Ligt uw organisatie rond deze periode ook een paar dagen stil voor uw jaarlijkse inventarisatie?

scanner datalogic skorpio x3Heel wat KMO’s voeren eind juni hun jaarlijkse stocktelling uit. Alle hens aan dek om in het magazijn alle artikelen fysiek te gaan tellen en af te toetsen met het aantal dat vermeld is in uw ERP-systeem op de stocktellingslijsten. Sommige organisaties zijn zelfs genoodzaakt een aantal dagen te sluiten om deze huzarenklus te klaren, omdat het geheel niet mogelijk is dit te combineren met hun dagdagelijkse bedrijfsvoering. Toch operationeel blijven en aan stocktelling doen? Dit is perfect mogelijk door efficiënt gebruikt te maken van een up-to-date ERP-pakket. Enkele tips:

[more]

Optimaliseer uw jaarlijkse stocktelling

  • Moderne ERP-software maakt het u gemakkelijk om uw stocklijsten af te printen volgens productcategorie, bin-locatie, gang en schaplocatie of een combinatie van beide!
  • Via een draagbare scanner is het simpelweg mogelijk de barcodes te scannen en het getelde aantal in te geven. Deze scanners zijn 1 op 1 geïntegreerd met uw ERP-pakket dus overtypen (met mogelijke fouten tot gevolg) is alvast niet meer van toepassing!
  • Het is perfect mogelijk met de recentste versie van Microsoft Dynamics op een tablet of smartphone rond te lopen in uw magazijn. Zo geeft u direct het correct aantal in. Wenst u bepaalde zaken op de artikelkaart ineens te wijzigen, ook dit is perfect mogelijk want u werkt uiteindelijk rechtstreeks in uw ERP-systeem!
  • Wanneer u werkt met geïntegreerd voorraadbeheer en dit ook consequent gaat doorvoeren heeft u altijd een duidelijk overzicht van uw stock in uw ERP-systeem (bijvoorbeeld Dynamcis NAV). U hoeft uiteindelijk dan maar de opgegeven voorraad in uw ERP-pakket af te toetsen met de werkelijke voorraad en indien nodig simpelweg kleine correcties gaan uitvoeren. 

 

Of doe aan Cycle Counting en verdeel de workload!

warehouseJaarlijks uw magazijn volledig van A tot Z tellen en overlopen kan een tijdrovende kwestie zijn. De Cycle Counting-manier houdt in dat u deze workload verdeelt over verschillende periodes. Zo wordt een bepaald deel van de stock, op een welbepaalde locatie op een vooraf bepaald tijdstip geteld. Zo kunt u meerdere malen per jaar, bv maandelijks, een bepaald deel van uw magazijn gaan controleren ipv uw gehele magazijn in één trek door te nemen. Dit kan verschillende voordelen bieden:

  • Allereerst vermijdt u hierdoor de grote jaarlijkse druk die uw organisatie ondergaat bij de jaarlijkse inventarisatie! Dit bespaart u energie en ook tijd door uw stocktelling te gaan spreiden!
  • Het is minder complex om maar een deel van een magazijn te gaan tellen. Doordat u maar een deel gaat tellen kunnen uw overige bedrijfsactiviteiten gewoon doorgaan en ligt uw verkoop bijvoorbeeld helemaal niet stil!
  • Door telkens maar een bepaalde productcategorie diepgaand door te nemen kunt u ineens ook het stockbeheer hiervan eens in vraag stellen en dit ook aftoetsen met uw verkoop. Zo ziet u ook sneller mogelijke gemiste verkoopsopportuniteiten!
  • Het is bijvoorbeeld ook mogelijk een deel van uw artikelen bijvoorbeeld twee keer per boekjaar te gaan controleren en zo een veel accurater stockoverzicht hebben. Dit kan interessant zijn voor uw belangrijkste productcategorie bijvoorbeeld om zo uw verkoop te gaan maximaliseren en stockbeheer te gaan optimaliseren!

