De pro en contra van een IT & ERP koploper in je sector te zijn

race first placeIn de sector van bouwhandelaars is Bouw.Punt Ottevaere een van de koplopers wat digitalisering en ERP-integratie betreft. We spraken met zaakvoerder Stefaan Ottevaere over de voor- maar ook de nadelen ervan.

[more]

Efficiënter werken en aangenamer werken zijn de twee basisvoordelen van ERP-software en digitalisering bij Bouw.Punt Ottevaere. De klant beter kunnen bedienen, vlotter met hem kunnen communiceren en hem servicen op een persoonlijke manier die het beste bij hem past is een bijkomende sterkte.

In een vorig artikel vertelde zaakvoerder Stefaan Ottevaere al over de impact van ERP op zijn eigen mensen (zie Medewerkers moeten ‘digitaal’ omarmen voor ERP succes). Een ander aspect waar hij als ondernemer met een digitale mindset nu steeds vaker rekening mee houdt, is het niveau van zijn klanten, leveranciers en sector in het algemeen.

Het is eigenlijk nog maar pas recent dat ook klanten van de bouwhandelaar vragen om bepaalde digitale services. Zo zijn er bijvoorbeeld klanten die vragen aan Bouw.Punt Ottevaere om de productinformatie van artikelen die zij afnemen digitaal te ontvangen om te importeren in hun eigen ERP-systemen. Digitale uitwisseling van gegevens begint traag op gang te komen hoewel Ottevaere daar reeds lang de mogelijkheden voor heeft. In het algemeen is de klantverwachting op digitaal vlak nog eerder rudimentair. 

Geautomatiseerde SMS- en e-mailcommunicatie over leveringen en digitale facturatie zijn standaard bij Bouw.Punt Ottevaere. Ook daar leerde men dat klanten dit nog niet écht in de vingers hebben. Men houdt er nu rekening mee dat bij nieuwe IT-initiatieven de klant zeer goed geïnformeerd moet worden over de nieuwe manier van samenwerken. Daarnaast is men extra voorzichtig om niet te snel iets nieuw te introduceren, dat vervolgens niet opgepikt wordt door de klant en verouderd is tegen dat het wel ingeburgerd geraakt.

De leveranciers van Bouw.Punt Ottevaere, bijvoorbeeld producenten van bouwmaterialen, zijn tegelijkertijd aan het digitaliseren om hun eigen werking te optimaliseren. Zij zitten echter met dezelfde vragen. Zo zetten ze bijvoorbeeld online portals op waar bouwhandelaars digitaal zaken met hen kunnen doen, maar dat verschuift de werkdruk naar de handelaar. Alle partijen rond tafel krijgen om dan bijvoorbeeld via EDI gegevens te gaan uitwisselen is de echte grote uitdaging. Zo is Ottevaere ook grote voorstander van de xml-factuur die tussen de producent en de handel kan uitgewisseld worden. De Bouw.Punt-groepering waar Ottevaere toe behoort, zet zelf ook initiatieven op om dit meer onder de aandacht te brengen. Zo gaven zo elke leverancier een score op 10 punten voor de aangeleverde prijslijsten en productinformatie.

Dat kost natuurlijk ook allemaal energie en soms duikt dan ook wel eens de twijfel op of het niet beter is om wat meer afwachtend te zijn. Tijdens ‘ERP Heerlijk Rechtuit’ op 24 september bij Microsoft gaat Stefaan Ottevaere hier verder op in. Meer info en inschrijven voor het event kan op https://www.sde.be/rechtuitERP 

Medewerkers moeten ‘digitaal’ omarmen voor ERP succes

technologyStefaan Ottevaere, zaakvoerder van Bouw.Punt Ottevaere, blaast binnenkort 10 kaarsjes uit op de verjaardagstaart van ‘zijn Dynamics NAV’. Tijdens een gesprek polsten we naar de gevolgen van ERP op zijn onderneming. Daaruit blijkt dat de impact op de medewerkers niet te onderschatten is.

[more]

De tijd van onhandige karakter gebaseerde ‘DOS-schermen’ als ERP-pakket ligt ver achter ons. Zelfs de typisch grijze Windows-schermen met tientallen invulvakjes en een hoofdmenu waar een kat haar jongen niet in terugvindt, zijn verleden tijd. Althans in vergelijking met moderne ERP-software.

