Brouwerij Oud Beersel kiest DrinkMaster op basis van Microsoft Dynamics NAV
Brouwerij Oud Beersel bespaart twee dagen tijd per week door automatisering
Gert Christiaens en zijn vader, die samen Brouwerij Oud Beersel leiden, winnen veel tijd sinds ze werken met DrinkMaster, een sectorspecifieke oplossing die SDE ontwikkelde op basis van Microsoft Dynamics NAV. “Dankzij de automatisering besparen we zeker één tot twee dagen per week doordat we minder manuele administratie hebben”, zegt Gert Christiaens. “Daardoor kunnen we nu veel meer klanten bedienen met hetzelfde aantal medewerkers.”
“We werkten vroeger zonder een geïntegreerd softwaresysteem, waardoor veel tijd verloren ging met manueel werk en waardoor er een groot risico was op fouten”, vertelt Gert Christiaens. “Ik maakte offertes in Word, en de tracering van onze producten en de rapportering gebeurden in Excel. Ook de vele douaneformaliteiten vergden heel wat manuele administratie. Aangezien we het klantenbestand en de activiteiten van Oud Beersel willen uitbreiden, zochten we een meer geautomatiseerde werkwijze, onder meer voor het opvolgen van de bestellingen, de facturatie en het klantenbeheer.”
Volledige automatisering dankzij Ultimate Makeover
Oud Beersel won een ‘Ultimate Makeover’, en kreeg daardoor de kans om de organisatie volledig te automatiseren zonder investeringen. Via Microsoft kwam de brouwerij terecht bij IT-partner SDE, die op basis van Microsoft Dynamics NAV oplossingen ontwikkelt voor specifieke sectoren. “DrinkMaster, de software van SDE voor de drankensector, bleek voor ons de beste oplossing”, zegt Gert Christiaens. “SDE, met wie we van bij het begin een goed contact hadden, heeft DrinkMaster aangepast aan onze situatie zodat de software helemaal voldeed aan onze behoeften.”
“Elk bedrijf heeft specifieke behoeften, maar we proberen altijd om zoveel mogelijk bij ons standaardpakket te blijven”, zegt Willy De Corte, DrinkMaster-adviseur bij SDE. “Op basis van de feedback van onze klanten tijdens de 6-maandelijkse usergroups breiden we DrinkMaster steeds verder uit met extra functionaliteiten. Zo kunnen alle klanten meegenieten van de nieuwe mogelijkheden, en is de software gemakkelijker te onderhouden.”
Integratie met boekhouding
Gert Christiaens, zijn vader en een vertegenwoordiger maken sinds februari 2010 gebruik van DrinkMaster. Ze hebben nu een goed overzicht van de goederen die in voorraad zijn. Wanneer een klant een bestelling doorstuurt, wordt die in het systeem ingevoerd als order. Op basis daarvan worden documenten gegenereerd, onder meer voor de magazijnier. Na feedback van de magazijnier over het eventueel teruggebrachte leeggoed, kan Oud Beersel met een paar klikken de factuur maken, die ook meteen klaar is om te verwerken in de boekhouding. Wanneer de klant betaalt, komt die informatie ook direct terecht in Dynamics NAV.
“Dankzij de geautomatiseerde workflows lopen we veel minder risico om fouten te maken”, zegt Gert Christiaens. “Bovendien zijn alle documenten achteraf gemakkelijk en snel terug te vinden. Aan de hand van lotnummers kunnen we onze leveringen traceren, zodat we tegemoetkomen aan de wettelijke verplichtingen rond voedselveiligheid. We kunnen ook snel nagaan welke prijsafspraken we hebben gemaakt met een klant, of nieuwe prijsafspraken vanaf een bepaalde datum instellen. Bij het maken van de facturatie wordt dat vanzelf aangepast. Bovendien zien we meteen of er nog een openstaande betaling is, zodat we tijdig een herinnering kunnen sturen.”
Tegenover klanten is de geautomatiseerde werkwijze zeker een voordeel. “Grote klanten eisen steeds vaker dat we werken met digitale documenten, en rekenen zelfs extra kosten aan als je nog op papier werkt”, zegt Gert Christiaens. “Als leverancier moeten we ons aan grote klanten aanpassen. Zo moeten we hun productreferentie gebruiken in de facturatie, anders wordt onze factuur niet aanvaard. Nu dat automatisch gaat, hoeven we ons daar geen zorgen meer over te maken.”
Digitale douaneformulieren
Intussen zijn ook de douaneformaliteiten deels geautomatiseerd. “Voor onze export moeten we, naast de factuur, ook documenten meegeven voor de douane en accijnzen”, legt Gert Christiaens uit. “Vroeger moesten we alles manueel invullen op papieren doordrukformulieren. Aangezien we werken met een extern magazijn, moesten we daar telkens naartoe rijden om dat ter plaatse te doen. Nu heeft SDE ervoor gezorgd dat we die formulieren digitaal ter beschikking hebben, zodat we ze kunnen doormailen of digitaal doorfaxen. Daarna moeten de mensen in het magazijn de documenten afdrukken, maar na de nodige aanpassingen bij de douane, kan vanaf januari 2011 alles volledig digitaal gebeuren. De douane zal dan onze formulieren digitaal kunnen ontvangen en automatisch verwerken.”
Aanraakscherm
Bij de brouwerij in Beersel hoort ook een winkel waar particulieren de bieren van Oud Beersel kunnen kopen. Sinds maart 2010 is de kassa uitgerust met een aanraakscherm en geïntegreerd met DrinkMaster, zodat de winkelverkoop ook meteen naar de boekhouding en de administratie gaat. “De nieuwe werkwijze is heel handig”, aldus Gert Christiaens. “Vroeger moesten we immers alle productnummers uit het hoofd kennen, zodat er soms fouten werden gemaakt. Nu zien we alle producten afgebeeld op het aanraakscherm. We kunnen promoties voor een bepaalde periode op voorhand instellen. Ook cadeaucheques worden automatisch verwerkt, en we zien hoeveel waardebonnen nog in omloop zijn.”
Groeibedrijf
Dankzij Microsoft Dynamics NAV en DrinkMaster is Oud Beersel nu klaar voor verdere groei. Willy De Corte: “Oud Beersel is echt een groeibedrijf met een ambitieuze en vooruitziende aanpak. Ze hebben op tijd geautomatiseerd en niet gewacht op het moment dat de administratie hen boven het hoofd groeide en ze extra mensen moesten aanwerven. Door te automatiseren, zal Oud Beersel zijn exportactiviteiten kunnen uitbreiden en kunnen ze korter op de bal spelen.”
Dankzij de meer nauwkeurige rapportering kan Oud Beersel de budgetten beter opvolgen. “We werken momenteel aan een financieel plan voor de komende vijf jaar, en we zullen daarna goed in het oog kunnen houden of we dat plan goed in de praktijk brengen”, zegt Gert Christiaens. “Daarnaast zijn we ook van plan om een brasserie te starten, die als een nieuwe onderneming zal fungeren. Voor die brasserie zullen we ook met Dynamics NAV en deels met DrinkMaster werken.”