E-mailproblemen in uw bedrijf voorkomen: een doe-het-zelf stappenplan

E-mailproblemenHet gebeurt regelmatiger dan je denkt dat je plots geen mails meer kan versturen of dat je geen e-mails meer ontvangt van je klanten of leveranciers. Als dat gebeurt is het alle hens aan dek want e-mail is bij bedrijven van levensbelang. In deze blogpost leggen we uit hoe je de kans op het uitvallen van je mails zo klein mogelijk maakt.

[more]

De meest voorkomende oorzaak bij mailproblemen is dat er geen vrije schijfruimte meer is op de exchange- of mailserver waar je mail-database staat.

Deze database-bestanden bevatten eigenlijk alle belangrijke data met betrekking tot mailberichten, bijlages, adresboeken etc. Hoe meer mail je als firma ontvangt en verstuurt, hoe groter deze database wordt. Hierdoor raakt de schijf of partitie op de server waar deze bestanden staan vol.

Als de vrije schijfruimte van die partitie onder 5 % daalt, weigert de Exchange Server nog verdere dienst. Het is daarom belangrijk ervoor te zorgen dat er voldoende ruimte is op die schijf of partitie. Treesize is hiervoor een handige tool. Je kan er namelijk mee zien welke map of bestanden alle ruimte in beslag nemen. Met deze tool kan je dus nagaan welke minder belangrijke mappen je tijdelijk van je server kan halen zodat de exchange-database weer wat zuurstof krijgt. Uiteraard is dit slechts een tijdelijke oplossing en moet je met je IT-partner op zoek naar een structurele oplossing. Bijvoorbeeld de diskcapaciteit uitbreiden, de server upgraden of je mails via Office 365 in de cloud gebruiken op huurbasis.

 

Treesize geeft weer welke mappen veel plaats in nemen. Aan u de keuze om vervolgens wat plaats te maken op de schijf waar ook uw Exchange-database staat.

Op welke partitie of schijf staat mijn Exchange-database?

  • Voor Exchange 2010: Log hiervoor in op je server en start de Exchange Management Console op. Via Organization Configuration – Mailbox , rechtermuis klik op de database naam & kiezen voor Properties. Tot slot zie je dan staan “database path”. Dit is de locatie waar de database bestanden gevonden kunnen worden.
  • Voor Exchange 2007: Login in op de server en start de Exchange Management Console. Via Server Configuration – Mailbox kan je nu bij “Database Management” de locatie & schijf zien waar de database bestanden staan.
  • Voor Exchange 2003: Start vanop de server de Exchange System Manager & open Servers [servernaam] – First Storage Group en klik met de rechtermuis op Mailbox Store. Open vervolgens het tabblad Database. Bij “Exchange Database” zie je nu de locatie staan van de exchange database bestanden.


Op de zwarte spamlijst

SpamEen andere oorzaak dat u niets meer verstuurd krijgt, is het geblacklist worden van uw publieke IP adres op zeer gekende spam blacklists zoals bijvoorbeeld SORBS, Spamhaus, Rats, Trendmicro & andere.

Als je een mail probeert te sturen krijg je dan meestal een foutboodschap terug die lijkt op: “Client host [je_publiek_ip_adres] blocked using Barracuda Reputation.” Je kan zelf controleren of je op een blacklist staat door eerst en vooral te kijken wat je eigen publieke IP adres is:

  • bezoek http://www.myip.nl en kijk naar het WAN IP address
  • surf vervolgens naar http://www.mxtoolbox.com en klik bovenin op Blacklists
  • vul het ip adres in uit stap 1 en klik tenslotte op Blacklist check
  • vervolgens krijg je een volledige lijst van gekende spamlists en zie je op welke blacklists je publiek ip adres geregistreerd staat
  • per spam blacklist kan je nu ten slotte vragen om je IP adres te laten verwijderen of te whitelisten.  Let op : sommige removals gebeuren automatisch en voor andere heb je mogelijks een account nodig vooraleer je je ipadres kunt laten verwijderen.

