YouBuild heerlijk rechtuit over ERP implementatie Microsoft Dynamics NAV

YouBuild logoCEO Wim Waelkens moest 10 familiebedrijven groeperen onder de YouBuild-vlag. Dat was al een uitdaging op zich. Om dit te verwezenlijken was het essentieel dat ze allemaal dezelfde ERP-software gebruikten. Die introduceren was dan weer een andere uitdaging. Op 19 juni vertelt Wim zelf hoe dat in zijn werk ging, hieronder alvast een voorproefje.

[more]

Het moet klikken tussen de projectleider van de ERP-partner en de projectleider van diens klant, in dit geval YouBuild. De interne zoektocht naar de juiste persoon voor het implementatietraject was een uitdaging en ook langs de kant van SDE werd er gewisseld tot de perfect match gevonden was.

Heel vaak gaat het er net om om de juiste mensen te vinden. De juiste mensen die input kunnen geven over de huidige werking en hoe die te verbeteren. Die operationele mensen vrij maken vergt durf want ze zijn vaak ook de sleutelfiguren in je onderneming en dat voel je wel als bedrijf als zij minder operationeel aan de slag zijn. Natuurlijk verdien je die investering dubbel terug: eens in een efficiëntere ERP-implementatie en nog eens wanneer de software in gebruik is.

Een spiksplinternieuw ERP-pakket vul je niet met oude vervuilde gegevens, maar deze historische data opkuisen en klaar maken voor het nieuwe systeem wordt vaak onderschat. Het is dan ook moeilijk om in te beelden wat bijvoorbeeld 160.000 artikels overzetten inhoudt qua werk. YouBuild maakte de juiste beslissing door een data manager aan te stellen wiens taak het was om al deze gegevens gefaseerd te gaan evalueren en integreren.

Goede ERP-oplossingen zijn flexibel en geven de gebruiker de mogelijkheid om zelf te kiezen hoe hij bepaalde taken doet. Zo werden ook de eerst golf werknemers van YouBuild door SDE opgeleid in de software. We kregen echter al snel de opmerking dat dit te verwarrend was. De stap naar geïntegreerde administratieve software was op zich al groot genoeg.  Na de feedback startten we met een andere soort opleiding, waarbij er slechts één manier van handelen werd uitgelegd voor een bepaalde activiteit. Zowel ervaren gebruikers als nieuwkomers hebben nu dezelfde minimale basis en elk ontdekt nu op eigen tempo de meer geavanceerde mogelijkheden.

Tijdens de sessie op 19/06 gaat Wim dieper in op andere uitdagingen zoals het coördineren van een IT-partner, ERP-partner en telecom-partner, hoe je ervaring op doet in het live brengen van ERP-software, de quick wins van de implementatie en wat de toekomst biedt. Inschrijven kan tot 18/06.

 

Ook de change management experten van Cambioworks lieten hun licht schijnen op deze case en formuleerden hier alvast wat interessante feedback.

Van Moer Group heerlijk rechtuit over implementatie ERP-software

Van Moer Group logoSamen met Joost Van Lierde, director bij Van Moer Group, blikken we terug op de gelijktijdige implementatie van ERP-software Microsoft Dynamics NAV bij 14 bedrijven van de groep. Op 19 juni zal Joost zijn verhaal doen tijdens een ERP-event bij Microsoft. Lees hier alvast een beknopte vooruitblik.

[more]

 

De 14 bedrijven van de logistieke groep moesten gelijk geschakeld worden wat betreft ERP. Sommige zaten reeds op oudere versies van Navision, andere beschikten over diverse ERP-pakketten. Deze uniformisering biedt grote voordelen: 1 versie om te beheren, 1 financiële backbone, één en dezelfde technologie om vervolgens specifieke systemen per bedrijf aan te koppelen, groepsrapportering, …

De eerste uitdaging in de ERP-implementatie was de hoeveelheid gegevens. Van 14 bedrijven alle klanten, leveranciers, services, financiële data evalueren en overbrengen is een titanenwerk. Daarbij komt dat dit best gebeurt door ervaren mensen van de respectievelijke afdelingen maar natuurlijk zijn deze sleutelfiguren reeds erg sterk bevraagd voor de dagelijkse operaties. Een harde maar noodzakelijke keuze voor het management om deze personen vrij te maken voor de ERP-implementatie met als gevolg dat het tijdelijk op operationeel vlak wat spanning geeft.

