In 5 min. een team van collega’s voorzien van een groepskalender, mailbox, notitieblok, chat, … met Office365 Groups

Office365

Office GroupsOok jouw bedrijf bestaat uit teams of groepen. Soms uniform en lang termijn, bijvoorbeeld je salesteam, soms dynamisch, bijvoorbeeld een tijdelijk projectteam. De noden zijn echter dezelfde: gemakkelijk met teamleden communiceren, ergens bestanden kunnen neerpoten, een teamkalender of planner up to date houden, vooruitgang opvolgen…  Op 5 minuten hebben ze dat volledig zelf geregeld, en wel zo:

Een Office365-groep maken

Je kan heel snel een Office365 group maken vanuit Outlook 2016, let wel dat dit enkel werkt vanuit versie 2016. Klik op Nieuwe groep, kies je groepsnaam en of deze groep publiek zichtbaar mag zijn of privé. Als laatste kan jij als beheerder kiezen dat mailtjes van en naar de groep bij de groepsleden automatisch gepromoveerd worden naar hun Postvak In. Doe je dat niet dan zie je enkel nieuwe groepsberichten als je naar die specifieke groep navigeert.

Heb je geen Outlook 2016 dan kan je groepen aanmaken via Office365 online. Vanuit je Webmail of vanuit de ‘Personen’ app kan je via de Groepen-tab een nieuwe groep aanmaken. Wist je qtrouwens dat je de nieuwste Office applicaties zoals Outlook, Word, Excel, … gratis kan downloaden als je over een Office365 Business of business premium beschikt?


Niet zo een lezer? Volg dan een van onze 30′ minuten-webinars!

Webinar 1: Vlotter online communiceren met klanten, contacten en collega’s

Webinar 2: Vlotter van overal samenwerken

Webinar 3: Je office365 veiliger maken en backuppen


Office365 doet vervolgens het zware werk.

Groups mailEven wachten … en … hopla Office365 maakte:

  • Een team-site op Sharepoint
  • Een gemeenschappelijke mailbox & kalender (op basis van Exchange online)
  • Een plek om bestanden te delen (op basis van Sharepoint)
  • Een gedeelde notitieblok (op basis van OneNote)
  • … bovendien integreert Office365 je nieuwe Groep nu ook in andere office365 applicaties zoals Planner, Yammer, Teams, Skype for Business, OneDrive, PowerBI, Dynamics CRM, … enzovoort.

Office365 heeft nu één team-identiteit gemaakt (gemanaged in Azure Active Directory) met een set van permissies over de verschillende Office-diensten heen. Klinkt technisch… wij noemen het ‘Magic’ maar lig er vooral niet van wakker.

Aan de slag

Je team heeft nu alles om vlotter samen te werken.

Conversaties

  • Alle mails die aan de groep gestuurd zijn worden verzameld in de Inbox
  • Conversaties in die inbox worden gegroepeerd zodat je beter zicht krijgt op wat de leden er van vinden
  • Stuur jij een mail aan de groep dan wordt die verspreid naar de leden

Bestanden & files

  • Er wordt een document library voorzien waar je groep bestanden kan zetten
  • Handige OneDrive-features zoals nieuwe documenten maken en uploaden zijn standaard
  • Samen aan files werken? Standaard!
  • Bestanden delen, als attachment meesturen of een link opnemen naar het bestand in een mailtje.

Kalender

  • Je groepskalender laat toe om events te plannen voor de groep
  • Je kan de groepskalender over jouw kalender leggen en die van de teamleden om zo gemakkelijk te kunnen plannen.
  • Elk teamlid kan een groep-event in de kalender zetten door simpelweg de groep uit te nodigen voor het event.

Navigatie

  • Je vindt je groepen terug in Outlook 2016 in het linkernavigatiemenu of via de webapp.
  • Je kan gemakkelijk bepaalde groepen als favoriet markeren zodat ze bovenaan blijven
  • Via de Groep-header kan je makkelijk switchen tussen mails/gesprekken, bestanden, agenda en notities

Niet zo een lezer? Volg dan een van onze 30′ minuten-webinars!