Beter voorkomen met systeembeheer op regelmatige basis

Een gezonde IT-omgeving is cruciaal voor KMO’s. Een uurtje zonder mails of de server die het een middag laat afweten zijn kostelijk. Tel de uren van uw werknemers bij elkaar die met de vingers zitten draaien, de impact van uw onbereikbaarheid op uw klanten en leveranciers en de stress om alles zo snel mogelijk te fixen en u komt uit op een aanzienlijk budget. Dan hopen we bovendien dat u het niet meermaals per jaar tegen zit. Overweeg om dat budget te investeren in proactief systeembeheer. Dat biedt niet alleen een betrouwbaardere werkomgeving maar zal gegarandeerd  nieuwe mogelijkheden aan het licht brengen waardoor het nog aangenamer werken wordt.

Video: slimme ERP maakt van uw data toekomsttrends

Bij de keuze van uw nieuwe ERP-systeem is het belangrijk om stil te staan bij de mogelijkheden die moderne ERP-software biedt. Kies daarom ook voor een ERP-pakket dat de historische data van uw bedrijf omzet in toekomsttrends, en u zo de mogelijkheid geeft om te groeien en voorsprong te nemen op de concurrentie. Bekijk onderstaande video om te zien welke opties een nieuw ERP-pakket moet bieden:

[more]

 

EVENT 24/10: ERP voor de moderne KMO

Ervaar live hoe Microsoft Dynamics NAV tal van Vlaamse bedrijven vandaag reeds helpt sterker te concurreren dankzij duurzame bedrijfssoftware en toekomstgerichte functionaliteiten. Naast Microsoft Dynamics’ nieuwste versie demonstreren we een aantal waardevolle randtoepassingen die het potentieel van een geïntegreerd ERP-systeem onderstrepen.

 


GIDS 10 Adviezen voor ERP-Selectie

In ons gratis e-book over 10 adviezen voor ERP-selectie worden 10 punten aangereikt waar u misschien niet meteen bij zou stilstaan wanneer u nadenkt over ERP-selectie. Onze adviseurs kwamen op basis van wat ze merkten in de praktijk tot deze minder voor de hand liggende maar daarom niet minder van belang zijnde adviezen bij uw keuze voor een goed ERP-systeem. 

Wat is er nieuw in Dynamics NAV 2013 R2?

De R2 versie van Dynamics NAV 2013 zal algemeen beschikbaar worden in oktober. Navision 2013 R2 zal enkele voor de KMO significante nieuwe kenmerken bevatten. Naast een hele resem eerder technische verbeteringen onder de motorkap zijn de drie belangrijkste: 

  • Nog beter samenwerken met Office 365. Microsoft Navision ERP kan nu geïmplementeerd worden als een applicatie in on-premise en cloud-gebaseerde SharePoint sites. Inloggen op je Sharepoint, logt je ook meteen in op Dynamics NAV. De MS Dynamics NAV web client ziet er nu nog meer uit als de interface van Office 365 en Sharepoint waardoor het gemakkelijker is voor de gebruiker.
  • Verbeterde mogelijkheden aangaande cash-management. Hieronder wordt onder andere automatische betaalverwerking verstaan, waardoor de kans op menselijke fouten afneemt. Ook bankafstemming is mogelijk, en dit zowel manueel als automatisch, met de optie om bankafschriften te importeren en deze automatisch af te stemmen. Er is de mogelijkheid om SEPA-compatibel te zijn zowel voor credit als debet.
  • Krachtige verbeteringen aan de gebruiksvriendelijkheid voor zowel de web als desktop clients. De gebruikservaring van de erp-software werd gerestyled, in lijn met Office 365 waardoor het nog eenvoudiger is om bedrijfsdata en – processen te bekijken en aan te passen. 

Hier bovenop steunt het MS Nav ERP-pakket de zogenaamde ‘multitenant deployments’, waar een enkel exemplaar van de software draait op de server meerdere clients bedient. Hierdoor zal de kost afnemen en de dienstverlening verbeteren. 

4 stappen om de juiste document management software te kiezen

Wat heeft u veel documenten in uw onderneming! Denk daarbij aan technische fiches, bestelbonnen, recepturen, leveranciersfacturen, offertes, leveringsnota’s en ga zo maar door. En wat nemen al die documenten veel van uw tijd in beslag! De uitdaging vandaag bestaat erin deze stroom aan documenten zo te beheren dat ze u zo weinig mogelijk kosten. 