ERP heeft de laatste jaren sterk ingezet op gebruiksvriendelijkheid. Dit gebeurt onder andere door rolgebaseerde ERP-schermen. Dit wil zeggen dat het ERP-pakket zich aanpast aan de taken van de ingelogde gebruiker. Zo krijgt een financiële medewerker andere menu’s, mogelijkheden, notificaties, grafieken en schermen te zien dan zijn collega in de stock. ERP-software zoals Navision is ook meer en meer sturend, in de zin dat de software de gebruiker op de hoogte brengt van bepaalde zaken zonder dat hij daar specifiek naar op zoek moet. De schermen worden logischer opgebouwd, er zit een zoekfunctionaliteit in die de medewerker sneller doorheen de software laat navigeren en ga zo maar door.

Dit zorgt er voor dat ERP software gebruikt kan worden door iedereen in de organisatie, of men nu een groot of klein IT talent is. Vandaag begint echter een ander aspect van digitalisering bij medewerkers te spelen.

Enerzijds laat Dynamics NAV toe dat uw medewerkers de ERP configureren naar hun persoonlijke noden. Ze kunnen zichzelf steeds beter bedienen door ingebouwde tools, configurators, export- en importmogelijkheden af te stemmen op hun eigen wensen. Dat is enorm krachtig voor je organisatie maar dit extra rendement werkt pas écht als je medewerkers digitaal ondernemend zijn en sterk genoeg in hun schoenen staan om van het ERP-pakket hun persoonlijke erp te maken..

Anderzijds heeft ERP, dat alle bedrijfsafdelingen overkoepelt, er voor gezorgd dat er een massa data beschikbaar is in je organisatie. Die data bevat heel wat interessante verbanden en inzichten maar de analyse van die gegevens is vaak nog een uitdaging voor middelgrote ondernemingen. Medewerkers moeten zich eerst bewust worden van de waarde van die gegevens en moeten vervolgens de tools en kennis opbouwen om daar iets mee te gaan doen. 

Een goede marketeer voor een bouwhandel moet dus in de toekomst niet alleen vlot campagnes bedenken maar ook informatie over klanten en contacten kunnen analyseren. Een goede verkoper zal niet alleen veel productkennis en commerciële flair in huis moeten hebben maar ook moeten kunnen segmenteren en analyseren. Als het aanwenden van deze data-inzichten dan ook nog eens de klantenservice doorheen de hele organisatie gaat beïnvloeden besef je pas hoe medewerkers in de toekomst digitaal zullen moeten omarmen om ERP echt te laten renderen.

Kom op 24 september luisteren op ‘ERP Heerlijk Rechtuit’ bij Microsoft. Stefaan Ottevaere en twee andere managers van Vlaamse KMO’s vertellen er openlijk over hun implementatie. Inschrijven en meer info via https://www.sde.be/rechtuitERP

ERP voor operational excellence én customer intimacy

steven-van-belleghemStefaan Ottevaere, zaakvoerder van Bouw.Punt Ottevaere, werkt binnenkort 10 jaar met Microsoft Dynamics NAV. De ERP-software betekende voor zijn onderneming eerst en vooral een manier om efficiënter te werken. De laatste jaren verschuift de focus echter regelmatig naar het verhogen van de klantenservice via alle mogelijkheden die moderne ERP biedt.

[more]

Eind jaren ’80 deed de PC zijn intrede bij de bouwmaterialenhandelaar. De PC fungeerde als facturatiemachine. En men zag dat het goed was… er was geen nood aan pakweg zicht op de stock, gemiddelde marge per productgroep of het vergelijken van periodes. Een rudimentair zicht op de globale omzet was voldoende.

Als bouwhandelaar die zowel in de B2B als aan particulieren verkoopt, leef je echter volledig voor je marge. De toegevoegde waarde van de bouwhandel bestond destijds voornamelijk in het ontbulken, op stock houden en op tijd leveren bij de klant. Je zit dus figuurlijk tussen hamer (klant) en aambeeld (producent) die druk uitoefenen op je marge. 

Om die marge gezond te houden, besloot Ottevaere in 2006 haar werking te optimaliseren met een ERP-pakket dat meer deed dan alleen maar facturen maken. Aankoop, verkoop, voorraad, boekhouding, artikelbeheer, klantbeheer, financieel beheer, … en dat allemaal geïntegreerd in één pakket. Voor het eerst kon er een totale omzet per klant getrokken worden.