SDE heeft op het vlak van magazijnbeheer de juiste expertise en kan uw organisatie door middel van technologie hierbij sterk vooruithelpen! Microsoft Dynamics NAV & Dynamics 365 zijn de ideale perfecte technologische basis om dit proces binnenin uw organisatie efficiënter te laten verlopen! Beide manier zijn perfect mogelijk binnen onze oplossing, daarnaast gaan BuildMaster en Drinkmaster hierin perfect mee samen!

 

D-Drinks: “We zijn de underdog en Microsoft Dynamics helpt ons opboksen tegen de drankengiganten.”

d-drinks

“We zijn begonnen met letterlijk 1 pallet AriZona Iced Tea en reden met onze koffer volgeladen van drankenhandel naar broodjeszaak enzovoort.” In 2008 startte Steven Van Middelem samen met zijn vennoot Bruno Berlengé vanuit hun eigen garage. 8 jaar later draait D-Drinks een geconsolideerde omzet van 25 miljoen euro met kantoren in Nederland en België terwijl Parijs lonkt. Ter voorbereiding van het webinar Rethink ERP praatten we met mede-eigenaar Steven Van Middelem over hun groei, administratie, marketing, CRM en ERP.

Arizona Iced Tea“Ik herinner me nog goed dat op een winterdag in november 2008 een grote oplegger voor ons huis stond en 1 pallet AriZona Iced Tea werd afgeladen in onze garage. Daarvoor hadden we aan de lijn gehangen met de Amerikanen en te horen gekregen: ‘Sorry guys but I don’t think this is gonna work’. We wilden graag hun iced tea verdelen maar we hadden nog niet echt een bedrijf. We waren gewoon ‘Two dynamic guys who want to distribute your product in Belgium’,” lacht Steven. “We kregen nee op het rekest maar vonden een pallet die al in Europa was en die we konden overkopen.”

Vandaag is AriZona Iced Tea de nummer twee in de Benelux na Lipton. “We zagen een enorm gat tussen enerzijds de waters en anderzijds de traditionele frisdranken,” vertelt Steven Van Middelem. “In het buitenland zit daartussen een heel gamma aan natuurlijke gezonde dranken,” gaat hij verder, “het is onze job om de producten te vinden die ook bij ons in de smaak vallen.”

Je beter organiseren om te groeien

D-Drinks startte met het bedienen van de lunchhoreca in de hoofdsteden maar groeide al snel door in de volle breedte: van F1 over tankstations tot kleine broodjeszaken. Ofwel rechtstreeks door henzelf beleverd ofwel via distributeurs, groothandels en drankenhandels.

Berrywhite“We startten met eenvoudige facturatie in Excel,” vertelt Steven, “waarna we overschakelden op een klein facturatiepakketje in combinatie met een externe boekhouder. Zo konden wij blijven focussen op verkoop. Twee jaar later startten we met onze Nederlandse vennootschap en hadden we wat meer nodig dan louter facturatiesoftware. We kozen een kleine Nederlandse ERP voor zowel België als Nederland en daar werkten we geruime tijd mee maar de ondersteuning was niet wat het moest zijn.”

“Ondertussen hadden we onze sales uitgerust met Microsoft Dynamics CRM en dat liep goed” legt Steven uit. “Zo zijn we bij SDE’s uitbreiding DrinkMaster uitgekomen voor Microsoft Dynamics NAV,” gaat hij verder, “We werken sinds 1 januari 2017 met Microsoft Dynamics & DrinkMaster. Daar doen we het hele financiële luik mee, de aan- en verkoop, voorraadbeheer inclusief stock onder schorsing, planning & dispatching van onze eigen transporten enzovoort. Dynamics helpt ons met de distributie van ongeveer 120.000 units per dag.”