Documentenbeheersoftware slaat documenten centraal op volgens een vaste structuur: facturen, bestellingen, … allemaal netjes geordend. Op die manier kunnen deze eenvoudig worden teruggevonden, soms worden er extra tags toegevoegd om het terugvinden nog te vergemakkelijken. Het factuurnummer of de klantnaam kunnen bijvoorbeeld goede tags zijn. Uiteraard kan de toegang tot bepaalde documenten netjes beheerd worden per gebruiker of gebruikersgroep.

[more] 

Informatiemanagement speelt een belangrijke rol in het succes van uw organisatie. ERP-systemen beheren heel wat van deze informatie maar genereren op een bepaald moment output in de vorm van documenten. Deze documenten stromen vaak terug naar het bedrijf, denk maar aan ondertekende leverbons, en deze nieuwe info moet opnieuw in het ERP-pakket komen. Bij voorkeur zo efficiënt mogelijk. De juiste document management software helpt u uw papierstroom te reduceren en de informatie die u nodig heeft snel en efficiënt terug te vinden. 

Hoe kiest u de juiste documentenbeheersoftware? 

1. Wat wil u bereiken?

Wees u ervan bewust wat voor uw bedrijf van belang is. Er is bijzonder veel software beschikbaar voor document management maar waar de ene oplossing zowat alles aankan met uw documenten, zijn andere op één aspect van documentenbeheer gericht. Wil u uw papierhoop en opslagruimte verkleinen om geld (en bomen) te sparen, dan hecht u vooral belang aan goed bewaren en archiveren. Of wil u vooral meer efficiëntie door gebruikers te helpen bij het opzoeken en delen van documenten, en ze zelfs raadpleegbaar te maken voor externe contacten zoals leveranciers en klanten? Dan moet er grondige aandacht zijn voor beveiliging. U ziet, er zijn veel verschillende nadrukken te leggen. Maak voor uzelf eerst uit welk primair doel document management voor uw bedrijf moet hebben. 

2. Identificeer de bedrijfsprocessen die het meeste gebaat zijn met documentbeheer

Kijk goed welke bedrijfsprocessen in aanmerking komen voor document management. U kan zo bijvoorbeeld documenten verwerken via routing, wat u de mogelijkheid geeft documenten langs meerdere personen te sturen. Deze personen kunnen het document een bepaalde status geven, zoals concept/ter goedkeuring/definitief. Maar ook processen zoals contactbeheer en het uitbrengen en beheren van offertes zijn sterke kandidaten. Het kan ook zijn dat u een hoge mate van samenwerking tussen verschillende teams wil bewerkstelligen, enzovoort. Een goede partner helpt u bij het leggen van prioriteiten en zal vaak adviseren om documentmanagement stap voor stap uit te rollen.

3. Identificeer uw behoeften

Welke functionaliteiten moet het systeem minstens bevatten om de dagelijkse werkzaamheden succesvol te ondersteunen? De documentbeheer software kan op verschillende punten uw organisatie helpen. Voorbeelden van behoeften zijn het digitaal versturen van facturen en deze vervolgens automatisch archiveren, het efficiënt zoeken naar gegevens en bestanden, automatische documentenverwerking van ondertekende levernota’s of pakbons die terugkeren van transport, …

4. Implementatie door een lokale partner

Na een doordachte keuze is de implementatie binnen uw bedrijf een volgende stap. Het is zo dat u zich beter laat bijstaan door lokale spelers. Zij hebben niet alleen vaak een grondige kennis van en inzicht in verschillende types documenten die een Belgisch bedrijf nodig kan hebben, ze weten ook meestal beter dan buitenlandse (of niet sector-specifieke) leveranciers wat de wetgeving is rond de bewaring van documenten, het gebruik van de elektronische handtekening, de vereisten in de sector enzovoort. Meer informatie hieromtrent vindt u terug op de website www.efactuur.belgium.be.

