Efficiënt samenwerken: tijd en kosten besparen dankzij geautomatiseerd documentbeheer.

ex arte logoZowat elk bedrijfsdocument bevat informatie waarmee een collega aan de slag moet. Die informatiestromen kunt u digitaliseren en automatiseren. Zo zit het juiste document altijd bij de juiste persoon op het juiste moment. Onze klanten gebruiken de documentmanagement- en workflow software van Ex Arte voor het beheer van alle informatiestromen binnen de organisatie.

[more]

Alle papieren documenten worden gescand, samen met de digitaal aangeleverde documenten verwerkt en opgeslagen in een centraal archief. Hierna zorgt de workflow software ervoor dat u steeds de passende informatie beschikbaar heeft bij elke stap van uw bedrijfsprocessen, zowel in uw Microsoft Dynamics Business platform (ERP, CRM) als in uw Microsoft SharePoint omgeving.

Via Output Management combineert u creatie, distributie en archivering van uw uitgaande documenten zonder software-integratie en met een zeer lage onderhoudskost.

Meer weten over hoe document management bedrijven helpt? Download de gratis whitepaper of schrijf in voor een webinar van Dynamics NAV %20 Ex Arte op 18 september!

7 stappen om van je ERP-implementatie een horror-story te maken!

bad adviceJe moet met veel rekening houden als je nieuwe ERP-software wil uitrollen in je organisatie. Er zijn veel, zo niet alle, van je mensen bij betrokken, er moeten meerdere partijen gecoördineerd worden. Wil je het echt in de soep laten draaien, volg dan nauwgezet deze stappen en het loopt gegarandeerd fout af!

[more]

Stap 1: Kies je ERP-pakket op basis van de foute criteria!

We stellen een duidelijk verschil vast tussen bedrijven die reeds eerder een ERP kozen en bedrijven voor wie het de eerste keer is. Bij veel nieuwkomers liggen de prioriteiten voor selectie niet juist wat een goed recept is om op voorhand te mislukken. Hieronder de ERP selectiecriteria van bedrijven mét ervaring:

  • Ervaring en ondersteuning van de ERP-partner
  • De reputatie van de basislaag van de ERP of software publisher
  • Software die zonder aanpassing al goed aansluit bij je business
  • Groeipotentieel en uitbreidingsmogelijkheden van de ERP
  • Prijs 

Wil je liever die foute criteria die bedrijven hanteren voor wie het de eerste ERP-implementatie is? 

  • Prijs
  • Prijs
  • Prijs
  • Snel implementeerbaar
  • Gebruiksgemak

Stap 2: Beperk voorbereiding tot een minimum!

Zonder gedetailleerd plan een ERP-implementatie aanvatten en hopen dat je het door quick thinking wel on-the-fly zal redden is perfect om met een horror-story te eindigen.  Je hebt simpelweg nood aan een duidelijk zicht op je huidige situatie, bestaande processen en de rollen van je mensen. De juiste ERP-partner zal je hier normaal gezien ook op wijzen als hij niet alleen uit is om zo snel mogelijk de deal te sluiten natuurlijk.

 

afstandStap 3: Hou je als management zo ver mogelijk weg van de implementatie!

Als je management de ERP-implementatie ziet als een IT-project in plaats van een business-project dan is je project klaar om te ontsporen. Als er teveel afstand is tussen het management en het project zal het ook voor de medewerkers veel gemakkelijker zijn om zich tegen de veranderingen te kanten en het implementatieproces te vertragen. 

Stap 4: Neem zoveel mogelijk hooi op je vork!

Een nieuwe ERP betekent niet alleen nieuwe software maar ook vaak een nieuwe manier van werken en soms zelfs een nieuwe manier van zaken doen met klanten en leveranciers. Afhankelijk van hoe groot deze change is, kan je soms maar beter kiezen om stap voor stap nieuwe functionaliteiten toe te voegen. Zo kan je bijvoorbeeld eerst de financiële kant lanceren en wat later distributie en nog wat later voorraadbeheer. Doe je de big bang, liefst nog met al je vestigingen op hetzelfde ogenblik dan durft dit al eens fout af te lopen. 

Stap 5: Duw ALLES in je nieuwe ERP!

