Hoe artificiële intelligentie ERP-software verbetert

Artificiële intelligentie in ERP

Artificiële intelligentie (AI) is een relatief nieuwe technologie, maar het zorgt nu al voor verbeteringen in de softwarewereld. Volgens onderzoeksbureau Gartner zal in de toekomst artificiële intelligentie een sleutelcomponent van ERP-software worden. 

AI maakt ERP-systemen slimmer door ‘machine learning’ en ‘natural language interface’. De AI voorziet ERP systemen van bruikbare inzichten die bedrijven in staat stellen efficiënter te werken. Het sleutelwoord is echter: data.

1.     Geavanceerde ERP-analyses met artificiële intelligentie

AI’s capaciteit om met grote hoeveelheden data te werken, maakt real-time en accurate data inzichten mogelijk. Zo kan AI het koopgedrag van verschillende klantencategorieën analyseren waardoor je betere producten of diensten kan ontwikkelen. Dit wordt vandaag al courant toegepast door aanbevelingen van AI te volgen wat betreft producten te bundelen die vaak samen worden gekocht.

2.     Magazijnmanagement

Artificiële intelligentie magazijnmanagement

Met artificiële intelligentie kan je met precisie talloze vraagvoorspellingen toetsen. Deze kan je aanpassen aan verschillende variabelen zoals vraagveranderingen, supply chain verstoringen en nieuwe productintroducties. Zo kan je dus gemakkelijk simuleren wat de impact van veranderingen is op jouw voorraad en algemene werking.

3.     Voorspellen

AI gedreven oplossingen kunnen historische data verwerken en voorspellingen maken. Deze tools identificeren seizoenspatronen en bieden suggesties aan om de productie te doen toe- of afnemen.

Business Central kan nu al voorspellen wanneer welk product goed gaat verkopen, gebaseerd op historische data. Zo kan jij je aankoop- of productiebeleid hierop afstemmen.

4.     Financieel management

AI kan maandelijkse en driemaandelijkse processen en closing operations automatiseren door rapporten te verifiëren en rekeningsaldo’s tussen onafhankelijke systemen te vergelijken. Minder administratie voor je personeel.

Wist je trouwens dat je in Dynamics 365 Business Central kan laten voorspellen welke facturen er vermoedelijk te laat betaald zullen worden?

De AI gebruikt enerzijds een machine learning model van Microsoft en wordt anderzijds slimmer dankzij de betalingshistorieken van jouw klanten. Zo kan jij proactief actie ondernemen en worden je facturen sneller betaald!

5.     Beeldherkenning voor artikelen in je ERP

Wist je dat je in Dynamics 365 een module kan activeren die een productfoto van jouw artikel analyseert en de gedetecteerde inhoud terugkoppelt naar het erp-systeem? Handig als je bijvoorbeeld kenmerken van producten moet noteren voor je webshop. OK, we geven toe dat sommige zaken nog niet perfect herkend worden maar wel al knap!

6.     Sales automatisering

Chatbots aangestuurd door AI helpen niet alleen de klant maar kunnen het hele sales proces automatiseren.  Bots kunnen zich nu ook aanpassen aan verschillende segmenten en voorzien in een real time antwoord op vragen. Dat is vooral handig voor eerste lijn vragen, zoals “Wanneer zijn jullie open?” of “Wat is de status van mijn bestelling.” Ook vragen over voorraad en levertijd kunnen geautomatiseerd worden.

Aan nieuwe ERP-software toe die klaar is om op de AI-trein te springen?

Hoewel we nog een eind verwijderd  zijn van een volwaardige A.I. die al het werk voor jou doet, zitten er in Microsoft Dynamics 365 Business Central al een paar leuke A.I.-capaciteiten.

Ontdek tijdens een Business Central demo wat dit ERP-pakket jou te bieden heeft.

 

 

ERP-eindgebruikerstraining: 8 tips die je helpen.

