Bedrijven Groep Tack centraliseren masterdata in ERP = win

hub spokeGroep Tack overkoepelt een aantal bedrijven gespecialiseerd in tankcleaning, repair en aanverwante activiteiten. De groep rolde overkoepelend Dynamics NAV uit om efficiënter en uniformer te werken zonder op flexibiliteit per vestiging in te boeten. Een grote pijler in de ERP-implementatie was het centraliseren van gedeelde informatie over de 7 vestigingen en verschillende bedrijven.

[more]

Informatie zoals klantenlijsten, productinfo, contactpersonen en bijvoorbeeld leveranciersinfo is voor alle leden van Groep Tack gelijk. Toch werd deze info in het verleden per bedrijf bijgehouden wat voor heel wat dubbel werk zorgde.

In de nieuwe implementatie van Dynamics NAV werd gekozen om binnen het ERP-pakket een centrale datalaag te ontwikkelen voor gedeelde informatie. Op deze manier moeten producten bijvoorbeeld maar 1 keer worden aangemaakt. Groep Tack stelde ook een databeheerder aan, enkel hij kan in deze centrale databank werken. Zo is men zeker dat alles op de juiste manier wordt ingegeven en dat de data kwalitatief is. 

Dat is zeer belangrijk want deze info wordt gebruikt in de hele groep en bovendien in een risicovolle omgevingen waar bijvoorbeeld met chemische producten wordt gereinigd. De cleaners kunnen er nu op vertrouwen dat de reinigingsinfo en procedures correct en veilig zijn voor de opdracht die ze moeten uitvoeren.

Bovendien zal de wetgeving op dergelijke cleaning-activiteiten alleen nog maar verstrengen waardoor uniformiteit een absolute noodzaak wordt. De business van de groep wordt ook steeds complexer met reinigingsprocedures die rekening houden met het product dat de tank die men moet reinigen vervoerde, de eisen van de laadplaats, losplaats en die van de transporteur zelf. Al deze informatie centraal bewaren betekent een grote meerwaarde.

Op 24 september zal Nick Vandekerckhove van Groep Tack samen met nog 2 andere managers zijn ERP-ervaringen delen op het event ‘ERP Heerlijk Rechtuit’ bij Microsoft. Voor meer informatie en het reserveren van plaatsen kan je terecht op www.sde.be/rechtuiterp 

 

Wat ons ERP-project deed slagen…

ERP succesGroep Tack reinigt 500 a 600 vrachtwagens per dag in haar 7 vestigingen. Komen daarbij nog andere werkzaamheden zoals het herstellen van containers, eigen tankstations en weegbrug, wegrestaurants, hotel, afvalwaterverwerking en zuivering, afvaltransport verhuur van containers en opslag. De organisatie besliste om haar ERP te vernieuwen (de 3 belangrijkste redenen voor deze beslissing lees je hier). Het nieuwe ERP-systeem is nu uitgerold en men blikt alvast even terug op de interne succesfactoren voor dit project.

[more]

Interne beschikbaarheid

Groep Tack besliste van dag één om een collega full time vrij te maken gedurende een jaar om de implementatie van A tot Z intern te begeleiden. Dergelijke interne projectleider kent de bedrijfsactiviteiten door en door, zij kent ook de medewerkers en de gevoeligheden in het bedrijf. Uit vorige implementaties had Tack geleerd dat ze dankzij een dedicated interne projectleider ook veel beter konden analyseren wat de nieuwe software moest kunnen en dat de gemiddelde doorlooptijd voor analyse en implementatie korter is.

Durven veranderen

Nieuwe software is slechts een onderdeel van een geslaagde ERP-implementatie. Door de analyse worden alle processen onder de loep genomen waardoor er ook vaak wijzigingen in de organisatie worden doorgevoerd. Die wijzigingen (change) zorgen voor stress en wrijving binnen de afdelingen en in de stuurgroepen. Op een bepaald ogenblik heeft het management van Groep Tack knopen doorgehakt in die stuurgroepen die moeilijk tot een veranderingsbesluit konden komen. Een moeilijke maar juiste beslissing om enerzijds het ERP-project geen risico te laten lopen en anderzijds ook écht de business processen te optimaliseren.

Communicatie met implementatiepartners, maar als je kan kiezen ‘partner’ (enkelvoud)

De communicatielijnen tussen Groep Tack en SDE als ERP-implementatiepartner waren kort. De interne projectleider bij Tack en de projectleider bij SDE hadden vanzelfsprekend zeer frequent contact. Dankzij een betrouwbare implementatiemethode met duidelijke mijlpalen wisten alle partijen wat de status en next steps waren.