 

Deze klantstrategie van operational excellence wordt verder gezet tot op vandaag door uitbreidingen van NAV met onder andere digitaal documentbeheer, integratie van de website, e-business, transportplanning (TAS) en ga zo maar door. Stefaan Ottevaere kijkt ook al verder naar de mogelijkheden van digitale schaplabels, datagestuurde marketing, geautomatiseerd afhaalcenter etc.

Al deze technologie stelt Bouw.Punt Ottevaere in staat om de service voor haar klanten te verbeteren. Er kan veel efficiënter gecommuniceerd worden, meer pro-actief worden samengewerkt en nog veel meer op maat van de klant gehandeld worden. Het blijft natuurlijk een moeilijke evenwichtsoefening want hoe goed en gepersonaliseerd de service ook mag zijn, prijs blijft in vele gevallen de doorslaggevende factor. 

Tijdens het event ‘ERP Heerlijk Rechtuit’ op 24 september bij Microsoft vertelt Stefaan Ottevaere meer over zijn ERP-ervaringen. Tijdens de presentatie gaat hij dieper in op 2 belangrijke drempels voor dergelijke klantenservice. Namelijk de medewerkers van Bouw.Punt Ottevaere mee nemen in dit digitale verhaal en de klant, bij uitbreiding de hele bouwhandelsector, die soms nog niet helemaal mee is met al die technologie. Meer info en inschrijfmogelijkheden voor het event vind je op https://www.sde.be/rechtuitERP  

Bedrijven Groep Tack centraliseren masterdata in ERP = win

hub spokeGroep Tack overkoepelt een aantal bedrijven gespecialiseerd in tankcleaning, repair en aanverwante activiteiten. De groep rolde overkoepelend Dynamics NAV uit om efficiënter en uniformer te werken zonder op flexibiliteit per vestiging in te boeten. Een grote pijler in de ERP-implementatie was het centraliseren van gedeelde informatie over de 7 vestigingen en verschillende bedrijven.

[more]

Informatie zoals klantenlijsten, productinfo, contactpersonen en bijvoorbeeld leveranciersinfo is voor alle leden van Groep Tack gelijk. Toch werd deze info in het verleden per bedrijf bijgehouden wat voor heel wat dubbel werk zorgde.

In de nieuwe implementatie van Dynamics NAV werd gekozen om binnen het ERP-pakket een centrale datalaag te ontwikkelen voor gedeelde informatie. Op deze manier moeten producten bijvoorbeeld maar 1 keer worden aangemaakt. Groep Tack stelde ook een databeheerder aan, enkel hij kan in deze centrale databank werken. Zo is men zeker dat alles op de juiste manier wordt ingegeven en dat de data kwalitatief is. 

Dat is zeer belangrijk want deze info wordt gebruikt in de hele groep en bovendien in een risicovolle omgevingen waar bijvoorbeeld met chemische producten wordt gereinigd. De cleaners kunnen er nu op vertrouwen dat de reinigingsinfo en procedures correct en veilig zijn voor de opdracht die ze moeten uitvoeren.

Bovendien zal de wetgeving op dergelijke cleaning-activiteiten alleen nog maar verstrengen waardoor uniformiteit een absolute noodzaak wordt. De business van de groep wordt ook steeds complexer met reinigingsprocedures die rekening houden met het product dat de tank die men moet reinigen vervoerde, de eisen van de laadplaats, losplaats en die van de transporteur zelf. Al deze informatie centraal bewaren betekent een grote meerwaarde.

Op 24 september zal Nick Vandekerckhove van Groep Tack samen met nog 2 andere managers zijn ERP-ervaringen delen op het event ‘ERP Heerlijk Rechtuit’ bij Microsoft. Voor meer informatie en het reserveren van plaatsen kan je terecht op www.sde.be/rechtuiterp 

 

Wat ons ERP-project deed slagen…

ERP succesGroep Tack reinigt 500 a 600 vrachtwagens per dag in haar 7 vestigingen. Komen daarbij nog andere werkzaamheden zoals het herstellen van containers, eigen tankstations en weegbrug, wegrestaurants, hotel, afvalwaterverwerking en zuivering, afvaltransport verhuur van containers en opslag. De organisatie besliste om haar ERP te vernieuwen (de 3 belangrijkste redenen voor deze beslissing lees je hier). Het nieuwe ERP-systeem is nu uitgerold en men blikt alvast even terug op de interne succesfactoren voor dit project.

