Hoe ga je het best om met data wanneer je een backup wilt nemen.

back-up

Het gevaar van Cryptolockers, dataverlies, hacking en hardware failures zijn vandaag de dag geen uitzondering meer.  Het kost dan ook handen vol geld om verloren of corrupte data terug te halen wanneer je geen backup hebt. Wij vertellen je graag hoe je het best met deze data kan omgaan en wat de nieuwste trends hierin zijn.

3-2-1 Backup principe

We beginnen met het 3-2-1 principe. Het 3-2-1 principe is een minimale opzet voor de beveiliging van je gegevens.

  • Het cijfer 3 staat voor het aantal kopieën van je data. Deze dien je te verspreiden over verschillende datadragers.

  • Het cijfer 2 staat voor het aantal verschillende media of datadragers (tape, NAS, USB, cloud) naar waar de backup moet genomen worden.  In de praktijk zien we dat sommige toestellen al eens kunnen haperen en dit pas wordt opgemerkt wanneer men effectief de backup nodig heeft.Hier kan je het best kiezen om 2 tot 3 verschillende backup media te gebruiken en deze zo ver mogelijk uit elkaar te zetten. Bv: een backup in een ander gebouw of een andere ruimte. Het is touwens absoluut niet verstandig het backup toestel te plaatsen in de technische ruimte waar de server staat, denk maar aan blikseminslag, overstroming, waterlek enz…
  • Het cijfer 1 staat voor een offsitebackup. Hiermee bedoelen we een backup die niet op jullie site plaatsvindt. Tegenwoordig zijn er talloze oplossingen, SDE kiest er voor om de backup in een datacenter van Microsoft te nemen.

Office 365

Office 365 is vandaag niet meer weg te denken. Het geeft ons soms een vals gevoel van veiligheid want de documenten en mails draaien toch in de cloud die automatisch wordt gebackupt door Microsoft. In de praktijk is niets minder waar.  Als IT verantwoordelijke binnen de organisatie ben jij nog steeds verantwoordelijk voor je eigen data in het Datacenter van Microsoft. Dit wil zeggen dat daar ook best een eigen backup moet worden voorzien.
Een eigen backup van je Office 365 omgeving biedt heel wat voordelen:

  • Een volledige omgeving (bijvoorbeeld sharepoint) terugzetten in enkele kliks
  • Of slechts enkele verloren files selectief terughalen (niet mogelijk met stanaard microsoft office 365 backup)
  • Snel terugzetten wanneer jij het wil (in tegenstelling tot 3 a 4 dagen  moeten wachten op de Microsoft-backup)
  • Je kiest zelf hoelang je je backups bewaart (maximum Microsoft retentie voor mail 30 dagen en voor sharepoint files 93 dagen
  • Een hogere performantie
  • Geen onverwachte recovery-kosten

Restore data

Last but not least is het omgaan met de backups. Wij bij SDE doen tijdens het OHC maandelijks een restore van de bestaande backup. Dit wil zeggen dat de data getest wordt of die wel degelijk kan teruggezet worden. Er zijn gevallen bekend waar de backup ggenomen wordt, maar uiteindelijk corrupt blijkt te zijn wanneer die wordt terug gezet.

Met bovenstaande tips kan je al veel problemen vermijden. Indien je meer info wenst over backup aarzel niet ons te contacteren.  

3 niveaus van artikel- en productinformatiebeheer bij bouw en-technische groothandels

vijs

Het beheer van productinformatie is voor bouwhandels en technische groothandels een hele uitdaging. Niet alleen is er het een zeer uitgebreide assortiment, van moeren tot betonmolens, maar bovendien hoort bij elk artikel ook technische informatie zoals de lengte, breedte, de maximale belasting, buiten- of binnengebruik, enzovoort. Daar komt nog de prijsinformatie bij. Hetzelfde artikel kan verkocht worden tegen soms vijftien verschillende prijzen in functie van het soort klant – particulier, aannemer, vaste klanten, … Bouwhandels en technische groothandels moeten dus zeer veel gegevens per artikel bijhouden en dat is geen sinecure, ook al omdat het productassortiment zelf snel verandert.

We zien in de markt ruwweg drie niveaus van maturiteit op het vlak van informatiebeheer:

  1.  Papieren productcatalogussen van de leverancier in dikke mappen. Deze aanpak is in feite niet langer vol te houden. De papieren productcatalogussen staan in dikke mappen bewaard in kasten. Ze nemen niet alleen veel plaats in maar de informatie is vaak na zes maanden al verouderd. Door hun omvang is het ook moeilijk om er snel de gegevens in te vinden die je zoekt. Kortom, het is onmogelijk om op deze manier snel de juiste informatie te geven waar klanten om vragen. Toch zijn er nog altijd bedrijven die zo werken. We kunnen hen aanraden om zo snel mogelijk te moderniseren.

  2. Digitale catalogussen in combinatie met prijsinformatie uit een eigen ERP-pakket  en informatie op de eigen website of op die van leveranciers. De meeste bouwhandels en technische groothandels bevinden zich in dit niveau van databeheer: in pdf’s en Excel-sheets op hun server bewaren ze de technische specificaties en producteigenschappen van de artikels, maar de prijsinfo zit in het ERP-pakket. Dat werkt natuurlijk al een stuk sneller, efficiënter en correcter dan de papieren aanpak. Het nadeel is wel dat je dan twee aparte informatiebronnen moet doorzoeken wanneer een klant een specifieke vraag stelt zoals ‘Welke boordstenen passen bij deze tegels?’. Met BuildMaster , een ERP-pakket voor de technische groothandel gebaseerd op Microsoft Dynamics 365 Business Central (voorheen Dynamics NAV), is het alvast gemakkelijk om gegevens zoals prijsinformatie te importeren in het systeem.
  3. Een volwaardig PIM-systeem. Een softwarepakket voor Product Informatie Management (PIM), zoals dat van Perfion , integreert alle gegevensbronnen met elkaar. Zo kan het gekoppeld zijn met je eigen ERP-pakket en met externe informatiebronnen zoals een leveranciersportaal. Je hoeft zelf dus niets meer manueel in te voeren en je werkt veel sneller. Met Perfion kan je bijvoorbeeld alle soorten productgegevens vanaf een centraal punt overzichtelijk onderhouden. Als je productgegevens aanpast, gebeurt dat ook meteen op alle plaatsen tegelijk waar het product wordt weergegeven, bijvoorbeeld een digitale catalogus of een website, zodat de consistentie van de informatie verzekerd is.
    Bovendien kan je ook de gegevens doorzoeken en filteren, zodat het mogelijk is om snel aanpassingen door te voeren bij een hele serie producten tegelijk. Met zo’n centraal systeem voor gegevensbeheer kan je gemakkelijker een online shop uitbouwen, waar je de informatie ook beschikbaar stelt voor klanten. Als ze de technische specificaties niet kunnen bekijken, zullen klanten immers niet snel iets online bestellen.

Steeds meer bedrijven ontdekken nu de grote voordelen van een PIM-systeem – sneller werken en betere klantenservice. Maar daar stopt het nog niet. SDE engageert zich om de efficiëntie nog een niveau hoger te tillen en is adviespartner in een project voor het uitbouwen van een centrale database met alle technische productinformatie voor de bouw- en technische groothandelsector. Deze kunnen dan naar die database linken zodat ze zelf niets meer in hun eigen software hoeven in te voeren.