Daarnaast werd er door beide partijen zeer veel aandacht besteed aan documentatie en beschrijving van de software. Langs de kant van Groep Tack werden beschrijvingen van processen en gewenste functionaliteiten minutieus voorbereid zodat er geen interpretatie mogelijk was bij het ontwikkelen. De ontwikkelaars van SDE vulden de code dan weer aan met zeer uitgebreide commentaren waardoor het in de toekomst veel eenvoudiger is de applicatie te onderhouden. Er werd ook in korte ontwikkel-sprints gewerkt. Telkens werden kleine stukjes van het ERP getoond aan Groep Tack en geëvalueerd, waar nodig bijgestuurd. Door zo kort op de bal te spelen, verkleinde het risico op het herwerken van grote stukken code.

Groep Tack koos ook SDE als IT-infrastructuurpartner. Eén aanspreekpunt vereenvoudigde voor hen de uitrol van het project. Nick Vandekerckhove van Groep Tack adviseert wel om toch steeds een vinger aan de pols te houden wat technologie betreft. De IT-infrastructuur werd namelijk nog bijgestuurd gedurende de implementatie omdat er simpelweg weeral krachtigere toestellen beschikbaar waren.

Op 24 september zal Nick Vandekerckhove samen met nog 2 andere managers zijn ERP-ervaringen delen op het event ‘ERP Heerlijk Rechtuit’ bij Microsoft. Voor meer informatie en het reserveren van plaatsen kan je terecht op www.sde.be/rechtuiterp 

3x waarom Groep Tack Dynamics NAV opnieuw implementeert

3 redenen erp vernieuwenGroep Tack reinigt tanks van onder andere vrachtwagens en herstelt containers. Daarnaast biedt het tal van diensten die hieruit voortvloeien zoals opslag, afvalwaterverwerking, transport enzovoort. Door overnames en samenwerkingen telt de groep nu 7 vestigingen die tot voor kort allemaal met verschillende versies van Dynamics NAV werkten. Medio 2014 werd beslist om alle vestigingen gelijk te trekken op Microsoft Dynamics NAV 2015. Manager Nick Vandekerckhove deelt de 3 belangrijkste redenen voor dit grote project.

[more]

Reden 1: Klaar voor de toekomst

Groep Tack is zich erg bewust van de kracht van informatie en wil er een concurrentieel voordeel mee uitbouwen. De technologie van vandaag maakt dat perfect mogelijk, op voorwaarde dat je organisatie er zich mee uitrust.

De nieuwste versie van Navision 2015 wordt aanzien als de eerste van een nieuwe generatie waar op zal worden verder gebouwd door Microsoft en haar partners. Zo zijn er voor het eerst officiële apps voor tablets beschikbaar. In de eerste ruwe info van NAV2016 (codenaam Corfu) wordt daarop verder gebouwd met mobiele versies.

De ERP-software beschikt over zo wat alle moderne koppel- en integratiemogelijkheden die er vandaag bestaan. Een enorme plus, ook voor Groep Tack, die bijvoorbeeld de beschikbaarheid van haar reinigingsinstallaties wil doorsturen naar schermen in de wachtruimtes voor vrachtwagenchauffeurs. Zo krijgen zij visueel te zien wanneer het aan hen is en welke truck-wash-baan hen werd toegewezen.

De achterliggende technologie verschuift meer en meer naar de webprogrammeertal ‘.net’ en dat is een goede zaak als je ziet wat voor mooie en rijke webapplicaties er vandaag ontwikkeld worden. Op die manier kan er simpelweg méér met ERP gedaan worden.

Reden 2: Naar één uniforme werking

De verschillende bedrijven in de Groep Tack doen min of meer dezelfde activiteiten, maar elk voerde de werken wel uit op zijn manier. Dat had zo zijn voor- en nadelen. De klanten werden geservicet op een manier die zij gewoon waren. Langs de andere kant maakte de verscheidenheid het moeilijk voor het management om afdelingen met elkaar te vergelijken of om mensen van de ene vestiging te laten bijspringen in de andere bij grote drukte.

De activiteiten van Groep Tack zijn zeer sterk gereglementeerd, zowel wat betreft milieu als wat betreft veiligheid omdat er vaak met gevaarlijke producten wordt gewerkt. Eén manier van werken, en één manier van administratief beheer van die werkzaamheden, verkleint de risico’s aanzienlijk. Ook het IT-beheer van slechts één ERP-applicaties in plaats van tal van varianten is een groot voordeel. Tijdens ‘ERP Heerlijk Rechtuit’ op 24/09 bij Microsoft zal Nick Vandekerckhove verder ingaan op een aantal voordelen van de implementatie van NAV. (meer info & inschrijven)

Reden 3: Betere service & kwaliteit voor de klant

De voorgaande redenen staan natuurlijk in het teken van de klant. Door één uniforme werking te hanteren maakt het voor de klant niet uit of hij zijn oplegger laat reinigen in Lokeren, Zeebrugge of Groningen. Hij weet dat het op dezelfde betrouwbare manier gebeurt. Dat maakt het voor hem ook gemakkelijker om reinigingen in te plannen en zijn vrachtwagens maximaal te laten renderen.

