Efficiëntie troef bij groothandel Spapens dankzij FoodMaster

Met de standaardoplossing FoodMaster ondersteunt Voedingshandel Spapens vandaag haar belangrijkste bedrijfsprocessen. FoodMaster is het dagelijkse werkinstrument voor het beheer van de aankoop, verkoop en voorraadadministratie. De belangrijkste innovatie voor Spapens ten opzichte van het vroegere systeem, vormt de integratie met de randapparatuur zoals weegschalen en kassa’s. Bij het wegen van versartikelen wordt het gewicht automatisch ingelezen. Ook de wekelijkse prijsaanpassingen doorvoeren in de rayons, wordt volautomatisch gestuurd met FoodMaster waardoor men veel sneller prijsveranderingen kan aankondigen. Ook belangrijk was een koppeling met de boekhouding zodat er een perfecte doorstroming is van klanten- en artikelinfo naar de facturatie. BTW en INTRASTAT-aangiftes zijn ook eenvoudig te genereren. Wat Spapens vooral waardeert aan SDE en FoodMaster is het hoge niveau van service. Ook de mogelijkheid om FoodMaster later uit te breiden met extra modules, opent heel wat perspectieven naar de toekomst.

Spapens cvba, gelegen te Marcinelle, is een groothandel in vleeswaren, kaas, conserven en horecaspecialiteiten. Onder haar klanten telt het bedrijf kleine en grote kruidenierszaken, beenhouwers, snackbars en bedrijven uit de horeca. Spapens behoudt sinds tientallen jaren een sterke positie in en rondom de streek van Charleroi, Namen en Bergen. Vandaag haalt het bedrijf een omzet van 8 miljoen euro met 16 werknemers.

Het uitgebreide assortiment vormt ongetwijfeld een grote troef van Spapens. Het aanbod omvat alle bereide vleeswaren, kaas en zuivel, vispreparaties en afgeleide diepvriesproducten, deegwaren en bladerdeegspecialiteiten, conserven, diepvriesbrood, ijs, wijn, oliën en vetten, bereide salades en sauzen, kruiden, enz. Samen goed voor meer dan 3000 artikelen.
 
Katleen Spapens, sinds 1986 medevennoot en algemeen directeur bij Spapens, voegt eraan toe: “Naast de traditionele leveringen bij de klant, hebben wij echter nog een belangrijke troef: onze Cash & Carry-formule. Klanten kunnen bij ons artikelen zelf komen afhalen; dit betekent ook dat wij zelf heel wat artikelen permanent in voorraad hebben.”

Informatisering: geen wilde avonturen maar gedegen efficiëntie

De informatisering bij Spapens was voor 1995 beperkt. De vroegere bedrijfsoplossing was niet geïntegreerd met randapparatuur zoals kassa’s en weegschalen. Bovendien vertoonde het pakket belangrijke lacunes in de dagelijkse werking. Tenslotte was het ontbreken van geïntegreerde financiële software een doorn in het oog van het management.

In 1995 kwam Spapens dan ook in contact met het informaticabedrijf SDE, dat toen al van een uitstekende reputatie genoot als leverancier van bedrijfsoplossingen voor de voedingsindustrie. Samen met Spapens werd het project aangepakt om een geïntegreerde bedrijfsoplossing te implementeren.

FoodMaster - Distributie als bedrijfsoplossing

Met de standaardoplossing FoodMaster - Distributie van SDE ondersteunt Spapens vandaag de belangrijkste bedrijfsprocessen. Het pakket wordt gebruikt op 11 werkposten in totaal.

Functioneel staat FoodMaster - Distributie in voor het aan- en verkoopbeheer en het voorraadbeheer. Ook de module FoodMaster - Boekhouding is hierin naadloos geïntegreerd. In de winkel is er de integratie met de nodige randapparatuur van weegschalen en barcodescanners.

