Basisonderhoud servers: zo begint u er zelf aan – IT-beheer

De felle opkomst van clouddiensten zoals Microsoft Office365 zorgen ervoor dat de servers binnen uw bedrijf wat minder werk te verduren krijgen, maar uiteraard huizen er nog heel wat andere applicaties op uw toestellen. In de meeste KMO’s zijn de servers nog steeds het kloppend hart van de IT. Hieronder 3 zaken die u zelf in de gaten kunt houden om onverwachte problemen voor te zijn.

[more]

Op servers draaien allerlei toepassingen zoals e-mail, bedrijfstoepassingen, Sharepoint en bijvoorbeeld ERP-software. Daarnaast zijn ze de plek waar al uw data die van kritisch belang is voor uw bedrijf wordt opgeslagen. Spreekt voor zich dat u daar zo weinig mogelijk risico’s wil mee nemen. Hou er daarom rekening mee dat servers geen toestellen zijn die één keer worden ingesteld en dan voor enkele jaren zonder onderhoud verder kunnen draaien.

Hardware 

harddisk

Ten eerste is het belangrijk dat de server op vlak van hardware in orde is. Sommige onderdelen van een server zijn namelijk slijtage-gevoelig. Vooral de harde schijven bevatten heel wat bewegende onderdelen, draaiende schijven, bewegende naalden enzovoort. Een server zit ook vol met ventilatoren om het geheel te koelen die volcontinu draaien en heel wat stof vangen.

Vaak zijn er op uw server lampjes aanwezig die de status aanduiden van de belangrijkste hardware-onderdelen. Groen is OK, rood betekent minder goed nieuws. Neem zo snel mogelijk contact op met uw IT-partner als een lampje rood kleurt. Misschien draaien uw systemen nog wel maar vroeg of laat houden ze er mee op.

Doorgaans bestaan er ook softwaretools op de website van uw server-fabrikant om te controleren of de hardware-status van een server OK is. Een voorbeeld van zo een tool is de System Management Homepage van fabrikant HP. Via deze web interface kan in één oogopslag de status van de server gecontroleerd worden.

Disk capaciteit

Een tweede belangrijk te controleren item bij een server is de disk capaciteit. U verzamelt jaarlijks heel wat gegevens in uw verschillende applicaties, denk maar aan alle ontvangen en verstuurd mailtjes, klantendatabanken, bestanden en zo meer.  Dat neemt allemaal stelselmatig meer plaats in op uw server.  Wanneer uw harde schijven in uw server voor 90 % vol staan beginnen uw applicaties te crashen. Het is namelijk zo dat ze nog wat vrije ruimte nodig hebben die gebruikt wordt als tijdelijk werkbestand. Als dat er niet meer is, dan is het game over. Het controleren van beschikbare capaciteit kan heel eenvoudig via de Windows Verkenner van uw server. Hier kunt u in één oogopslag de vrije ruimte zien op alle harde schijven. U kunt tijdelijk wat bestanden of grote mappen van uw server verwijderen zodat die opnieuw wat zuurstof krijgt maar bespreek met uw IT-partner hoe u dit capaciteitsprobleem het beste kan oplossen.

Performantie in de task manager

Het derde en laatste hulpmiddel voor het onderhoud van een server is de Task Manager. Hier wordt een heleboel informatie op een overzichtelijke manier weergegeven zoals het geheugengebruik, de processorbelasting, en de netwerksnelheid. Op die manier kan gemakkelijk worden gekeken welke software uw server sterk belast. Wanneer u klachten hoort over traag werkende programma’s van uw medewerkers checkt u hier even. Ziet u een van de grafiekjes tegen de bovenkant kleven dan is eventueel upgrade van de machine noodzakelijk om vlot te kunnen blijven werken.


Om echt op uw twee oren te kunnen slapen en te genieten van een krachtige IT-omgeving moeten nog een aantal andere zaken op uw servers opgevolgd worden. U laat die echter best over aan professionele systeembeheerders. Als u wil weten wat u nog zelf kan doen om uw IT-infrastructuur onder controle te houden kunt u terecht in een aantal andere blogposts. Bijvoorbeeld over privé-apparaten van uw werknemers toelaten in uw KMO, hoe u zelf windows- en software-updates opvolgt of e-mail- en exchange-problemen voorkhttps://www.sde.be/ict-solutions/office-365/omen in uw bedrijf.

