Microsoft Office 365 – September update

De Microsoft Office 365 updates van deze maand staan vooral in het teken van security en privacy. We lichten de updates voor Teams, PowerBi en Cloud App Security uit maar je kan de volledige update bekijken in het filmpje onderaan. 

[more]

Microsoft Teams

Er komen deze maand verschillende verbeteringen in Microsoft Teams. Een gedroomde verbetering is bijvoorbeeld dat je nu je status op ‘Do not disturb’ kan zetten maar daar uitzonderingen op kan maken. Zo kunnen bepaalde collega’s (of je baas, bijvoorbeeld), je altijd bereiken.

Dat doe je door naar settings > privacy te gaan. Daar kan je instellen dat je van bepaalde mensen nog altijd notificaties ontvangt. Handig als je bijvoorbeeld een paar uur wil wijden aan een bepaald project en enkel gestoord wil worden door je teamleden die ook aan dat project werken.

Een handige features voor mensen, zoals wij bij SDE, die Teams dagelijks gebruiken.

Microsoft Teams kan nu ook integreren met Skype For Business, waardoor het programma nog meer dienstdoet als je centrale communicatie hub.

Microsoft PowerBI

PowerBi zorgt voor heldere, transparante rapporten over de toestand van je bedrijf. Je behoudt de complete controle over welke rapporten je deelt met wie. Zo bezitten je sales reps, C-level collega’s, boekhouders, etc. altijd over de juiste informatie.

Maar hoewel PowerBi er fantastisch uitziet op een scherm, bleken de rapporten minder helder als je ze afdrukte. Microsoft luisterde naar de feedback van gebruikers en voegde een ‘Export to PDF’ feature toe aan de software. Die vind je onder ‘File’. Zo kan je alles gemakkelijk doorsturen per e-mail of afdrukken.

Microsoft Cloud App Security

Volgens Microsoft onderzoek zijn 30% van de apps die bedrijven gebruikt niet voldoende beveiligd. Microsoft Cloud App Security evalueert elke app en geeft haar klanten inzicht in de veiligheid van hun systemen.

Met deze check ben je dus zeker van je apps!

Hopelijk heeft deze blogpost je wat inspiratie gegeven over wat je allemaal kan doen met Microsoft Office 365. Het softwarepakket bevat dan ook heel wat meer dan enkel en alleen Word en Excel. Vraag je je af hoe Office 365 je kan helpen je plannen te realiseren? Ons team staat je bij:

 Contact

 

Bekijk hier de volledige video:

Nieuw ERP-systeem? Denk aan gebruiksgemak

 

Denk je aan een nieuw ERP-systeem, dan moet je ook rekening houden met hoe het pakket in je bedrijfsprocessen past. Die ‘fit’ moet op twee niveau’s gebeuren: koppeling met andere applicaties en gebruiksgemak. Hier moet je rekening mee houden. 

[more]

Eenvoudig te koppelen met uw andere applicaties5.

Kies een ERP-systeem dat gemakkelijk aansluit bij de andere administratieve software die je gebruikt in je onderneming.

De krachtige hedendaagse ERP–toepassingen en andere software zoals CRM, SharePoint, Office en PowerBI-applicaties bezitten een groot vermogen om je meer controle te geven over operaties. Ze helpen je om bedrijfsprocessen en workflows te stroomlijnen, productiviteit te boosten en je dieper inzicht te bieden in je business.

Als deze toepassingen echter niet vlot zijn geïntegreerd, blijft dit potentieel onaangeroerd. Systemen die niet met elkaar verbonden zijn, verplichten je gegevens meerdere keren in te geven, je mist inzichten, kosten nemen toe en resultaten nemen af. Kortweg: door geen verbanden te leggen tussen verschillende gegevensbronnen verspil je opportuniteiten. Wanneer je dus een nieuwe ERP kiest, zorg er dan zeker voor dat je begrijpt hoe het nieuwe ERP-systeem integreert met andere veelgebruikte kritieke bedrijfssystemen, en hoeveel moeite het kost om de connectie te verkrijgen die je nodig hebt.