Bij SDE hebben we de ervaring en oplossingen om uw bedrijf te ondersteunen in de strategische aanpak van uw document management. We kiezen voor strategische platformen die integreren met de Microsoft-technologie: Microsoft Dynamics NAV en SharePoint. Verder hebben we partnerships met de belangrijkste document management partijen zoals Ex Arte en Equisys Zetadocs.

Business Intelligence voor ERP-software boost winst FOOD-bedrijven

Business Intelligence-software zet de ruwe data uit uw ERP-systeem om in informatie die van strategisch belang is. U denkt nu bij uzelf ‘dat doen mijn dagelijkse / wekelijkse / maandelijkse rapporten ook!’ Wel, niet helemaal… traditionele rapporten brengen statisch in beeld wat er is gebeurd. Ze missen de kracht om gegevens dynamisch te combineren en interessante invalshoeken te creëren.

Bijvoorbeeld: welke 20% van de producten zorgt voor 80% van de verkoop. Als u vervolgens dieper wil graven in die 20% om inzicht te krijgen dan kan dat niet meer in uw maandelijks rapport. Dan moet u uw IT-afdeling aanspreken om die gegevens te exporteren en mag u aan de slag in Excel of betaalt u uw ERP-software partner om het rapport uit te breiden.

[more]

BI in de voedingssector cruciaal want u heeft geen glazen bol

Als u een contract sluit van een jaar, dan houdt dat vaak in dat u ongeveer anderhalf jaar op voorhand een prijs moet schatten. Geen evidentie want de voedingssector staat gekend voor krappe winstmarges, moeilijk te voorspellen landbouwoogsten en bovendien een strikte wettelijke regelgeving. Veel variabelen die uw prijsopgave kunnen beïnvloeden.

Dus is er nood aan een scherp inzicht in de kostenstructuur, van transport en inklaring tot de kostprijs van de ingrediënten. U deed dit tot nu toe op basis van ervaring, spreadsheets en een tikkeltje buikgevoel. Een goede BI-oplossing helpt u echter gefundeerde voorspellingen te maken. Dit is belangrijk, uw winstgevendheid hangt er immers van af. Veel voedingsbedrijven stellen dan ook succes vast eens ze snel en efficiënt data verzamelen, opslaan en organiseren. 

Moderne BI-software moet er voor zorgen dat gegevens zonder hulp van de IT-afdeling snel kunnen worden opgevraagd en geanalyseerd zodat er een nog correcter beeld ontstaat van de mogelijke kosten en marges. Het leggen van allerlei verbanden en vergelijkingen tussen bijvoorbeeld klanten, regio’s, producten, processen, werknemers en combinaties van dit alles ligt hier aan de basis. Ook aan de klantzijde zal nieuwe Business Intelligence software betere resultaten geven. Indien uw klant de stand van zaken wil inzien rond een contract moet dat mogelijk zijn. Bijvoorbeeld wanneer u met jaarcontracten werkt en uw klant wil een tussentijds rapport over hoeveel reeds geleverd is, wanneer de eerstvolgende levering kan zijn, rekening houdend met bijvoorbeeld uw rondes en andere factoren. 

Hoe het juiste BI-pakket kiezen?

Een eerste voorwaarde is uiteraard dat u reeds met een ERP-pakket werkt waar de ruwe data voor handen is. Wanneer u voor een Business Intelligence oplossing kiest, zorg er dan vooral voor dat het u een strategisch voordeel biedt. Wat moet deze nieuwe software u minstens bieden? 

  • Markten, concurrentie en klanten moeten kunnen worden gesegmenteerd zodat u maximale winst kan begrijpen en leveren per categorie en merk.
  • Een duidelijk beeld geven van uw promotiemanagement om zo geïnformeerde prijsbepaling te ondernemen, verkoop te optimaliseren en winst te vergroten.
  • Informatie over klanten om veranderingen in hun vraag te identificeren en de impact ervan te zien.
  • Operationele kosten reduceren door analyses te maken van materiaalgebruik en opslagniveaus.

Welke factoren voor uw bedrijf van betekenis zijn is een belangrijke denkoefening. Zorg dan ook dat een betrouwbare partner u helpt bij het vaststellen van die factoren. Het vergt namelijk een inspanning en veel communicatie van uw management naar de software-partner. Deze inspanningen moeten steeds over de inhoud gaan: welke cijfers wil je gaan sturen? Welke gegevens zijn nodig en met welke betrokken bedrijfsprocessen moet rekening worden gehouden? 

