tijd voor resultatenanalyse, voor klanten en prospecten
moeiteloze omschakeling van de oude naar de nieuwe boekhoudsoftware
geen extra mensen nodig voor facturatie ondanks groter aantal facturen
vlot gegevens uit het programma halen, lijsten samenstellen en die in overzichtelijke en mooie lay-out gieten
betere administratieve dienstverlening naar klanten en leveranciers
totaaloverzicht per klant op één scherm beschikbaar
elektronisch bestellingen invoeren
documenten sneller terugvinden omdat alles centraal is opgeslagen