Webinar 1: Vlotter online communiceren met klanten, contacten en collega’s

Webinar 2: Vlotter van overal samenwerken

Webinar 3: Je office365 veiliger maken en backuppen


Zelf-organiserende teams

Doordat iedereen snel een Office Group kan opzetten kunnen je teams zichzelf vlot organiseren waardoor je onderneming een efficiënt netwerk wordt. Doordat Groups zich ook meteen inwerkt in tal van Office-applicaties wordt samenwerken met collega’s vanuit die apps echt gemakkelijk.

Natuurlijk kan je deze groepen ook centraal beheren. Je IT-manager kan gerust zijn. Je kan ook nog heel wat andere zaken configureren zoals bijvoorbeeld externen toegang geven tot gtroepen etc.

Beschik je al over Office365 maak dan eens een groep aan voor een van de teams waar jij deel van uitmaakt, je zal versteld staan hoe snel de groep zal buzzen van de activiteit. Hulp nodig of meer weten? Contacteer ons gerust.

Gemakkelijk met externen een vergadermoment prikken en je vergadernotities delen | FindTime en OneNote

findtime pluginIedereen kent het wel: je moet met een klant, leverancier of andere persoon buiten je eigen organisatie een tijdstip afspreken en dan begint de e-mail-ping-pong met data, tijdstippen, locaties. Je bent soms meer tijd kwijt met een gaatje te vinden dat voor iedereen werkt dan met de eigenlijke meeting. En dan hebben we het zelfs nog niet over hoe het vergaderverslag uiitendelijk tot stand komt. Dat kan anders, en wel zo:

[more]

 

FindTime

Met Microsoft FindTime, een onderdeel van Office365, stuur je in een paar kliks jouw beschikbare momenten door naar de deelnemers van  de vergadering. 

Zij stemmen op jouw verschillende voorstellen en dat voorstel waar iedereen beschikbaar is, wint. FindTime stuurt vervolgens naar alle deelnemers een uitnodiging die kan worden opgenomen in de Outlook (of andere) agenda.

Wil je FindTime gebruiken dan is de enige vereiste dat jij als organisator van de meeting Office365 hebt. Voor de deelnemers is dit niet verplicht, een e-mailadres is voldoende. Heb je al Office365 dan kan je hier de plugin gratis installeren: https://findtime.microsoft.com/ 

 


Niet zo een lezer? Volg dan een van onze 30′ minuten-webinars!

Webinar 1: Vlotter online communiceren met klanten, contacten en collega’s

Webinar 2: Vlotter van overal samenwerken

Webinar 3: Je office365 veiliger maken en backuppen


Je meetingnotities delen

share-onenoteIs het je al opgevallen dat tijdens een meeting met externe partijen elk voor zich notities neemt? Na de meeting worden die dan per email over en weer gestuurd tot een goede ziel alles bij elkaar brengt en dat weer doormailt aan iedereen. Hoogstwaarschijnlijk volgt er dan nog wel een kort addendum in de vorm van een reply-to-all van wat info die door de mazen van het net is geglipt. De horror!

Het is nochtans heel eenvoudig:

  1. Neem je notities in Microsoft OneNote
  2. Zet die OneNote op Onedrive of Sharepoint
  3. Deel de notitie met de emailadressen van de personen
  4. Iedereen kan nu live de notities meevolgen en indien gewenst kan iedereen zelfs tegelijk zaken toevoegen.
  5. Ook na de meeting kan er nog worden aangevuld, OneNote markeert duidelijk wie wat heeft toegevoegd.

Het enige dat je nodig hebt is OneNote (standaard in Office365) en een OneDrive of Sharepoint om de notitie op te slaan en te delen.

Graag gedaan…

Hoeveel over-en-weer-mailtjes denk jij zo uit te sparen dankzij FindTime en een centrale notitiepagina voor je volgende meetings met mensen buiten je bedrijf?

P.S. Weet je wat ook een goede manier is om je mailbox wat af te slanken? Deze.

 


Niet zo een lezer? Volg dan een van onze 30′ minuten-webinars!