Als u vragen heeft over IT voor de KMO geef ons dan gerust een seintje, bijvoorbeeld via Twitter: @sofdevelopments of via ons contactformulier. We helpen u graag verder.

Video: de 4 niveaus van gebruiksgemak bij de moderne ERP-software

Moderne ERP-software heeft op vele vlakken grote stappen vooruit gezet, ook wat betreft gebruiksvriendelijkheid. Hoewel dit logisch klinkt, doet u er goed aan even stil te staan bij de 4 perspectieven op gebruiksgemak die in de video aan bod komen: 

[more]

  • Individueel gebruiksgemak
  • Toepasbaarheid van uw ERP-systeem in uw hele bedrijf
  • Keuze van implementatie: lokaal, in de cloud of hybride
  • Naadloze samenwerking met uw andere bedrijfsapplicaties

 

EVENT 24/10: ERP voor de moderne KMO

Ervaar live hoe Microsoft Dynamics NAV tal van Vlaamse bedrijven vandaag reeds helpt sterker te concurreren dankzij duurzame bedrijfssoftware en toekomstgerichte functionaliteiten. Naast Microsoft Dynamics’ nieuwste versie demonstreren we een aantal waardevolle randtoepassingen die het potentieel van een geïntegreerd ERP-systeem onderstrepen.

 


GIDS 10 Adviezen voor ERP-Selectie

In ons gratis e-book over 10 adviezen voor ERP-selectie worden 10 punten aangereikt waar u misschien niet meteen bij zou stilstaan wanneer u nadenkt over ERP-selectie. Onze adviseurs kwamen op basis van wat ze merkten in de praktijk tot deze minder voor de hand liggende maar daarom niet minder van belang zijnde adviezen bij uw keuze voor een goed ERP-systeem. 

In 3 stappen privé-apparaten veilig in uw KMO toelaten (BYOD)

BYOD-policty

76% van de werknemers is vóór het gebruik van zijn eigen privé-apparaten (laptop, tablet, smartphone) op de werkvloer. Dit blijkt uit recent onderzoek (juni 2013) in opdracht van BT en Cisco. Ook 4 op 5 IT-managers is overtuigd van het concurrentievoordeel van een ‘Bring Your Own Device’-beleid. Waarom wordt het in zoveel KMO’s dan angstvallig geweerd? Omdat er geen duidelijke afspraken en IT-beleid rond opgezet zijn en dat boezemt angst in. Lees hier hoe je de eerste stappen zet.

[more]

Die angst om werknemers te motiveren eigen toestellen in te zetten komt voort uit 2 belangrijke struikelblokken. Enerzijds beseft slechts 1 op 4 van de werknemers dat het gebruik van een persoonlijk apparaat tijdens de werkuren risico’s inhoudt voor de beveiliging van het bedrijf. Anderzijds moeten de organisaties flexibeler kunnen omspringen wat IT-beheer betreft. Ze krijgen namelijk te maken met een brede waaier apparaten, de verspreiding van gevoelige gegevens lijkt minder onder controle en het gebruik van het netwerk lijkt minder duidelijk. Bovendien is het zo dat consumenten-apparaten soms niet met de laatste updates zijn bijgewerkt waardoor de kans op lekken vergroot (een probleem dat we toch ook regelmatig op professionele toestellen zien opduiken).