 

Meeste mensen houden niet van verandering. Dat maakt het implementeren van organisatieverandering moeilijker. Als je onderneming op het punt staat om een significante verandering in het bedrijfsbeleid door te voeren, is het belangrijk dat je een ERP-eindgebruikerstraining implementeert. Zo bereid je medewerkers voor en verzacht je de weerstand tegen verandering. Bovendien is het gebruik van een eindgebruikerstraining strategie een essentieel component voor een effectieve organisatieverandering.

Eindgebruikerstraining: change

Toch bleek uit ons 2019 ERP-rapport dat minder dan de helft van de deelnemende bedrijven een aangepaste training in hun projectactiviteiten inbegrepen.

Dus, hoe kunt u best een trainingsstrategie ontwikkelen om teamleden op een ERP-implementatie  of een organisatieverandering voor te bereiden? We hebben een lijst met acht tips samengesteld die je verder kan helpen:

1.     Betrek het leidinggevend personeel in je ERP-eindgebruikerstraining

Eindgebruikerstraining: staff

Bestuursleden moeten inzien hoe belangrijk organisatieverandering is en begrijpen welke activiteiten noodzakelijk zijn voor het succes van veranderingsmanagement. Ook is het uitermate belangrijk om realistische verwachtingen op te stellen met betrekking tot werknemerstraining qua budget, tijdslijn en middelen.

2.     Je hebt waarschijnlijk te weinig geïnvesteerd in training

Een innoverend bedrijf moet zich focussen op het geruststellen van werknemers die verandering ervaren in plaats van te besparen op het managen van veranderingsactiviteiten. Op lange termijn leidt investeren in training  tot een daling van de totale kosten en een stijging van de ROI.

3.     Start met bedrijfsprocessen

Voor je start met het ontwerpen van een trainingsprogramma, raden we aan om alle bedrijfsprocesveranderingen te archiveren. Alleen dan kan je bepalen welke impact de verandering had op werknemers en hoe groot de kenniskloof is die moet worden overbrugd. SDE maakt  gebruik van veranderingsimpact beoordelingen zodat we onze klanten kunnen helpen met en duidelijk maken hoe de zaken momenteel verlopen en hoe deze in de toekomst gaan evolueren.

4.     Start op tijd met de ERP-eindgebruikerstraining.

planning

Projectmanagers denken vaak dat de training van werknemers enkele weken voor aanvang van de verandering wordt ingevoerd. Maar eigenlijk moeten werknemers verschillende trainingen volgen voor je nieuwe processen en technologieën implementeert.

Het is verleidelijk om deze trainingen in één sessie te proppen, maar is niet erg efficiënt. Regelmatige trainingssessies organiseren verzekert dat werknemers informatie langer onthouden en maakt het makkelijker om de nieuwe software te gebruiken.

5.     Voorzie een werknemerstraining op maat

eindgebruikerstraining op maat

Iedereen leert bij op zijn eigen manier en met een “one size fits it all”-benadering zijn niet al je medewerkers gediend. Individuele trainingen bieden de oplossing. Zo bepaal je de individuele rollen en skill levels.

Een instrument die je kan gebruiken is een veranderingsimpact beoordeling. Zo identificieer je hoe verandering elke werknemer beïnvloedt en kan je geïndividualiseerde trainingsplannen ontwikkelen.

6.     Gebruik werknemers als trainers

Als leidinggevende weet je niet altijd de details van elke job. Daarom is het een goed idee dat werknemers de rol van trainer overnemen.

Deze peer-to-peer leertechniek is werkt het best in grote organisaties. Daar wordt elke werknemer een coach toegewezen die de desbetreffende rol het best kent en die regelmatig persoonlijke feedback kan geven.

Bij SDE ontwerpen we train-the-trainer programma’s voor vele van onze klanten die nieuwe ERP-software  implementeren. Dit helpt hen bij het efficiënt trainen van werknemers bij nieuwe bedrijfsprocessen en technologie.

7.     Maak gebruik van mobiele technologie.mobile

Het incorporeren van mobiele technologie in je trainingsstrategie garandeert dat werknemers van waar dan ook een effectieve training ontvangen.

Populaire apps, zoals Slack, verbeteren het trainingsproces door gebruik te maken van games. Zo testen ze de kennis van werknemers via quizzen en spelletjes. Dit leidt ook tot meer betrekking en een positieve invloed op het geheugen.