Twee BI-tools uitgelicht


QlikView

U kunt met QlikView een dieper inzicht krijgen in verkoopstatistieken en afzet. Deze gegevens kan men tot in detail analyseren, bijvoorbeeld op basis van regio, individuele afnemer of product(groep). De financiële rapportering wordt eenvoudiger doordat u inzicht krijgt in resultaten, kostenanalyses en margeanalyses, waardoor afwijkingen snel te signaleren zijn. U hoeft dus geen beroep meer te doen op rapportages uit boekhoudsoftware waarbij u handmatig moet knoeien met data uit Excel. Hier beschikt u over één enkele omgeving met alle benodigde dashboards en analyses. De QlikView software is het neusje van de zalm wat betreft Business Intelligence software. Ze valt te koppelen aan eender welk ERP-systeem en voldoet aan de belangrijkste BI-behoeften binnen uw bedrijf. Zo zullen gebruikers zelfstandig data kunnen analyseren, herindelen, mixen en opnieuw in elkaar kunnen zetten om tot nieuwe inzichten en visualisaties te komen. Het is uiteraard ook mogelijk verschillende gebruikersautorisaties in te stellen zodat u kiest wie inzage heeft in welke resultaten. 

ExSION

ExSION is een rapportagetool voor Microsoft Dynamics NAV. ExSION Reporting voorkomt knip – en plakwerk tussen Navision en Excel, waardoor tijd wordt bespaard en de betrouwbaarheid van de rapporten verhoogd. Met één muisklik is er altijd 

Waar het eigenlijk op neerkomt wanneer u ExSION gebruikt is: er wordt een schat aan informatie uit de Dynamics omgeving op een transparante wijze op maat gepresenteerd. actuele informatie beschikbaar op de gewenste plaatsen binnen uw organisatie. Ook hier kan u uiteraard gebruikersautorisaties instellen. De instapdrempel van ExSION ligt lager dan bij QlikView. Een opleiding hebt u niet nodig, u hoeft enkel te beschikken over een basiskennis Excel en na 1 dag training bent u er mee weg. 

Nieuwe regels voor de voedingswaarde-etikettering vanaf 13/12/2014

Verordening (EU) Nr. 1169/2011

In 2011, publiceerde het Europese Parlement de verordening betreffende de verstrekking van voedselinformatie aan consumenten. Vanaf 13 december 2014 zal deze verordening verplicht de huidige bepalingen vervangen. In België vervangt dit het KB van 13 september 1999 betreffende de etikettering van voorverpakte voedingsmiddelen. Deze nieuwe wetgeving zal aanzienlijke gevolgen hebben voor specificatiebeheersystemen, verpakkingen en etiketten. Ongeveer 95% van de bestaande verpakkingen, folies en etiketten zal moeten worden aangepast. 

[more] 

De belangrijkste gevolgen van deze verordening zijn de verplichte voedingswaardedeclaratie, een minimumlettergrootte en aangepaste typografie bij de aanwezigheid van allergenen. 

Het doel van deze nieuwe verordening is de consument de mogelijkheid bieden om meer doordachte keuzes te maken dankzij duidelijke, volledige en leesbare informatie. Een van de meest aangehaalde problemen bij consumenten was namelijk de leesbaarheid van de etiketten. Om dit te verhelpen legt de verordening een minimale lettergrootte op voor de verplichte vermeldingen (minstens 1.2mm hoogte, of 0.9mm voor verpakkingen waarvan het grootste oppervlakte minder dan 80 cm² bedraagt). Deze verplichte vermeldingen omvat de nutritionele of voedingswaarde. Het gaat om de energiewaarde en de gehaltes aan vetten en verzadigde vetzuren, koolhydraten, suikers, eiwitten en zout. Deze waarden zullen in tabelvorm worden voorgesteld, maar bepaalde elementen mogen ook op de voorzijde van de verpakking worden herhaald. 