Afspraken rond IT

Stap 1: Goede afspraken, goede vrienden

  • Communiceer duidelijk naar uw medewerkers wat in het bedrijf toegelaten is en wat niet. Leg hen uit wat de gevaren zijn voor uw onderneming wanneer u persoonlijke toestellen toelaat.
  • Beveilig de mobiele apparaten met antivirus en een lokale firewall die de gebruiker niet kan afzetten op die toestellen waar dit mogelijk voor is (bijvoorbeeld notebooks).
  • Maak afspraken rond het wissen van privégegevens wanneer het toestel, inclusief professionele data, bijvoorbeeld gestolen wordt. Smartphones en tablets kunnen bij verlies vanop afstand namelijk gewist worden.
  • Voorzie een apart mobiel Wi-Fi netwerk voor bezoekers. U kunt dan kiezen om BYOD (bring your own device)-toestellen enkel op dat netwerk toe te laten. Deze toestellen zitten dan gescheiden van uw bedrijfsapplicaties. Dat is niet zo gebruiksvriendelijk maar biedt uiteraard wel beveiligingsvoordelen.
  • Maak duidelijk waar gegevens opgeslagen moeten worden. Al te vaak slaan medewerkers bestanden lokaal op hun pc op waardoor de back-up software van uw server deze niet mee op kan nemen in de back-up routine.


Stap 2: Groepsbeleid of group policy

U moet erbij stilstaan dat uw medewerkers op vlak van beveiliging de zwakste schakel zijn binnen uw bedrijf. Zonder duidelijke communicatie rond bijvoorbeeld MP3-spelers, USB-sticks, smartphones en digitale camera’s mag het u niet verbazen als iemand op die manier (per ongeluk) een virus binnensmokkelt. Bijscholing, procedures, communicatie en geregeld een externe audit leveren soms sneller resultaat op dan de pure implementatie van technische oplossingen. Dat neemt niet weg dat u geen gebruik kan maken van een aantal technische ingrepen zoals bijvoorbeeld een groepsbeleid.

Een groepsbeleid is een verzameling regels om gebruikers, computers en andere toestellen te beheren. Dat beleid legt een aantal verplichtingen op aan toestellen die verbinding maken met uw domeinen, subgroepen of individuele systemen. Op die manier dwingt u beveiliging en beheersbaarheid af.

Hieronder enkele voorbeelden van wat met Groepsbeleid kan worden geregeld:

  • Het register aanpassen om bv. beperkingen op te leggen (geen opdrachtprompt, geen browser, geen knop “Uitvoeren”,…)
  • Scripts toewijzen om bv. snelkoppelingen op het bureaublad te zetten, toewijzen van netwerkmappen, lokale mappen omleiden naar schijfruimte op het netwerk,…
  • Toepassingen beheren en software installeren
  • Paswoordcomplexiteit regelen: minimum aantal karakters, hoelang een paswoord geldig blijft,…

Het instellen van een groepsbeleid vergt wat kennis van zaken. Daarom laat u dit best over aan uw partner in IT-beheer Die kan u ook bijstaan in het opstellen van goede afspraken (zie boven) die begrijpbaar zijn voor uw mensen.

Office 365 logo

Stap 3: Compatibiliteit van uw bedrijfssoftware

Softwarebouwers zijn meer en meer mee met de trend om hun applicaties voor de verschillende platformen (iOS, Windows, Android, tablet, smartphone, notebook, …) aan te bieden. Dat maakt dat uw werknemers vanop eender welk toestel aan de slag kunnen met hun applicaties. U laat hen hierdoor toe te werken op de manier die zij het aangenaamst vinden en dat scheelt natuurlijk in productiviteit en tevredenbeid.

  • Office 365: De nieuwe Microsoft Office-suite (%20 een heleboel extra’s) kan je opstarten op zo wat alle platformen. Mails, documenten, afbeeldingen, Word-files, Excel-rekenbladen altijd en overal beschikbaar.
  • Adobe Creative Cloud: Photoshop en consoorten gebruiken op verschillende toestellen
  • Microsoft Dynamics CRM: Voor de verschillende platformen zijn er apps beschikbaar en de applicatie werkt ook volledig in de browser.
  • Microsoft Dynamics NAV: Voor de verschillende platformen zijn er apps beschikbaar.

Uiteraard zullen er applicaties zijn die enkel op uw bedrijfstoestellen draaien. Zoals u echter kan zien kan de gemiddelde kantoorwerknemer, sales of marketingmedewerker vlot op zijn platform van voorkeur aan de slag.

Als u vragen heeft over IT voor de KMO geef ons dan gerust een seintje, bijvoorbeeld via Twitter: @sofdevelopments of via ons contactformulier. We helpen u graag verder.