Jaarlijkse lente-actie in goede banen

Naast het dagelijkse beheer van de bestellingen, staat FoodMaster - Distributie ook in voor het beheer van de promoties bij Spapens. Zo voert het bedrijf ieder voorjaar een grootse lente-actie gedurende drie maanden: bij iedere bestelling krijgt de klant een aantal punten die hij na het einde van de actie kan inwisselen voor een geschenk. FoodMaster - Distributie houdt de punten bij, en zorgt er ook voor dat de puntenstand steeds automatisch op de factuur wordt vermeld.

Koppeling met weegschalen en etiketten

De belangrijkste innovatie van FoodMaster - Distributie ten opzichte van het vroegere systeem vormt echter de integratie met de randapparatuur. Uitgaande versartikelen worden gewogen en het gewicht wordt automatisch ingelezen. Ook het drukken van prijsetiketten voor de rayons is een volautomatisch proces dat vanuit FoodMaster - Distributie wordt gestuurd. Als gevolg van frequente prijsveranderingen en promoties drukt Spapens immers wekelijks heel wat prijsetiketten af; FoodMaster - Distributie laat dit heel wat efficiënter verlopen.

Specifieke software-oplossing voor de vleessector

"Heel wat rapporteringen, zoals BTW-aangifte en INTRASTAT-aangifte, zijn specifiek voor onze sector”, aldus Katleen Spapens. “Met een algemeen KMO-pakket zouden we nergens staan: in FoodMaster - Boekhouding werden deze rapporten specifiek aangepast aan onze behoeften.” 
 
“Wat we waarderen aan SDE is hun service”, aldus Katleen Spapens. “Ze staan altijd klaar om in te grijpen wanneer zich een probleem voordoet.” SDE staat bovendien steeds open voor suggesties van klanten die het pakket verder kunnen verbeteren. Katleen Spapens licht toe: “SDE integreert de input van klanten in nieuwe versies van FoodMaster - Distributie. Zo dragen klanten bij tot een nog beter product, in het voordeel van iedereen.”

De toekomst: traceerbaarheid primordiaal

De controles op traceerbaarheid zullen in de toekomst alleen maar strenger worden. Spapens hangt hiervoor echter af van de mate waarin haar eigen leveranciers traceerbaarheid hebben ingevoerd. Zolang de meeste leveranciers hier nog niet in orde mee zijn, kan ook Spapens geen actie ondernemen. Toch betwijfelt Spapens niet dat dit in de toekomst zal veranderen. Katleen Spapens: “Het geeft ons vertrouwen dat SDE blijft verder bouwen aan de toekomst en een pakket heeft dat volledig klaar is voor tracking & tracing.”

Spapens in't kort...

Profiel
Spapens cvba in Marcinelle haalt vandaag een omzet van € 8 miljoen met 16 werknemers. Het uitgebreide assortiment (3000 artikelen) vormt ongetwijfeld een grote troef van Spapens. Onder haar klanten telt het bedrijf kleine en grote kruidenierszaken, beenhouwers, snackbars & bedrijven uit de horeca.
Uitdaging
De grote troef die voedingshandel Spapens uitspeelt is haar groot assortiment. Bovendien kunnen klanten naast de traditionele leveringen aan huis ook opteren voor cash & carry. Om de grote omvang aan administratief werk het hoofd te kunnen bieden, werd een geïntegreerd administratief systeem noozakelijk. Specifieke pijnpunten voor Spapens waren de opvolging van de jaarlijkse lente-promoactie, de frequente prijsaanpassingen op een groot assortiment en de koppelingen van weegschalen en kassa's met een administratief systeem.
Oplossing
Met de standaardoplossing FoodMaster ondersteunt Spapens vandaag de belangrijkste bedrijfsprocessen. Het pakket wordt gebruikt op 22 werkposten in totaal. Functioneel staat FoodMaster in voor het aan- en verkoopbeheer en het voorraadbeheer.

Voordelen

• beheer van promoties zoals spaaracties
• integratie met randapparatuur zoals weegschalen en etiketteersysteem
• BTW-aangifte en intrastat-aangifte afgestemd op de behoeften van de sector
• mogelijkheid om uit te breiden met tracking en tracing module