Webinar 1: Vlotter online communiceren met klanten, contacten en collega’s

Webinar 2: Vlotter van overal samenwerken

Webinar 3: Je office365 veiliger maken en backuppen


Waarom online chat op het werk een echte productiviteitsboost geeft | Skype for business

skype 4 business clientOveral duiken chat-mogelijkheden op: Facebook Messenger, whatsapp, Linked In, je favoriete webshop, … maar hoe zit dat IN jouw bedrijf? 50 % kans dat koning email nog steeds regeert. Met uitpuilende mailboxen, onbeantwoorde vragen,  frustratie en heel wat tijdsverlies tot gevolg. Geef je mensen een tool als Skype for business en zie hoe vlotter communiceren jouw bedrijf een boost geeft. En wel zo …

[more]

De meest gebruikte & handigste scenario’s

  • Een snel berichtje: in de stijl van “Is die offerte al binnen?” Of “Waar vind ik onze standaard template?”. Het typische soort vraagjes die geen mail waardig zijn. Je wil niet weten hoeveel er dagelijks (onbeantwoord) doorheen je bedrijf zweven.
  • apparatenBeschikbaarheid: weten of iemand beschikbaar is spaart heel wat tijd. In Skype kan je status zelf wijzigen maar nog gemakkelijker is dat Skype het voor jou doet. Bijvoorbeeld op basis van de afspraken in je Outlook agenda, wanneer je een powerpoint presentatie geeft of wanneer je een tijdje offline bent. Gedaan met te bellen naar een collega om na 7 keer rinkelen te besluiten dat hij ‘waarschijnlijk’ niet beschikbaar is.
  • Waar is Waldo: Skype leert van je locatie. Werk je van thuis en pas je je locatie aan naar bijvoorbeeld ‘homeoffice’ dan zal skype dat volgende keer autoamtisch doen. Ben je op het hoofdkantoor of in een andere vestiging? Ben je onderweg met de Skype app op je smartphone dan zullen je collega’s zien dat je ‘mobile’ bent. Superhandig.
  • Scherm delen of samenwerken in een applicatie: Soms kan je het nog zo goed proberen uitleggen, wat je echt zou willen is het gewoon even tonen. Wel in Skype maak je twee kliks en je collega ziet je scherm (en ziet meteen ook het licht 🙂 ). Je kan nog een stapje verder gaan en samen zaken wijzigen. Bijvoorbeeld in een document of excel.
  • Even ‘skype’ bellen: Van gedachten wisselen is soms gewoon gemakkelijker als je kan babbelen. Van je chat overschakelen naar audio / bellen gebeurt met enkele kliks. Wil je er ook beeld bij dan schakel je video in en wordt de camera van je notebook of smartphone ingeschakeld.

Niet zo een lezer? Volg dan een van onze 30′ minuten-webinars!

Webinar 1: Vlotter online communiceren met klanten, contacten en collega’s

Webinar 2: Vlotter van overal samenwerken

Webinar 3: Je office365 veiliger maken en backuppen


Skype for busines in het kort

Laat je toe om:

  • Te chatten, te bellen
  • Online te vergaderen of zaken te bespreken in groep
  • Online te presenteren, je scherm te delen of online samen te werken

Van op eender welk toestel

  • Notebook of desktop
  • Smartphone of tablet

Met:

  • Collega’s
  • Klanten (indien gewenst)
  • Contacten (indien gewenst)

 Als een lopend vuurtje

Door simpelweg de skype for business chatclient te installeren zullen je mensen steeds meer van bovenstaande mogelijkheden gaan gebruiken. Afhankelijk van je bedrijfstype zijn nog meer uitgebreide mogelijkheden beschikbaar zoals: 

  • Bestanden doorsturen via Skype
  • Presentaties doen
  • Webinars organiseren
  • Skypen met klanten en contacten buiten je bedrijf
  • Vergaderen over skype
  • Conference calls maken
  • Video’s en demo’s opnemen
  • Polls doen onder Skype deelnemers
  • Cloud PBX

 Hoe begin je er aan?

Heb je al Office365 dan zit Skype vermoedelijk al in je bundel. Heb je nog geen Office365 dan kan je Skype for business als aparte service nemen. We helpen je graag verder.

 


Niet zo een lezer? Volg dan een van onze 30′ minuten-webinars!

Webinar 1: Vlotter online communiceren met klanten, contacten en collega’s

Webinar 2: Vlotter van overal samenwerken

Webinar 3: Je office365 veiliger maken en backuppen