De allergenen moeten in de toekomst goed zichtbaar worden vermeld door middel van een typografie die ervoor zorgt dat deze duidelijk te onderscheiden is van de rest van de lijst met ingrediënten, bijvoorbeeld door middel van het lettertype, de stijl of de kleur van de letters. De vermelding van de allergenen wordt trouwens eveneens verplicht voor niet voorverpakte voedingswaren, inclusief deze die worden geserveerd in de horeca. De praktische regels zullen door de Lidstaten moeten bepaald worden.

Plantaardige oliën en vetten zullen niet langer enkel onder deze benaming worden vermeld. Ook de plantaardige bron van deze oliën en vetten zal moeten vermeld worden. Tot slot zal de verplichte vermelding van de oorsprong voor rundvlees worden uitgebreid tot varkensvlees, schapenvlees, geitenvlees en vlees van gevogelte. Daarnaast zal de oorsprongsvermelding van de voornaamste ingrediënten van een product verplicht zijn wanneer de oorsprong van dit product (vrijwillig of verplicht) opgegeven wordt en deze niet dezelfde is als die van de voornaamste ingrediënten.

U mag uiteraard voor 13 december 2014 reeds als producent op vrijwillige basis de nieuwe regels voor de voedingswaarde-etikettering volgen. Maar hier hangt wel een bijzondere voorwaarde aan vast: u moet alle bepalingen naleven. Het is niet toegelaten om de oude en nieuwe voedseletikettering te combineren. 

Hoe de juiste ERP-oplossing succesvolle voedingsbedrijven nog beter maakt

Bedrijven actief in de voedingssector komen in contact met allerhande specifieke uitdagingen. Zo moet u niet alleen op een efficiënte wijze de orders van de klanten invullen, de recepten beheren, de inventaris controleren en de productieplanning managen. U moet ook voldoen aan de toenemende regelgeving vanuit de overheid en de sector zelf op het gebied van hygiëne en traceerbaarheid. En dit alles in een omgeving die steeds meer concurrentie kent. Dit vraagt van bedrijven in deze sector duidelijke werkprocessen, die ze met moderne informaticasystemen optimaal kunnen ondersteunen. Het is van groot belang dat aan al deze uitdagingen tegemoet wordt gekomen door een speciaal voor de voedingsindustrie ontwikkeld ERP-systeem. Dit wil zeggen dat functies als distributie, opslag, CRM en boekhouden worden gecombineerd met functionaliteiten specifiek ontwikkeld voor de voedingsindustrie. 

[more]

Hoe kan een ERP-systeem voedingsbedrijven nu specifiek helpen? We overlopen hier de belangrijkste ERP-gerelateerde aspecten die van tel zijn in de voedingssector:

  • Kostprijsberekening en rapportering of business intelligence 

Voedingsbedrijven opereren veelal in een omgeving waar het gaat om hoge volumes en lage marges. Omdat met een goed ERP-systeem de productiekost makkelijk te berekenen is, is het eenvoudig de totale winstmarges voor specifieke productgroepen te bepalen, zelfs helemaal tot aan de kost van het individuele ingrediënt. 

Rapportering is ook een uiterst belangrijke functionaliteit. Zo is het typisch in de voedingssector dat er promoties worden gevoerd, waarvoor de klant bij de groothandel speciale prijzen of promoties vraagt. Als bedrijf dient u dus controle te kunnen houden over de rentabiliteit: welke klant heeft welke producten gekocht, in welke hoeveelheid en wat is de marge, rekening houdend met de lopende promoties. Uw ERP-systeem moet toelaten om op flexibele wijze alle verschillende kortingssystemen (naar klantencategorie, productcategorie, datum, aangekochte hoeveelheid, …) te beheren. Lees hier meer over Business Intelligence.

  • Etikettering 

De nieuwe en (voortdurend) veranderende eisen op vlak van etikettering, zowel vanuit de overheid als vanuit de industrie, maken van de automatisering van etikettering een noodzakelijke stap. Zo kunnen formules en ingrediënten veranderen, maar zal de juiste ERP-oplossing automatisch de etiketten hieraan aanpassen. Ook kan de distributie volledig geïntegreerd worden met de weegschalen en met het etiketteersysteem. Op die manier wordt ieder uitgaand artikel ook gewogen.