[more]

Interne beschikbaarheid

Groep Tack besliste van dag één om een collega full time vrij te maken gedurende een jaar om de implementatie van A tot Z intern te begeleiden. Dergelijke interne projectleider kent de bedrijfsactiviteiten door en door, zij kent ook de medewerkers en de gevoeligheden in het bedrijf. Uit vorige implementaties had Tack geleerd dat ze dankzij een dedicated interne projectleider ook veel beter konden analyseren wat de nieuwe software moest kunnen en dat de gemiddelde doorlooptijd voor analyse en implementatie korter is.

Durven veranderen

Nieuwe software is slechts een onderdeel van een geslaagde ERP-implementatie. Door de analyse worden alle processen onder de loep genomen waardoor er ook vaak wijzigingen in de organisatie worden doorgevoerd. Die wijzigingen (change) zorgen voor stress en wrijving binnen de afdelingen en in de stuurgroepen. Op een bepaald ogenblik heeft het management van Groep Tack knopen doorgehakt in die stuurgroepen die moeilijk tot een veranderingsbesluit konden komen. Een moeilijke maar juiste beslissing om enerzijds het ERP-project geen risico te laten lopen en anderzijds ook écht de business processen te optimaliseren.

Communicatie met implementatiepartners, maar als je kan kiezen ‘partner’ (enkelvoud)

De communicatielijnen tussen Groep Tack en SDE als ERP-implementatiepartner waren kort. De interne projectleider bij Tack en de projectleider bij SDE hadden vanzelfsprekend zeer frequent contact. Dankzij een betrouwbare implementatiemethode met duidelijke mijlpalen wisten alle partijen wat de status en next steps waren.

Daarnaast werd er door beide partijen zeer veel aandacht besteed aan documentatie en beschrijving van de software. Langs de kant van Groep Tack werden beschrijvingen van processen en gewenste functionaliteiten minutieus voorbereid zodat er geen interpretatie mogelijk was bij het ontwikkelen. De ontwikkelaars van SDE vulden de code dan weer aan met zeer uitgebreide commentaren waardoor het in de toekomst veel eenvoudiger is de applicatie te onderhouden. Er werd ook in korte ontwikkel-sprints gewerkt. Telkens werden kleine stukjes van het ERP getoond aan Groep Tack en geëvalueerd, waar nodig bijgestuurd. Door zo kort op de bal te spelen, verkleinde het risico op het herwerken van grote stukken code.

Groep Tack koos ook SDE als IT-infrastructuurpartner. Eén aanspreekpunt vereenvoudigde voor hen de uitrol van het project. Nick Vandekerckhove van Groep Tack adviseert wel om toch steeds een vinger aan de pols te houden wat technologie betreft. De IT-infrastructuur werd namelijk nog bijgestuurd gedurende de implementatie omdat er simpelweg weeral krachtigere toestellen beschikbaar waren.

Op 24 september zal Nick Vandekerckhove samen met nog 2 andere managers zijn ERP-ervaringen delen op het event ‘ERP Heerlijk Rechtuit’ bij Microsoft. Voor meer informatie en het reserveren van plaatsen kan je terecht op www.sde.be/rechtuiterp 

3x waarom Groep Tack Dynamics NAV opnieuw implementeert

3 redenen erp vernieuwenGroep Tack reinigt tanks van onder andere vrachtwagens en herstelt containers. Daarnaast biedt het tal van diensten die hieruit voortvloeien zoals opslag, afvalwaterverwerking, transport enzovoort. Door overnames en samenwerkingen telt de groep nu 7 vestigingen die tot voor kort allemaal met verschillende versies van Dynamics NAV werkten. Medio 2014 werd beslist om alle vestigingen gelijk te trekken op Microsoft Dynamics NAV 2015. Manager Nick Vandekerckhove deelt de 3 belangrijkste redenen voor dit grote project.

[more]

Reden 1: Klaar voor de toekomst

Groep Tack is zich erg bewust van de kracht van informatie en wil er een concurrentieel voordeel mee uitbouwen. De technologie van vandaag maakt dat perfect mogelijk, op voorwaarde dat je organisatie er zich mee uitrust.

De nieuwste versie van Navision 2015 wordt aanzien als de eerste van een nieuwe generatie waar op zal worden verder gebouwd door Microsoft en haar partners. Zo zijn er voor het eerst officiële apps voor tablets beschikbaar. In de eerste ruwe info van NAV2016 (codenaam Corfu) wordt daarop verder gebouwd met mobiele versies.