Bij het project van Van Moer startte halfweg de implementatie een nieuwe CFO die een aantal nieuwe wensen uitte voor de ERP. De belangrijkste was de mogelijkheid tot groepsrapportage over alle bedrijven heen. Gelukkig was er bij aanvang van dit ERP-traject gekozen voor een ‘agile’ aanpak waar vrij met budget en tijd geschoven kon worden waardoor deze grote wijziging halfweg het project kon worden opgevangen.

Met 100 gebruikers naar nieuwe administratieve ERP-software betekent heel wat verandering voor de mensen. Het kennisniveau dat noodzakelijk was, steeg pijlsnel. Dat zorgde voor een periode van verloop binnen de organisatie. De juiste mensen voor de juiste posities vinden, opleidingen organiseren en intern schakelen boden uiteindelijk een oplossing maar dit aspect wordt nog wel eens vergeten bij een ERP-implementatie.

Op 19 juni vertelt Joost Van Lierde meer over dit ERP-project. Hij gaat dieper in op de implementatie als onderdeel van Van Moer’s grotere Quantum-project, over de quick wins, uitdagingen en wat hij leerde. Inschrijven kan nog tot 18 juni.

 

We legden deze case ook voor aan change management specialisten van Cambioworks. Lees hier hun feedback.

Het verschil tussen compleet nieuw en verbeteren is groot… ook voor je mensen

change management pijlers

Het verbeteren van je bestaande ERP systemen versus het implementeren van een ERP systeem,  zijn niet enkel technisch heel andere implementatie trajecten ook voor je mensen vormt dit een wereld van verschil.

[more]

De levensloop van je organisatie op vlak van IT, en ERP in het bijzonder, onthult deels de veranderingscomplexiteit met dewelke je organisatie en je mensen mee zullen te maken hebben.

Verbetering evolueert snel naar verandering en de grens hiervan bevindt zich daar waar rollen en jobinhoud wijzigen.

Het mooie aan ERP systemen is dat ze met je mee kunnen groeien. Alleen dien je erop te waken dat de gebruikers ook mee groeien en niet enkel inhoudelijk mee zijn. Want vaak verandert hierdoor hun rol binnen de organisatie omdat deze optimalisaties en specifieke systeemwensen een fundamentele impact hebben op de jobinhoud van je medewerkers en dus de rol die zij vervullen.

Bij ERP systeemveranderingen raak je vaak onbewust ook aan je organisatiestructuur want net zo pluk je de vruchten van deze investeringen.

Dit vertaalt zich dan ook op vlak van instroom en doorstroom van je mensen en nieuwe medewerkers want de verwachtingen die je hebt kunnen mogelijks complexer geworden zijn. Net daarom is het van belang om te (her)valueren hoe de jobinhoud zich verhoudt ten opzichte van de competenties en kennis die je nodig hebt om deze jobs te doen en hoe je instroomgewijs nieuwe mensen snel aan het werk kunt blijven zetten. Enkel zo werken de veranderingen echt in je voordeel.

Een kleine ERP ‘add on’ kan een grote organisationele ommezwaai teweegbrengen.

Het optimaliseren van je systemen is een noodzakelijk gegeven om rendabel te blijven en zowel groei in aantallen als in rendement te kunnen realiseren. Enkel kan je deze optimalisaties niet onttrekken aan de context waarin zij functioneren.

Daarom is het nodig om net evenzeer deze optimalisaties af te toesten en af te stemmen op de manier van werken.

Vertrekken vanuit de systemen voor morgen of de manier van werken voor morgen… beiden kunnen.

We merken in de praktijk dat dankzij het concrete gehalte van de ERP optimalisatie mogelijkheden en het welafgebakende aspect hiervan, men vaak via dit kanaal performantie en optimalisatie trajecten uitrolt.

Dit heeft te maken met het gegeven dat als je jobinhoud wijzigt je intrinsiek jobs wijzigt… en net daar wringt het schoentje. Mensen hebben schrik voor het onbekende en niemand werkt mee aan iets waarvan hij of zij niet weet waar dit toe zal leiden.

Maar dit betekent geenszins dat jobs en systemen los staan van mekaar wel integendeel. En juist daarom dient men integraal te werk te gaan om  tot daadwerkelijke performantie verbeteringen te komen in de praktijk.