  • Traceerbaarheid

Het is noodzakelijk dat de software die u gebruikt volledige voorwaartse en achterwaartse lot tracering mogelijk maakt, voor elk ingrediënt en eindproduct, om de risico’s van een terugroeping van het product te minimaliseren. Zo hebben alle producten een barcode, en dit op drie niveaus: product, bak en pallet. Het grote voordeel van ERP-software op dit gebied is dat u naast het identificatienummer ook aanvullende gegevens zoals lotnummer, netto gewicht en minimale houdbaarheidsdatum kan aanduiden. Dit draagt bij tot de traceerbaarheid van de artikelen. Met de module voor stockbeheer worden lotnummers toegekend en zorgt men voor een sluitende controle op vervaldata.

  • Inventaris

Inventarismanagement is zeer belangrijk voor bedrijven want het heeft natuurlijk geen nut dat een inventaris langer ruimte inneemt dan nodig is. Met het juiste ERP-systeem kan constant informatie gegeven worden over wat er op stock is. Zeker voor bedrijven met versproducten kan goed inventarismanagement een enorm (financieel) verschil maken. Ook de terugname van goederen kan veel minder arbeidsintensief. Dit wordt geïntegreerd in het ERP-systeem waardoor het proces niet alleen efficiënter maar ook meer gecontroleerd gebeurt. Een ERP-oplossing kan zo worden ontwikkeld om verschillende interne checkpoints te implementeren en zo de kwaliteit en veiligheid van het voedsel op verschillende tijdstippen te controleren.

  • Stroomlijnen van informatie

Als uw bedrijf groeit, kunnen er moeilijkheden ontstaan wat betreft het open en vloeiend houden van communicatie tussen afdelingen. Een goed ontwikkeld ERP-systeem automatiseert niet alleen aankoop-, verkoop-, voorraad-, productie- en boekhoudafdeling, maar stroomlijnt ook de volledige informatiestroom die daaruit voortvloeit. Door deze integratie is het dubbel ingeven van gegevens niet meer nodig. Hierdoor kan het bedrijf nog efficiënter werken waardoor de foutenmarge afneemt. Ook kan men beter management informatie zoals doorlooptijden, producthistoriek, … genereren. Een mooi voorbeeld is een ERP die bedrijven helpt hun klantendienst te verbeteren door deze te koppelen aan een CRM waarin steeds de laatste informatie zit. Ook kan het management bijvoorbeeld ‘what if’ scenario’s laten lopen van binnenin de ERP, waar ze niet alleen data halen uit boekhouding en financiële info, maar ook uit up-to-date marketing trends, historische consumptiepatronen, formulemanagement enzovoort.  

Uiteraard zijn er nog een aantal andere domeinen waarin ERP dient uit te blinken. Denk maar aan facturatie, aan- en verkoop, dispatching, picking en ga zo maar door. In deze post beperken we ons echter tot die domeinen waarin voedingsbedrijven verschillen van andere ondernemingen.

Zetadocs Payables Approvals digitaliseert uw facturen

Zetadocs voor Navision is de document management add-on voor Microsoft Dynamics Nav. Het helpt bij het elimineren van de processen in uw bedrijf waar nog voornamelijk met papier wordt gewerkt. Dit zorgt voor een reductie van de kosten, de mogelijkheid om sneller antwoord te bieden aan klanten en bovendien verkleint het de ecologische voetafdruk van uw bedrijf. 

Een typisch voorbeeld van dergelijk proces is het goedkeuren van documenten als aankoopfacturen of -offertes. Wanneer hier met papier, interne mail of e-mail wordt gewerkt, resulteert dit in tragere goedkeuring met minder zichtbaarheid en controle. Zetadocs Payables Approvals biedt u wel de nodige controle over het gehele proces: u kunt elk document doorheen het goedkeuringsproces traceren. Ook kunt u facturen goedkeuren waar u ook bent via smartphone, tablet en pc. En als u graag enkele concrete cijfers hoort: in vergelijking met het ‘papieren’ proces spaart u 34% tijd bij het invullen van aankoopformulieren en daalt de totale kost van het verwerken van een factuur met 25%. 