“We willen nu werk maken van verdere integratie tussen CRM en ERP-software. Daar kunnen we veel tijd mee winnen,” verduidelijkt Steven zijn plannen, “ook wat rapportering & BI betreft moet er nog wat gebeuren. DrinkMaster werd voorzien van heel uitgebreide dimensies waardoor we in detail de cijfers per brand per klant kunnen analyseren. Nu moeten al die gegevens gemakkelijker beschikbaar gemaakt worden.”

Instagram @ddrinksbeneluxGuerilla-marketing & social media

D-Drinks verdeelt ongeveer 35 brands gaande van speciale mineraalwaters over natuurlijke sappen en drankjes tot gezonde snacks. Voor elk van de merken worden doelgroepen en de mogelijke verkoopkanalen bepaald waarna sales er mee aan de slag gaat.

Het bedrijf is het DNA waaruit het ontstaan is nog niet ontgroeid. Net zoals in de tijd van Steven’s garage is er nog altijd een heel sterke hands-on mentaliteit aanwezig. Er wordt geen euro aan above-the-line marketing uitgegeven. D-Drinks kiest resoluut voor een guerilla-aanpak, activaties die buzz creëren, sampling & feet-on-the-street campagnes.

Instagram, Facebook en andere social media worden daarna ingezet om die acties verder te verspreiden. “We hebben een full-time social media manager in dienst,” vertelt Steven, “we hebben heel wat merken en die hebben bijna allemaal hun eigen social media profielen waarmee we in contact blijven met de eindconsument en de community.”

“We zijn de underdog, de challenger,” gaat Van Middelem verder, “de grote drankengiganten zien hun aandeel jaarlijks met 3 % krimpen in de traditionele frisdrank. Zij zitten dus ook niet stil in ons segment en daar bovenop hebben zij héél wat macht én gigantische budgetten.”

“Komt daarbij dat het aanbod van producten wel groeit maar de schapruimte in de winkels niet. De grote concurrenten kunnen met hun macht schapruimte kopen. Gelukkig is de consument koning en die wil nieuwe dingen proeven. De winkelier moet dus wel zijn schap dynamiseren en dat is zeker in ons voordeel.”

“Onze kracht zit in het opsporen van nieuwe producten en in te schatten of ze een kortstondige hype zijn of een blijvende trend. We verwachten van Microsoft Dynamics dat het de hele administratieve kant voor zijn rekening neemt zodat wij ons maximaal kunnen focussen op de producten,” besluit Steven.

Tijdens Rethink ERP vertellen we hoe Microsoft Dynamics het bedrijf helpt groeien.

“3 ERP’s later denk ik dat we eindelijk goed zitten.”

FloorHouse AartselaarIT-manager Tom Mampaey openhartig over Floorhouse’s bedrijfssoftware

FloorHouse heeft meer dan 400 parketvloeren in allerhande houtsoorten, over de 800 laminaatvloeren van alle gekende topmerken en een uitgebreid pakket van kurk en vinyl. Het sterk groeiende bedrijf met vestigingen in Antwerpen, Aartselaar, Hasselt, Turnhout en Wommelgem benut haar sterke regionale aanwezigheid maximaal en vult aan met e-commerce vanuit de centrale ERP-software BuildMaster op basis van Microsoft Dynamics NAV. Ter voorbereiding van het webinar Rethink ERP spraken we met IT-manager Tom Mampaey.

[more]

Naast het verkopen van vloerbedekking biedt FloorHouse ook heel wat services zoals levering, plaatsing, onderhoud en het verhuren van allerlei machines. Het bedrijf wilde het administratief werk efficiënter maken, er was nood aan een webshop en het ERP-systeem moest snel uitgerold kunnen worden indien FloorHouse een nieuwe premium retail-locatie vindt.

FloorHouse aanbodAl veel watertjes doorzwommen

Tom: “We hebben op software-vlak al heel wat watertjes doorzwommen. We startten lang gelden met een pakketje Venice dat lokaal op de pc’s draaide vooral voor commercieel beheer maar zonder stockbeheer. We merkten al snel dat we echte erp-software nodig hadden en lieten een pakket op maat ontwikkelen door een kleine lokale partij. Dat zag er goed uit, toen zelfs al in de cloud! Heel onverwacht gingen ze echter failliet. Ik herinner me nog een zware nacht waar we alles moesten backuppen in bestanden want de dag erna ging onherroepelijk de stekker eruit!”