Micro-learning is een andere mobiel-vriendelijke techniek die de trainingsinhoud opdeelt in kleinere en makkelijker op te nemen delen. Dit bevat vaak korte video’s die werknemers op eigen tempo kunnen bekijken.

Geo-fencing is een mobiele technologie die je kan  gebruiken als micro-learning instrument. Het is een locatie-gebonden service waarbij smartphones gebruik maken van GPS, Wi-Fi en mobiele data om een geprogrammeerde actie te triggeren wanneer je een bepaalde virtuele grens binnentreedt of verlaat.

8.     Combineer traditionele- met onlinetraining

eindgebruikerstraining online

Hoewel veel werknemers vinden dat traditionele training de beste manier is om te leren, is het moeilijk om de aandacht van werknemers te houden zonder onlinemateriaal. Gebruik verschillende onderwijsmethodes, zoals een video en demonstraties, om werknemers betrokken te houden tijdens de trainingssessies.

Indien werknemers na enige tijd toch bepaalde concepten vergeten, kan men dit gemakkelijk raadplegen via het onlinemateriaal.  Onlinetraining is effectiever bij jonge werknemers. Enkel gebruik maken van de traditionele manier zal bij deze groep niet lukken.

Effectieve trainingsprogramma’s

Het ontwikkelen van een effectieve trainingsstrategie verzekert het succes van jouw ERP-project of een nieuw initiatief. Daarnaast ondervonden we dat het aanpassingsvermogen van werknemers een van de belangrijkste factoren is bij het realiseren van voordelen.

Dat is waarom onze SDE-consultants  uitgebreide veranderingsplannen ontwikkelen en training vroeg in het project prioriteren. Als je van plan bent om belangrijke veranderingen in je onderneming door te voeren, laat SDE je dan helpen bij het ontwikkelen van een nieuwe successtrategie.

De onmisbare voordelen van een drankenhandel klantenkaart

Voordelen klantenkaart in de drankensector

De voordelen die een drankenhandel klantenkaart jou biedt binnen de dranksector zijn talrijk. Je creëert niet alleen meer klantenloyaliteit en een warmere merkenbinding, maar je kan klanten ook persoonlijker benaderen en specifieke aanbiedingen geven. Bovendien kan je met de verzamelde data, het assortiment van verschillende vestigingen optimaliseren en dit aanpassen aan het koopgedrag van allerlei regio’s. Verder geeft een klantenkaart je de mogelijkheid om betere voorspellingen te maken over de aankoophoeveelheid en op welke dagen of seizoenen er meer aangekocht wordt.

1.     Verhoog de loyaliteit van klanten (en dus ook je omzet)

20% Discount dmv voordeel klantenkaart

Beloon de loyaliteit van je klanten door extra kortingen of promo’s aan te bieden. Dit zorgt ervoor dat klanten hun aankoopgedrag gaan concentreren naar je drankenhandel. Eenmaal een klant binnen is, gebeuren herhaalaankopen ook eerder bij jou. Verder stimuleer je het koopgedrag van klanten bij de registratie, door een aantal spaarpunten cadeau te doen bij een eerste aankoop.

2.     Verhoog de urgentie van een winkelbezoek

Je kan de gespaarde punten van een klantenkaart beperkt geldig maken. Zo boost je de klant tot aankopen en een bezoek aan de winkel of website. Dit kan handig zijn in periodes dat het wat rustiger is, bijvoorbeeld net na de feestdagen.

3.     Je hebt een beter beeld van je klanten

Digital Analysis dmv voordeel klantenkaart

Door de data die je hebt verzameld via een klantenkaart, kan je precies weten waar je klant woont, of het een man of vrouw is en welke leeftijd hij of zij heeft. Daarnaast leer je ook welke producten ze vaak aankopen, hoeveel ze besteden en wat men precies aankoopt.

4.     Sla digitaal kassabonnen op

Een digitale klantenkaart biedt ook voordelen. Naast punten of korting vouchers kan je ook makkelijk kassabonnen opslaan, zowel in de app als online. Bovendien kan je een digitale klantenkaart omnichannel inzetten, dat beteken dat je zowel online als offline punten kunt sparen en inwisselen.