[more] 

Hieronder kunt u een korte video zien over de Zetadocs Payables Approvals oplossing:

 

ERP-software zonder EDI wordt ondenkbaar in de toekomst

Electronic Data Interchange (EDI) staat voor de elektronische uitwisseling van bepaalde bedrijfsdocumenten in een standaard elektronisch formaat. Het gaat hierbij om aankooporders, facturen, verzendnota’s, douanedocumenten en bepaalde berichten of bevestigingen. Het vervangt dus eigenlijk de post, e-mail en fax. Hoewel e-mails uiteraard ook elektronisch zijn worden ze nog steeds eerder behandeld door mensen dan door computers, en daar ligt het verschil met EDI. De voedingssector speelt hierin vaak een pioniersrol aangezien voedingsbedrijven die bij de grote F1 ketens willen leveren worden verplicht om via EDI te communiceren.

U vraagt zich af of EDI, behalve het behouden van afnemers, uw bedrijf verder nog voordelen kan bieden? Een algemene stelregel is dat EDI een absolute must is voor bedrijven met veel relaties die grote hoeveelheden producten afnemen. Alleen vanuit financieel perspectief biedt het implementeren van EDI al indrukwekkende voordelen. Zo bespaart u vanzelfsprekend enorm veel uit aan papier alleen. Maar uiteraard zijn er nog voordelen. De hoeveelheid werk wordt sterk gereduceerd en de kans op fouten wordt miniem. Uw werknemers kunnen de vrijgekomen tijd nu productiever spenderen. Een ander belangrijk argument voor EDI is dat rust ontstaat door op een gestandaardiseerde, elektronische manier berichten uit te wisselen met afnemers en toeleveranciers. Geen rinkelende telefoons en faxapparaten meer en geen papieren documenten die het ERP-systeem moeten worden ingeklopt.

[more]

Welke zaken heb ik nodig om aan EDI te doen?

  • Krachtig ERP-systeem met toekomstperspectief: bijvoorbeeld een erp-pakket als Microsoft Dynamics NAV laat integratiemogelijkheden toe om uw EDI-communicatie te stroomlijnen. Hiertoe is gegevensmapping noodzakelijk. Gegevensmapping zorgt ervoor dat gegevens onder de vorm van een EDI-standaardbericht naar de database van een ERP-software van een bedrijf worden gestuurd.
  • EDI standaard (bv EANCOM®, EDIFACT, ANSI X12): bilateraal overeen te komen met de handelspartner. Deze bepaalt de wijze waarop het EDI bericht wordt opgebouwd en aan welke richtlijnen het dient te voldoen.
  • EDI vertaler en communicatiesoftware: tool om EDI-berichten om te zetten naar een ‘inhouse’ formaat en omgekeerd. Daarnaast ook de juiste communicatiekanalen (bv VAN, AS2,…). Deze diensten kan aangeboden worden door een EDI solution provider.

 

Het is echter aan uw software-partner om u hierbij te begeleiden zodat u niet hoeft wakker te liggen van de techniciteit en u vooral kan focussen op uw business. Bij SDE hebben we reeds EDI-ervaring in diverse sectoren zoals de voeding en de bouwmaterialen. We zijn ervan overtuigd dat EDI-integratie in ERP-software de komende jaren alleen maar zal toenemen bij Vlaamse bedrijven. Aarzel dus niet ons te contacteren over deze materie. 

Infographic: 10 waardevolle adviezen voor erp-software selectie

10 waardevolle adviezen voor erp-software selectie

Het juiste ERP pakket selecteren is geen sinecure. Er zijn tal van ERP-systemen op de markt met elk hun voor en nadelen. Heel wat factoren spelen mee in het bepalen wat nu de juiste ERP is voor uw onderneming. Naast de traditionele selectiecriteria als prijs, schaalgrootte en bijvoorbeeld functionaliteiten spelen steeds vaker nog andere argumenten mee. Deze infographic biedt 10 aanvullende selectiecriteria voor wie op zoek is naar moderne ERP-software.

[more]

Deze infographic is gebaseerd op het e-book: 10 waardevolle adviezen voor ERP-selectie. Het is hier gratis te downloaden.