Sommige ERP verkopers zouden kunnen suggereren dat ze integratiecomplexiteit en kosten kunnen reduceren door de processen te vereenvoudigen. Wees hier echter voorzichtig mee. Aanvankelijk kan vereenvoudiging misschien helpen, maar op lange termijn moeten bedrijfsprocessen je reële business steunen, en niet de vereenvoudigde versie ervan. En deze “bespaarde” IT kosten kunnen later weer bovendrijven, wanneer je merkt dat je de integratie toch nodig hebt

Een laatste punt om over na te denken: het kan zijn dat j technische bijstand nodig hebt bij het koppelen van data en applicaties. Wees er dus zeker van dat de verkopers of hun implementatiepartners die je overweegt er zullen zijn wanneer je ze nodig hebt, om systemen te helpen koppelen en zo tot end-to-end business procesverbetering te komen.

Het gebruiksgemak van de ERP moet zich op 4 niveau’s afspelen

Kies een business management solution die gebruiksgemak levert. Dit klinkt uiteraard logisch. Neem echter even de tijd om ‘gebruiksgemak’ te bekijken vanuit deze vier verschillende perspectieven.

1. Toepasbaarheid in het hele bedrijf

Hoe groter het gebruiksgemak voor alle afdelingen van uw bedrijf, hoe meer voordeel er uit ERP-software kan worden gehaald. Bijvoorbeeld tussen het management en de medewerkers, boekhouding en distributie, sales en productie, … Een consistent gebruiksgemak zorgt voor een betere communicatie en samenwerking, waardoor deadlines worden gehaald en de beste beslissingen worden genomen.

2. De individuele gebruikservaring

Een goed ERP-pakket moet uiteraard moeiteloos te begrijpen en te gebruiken zijn. Hoe intuïtiever de gebruikersinterface, hoe minder nood aan uitgebreide opleidingen, waardoor je tijd en kosten bespaart. Je werknemers zullen dus sneller op kruissnelheid komen en hun productiviteit en efficiëntie zullen toenemen.

3. Cloud-gebaseerde opties

De flexibiliteit om een deel, of alles, van uw administratieve software in de cloud te implementeren opent extra mogelijkheden ten aanzien van gebruiksgemak: eenvoudigere implementatie, betere probleemoplossing, makkelijker onderhoud, … Hierdoor neemt de werklast van uw werknemers af waardoor de focus kan worden verlegd om zo uw bedrijf naar een hoger niveau te tillen.

4. Compatibiliteit met andere systemen die je bedrijf gebruikt.

Afzonderlijke bedrijfssystemen mogen dan wel makkelijk in gebruik zijn, hun voordeel kan verloren gaan wanneer ze niet op een consistente manier samenwerken. De juiste keuze is dan ook dat ERP-systeem dat op dezelfde manier werkt als de andere systemen en technologieën waar het bedrijf reeds gebruik van maakt.

Dit zijn maar enkel van de dingen waar je rekening mee moet houden wanneer je een niet ERP-programma kiest. Ons e-book bevat meer tips en uitgebreide informatie over het ERP-systeem van de toekomst. Download het volledige e-book hier:

Heb je liever persoonlijk contact met een consultant die je bij je keuze kan bijstaan? Onze ERP-experten beantwoorden graag je vragen:

Contacteer ons

Dit is wat je aan je ERP-partner moet hebben

Dit is wat je aan je ERP-partner moet hebbenAls je naar een nieuw ERP-pakket zoekt, zoek je ook naar een nieuwe ERP-partner. De ene keuze bepaalt de andere. Dus dit is wat je ERP-partner zeker voor je moet doen:

[more]

Een goede relatie met de ERP-producent of vendor is cruciaal

Check of de ERP-producent gekend staat voor zijn kwalitatieve service en tevreden klanten.

Wanneer u een betrouwbare ERP-oplossing kiest, gaat u meestal in zee met twee partijen. Enerzijds is er uw implementatiepartner. Een lokale partij met ervaring in uw sector die de basissoftware van binnen en van buiten kent en die deze afstemt op uw maat. Daarnaast is er de vendor of ontwikkelaar van deze basissoftware. De rol van deze vendor wordt vaak onderschat of onterecht geminimaliseerd.

Wie het volledige potentieel van zijn ERP wil benutten, houdt ook rekening met de vendor. De belangrijkste reden hiervoor is continuïteit.

De noden wat betreft ERP voor uw bedrijf zullen evolueren. De eisen van leveranciers en klanten zullen dat ook, de wettelijke verplichtingen voor uw bedrijf evenzeer. Omdat de ERP het hart van uw bedrijf wordt, moet de oplossing niet alleen voldoen aan uw huidige eisen maar moet u ook zekerheid hebben dat de basissoftware mee zal evolueren. Vraag naar de toekomstvisie van de ERP-oplossing, een roadmap zodat u zeker kan zijn dat u goed zit voor de komende 10 jaar.