Cambioworks Deze blogpost werd geschreven door Cambioworks.be experten in change management en lean consultancy. Cambioworks zal op 19/06 tijdens het event ERP: (h)eerlijk rechtuit het commentaar leveren bij de 3 ERP-cases die gepresenteerd worden. Er zijn nog enkele plaatsen vrij, inschrijven kan via www.sde.be/erprechtuit

Zonder dwang kan je niet werken aan de drang

change management

Om een ERP veranderingstraject op te starten met een goeie kans op slagen heb je een ‘burning platform‘ nodig en wel op management niveau. Change management experten van Cambioworks reflecteren op onze eerdere blogpost over de ERP-implementatie bij De Ganck tegels.

[more]

Dit team of de zaakvoerder bepaalt in grote mate het succes van de implementatie. Voor deze mensen ligt de uitdaging dan ook op twee vlakken: zij zijn zowel veranderaar als element van verandering.

Van zodra men ‘groen licht’ geeft voor de investeringen naar ERP toe en deze ten volle ondersteunt, dient de fakkel over gedragen te worden en dit naar je mensen toe.

Niemand wil verplicht worden in een nieuwe gewoonte

Juist om die reden dien je van bij het prille begin ook in te zetten op de drang bij je mensen, ook wel de ‘sense of excitment‘ genoemd. Waarom? Omdat de lusten en de lasten dienen te liggen daar waar ze horen: bij je mensen zelf.

Zij gaan morgen met een ander systeem werken of data op andere wijze dienen te consulteren en dergelijke,… Kortom Zij zijn de gebruikers en je wil niet eindigen met betrokkenheid maar met een concreet engagement èn resultaat.

Zodat men eigenaarschap neemt intern over deze alternatieve manier van werken want dat is ten slotte het doel van je ERP implementatie.

Cambioworks Deze blogpost werd geschreven door Cambioworks.be experten in change management en lean consultancy. Cambioworks zal op 19/06 tijdens het event ERP: (h)eerlijk rechtuit het commentaar leveren bij de 3 ERP-cases die gepresenteerd worden. Er zijn nog enkele plaatsen vrij, inschrijven kan via www.sde.be/erprechtuit

Mensen werken met ERP-systemen en niet omgekeerd

change management

Bij welke verandering dan ook, en zeker bij één waar er over de thematiek weinig maturiteit heerst binnen de organisatie zoals bijvoorbeeld een ERP-implementatie, is het cruciaal om voldoende aandacht te besteden aan de transitie die zo een technische implementaties met zich meebrengen.

[more]

Enkel reactief inzetten op change is onvoldoende en dat blijkt ook. Je team wordt zowel veranderaar als element van verandering en daarom is er nood aan een procesbewaker, hier projectleider genoemd.  Deze bestaat best niet uit één individu die het ganse ERP-traject moet trekken maar uit een representatief team zodat men niet enkel oog heeft voor de bestemming, het eindresultaat, maar ook de weg ernaartoe.

Systemen, bijvoorbeeld ERP, zijn krachtige tools die een wereld van verschil kunnen maken op voorwaarde dat zij ten dienste staan van de gebruikers èn je de link legt met de mensen waar je systemen van afhankelijk zullen zijn.

Het belang en de noodzaak van stakeholder engagement wordt veelal onderschat en dit vertaalt zich in de praktijk via operationele moeilijkheden, zaken waar men niet heeft bij stilgestaan van tevoren. Via een éénvoudige blueprint kan je achterhalen en analyseren welke impact deze ‘klein ogende wijzigingen’ daadwerkelijk zullen hebben voor je mensen, je management en je leveranciers. Om nog maar te zwijgen over je klanten want ook hier kunnen interne wijzigingen impact hebben in hoe je klanten de service ervaren, met uw diensten samenwerken.

De interne kracht : Durf je mensen activeren binnen het proces van verandering, zij vormen je sponsors en activeren op hun beurt anderen in je organisatie.

Het mooie aan verandering is dat je er intern niet enkel de vruchten van kan plukken maar dat je er ook op kan bouwen. Dat blijkt ook hier. Waar men eerst met groeipijnen te kampen had, voor begrijpbare redenen, gingen de laatste vestigingen in een mum van tijd autonoom werken. Gebruik maken van je interne know-how is dan ook cruciaal om de organisatieveranderingen tot een minimum te herleiden. 

Cambioworks Deze blogpost werd geschreven door Cambioworks.be experten in change management en lean consultancy. Cambioworks zal op 19/06 tijdens het event ERP: (h)eerlijk rechtuit het commentaar leveren bij de 3 ERP-cases die gepresenteerd worden. Er zijn nog enkele plaatsen vrij, inschrijven kan via www.sde.be/erprechtuit