Bouwgroep Gedimat: Lessen uit een multicompany ERP-implementatie

o-gedimat-bouwgroep-remysen_400

Walter Deburchgrave, bedrijfsleider van Gedimat Bouwgroep en natuursteenspecialist Den Dam, heeft heel wat op zijn boterham. BuildMaster, de SDE-sectoroplossing voor bouwhandels, ging er in januari in vijf vestigingen tegelijk live. Op 21 mei vertelt hij op het ReThink ERP-event hoe dat in zijn werk ging. We lichten al een tipje van de sluier op.

Bouwgroep Gedimat is een bouwhandel met 3 vestigingen: Remysen in Turnhout, Van Gils in Ravels en Van Helmont in Hasselt. Het bedrijf verkoopt traditionele bouwmaterialen zoals bouwgereedschap, cement en dakmaterialen aan particulieren en professionals. Den Dam bewerkt en levert dan weer natuursteen, tegels en Megamix metselmortel aan particulieren en aannemers. En dat vanuit twee vestigingen in Beerse. Met andere woorden, flink wat vestigingen met een waaier aan verschillende producten en diensten. Een multicompany onderneming.

BuildMaster, een gespecialiseerde uitbreiding voor de bouwhandelsector op basis van Microsoft Dynamics 365 Business Central, integreert alle bedrijven, producten, diensten en manieren van werken van zowel Den Dam als Bouwgroep.

Van maatwerk naar standaard erp-systeem

BuildMaster biedt heel veel standaardmogelijkheden voor bouw- en technische groothandels maar kan daarnaast flexibel uitgebreid worden met specifieke extra’s.

“Zo verkopen we Megamix metselmortel. Dat betekent dat we een silo vullen met mortel, die wegen en dan op de werf van de klant leveren. Achteraf wegen we de silo opnieuw en rekenen we de klant het gewichtsverschil aan. BuildMaster bevatte reeds een verhuurmodule voor silo’s en andere zaken maar die paste niet 100 % op onze werking. Dus maakte SDE  de nodige verrijkingen aan hun silo-module waardoor die nu ook voor ons past en onze werking efficiënter wordt.”

“Ook onze natuursteenverwerking vergde wat aanpassingen in Dynamics 365. Een keukenbouwer komt bijvoorbeeld bij ons aankloppen met een plan voor een keukenwerkblad. Dankzij een verbetering in BuildMaster kunnen we nu perfect dat productieorder opvolgen: van registratie, over verwerking en kwaliteitscontrole tot facturatie & levering. De gebruikte natuurstenen worden bovendien netjes getraceerd via lottracering en de voorraad ervan wordt automatisch afgeboekt.”

Ondanks het gespecialiseerde aanbod van Bouwgroep en Den Dam koos het bedrijf toch voor een standaard ERP-oplossing als BuildMaster met zo weinig mogelijk maatwerk. En niet zonder reden.

“De standaardwerking van BuildMaster betekent inderdaad een aanpassing in de manier waarop we werken”, vertelt Walter. “Er wordt soms wel wat gevloekt omdat het anders is ten opzichte van ons vorig systeem. Maar opnieuw een pakket met een heleboel maatwerk laten bouwen is gewoonweg niet futureproof.”

Een ERP voor de toekomst

“We werkten al met een ERP voor we bij SDE aanklopten,” zegt Walter. “Maar onze IT-partner werd overgenomen en ze specialiseerden zich niet in technische groothandels en bouwhandels zoals SDE doet. Ook misten we daar toekomstvisie. Ik wil op termijn online ordering introduceren en verder digitaliseren, natuurlijk allemaal gekoppeld aan ons ERP-systeem. Dat bleek moeilijk.”

Digitalisering is in elke sector in opmars, ook in de bouwsector. En zowel Bouwgroep als  Den Dam willen mee zijn. “Jongere aannemers willen alles digitaal. Online bestellen, orders opvolgen via een app, klantencontact via sociale media… Dan wil je een ERP-systeem waarin je vlot werkt en meteen een overzicht op je gegevens hebt. En waar je al die kanalen kan aan koppelen.”

Lessen uit de ERP-implementatie

Walter en zijn team hebben ondertussen al mooi wat ervaring met het uitrollen van ERP-software. Enkele tips. “Als je voor een nieuw ERP-systeem kiest, bespreek je niet alleen de grote lijnen, maar ook zoveel mogelijk details. Maar er duiken altijd dingen op waar je niet aan denkt. Net daarom is genoeg voorbereidingstijd belangrijk. En testen, veel testen.”

Nog een tip van Walter. “Begin zo vlug mogelijk aan je data-overdracht, want er kruipt altijd meer tijd in dan je denkt. Wij zijn hier redelijk laat mee gestart, het had nochtans onze testing en opleiding gemakkelijker kunnen maken als het al met onze eigen gegevens was geweest.” En dat zijn niet de enige lessen die Walter uit de implementatie trok.

Op 21 mei vertelt hij meer tijdens het ReThink ERP-event in Lochristi. Daar verduidelijkt hij hoe hij zijn vijf vestigingen op één ERP-systeem gingen, wat de uitdagingen waren en wat zijn adviezen voor bedrijven aan het begin van hun implementatie zijn.

schrijf je in