Uw implementatiepartner is steevast het eerste aanspreekpunt voor alle vragen maar wat als die partner het laat afweten? Zorg dat u dan rechtstreeks terecht kan bij de vendor, bij voorkeur in uw eigen taal. Ga na of er ondersteuningsvoorzieningen zijn in de vorm van klantenportalen en online trainingsfaciliteiten. Biedt de vendor een klantencommunity waar gebruikers elkaar helpen met problemen?

Ook interessant is te weten welke verschillende ‘support packages’ de vendor aanbiedt aan de implementatie-partners en welke daarvan door uw voorkeurspartner gekozen werd. Zo krijgt u een indicatie van de snelheid waarmee vragen geëscaleerd kunnen worden naar de vendor.

Kies een ervaren implementatie-partner met referenties

ERP moet meer zijn dan louter resource planning. Het spreekt dan ook voor zich dat u een ERP-partner zoekt die méér is dan een vakidioot die alles afweet van ERP maar niets van alles wat er rond hangt. Uw toekomstige ERP-partner moet u kunnen bijstaan met raad én daad.

Daarnaast wil u vooral een partner die uw sector kent. Uw bedrijf mag dan wel uniek zijn en het ERP-pakket mag dan wel op maat gemaakt worden u zult zich steeds aligneren met processen die gangbaar zijn in uw sector. Als uw ERP-partner hier reeds ervaring mee heeft geniet u dubbel van dit voordeel: in het opdoen van nieuwe kennis & in het beperken van implementatiekost.

Een laatste belangrijk punt is dat u een partner moet vinden die zijn IT-kennis met u wil delen. Te vaak zijn partners heel actief om de verkoop te maken en hoor je er na oplevering van het project niets meer van. Dat is jammer want IT is continue in beweging en biedt doorlopend nieuwe opportuniteiten om uw bedrijf te optimaliseren. Een partner die actief zijn IT-kennis deelt, maakt u hierop attent.

Zoek een partner die actief ondersteund wordt door de software-producent. Een vermelding op diens website is niet goed genoeg. Partner en vendor moeten regelmatig contact hebben. Certificaties spelen zeker ook een rol, enerzijds van de werknemers van uw partner maar ook van de partner zelf, bijvoorbeeld ISO-kwaliteitscertificaties, een hoog partnercertificaat bij de vendor, etc.

Verwacht continue innovatie van uw ERP-leverancier

Innovatie

Kies die ERP-oplossing die continu innoveert en niet bij de pakken blijft zitten. U hoeft daarom niet steeds mee te evolueren maar u wil op zijn minst de optie hebben om in te spelen op de nieuwste technologie wanneer dat voor u een meerwaarde is.

 

Vele ERP-software bedrijven bieden oplossingen aan die vandaag een goede zaak lijken. Het betreft competitief geprijsde producten die schijnen te voldoen aan uw huidige noden die uw bedrijf zullen helpen vlot te doen lopen. Zal dit echter binnen twee jaar nog steeds het geval zijn? En binnen vijf jaar? Het is logisch dat uw bedrijf tegen dan zal zijn geëvolueerd. En wie kan met zekerheid de economische toestand, competitieve ontwikkelingen of wettelijke veranderingen voorspellen? Er zullen wellicht nieuwe technologieën opkomen waardoor wat men vandaag de dag state-of-the-art waant binnen een paar jaar old-school zal aanvoelen.

Verzeker u ervan dat de aanbieders waarmee u spreekt een langetermijnvisie hebben op technologie. Zorg dat ze u een gedetailleerde roadmap kunnen voorleggen, waarin wordt aangegeven hoe nieuwe technologie zal worden geïntegreerd en hoe nieuwe releases worden uitgerold. Indien dit niet het geval is, zet u de toekomst van uw bedrijf op het spel wanneer u bij zo’n aanbieder uw nieuwe ERP kiest. Zoek dus naar een aanbieder met een geschiedenis van consistente productreleases en technologieverbeteringen. Vraag daarom elke verkoper zeker naar hun technologieroadmap, en let in het bijzonder of deze:

Nieuwe technologieën omarmt die u flexibiliteit en keuze bieden. (bijvoorbeeld cloud computing)

Continu interoperabiliteit verbetert met CRM en andere business productiviteitstoepassingen. Elke vooruitgang op dit vlak, zal zich direct vertalen in een productiviteitsboost en kostenreductie voor uw bedrijf.