5.     Maak een betere voorraadsvoorspelling

klantenkaart drankenhandel

Dankzij de verzamelde gegevens kun je beter inschatten op welke dagen, weken of seizoenen klanten meer inkopen doen. Zo kan deze data geïntegreerd worden in jouw ERP-systeem  en kan je kosten besparen en de omzet verhogen door de voorraad op punt te zetten.

6.     Beter in kaart brengen van offline en online koopgedrag

Indien je een webshop hebt, is het interessant als retailer om de verhouding tussen online en offline-aankopen te kennen. Een bepaalde loyaliteitsactie kan de online omzet vergroten omdat klanten online producten of merken gemakkelijker vinden. Je kan ook specifieke kortingsacties opzetten om bijvoorbeeld de online verkoop te doen toenemen.

7.     Leuke extra’s aanbieden met de drankenhandel klantenkaart

Aan de persoonlijke gegevens van klanten kan je leuke cadeaus koppelen, zo kan je iemand die jarig is een korting voor zijn/haar favoriete drank aanbieden of extra punten toekennen. Wijnliefhebbers kan je bijvoorbeeld uitnodigen voor een aankomende wijndegustatie of je zet klanten aan om een productreview te schrijven voor extra punten.

 

Het is dus als drankenhandel zeer nuttig om een klantenkaart in te voeren. Op deze manier kan je relevante data van klanten verzamelen en omzetten in persoonlijke promoacties. DrinkMaster, de sectorspecifieke oplossing voor drankenhandels van SDE, helpt bij artikelprijzen en beschikbaarheid van de voorraad zonder al dat extra werk. Bovendien helpen de nieuwste functionaliteiten je tijd en administratie besparen in jouw drank- en wijnhandel.

 

ERP-implementatie: succesfactoren voor elke fase

ERP- implementatie blog

Een succesvolle ERP-implementatie wordt uitgevoerd in verschillende fases. Bij elke fase komen verschillende deliverables, exit criteria en best practices kijken.

Afhankelijk van de gekozen ERP-implementatie-methodologie voor jouw project, kan je meer of minder fases hebben dan deze die hieronder opgelijst staan. Uit ervaring weten we dat er geen “one size fits it all” benadering bestaat.

Toch is er een basisstructuur die de meeste succesvolle projecten volgen. High-level vereisen de meeste ERP-projecten zes fases, bestaande uit: plannen, ontwerpen, bouwen, toetsen, gebruiken en optimaliseren.
Ongeacht hoeveel fases je project tijdlijn heeft, of hoe je ze benoemt, elke stap heeft een of meerdere kritieke succesfactoren die ze definieert. Plannen en controleren van elke succesfactor is de manier om ERP-succes te garanderen.

Fase 1: ERP-implementatie plannen

plannen van erp implementatieEen van de fases die als vanzelfsprekend beschouwd wordt, de planningsfase, bevat de meest kritieke succesfactor, namelijk KPI Validering. Hier worden de bedrijfsvoordelen en Key Performance Indicators (KPI’s) die u hebt gedefinieerd voorgaand aan de ERP-selectie, besproken. SDE laat deze KPI’s aan bod komen tijdens de ‘Project Kick-off’ meeting.

Tijdens het bespreken van deze KPI’s moet u verzekeren dat ze realistisch en meetbaar zijn. Ook is het belangrijk dat de relevantie van de KPI’s wordt gegarandeerd. Met andere woorden, meet u de juiste zaken of meet u iets om iets te meten?

Deze KPI’s worden door onze projectleider voortdurend gemonitord. Zo weet je of je project op schema zit bij het behalen van de verwachte winst.

Fase 2: Ontwerpen

De ontwerpfase is een meer analytische fase van ERP-implementatie en betrekt activiteiten zoals business process blueprinting. Tijdens deze analyse-fase worden de verwachte functionaliteiten voor bepaalde business-processen in kaart gebracht.