Als je elk stukje business logica in die ene applicatie wil persen dan speel je met vuur. Er zijn nu eenmaal andere applicaties die meer toegespitst zijn op specifieke activiteiten waardoor ze hiervoor beter geschikt zijn dan je gloednieuwe ERP-toepassing. Weten waar je de lijn trekt tussen wat in het ERP-pakket moet en wat je beter via een externe oplossing koppelt is goud waard. 

Stap 6: Ga er van uit dat je eigenlijk niet zoveel tijd en mankracht nodig hebt!

Wanneer je ERP-partner een budget voorstelt voor de implementatie dan deel je dat door zijn dagtarief en dan heb je min of meer de doorlooptijd van je project. Klinkt logisch toch? Je kan dan ook meteen door rekenen hoeveel tijd iemand in jouw bedrijf moet uittrekken om snel die nieuwe software draaiende te krijgen. Hou je aan deze redenering als je graag desillusies rond deadlines, gefrustreerde key-users en een algemeen slecht gevoel over de implementatie wil. 

SurpriseStap 7: Maak van de nieuwe ERP een grote verrassing voor iedereen! Surprise!

Om er echt voor te zorgen dat je mensen zich afzetten tegen het nieuwe ERP-pakket  vertel je er hen best zo weinig mogelijk over tot op het moment dat de ERP live gaat. Betrek hen zeker niet in aanloop naar de implementatie en vraag vooral hun mening niet. Hun kennis en ervaring van op de vloer is niet relevant voor jou. Jij bent namelijk bezig met de grote business-vraagstukken op te lossen met ERP. 

Hoewel je bij elke stap ongetwijfeld hebt gedacht dat jij daar niet voor zou vallen zou je schrikken hoe vaak ze de kop op steken. Kom op 19 juni luisteren naar de managers van YouBuild, en Van Moer Group. Zij vertellen heerlijk rechtuit over hun ervaringen met hun ERP-implementatie.

Tegelbedrijf De Ganck Heerlijk rechtuit over ERP-implementatie

heerlijk-rechtuitSamen met het managementteam van Tegelbedrijf De Ganck blikken we kritisch terug op het implementatietraject van hun ERP-software. Uit de case story blijkt dat het eindresultaat de verwachtingen inlost maar veel bedrijven hebben vragen over het ontwikkelingsproces en het uitrollen van ERP. Daarom gaan we hierop dieper in tijdens het event op 19 juni. Lees hier alvast beknopt de geleerde lessen.

[more]

Om kost-efficiënter te gaan werken besloot zaakvoerder Gert Van Renterghem om een ERP te introduceren. Hij was niet alleen de bezieler van het project maar ook de interne trekker én operationeel heel betrokken: van het opkuisen van productdata tot het analyseren van processen. Dit was een aanval op zijn reeds overvolle agenda. Voor managers van KMO’s brengt ERP vaak een verandering te weeg in hun takenpakket van operationeel meedraaien naar meer managen.

De Ganck beveren

Een tweede les gaat over het spanningsveld dat bestaat tussen de kennis van mensen in de organisatie, bijvoorbeeld de baliemedewerker, magazijnier of verkoper en de nieuwe manier van werken die door het management in het kader van de ERP wordt uitgerold. Het is een delicate balans om als bedrijf anders en efficiënter te gaan werken en iedereen mee aan boord te krijgen.

De Ganck

De Ganck heeft 5 vestigingen wat het uitrollen van een ERP-pakket delicater maakt dan wanneer iedereen in hetzelfde kantoor zit. Onze ervaring leert dat je ervaring op de vloer moet hebben wanneer je de schakelaar van de nieuwe ERP aan zet. In de grote vestigingen was iemand van SDE aanwezig om de opstart te begeleiden. De sterkste gebruikers van de nieuwe ERP werden bovendien uitgezonden naar de andere vestigingen om daar te gaan helpen.

Nog een aantal andere factoren speelden een belangrijke rol. Hier gaan we dieper op in tijdens het event op 19/06. Patrick Van Himst zal bovendien verder verduidelijken wat de volgende stappen zijn, wat de grootste voordelen zijn die ze tot op heden ervaren en wat zijn rol als ERP-verantwoordelijke toevoegt voor het bedrijf. De change management experten van Cambioworks zullen op hun beurt hun licht laten schijnen op de projectuitdagingen en tips geven over hoe u een ERP-implementatie vlekkeloos kunt laten verlopen. Kom leren van nog twee andere cases: YouBuild nv en Van Moer Group, schrijf hier in.