Omdat rapportering nu centraal gebeurt, is het voor de klant van Tack nu ook veel gemakkelijker om inzicht te krijgen in het aantal reinigingen, de soort van afgenomen diensten enzovoort. Dat laat hem toe om betere afspraken te maken met Groep Tack in de toekomst.

Nieuwe technologie zoals het gebruik van tablets zorgt ervoor dat de klant meer ‘in the loop’ is. Bij een reparatie van een container worden er met de tablet voor- en na-foto’s aan het dossier gekoppeld die de klant meteen doorgestuurd krijgt.

Op 24 september zal Nick Vandekerckhove samen met nog 2 andere managers zijn ERP-ervaringen delen op het event ‘ERP Heerlijk Rechtuit’ bij Microsoft. Voor meer informatie en het reserveren van plaatsen kan je terecht op www.sde.be/rechtuiterp 

 

Data overzetten naar je nieuwe ERP of niet?

Merak, specialist in archiefbewaring, digitalisering en datavernietiging, selecteerde SDE voor de herimplementatie van haar Microsoft Dynamics NAV ERP-systeem. Een van de absolute vereisten voor de boekhoudafdeling van Merak was het overzetten van de historische gegevens naar het nieuwe ERP-systeem.

[more]

Het grootste voordeel hiervan is dat er op alle vlakken continuïteit is. Ook het gebruiksgemak voor de afdeling is erg hoog. Indien de data niet wordt overgezet zal er voor een bepaalde periode in twee systemen gewerkt moeten worden en zal het oude systeem nog een tijdje ter consultatie beschikbaar moeten zijn.

Het nadeel is dat er in vele gevallen data-conversie moet gebeuren. ERP-systemen verschillen namelijk op database-niveau van elkaar waardoor het niet zomaar een kwestie van knippen en plakken is. Na de dataconversie moet er uiteraard datavalidatie gebeuren wat een implementatie met doorgedreven data-overdracht wat zwaarder maakt. Bij Merak viel dit best mee aangezien zij opnieuw voor Dynamics NAV kozen.

Een tweede nadeel is dat je ook de vervuiling uit je oude database meeneemt in je kraaknette nieuwe systeem. Denk aan dubbele contactpersonen, dummy producten enzovoort. Merak was zich hier van bewust en exporteerde zoveel mogelijk informatie om die eerst volledig schoon te maken maar zelfs na dit titanenwerk bleek er bij het live gaan van de nieuwe Navision nog af en toe vervuilde data op te duiken. Op zich niet zo verwonderlijk want die items die nog in gebruik zijn, bijvoorbeeld een leverancier met foute info waarvoor nog een factuur voor open staat, kan je niet opschonen. Zo draag je dus nog wel even wat vervuilde data mee.

 

Een lopend ERP-project bijsturen zonder te ontsporen?

ERP software ontspoord

Merak, specialist in archiefbewaring, digitalisering en datavernietiging, selecteerde SDE voor de herimplementatie van haar Microsoft Dynamics NAV ERP-systeem. Merak had al een tweetal jaar ervaring met Navision en wilde verbeteringen doorvoeren. In plaats van uitbreiden werd er gekozen voor een nieuwe implementatie (zie vorig artikel).

Zoals het hoort werden alle processen in kaart gebracht in een analyse. Dergelijke analyse beschrijft gedetailleerd de mogelijkheden van de toekomstige software, bepaalt het budget en de tijd waarin het project wordt opgeleverd. In het geval van Merak werd er gekoppeld met tal van andere software-oplossingen die in gebruik waren voor verschillende bedrijfsprocessen.

[more]

Het was net hier dat tijdens de implementatie van Dynamics NAV veranderingen optraden. De bedrijfsprocessen werden namelijk bijgestuurd waardoor een aantal software-oplossingen waarmee gekoppeld werd, kwamen te vervallen. 

Te midden van het project onderdelen opnieuw analyseren

Door deze wijzigingen binnen de organisatie moesten bepaalde onderdelen opnieuw geanalyseerd worden. Ondanks deze wijzigingen werd het project op tijd en binnen budget opgeleverd. 