Het onderliggende technologieplatform verbetert. Dit helpt bij het vereenvoudigen van applicatie-integratie met andere bedrijfssoftware.

Dit zijn maar enkel van de dingen waar je rekening mee moet houden wanneer je een niet ERP-programma kiest. Ons e-book bevat meer tips en uitgebreide informatie over het ERP-systeem van de toekomst. Download het volledige e-book hier:

Heb je liever persoonlijk contact met een consultant die je bij je keuze kan bijstaan? Onze ERP-experten beantwoorden graag je vragen:

Contacteer ons

5 trucjes om Outlook nog efficiënter te maken

Outlook

Ben je een Microsoft Office-user, dan gebruik je waarschijnlijk elke dag Outlook. Het programma houdt niet alleen je e-mail inbox up-to-date, maar werkt ook als agenda. Maar wist je dat Outlook veel meer kan dan enkel dat? Hier zijn 5 trucjes om Outlook nog efficiënter te maken:

1) Verander het aantal lijnen in Message Previews

Dit is een handige truc om dubieuze marketers te slim af te zijn.

Je kan in je inbox de grootte van de preview van boodschappen veranderen. Zo zie je een groter deel van de mail voor je hem opent. Als je veel mails krijgt die eigenlijk de moeite niet waard zijn, kan je dus op voorhand al een selectie maken:

Microsoft Office Outlook Message previews

2) Outlook’s Clean up folder process

Dit is een pareltje als je regelmatig heen en waar mailt met contacten. Je kent het wel, je stuurt een mail naar 3 mensen om een meeting te regelen, zij antwoorden met voorstellen en voor je ’t weet beslis je 15 mails later om het toch maar via Skype te doen.

Allemaal goed en wel, maar ondertussen staat je inbox vol met mails. Clean Up Folder verplaatst alle overbodige mails in de folder die je selecteert naar de prullenbak. Of naar een andere folder van jouw keuze.

Microsoft Office Outlook Clean Up Folder

Zo ziet je inbox er meteen een stuk overzichtelijker uit en heb je een duidelijk beeld van hoe je werkdag eruit ziet.

3) Je e-mail plannen

Soms wil je dat een e-mail op een bepaald tijdstip toekomt. Bijvoorbeeld een mail naar een contact van wie je weet dat ze op zaterdag haar e-mails controleert. Of een herinnering naar een vergeetachtig teamlid een paar uur voor een belangrijke deadline.

Of, als je stiekem wilt zijn, kan je je baas overtuigen dat je zaterdag om 22.03 nog aan het werk bent.

Met Outlook kan het gemakkelijk:

Microsoft Office Outlook E-mail planner

4) Outlook Quick steps

Wil je je productiviteit en efficiëntie de hoogte in duwen? Met Quick Steps kan je zelf je Commands instellen, zodat je met een paar vlugge keystrokes je Outlook volledig onder controle hebt.

Microsoft Office Outlook Quick Steps

Dit is een prachtig trucje voor geavanceerde gebruikers die er trots op zijn oogverblindend vlug te typen. Aangeraden door onze developers.

5) Outlook Rules

Outlook Rules is niet alleen een van onze favoriete uitspraken, het is ook de naam van een handige feature binnen je e-mailprogramma.

Je kan zo specifieke events automatisch laten gebeuren. Zo kan je alle boodschappen met specifieke woorden in, in een bepaalde folder droppen. Zo komen alle mails met de woorden ‘project Jabberwocky’ meteen in de Jabberwocky folder terecht.

Microsoft Office Outlook rules

Hoewel het therapeutisch kan zijn om al je beantwoorde mails meteen weg te archiveren (zo voelt het voor mij toch aan), is het een stuk makkelijker als Outlook het zelf voor jou doet.

Dat zijn maar enkele van de dingen die Outlook voor je kan doen. Lees je graag verder, dan vind je hieronder onze blogs over Outlook en Office 365:

Microsoft Office 365 updates:

Lijkt je dat veel werk om te doorworstelen (en als je dit leest ben je wel fan van efficiëntie), dan kom je hier in contact met ons Office 365-team, dat je graag uitlegt wat dit software-pakket voor je kan doen:

 SDE Office 365 contact

Bron: Makeuseof.com