De ERP-software beschikt over zo wat alle moderne koppel- en integratiemogelijkheden die er vandaag bestaan. Een enorme plus, ook voor Groep Tack, die bijvoorbeeld de beschikbaarheid van haar reinigingsinstallaties wil doorsturen naar schermen in de wachtruimtes voor vrachtwagenchauffeurs. Zo krijgen zij visueel te zien wanneer het aan hen is en welke truck-wash-baan hen werd toegewezen.

De achterliggende technologie verschuift meer en meer naar de webprogrammeertal ‘.net’ en dat is een goede zaak als je ziet wat voor mooie en rijke webapplicaties er vandaag ontwikkeld worden. Op die manier kan er simpelweg méér met ERP gedaan worden.

Reden 2: Naar één uniforme werking

De verschillende bedrijven in de Groep Tack doen min of meer dezelfde activiteiten, maar elk voerde de werken wel uit op zijn manier. Dat had zo zijn voor- en nadelen. De klanten werden geservicet op een manier die zij gewoon waren. Langs de andere kant maakte de verscheidenheid het moeilijk voor het management om afdelingen met elkaar te vergelijken of om mensen van de ene vestiging te laten bijspringen in de andere bij grote drukte.

De activiteiten van Groep Tack zijn zeer sterk gereglementeerd, zowel wat betreft milieu als wat betreft veiligheid omdat er vaak met gevaarlijke producten wordt gewerkt. Eén manier van werken, en één manier van administratief beheer van die werkzaamheden, verkleint de risico’s aanzienlijk. Ook het IT-beheer van slechts één ERP-applicaties in plaats van tal van varianten is een groot voordeel. Tijdens ‘ERP Heerlijk Rechtuit’ op 24/09 bij Microsoft zal Nick Vandekerckhove verder ingaan op een aantal voordelen van de implementatie van NAV. (meer info & inschrijven)

Reden 3: Betere service & kwaliteit voor de klant

De voorgaande redenen staan natuurlijk in het teken van de klant. Door één uniforme werking te hanteren maakt het voor de klant niet uit of hij zijn oplegger laat reinigen in Lokeren, Zeebrugge of Groningen. Hij weet dat het op dezelfde betrouwbare manier gebeurt. Dat maakt het voor hem ook gemakkelijker om reinigingen in te plannen en zijn vrachtwagens maximaal te laten renderen.

Omdat rapportering nu centraal gebeurt, is het voor de klant van Tack nu ook veel gemakkelijker om inzicht te krijgen in het aantal reinigingen, de soort van afgenomen diensten enzovoort. Dat laat hem toe om betere afspraken te maken met Groep Tack in de toekomst.

Nieuwe technologie zoals het gebruik van tablets zorgt ervoor dat de klant meer ‘in the loop’ is. Bij een reparatie van een container worden er met de tablet voor- en na-foto’s aan het dossier gekoppeld die de klant meteen doorgestuurd krijgt.

Op 24 september zal Nick Vandekerckhove samen met nog 2 andere managers zijn ERP-ervaringen delen op het event ‘ERP Heerlijk Rechtuit’ bij Microsoft. Voor meer informatie en het reserveren van plaatsen kan je terecht op www.sde.be/rechtuiterp 

 

Data overzetten naar je nieuwe ERP of niet?

Merak, specialist in archiefbewaring, digitalisering en datavernietiging, selecteerde SDE voor de herimplementatie van haar Microsoft Dynamics NAV ERP-systeem. Een van de absolute vereisten voor de boekhoudafdeling van Merak was het overzetten van de historische gegevens naar het nieuwe ERP-systeem.

[more]

Het grootste voordeel hiervan is dat er op alle vlakken continuïteit is. Ook het gebruiksgemak voor de afdeling is erg hoog. Indien de data niet wordt overgezet zal er voor een bepaalde periode in twee systemen gewerkt moeten worden en zal het oude systeem nog een tijdje ter consultatie beschikbaar moeten zijn.

Het nadeel is dat er in vele gevallen data-conversie moet gebeuren. ERP-systemen verschillen namelijk op database-niveau van elkaar waardoor het niet zomaar een kwestie van knippen en plakken is. Na de dataconversie moet er uiteraard datavalidatie gebeuren wat een implementatie met doorgedreven data-overdracht wat zwaarder maakt. Bij Merak viel dit best mee aangezien zij opnieuw voor Dynamics NAV kozen.