Tom Derademaeker, manager van de development afdeling bij Merak, was verantwoordelijk voor de partnerselectie en het succesvol opleveren va het project. Hij spreekt op 24 september tijdens ERP Heerlijk Rechtuit over de slimme manier waarop Merak het project aanpakte (Meer info & inschrijven). Tijdens een interview met Tom kwamen een aantal punten naar boven die van belang waren om flexibel (agile) ERP te implementeren: 

  • Merak was niet aan haar proefstuk toe en had al een implementatie achter de rug.
  • Er is zeer veel technische kennis in de organisatie aanwezig waardoor ze zeer goed de impact kunnen inschatten.
  • Een afzonderlijke ‘development afdeling’ binnen Merak houdt zich uitsluitend bezig met het opzetten, begeleiden en evalueren van interne IT-opdrachten.
  • De development afdeling vormt de brug tussen IT en ‘de business’ waardoor iedereen duidelijk weet wat er aan zit te komen.
  • Er werd van bij de start een stuk budget voorzien om flexibel in te spelen op wijzigingen.

Merak is specialist in archiefbewaring, digitalisering en datavernietiging. De organisatie is actief in 3 landen en telt 45 werknemers. Via hun gespecialiseerde infrastructuur zoals klimaatkamers, e-bunker en een discrete eigen koerierdienst helpen ze organisaties met het bewaren en beveiligen van hun data. Kom op 24/09 luisteren naar hun ERP-verhaal bij Microsoft in Zaventem.

Zorg dat je aan je code kan als je ERP implementeert!

Merak is specialist in archiefbewaring, digitalisering en datavernietiging. De organisatie is actief in 3 landen en telt 45 werknemers. De aankoop- en boekhoudafdeling van de Belgische vestiging implementeerde in 2013 Dynamics NAV (voorheen Navision). De ERP-implementatie werd volledig getrokken door deze afdelingen waardoor de kennis over het ERP-systeem zich ook tot deze mensen beperkte.

Het echte potentieel van het ERP-pakket werd echter nooit ten volle benut omdat een aantal sleutelgebruikers het bedrijf verliet. Merak besloot voor het verder uitbouwen van de ERP de markt te verkennen op zoek naar een nieuwe Navision-partner. Het bedrijf uit Mechelen koos uiteindelijk voor SDE om Dynamics NAV te herimplementeren.

[more]

Tom Derademaeker, manager van de development afdeling bij Merak, was verantwoordelijk voor de partnerselectie en het succesvol opleveren va het ERP-project. Kom op 24 september tijdens ERP Heerlijk Rechtuit meer te weten over de slimme manier waarop Merak het project aanpakte en waar zij zich op baseerden tijdens het selecteren van een ERP-partner. (Meer info & inschrijven)

Locked erp softwareCode niet beschikbaar

Een van de grote voordelen van Dynamics NAV ten opzichte van ERP-systemen van kleinere ‘zelf-bouwers’ is dat er altijd wel een andere NAV-partner is die het onderhoud of de implementatie kan verder zetten.

Toen we de code bekeken van Merak bleek echter dat deze in een speciale nummerreeks binnen Dynamics NAV geprogrammeerd werd die enkel voor de vorige partner bereikbaar was. Hierdoor konden we er niet mee verder werken en moest Merak dus helemaal van nul beginnen bij de nieuwe implementatie.

Zorg bij een ERP-samenwerking dat je altijd duidelijk weet hoe je er mee verder kan zonder de huidige partner. ERP-software is het hart van je organisatie, daar wil je geen risico’s mee nemen.

Afgeschermde nummerreeksen voor partners in Dynamics NAV

Per definitie kan code in Microsoft Dynamics NAV niet versleuteld worden. Er zijn echter uitzonderingen mogelijk voor zogenaamde add-ons. Een add-on is een uitbreiding bovenop standaard Navision, bijvoorbeeld voor een specifieke sector zoals de drankensector of bouwhandelsector.

Dergelijke add-on is gelijk voor alle bedrijven die beslissen er mee te werken. Om zo een add-on efficiënt te kunnen onderhouden moet ook de code bij iedereen gelijk blijven. In zo een geval is het afschermen een goede zaak. Klare afspraken voor het starten van je project maken hier het verschil.

Merak is specialist in archiefbewaring, digitalisering en datavernietiging. De organisatie is actief in 3 landen en telt 45 werknemers. Via hun gespecialiseerde infrastructuur zoals klimaatkamers, e-bunker en een discrete eigen koerierdienst helpen ze organisaties met het bewaren en beveiligen van hun data. Kom op 24/09 luisteren naar hun ERP-verhaal bij Microsoft in Zaventem. Er worden ook nog 2 andere interessante cases gepresenteerd.