“Met die pijnlijke ervaring nog vers in het geheugen kozen we voor een standaard erp-oplossing van een middelgrote speler. Dat werkte wel maar we moesten ons nog vaak in allerlei bochten wringen. De koppeling met onze webshop zat niet goed en dat is in de retail & doe-het-zelf echt cruciaal. Daarnaast voldeden de rapporteringsmogelijkheden niet voor ons management. En een bedrijf leiden op onvolledige cijfers en buikgevoel is geen goed idee,” gaat Tom verder. Tijdens Rethink ERP wordt ook de rapporteringsfunctionaliteit van Power BI in combinatie met Dynamics NAV getoond.

“We merkten ook dat onze business een aantal speciale elementen bevatte waar het ERP-pakket niet mee weg kon. We willen bijvoorbeeld weten hoeveel m² we verkopen terwijl de ERP enkel kon vertellen hoeveel pakken van een bepaalde vloer. Ook het artikelbeheer was onhandig. Op een jaar tijd komen er 300 nieuwe vloeren in ons gamma en gaan er 300 andere uit. Voor elke vloer zijn er tal van gerelateerde producten, bijvoorbeeld plinten. Dat is dus erg dynamisch! In totaal hebben we zo ongeveer 12.000 artikelen die we beheren en dat ging moeizaam in het toenmalige pakket. Bovendien hebben wij ook heel veel technische kenmerken per artikel: afmetingen, slijtklasse, kleur, afwerking … De vermenigvuldiging van aantal artikelen maal technische kenmerken resulteert in 150.000 data-points om up to date te houden.”

“Een andere belangrijke factor waarom we na verloop van tijd dat pakket over boord gegooid hebben was de lage gebruiksvriendelijkheid. Er was een lange leercurve met intensieve opleidingen en we kregen het soms gewoon niet uitgelegd aan onze mensen. Al die tijd die ze moesten investeren in het werken met onhandige software kon beter besteed worden aan productkennis opdoen, plaatsingskennis verzamelen en onze klanten beter soigneren.

Zo pakte FloorHouse de ERP-selectie aan

“Naast onze eigen ervaringen gingen we kijken bij collega’s en concurrenten. Wat draaide er bji hen? We googlden en surften ons gek en maakten een longlist van belangrijkste vendors zoals Oracle, SAP, Microsoft tot en met 2 zelfstandigen met een mooi maatwerkpakket.”

Onze initiële lijst van een 15-tal partijen dunden we uit naar 10 en die evolueerde naar een 6-tal bedrijven die een demo kwamen presenteren. Onze belangrijkste criteria

  • Continuïteit: geen firma van 2 man meer. We wilden een langetermijnpartner en een bewezen oplossing.
  • 80 % van onze noden moest standaard in het pakket zitten, 20 % maatwerk was de maximum.
  • Functioneel wisten we heel duidelijk wat we wilden uit onze vorige ervaringen.
  • Een doordachte invulling van Tom’s lastenboek door de partner.

 “Het straffe is dat SDE eigenlijk niet in de longlist zat!” vertelt Tom. “We waren wel al overtuigd van Dynamics als platform maar we focusten ons vooral op partners met ervaring in zuivere retail. Type schoenen en kledij dus maar we zagen tekortkomingen op functioneel vlak. Zo zijn we dan uiteindelijk dieper gaan graven bij de Dynamics partners en kwam SDE met haar BuildMaster-uitbreiding voor doe-het-zelf en bouwhandels als ideale partner uit de bus.