Een tweede nadeel is dat je ook de vervuiling uit je oude database meeneemt in je kraaknette nieuwe systeem. Denk aan dubbele contactpersonen, dummy producten enzovoort. Merak was zich hier van bewust en exporteerde zoveel mogelijk informatie om die eerst volledig schoon te maken maar zelfs na dit titanenwerk bleek er bij het live gaan van de nieuwe Navision nog af en toe vervuilde data op te duiken. Op zich niet zo verwonderlijk want die items die nog in gebruik zijn, bijvoorbeeld een leverancier met foute info waarvoor nog een factuur voor open staat, kan je niet opschonen. Zo draag je dus nog wel even wat vervuilde data mee.

 

Een lopend ERP-project bijsturen zonder te ontsporen?

ERP software ontspoord

Merak, specialist in archiefbewaring, digitalisering en datavernietiging, selecteerde SDE voor de herimplementatie van haar Microsoft Dynamics NAV ERP-systeem. Merak had al een tweetal jaar ervaring met Navision en wilde verbeteringen doorvoeren. In plaats van uitbreiden werd er gekozen voor een nieuwe implementatie (zie vorig artikel).

Zoals het hoort werden alle processen in kaart gebracht in een analyse. Dergelijke analyse beschrijft gedetailleerd de mogelijkheden van de toekomstige software, bepaalt het budget en de tijd waarin het project wordt opgeleverd. In het geval van Merak werd er gekoppeld met tal van andere software-oplossingen die in gebruik waren voor verschillende bedrijfsprocessen.

[more]

Het was net hier dat tijdens de implementatie van Dynamics NAV veranderingen optraden. De bedrijfsprocessen werden namelijk bijgestuurd waardoor een aantal software-oplossingen waarmee gekoppeld werd, kwamen te vervallen. 

Te midden van het project onderdelen opnieuw analyseren

Door deze wijzigingen binnen de organisatie moesten bepaalde onderdelen opnieuw geanalyseerd worden. Ondanks deze wijzigingen werd het project op tijd en binnen budget opgeleverd. 

Tom Derademaeker, manager van de development afdeling bij Merak, was verantwoordelijk voor de partnerselectie en het succesvol opleveren va het project. Hij spreekt op 24 september tijdens ERP Heerlijk Rechtuit over de slimme manier waarop Merak het project aanpakte (Meer info & inschrijven). Tijdens een interview met Tom kwamen een aantal punten naar boven die van belang waren om flexibel (agile) ERP te implementeren: 

  • Merak was niet aan haar proefstuk toe en had al een implementatie achter de rug.
  • Er is zeer veel technische kennis in de organisatie aanwezig waardoor ze zeer goed de impact kunnen inschatten.
  • Een afzonderlijke ‘development afdeling’ binnen Merak houdt zich uitsluitend bezig met het opzetten, begeleiden en evalueren van interne IT-opdrachten.
  • De development afdeling vormt de brug tussen IT en ‘de business’ waardoor iedereen duidelijk weet wat er aan zit te komen.
  • Er werd van bij de start een stuk budget voorzien om flexibel in te spelen op wijzigingen.

Merak is specialist in archiefbewaring, digitalisering en datavernietiging. De organisatie is actief in 3 landen en telt 45 werknemers. Via hun gespecialiseerde infrastructuur zoals klimaatkamers, e-bunker en een discrete eigen koerierdienst helpen ze organisaties met het bewaren en beveiligen van hun data. Kom op 24/09 luisteren naar hun ERP-verhaal bij Microsoft in Zaventem.

Zorg dat je aan je code kan als je ERP implementeert!

Merak is specialist in archiefbewaring, digitalisering en datavernietiging. De organisatie is actief in 3 landen en telt 45 werknemers. De aankoop- en boekhoudafdeling van de Belgische vestiging implementeerde in 2013 Dynamics NAV (voorheen Navision). De ERP-implementatie werd volledig getrokken door deze afdelingen waardoor de kennis over het ERP-systeem zich ook tot deze mensen beperkte.

Het echte potentieel van het ERP-pakket werd echter nooit ten volle benut omdat een aantal sleutelgebruikers het bedrijf verliet. Merak besloot voor het verder uitbouwen van de ERP de markt te verkennen op zoek naar een nieuwe Navision-partner. Het bedrijf uit Mechelen koos uiteindelijk voor SDE om Dynamics NAV te herimplementeren.

