Loomis: “70% van wat in het oude systeem maatwerk was, zit nu standaard ons ERP-systeem”

Loomis

Elke paar maanden verschijnt er wel een artikel in het nieuws over de cashloze maatschappij. Cash geld verdwijnt, alles gebeurt elektronisch. Van kredietkaarten tot bankapps en zelfs bitcoins. En toch zijn er voor een bedrijf als Loomis veel mogelijkheden.

Dynamics Business Central als onderbouw

LoomisLoomis zorgt voor een efficiënte en veilig afhandeling van cash. Dat betekent cash transport maar ook cash management. “In België wordt nog relatief veel cash betaald,” zegt Philippe Van Nuffel, Finance Director bij Loomis. “In Scandinavische landen komt cashvrij betalen steeds meer op, maar hoe zuidelijker je gaat, hoe meer cash er in omloop is. Ook in de Verenigde Staten en Zuid-Amerika betaalt een groot deel van de bevolking vooral cash.”

Wat niet betekent dat Loomis zich enkel vasthoudt aan traditioneel cashtransport. Het Zweedse bedrijf blijft waardetransport als core business aanhouden, maar de heroriëntering naar technologie is ingezet, met Microsoft Dynamics Business Central als basis en connector.

“Banken zijn steeds minder zelf bezig met het beheer van cash,” vertelt Philippe. “Ze besteden het liever uit. Door Dynamics Business Central in te schakelen doen we beroep op de nieuwste technologie die ons toelaat om financieel beheer van de onderneming te optimaliseren.  En om de connectie te maken tussen traditionele en digitale betalingsvormen.”

Eén nood leidt tot innovatie

Loomis startte met haar implementatie in 2017, nadat ze het privébedrijf Cobelguard overnam. Aangezien Loomis beursgenoteerd is, brengt dit meer wettelijke rapportageverplichtingen met zich mee. Vooral de maandelijkse IFRS-rapportering waarborgen was een nood voor Loomis. “IFRS is de standaard voor jaarverslagen van beursgenoteerde bedrijven in de EU. We hadden een ERP-systeem nodig dat deze informatie bijhoudt en accuraat rapporteert. Dat was voorheen niet het geval, dus hebben we direct een krachtiger ERP-systeem geïmplementeerd. Na een grondige zoektocht kwamen we Dynamics Business Central en SDE uit.”

IFRS-rapportering was dé dwingende reden om te vernieuwen. Maar eens Loomis begon te kijken naar een nieuw systeem, dienden zich verschillende processen aan die geoptimaliseerd konden woren dankzij Dynamics Business Central.

“Ik wou ook het aankoopproces verbeteren,” vertelt hij. Dat was nogal ad hoc: elke bestelling en factuur werd manueel goed- of afgekeurd. Met Dynamics Business Central kunnen we een goedkeuringsstroom opstellen. Elke leverancier zet een PO-nummer (Purchase Order) op zijn factuur. Business Central vergelijkt de factuur met de bestelling en keurt die automatisch goed of stuurt die, bij fouten, door naar de juiste persoon.” Efficiënt, correct en met een minimum aan administratie.

Ook de verwerking van de kilometerheffing voor hun vrachtwagens (via Satelec) loopt nu via Dynamics Business Central. “70% van wat in het oude systeem maatwerk was, zit nu standaard ons ERP-systeem,” zegt Philippe.

En Business Central ondersteunt ook innovatie bij Loomis.

Safepoint: slimme kluis

“Safepoint is een soort van slimme kluis die ook aan een daily provisional credit oplossing kan gekoppeld worden. De klant, een kassierster van een tankstation, bijvoorbeeld, deponeert geld in de kluis. Het systeem telt de biljetten, controleert of er geen vals geld inzit, en rapporteert dat meteen aan ons en aan de klant,” vertelt Philippe. “Op het einde van elke dag stuurt de Safepoint machine een ‘end of day’ file naar ons ERP-systeem en storten we nadien het geld op de rekening van de klant. Volledig automatisch via Dynamics Business Central. Dat betekent dat onze klanten uitbetaald worden, hoewel het cash geld fysiek nog bij hen zit. Zo moeten ze niet meer wachten tot wij het geld ophalen, naar onze eigen locaties brengen, tellen en dan storten.”

“De klant krijgt vlugger zijn geld en wij legen de kluis enkel als het nodig is, wat ons kosten bespaard. Win-win, en allemaal via ons ERP-pakket.”

Hou je scope in de gaten

“Je hebt altijd de neiging je project als kleinschalig te zien,” geeft Philippe nog als advies mee. “Je implementeert je nieuw systeem om aan een paar noden te voldoen, maar je ontdekt gaandeweg meer mogelijkheden, meer innovaties en efficiëntere manieren om je bedrijf te runnen. Dus wil je die er nog bijvoegen, wat je traject langer maakt.”

Ook nu ontdekken Philippe en zijn team nieuwe manieren om hun processen te verbeteren. “Ik denk dat we onze ERP-software voor nog veel meer gaan gebruiken, maar we werken nu gefaseerd. Eén project tegelijkertijd.”

Hoor je graag meer over hoe de implementatie van Loomis tot efficiëntere manieren van werken leidde? Hier vertelt hij je er meer over!