Tom’s adviezen voor een vlotte erp-implementatie

  1. floorhouse verhuur

    Doe het gefaseerd! In ons geval hebben we eerst commercieel beheer, boekhouding en artikeldata opgezet in Dynamics NAV. Daarna was logistiek, aankoop en magazijn aan de beurt gevolgd door rapportering voor de directie. Als laatste kwam dan de webshop & e-commerce integratie.

  2. Luister naar je mensen op de vloer. Wij hebben bijna letterlijk de consultants van SDE opgesloten bij de aankoper, bij de boekouder, bij een toonbankmedewerker etc. Da’s goed voor je ERP maar ook voor de betrokkenheid van je mensen. Zij hebben mee bepaald hoe ze binnenkort gaan werken.
  3. Je bouwt voor de eindgebruiker, niet voor IT of voor de baas. Bij ons heeft het management zelfs maar een ‘limited user’ in Dynamics NAV. Zij werken er niet zo diepgaand in. Zet dus je mensen centraal die er elke dag in zullen ploeteren.
  4. Communiceer de voortgang en maak het leuk. Na elke grote blok of fase organiseerden we een infosessie. Soms eens op een andere locatie om het leuk te maken. Dat creëert een zekere trots en enthousiasme. Onze infosessies waren altijd vrijblijvend en 90 % van onze mensen was toch aanwezig!
  5. Besteed genoeg aandacht aan opleiding! Dynamics NAV is supergebruiksvriendelijk, onze verkopers een toonbankmedewerkers hebben we bijvoorbeeld zelf opgeleid in kleine groepjes van 3 man. Met 3 trainingen van een halve dag waren ze er mee weg. Nieuwkomers worden nu zelfs gewoon on-the-job getraind. Voor andere zaken heeft SDE diepgaande opleidingen gegeven bijvoorbeeld voor boekhouding en het financiële luik en ook rond rapportage.

 

“We zijn heel vlot live gegaan op een zondag. Heel bewust 3 maand voor onze drukste periode maar op een beetje finetunen na liep alles gesmeerd. In het begin kregen we af en toe wel het “vroeger was het beter” te horen maar we konden dan even snel vergelijken in ons oud systeem en dan werd het snel stil. We bouwen nu onze geïntegreerde sana-commerce webshop verder uit omdat e-business echt groeit in onze markt. Met Dynamics NAV als platform kunnen we nu verder evolueren en groeien.”

 

“Het bilan na 6 maand webshop %20 PIM is positief maar er is nog werk aan de winkel!”

Berma DecorBerma-Decor en Berma-Bru zijn groothandels van meubelbeslag, keukenaccessoires en bouwbeslag. Hun duizenden technische artikelreferenties vlot beheren was een grote uitdaging. Gedelegeerd bestuurder Peter Landuyt vertelt ter voorbereiding van de webinar Rethink ERP over het uitrollen van een PIM én geïntegreerde e-commerce bovenop hun ERP-systeem Dynamics NAV. 

[more]

“Onze PIM-implementatie en het uitrollen van onze nieuwe webshop waren eigenlijk het gevolg van onze recente ERP-implementatie. We hadden al langer een webshop en hoewel ik heel hard geloof in de persoonlijke verkoop kan je vandaag echt niet meer zonder e-commerce,” vertelt Peter Landuyt, gedelegeerd bestuurder van Berma-Decor en Berma-Bru.

De oude ERP en de oude webshop waren niet los te koppelen van elkaar. ERP vernieuwen betekende dus ook de e-commerce vernieuwen. Al snel rees de vraag vanuit welke bron de duizenden artikelreferenties hun weg zouden vinden naar de nieuwe webshop. Zo ontstond de driehoek van Dynamics NAV als ERP-software gekoppeld met Perfion als PIM (product information management oplossing) en Sana Commerce als geïntegreerde webshop. Tijdens het webinar Rethink ERP gaan we dieper in op welke info er nu juist uit welke systemen komt.

Waarom investeerde je zo sterk in software?