[more]

Tom Derademaeker, manager van de development afdeling bij Merak, was verantwoordelijk voor de partnerselectie en het succesvol opleveren va het ERP-project. Kom op 24 september tijdens ERP Heerlijk Rechtuit meer te weten over de slimme manier waarop Merak het project aanpakte en waar zij zich op baseerden tijdens het selecteren van een ERP-partner. (Meer info & inschrijven)

Locked erp softwareCode niet beschikbaar

Een van de grote voordelen van Dynamics NAV ten opzichte van ERP-systemen van kleinere ‘zelf-bouwers’ is dat er altijd wel een andere NAV-partner is die het onderhoud of de implementatie kan verder zetten.

Toen we de code bekeken van Merak bleek echter dat deze in een speciale nummerreeks binnen Dynamics NAV geprogrammeerd werd die enkel voor de vorige partner bereikbaar was. Hierdoor konden we er niet mee verder werken en moest Merak dus helemaal van nul beginnen bij de nieuwe implementatie.

Zorg bij een ERP-samenwerking dat je altijd duidelijk weet hoe je er mee verder kan zonder de huidige partner. ERP-software is het hart van je organisatie, daar wil je geen risico’s mee nemen.

Afgeschermde nummerreeksen voor partners in Dynamics NAV

Per definitie kan code in Microsoft Dynamics NAV niet versleuteld worden. Er zijn echter uitzonderingen mogelijk voor zogenaamde add-ons. Een add-on is een uitbreiding bovenop standaard Navision, bijvoorbeeld voor een specifieke sector zoals de drankensector of bouwhandelsector.

Dergelijke add-on is gelijk voor alle bedrijven die beslissen er mee te werken. Om zo een add-on efficiënt te kunnen onderhouden moet ook de code bij iedereen gelijk blijven. In zo een geval is het afschermen een goede zaak. Klare afspraken voor het starten van je project maken hier het verschil.

Merak is specialist in archiefbewaring, digitalisering en datavernietiging. De organisatie is actief in 3 landen en telt 45 werknemers. Via hun gespecialiseerde infrastructuur zoals klimaatkamers, e-bunker en een discrete eigen koerierdienst helpen ze organisaties met het bewaren en beveiligen van hun data. Kom op 24/09 luisteren naar hun ERP-verhaal bij Microsoft in Zaventem. Er worden ook nog 2 andere interessante cases gepresenteerd.

ERP-risico: te weinig support van de ERP-vendor

Microsoft DynamicsWanneer je met ERP selectie en ERP-software implementatie begint zijn er een aantal zaken waar je als onderneming best rekening mee houdt. Een van deze aandachtspunten is kiezen voor een ERP-pakket van een sterke betrouwbare ontwikkelaar of ‘vendor’. Lees hier waarom.

[more]

De meest courante ERP-systemen op de markt zijn standaardsystemen van een leverancier (bijvoorbeeld Microsoft) die door partners als ons worden geïmplementeerd. Deze standaardsystemen zoals Microsoft Dynamics NAV worden vervolgens afgestemd op jouw bedrijfsnoden.

Hoewel partners, afhankelijk van hun ‘niveau’ (SDE is Microsoft Gold Certified voor ERP), die systemen van binnen en van buiten kennen is het toch raadzaam voor jou om ook toegang te hebben tot de producent of vendor.

Een producent waar je op kan terugvallen

Hoor bij je ERP-partner hoe zijn relatie met de vendor is, en hoe de producent omgaat met ‘eindklanten’ zoals jouw bedrijf. Heeft de vendor supportpagina’s en fora waar de eindklant rechtstreeks terecht kan? Zijn er customer service portalen? Welke tools en documentatie biedt de producent aan de eindklant om de efficiëntie van het geïmplementeerde ERP nog te verhogen?

Je weet namelijk nooit wat de toekomst brengt voor je bedrijf. Je moet te allen tijde vrij kunnen schakelen en niet vastgeketend zitten bij je ERP-partner. Een sterke achterliggende producent met een breed partnernetwerk is hiervoor de beste garantie.

Dat klinkt misschien wat raar uit de mond van een ERP-partner. We willen je niet wegjagen maar we geloven heel sterk in vrijheid van onze klanten en willen ze op geen enkele manier vastketenen. Een sterke ‘vendor’ zoals Microsoft biedt jou als eindklant dat extra vangnet.