“Er waren 3 belangrijke redenen waarom we op korte termijn zo hard hebben ingezet op digitale transformatie,” vertelt Peter. “De meubelbranche staat onder druk door import, veranderende manieren van wonen enzovoort. Daarnaast zien we de segmenten badkamers en interieurbouw dan weer wat groeien en de keukenbouw eerder stagneren. Meer dan vroeger is onze business in beweging en we moeten daar flexibel op kunnen inspelen. Daarvoor hebben we dynamische software nodig”

“Ten tweede moet je vandaag een webshop hebben om nog relevant te zijn en als je er echt voordeel uit wil halen moet hij gedetailleerd en uitgebreid genoeg zijn. We zien het als een noodzakelijke aanvulling op ons salesteam van 13 mensen. Ten derde moet je over open systemen kunnen beschikken die gemakkelijk zijn gegevens kunnen delen met andere applicaties.”

Waar staan jullie nu na ongeveer 6 maand met de nieuwe webshop en PIM?

Berma Decor“Eigenlijk gaat het om 3 webshops: www.bermabru.be,  www.bermadecor.be en www.furnifit.be Op dat vlak maken we al een mooie efficiëntiewinst want we beheren die 3 shops centraal vanuit één systeem. We merken ook grote verschillen voor die 3 bedrijven. De klanten van Bermabru zijn het al langer van ons gewoon dat ze via e-commerce met ons zaken kunnen doen. Voor dat bedrijf gaat ongeveer 10 % van onze orders over de webshop na een half jaartje online. Bij Furnifit en Berma-Decor moeten we nog wat meer reclame maken voor onze webshops maar dat ziet er veelbelovend.” Tijdens Rethink ERP gaan we dieper in op het team van mensen dat instaat voor de webshop en de PIM.

“Wat onze PIM betreft boeken we mooie vooruitgang. Hierdoor kunnen we artikelen gemakkelijk met al hun info beschikbaar maken online. Het eigenlijke ingeven van alle artikelinfo gaat heel vlot. Er kruipt echter meer tijd in het verzamelen van de info bij alle leveranciers. We zien daar grote verschillen van producent to producent in beschikbaarheid, snelheid van aanleveren en formaat waarin je het aan krijgt. Taal is ook vaak een heikel punt want wij hebben alle info nodig in het Nederlands en Frans waardoor we vaak nog zelf moeten vertalen.”

Hoe zie je jouw digitaal platform nu verder evolueren?

Berma Decor Webshop“Wat onze webshop betreft zit de basis goed, de orders komen binnen en onze klanten kunnen online zelf opvolging ervan doen. Vermoedelijk kunnen we de webshop nog verder verbeteren maar dat wil ik rustig aanpakken. Het is belangrijker om nu eerst meer klanten en contacten op de huidige webshops te krijgen.”

“De grootste winst zie ik trouwens niet echt in het plaatsen van het online order. Onze mensen kijken namelijk elk order, web of offline, nog volledig inhoudelijk na. Dat is een van onze klantenservices: zorgen dat je de juiste componenten en artikelen besteld voor het werk dat je te doen staat. De grootste winst voor ons zit in het self-service-gehalte om een order op te volgen via de shop, vorige orders te consulteren, productinformatie en plaatsingsinstructies op te zoeken enzovoort.”

De integratie tussen Dynamics NAV als ERP en Sana commerce als webshop is erg doorgedreven. 

“Wat onze PIM betreft is het mij ondertussen duidelijk dat we daar 1 fulltime medewerker op nodig hebben om alles up to date te houden. Vroeger deden we dat met minder mankracht maar onze output is nu vele malen groter en de kwaliteit van de info is een pak hoger en dat kadert ook weer in onze drang naar zeer goede service.”

“De output van onze PIM is voorlopig nog vooral gefocust op de webshop. In de toekomst bekijken we wat we kunnen doen om onze printcatalogen te vullen, offertes te verrijken en ga zo maar door. Nog genoeg werk voor de boeg dus maar we beschikken nu over de juiste tools om het goed aan te pakken!”