Indien u reeds de ERP-vereisten tijdens de ERP-selectie heeft verzameld, heeft u hiervoor een goede fundering. Bij SDE zorgen we ervoor dat de basis voor deze blueprint al heel vroeg gelegd wordt, namelijk tijdens ons ‘Discovery bezoek’ dat we steeds doen voor we onze software demonstreren tijdens de salesfase! Deze discovery, de navolgende demo en gesprekken met je mensen tijdens je erp-selectietraject dragen dus al bij tot een goede erp-analyse.

Hoewel u misschien een ERP-demo gezien heeft die zich richt op jouw bedrijfsvereisten, is het belangrijk om de technische uitvoerbaarheid van deze vereisten opnieuw te bevestigen. Hoe doe je dit? Door jouw business blueprint aan jouw ERP-leverancier aan te bieden, zodat zij dit kunnen gebruiken om het ERP-systeem in de volgende fase van de implementatie te configureren.

Fase 3: Bouwen

bouwen van erpTijdens de bouwfase wordt de ERP-software geconfigureerd om aan de bedrijfsvereisten te voldoen en wordt een code gebruikt om een functionaliteitsgebrek te overbruggen. Het bouwen wordt best opgedeeld in verschillende mijlpalen of sprints.

Voor elke blok, mijlpaal of sprint maak je best interne testcases zodat je kan nagaan of het systeem doet wat je er van verwacht. Hoe meer test cases de nieuwe blok aflegt, hoe minder bugs gerapporteerd worden later in het project.

Deze test cases kunnen geschreven worden door jouw mensen, bedrijfsanalisten, ontwikkelaars of jouw ERP consultants om sleuteleigenschappen te toetsen.

Fase 4: Data migratie

Tijdens het ontwerpen werd ook vastgelegd welke gegevens je uit je oude oplossing zal overzetten naar je nieuwe ERP-systeem.

erp data migratieOmdat de meeste oude systemen ook sterk vervuilde data bevatten, is dit een groot werk dat veel tijd in beslag neemt. Bovendien kan deze ‘grote kuis’ ook alleen maar gebeuren door je eigen mensen, want zij alleen kunnen evalueren wat kwalitatief is en wat niet.

Wees dus eerder zuinig met wat je wenst over te nemen en overweeg om je oude systeem in een ‘read-only’ modus te zetten nadat je live bent met je nieuwe ERP. Dan kan je wel nog consulteren en kan je selectiever zijn in wat je overzet.

Microsoft Dynamics 365 Business Central voorziet handige Excel-templates (Rapidstart configuratiepakketten) om klanten, leveranciers, artikelen enzovoort te importeren.

Fase 5:  Gebruik

Een solide Go-Live-plan is cruciaal. Het oplijsten van alle stappen die vereist zijn bij het voorbereiden van de productie-omgeving is noodzakelijk om jouw team een go-live te helpen voorbereiden. Hoe gedetailleerder het plan, hoe waarschijnlijker deze zal slagen. We raden aan om details zoals wie verantwoordelijk is voor de handeling en wanneer hij of zij deze heeft afgewerkt, eraan toe te voegen. De SDE ERP-consultants zullen ook steeds ter plaatste aanwezig zijn bij jou tijdens de go-live. Zo kunnen we snel bijsturen bij problemen, vragen van je medewerkers beantwoorden en heel hands-on optimaliseren.

Een andere succesfactor in de gebruiksfase is de training van eindgebruikers. Wanneer gebruikers voorbereid zijn om nieuwe ERP-oplossingen te gebruiken, is het waarschijnlijker dat ze deze zelf overnemen en minder snel “bugs” gaan rapporteren. Deze training gebeurt uiteraard vóór je live gaat.

Het komt vaak voor dat ongetrainde gebruikers bugs rapporteren die er geen zijn, maar die incorrecte procedures of gemiste stappen zijn. Zelfs als deze aangegeven incidenten geen bugs zijn, kan het frustrerend zijn voor de eindgebruiker om voortdurend de helpdesk te moeten contacteren.

Fase 6: Optimaliseren na ERP-implementatie

erp optimaliseringEen belangrijke succesfactor bij de optimaliseringsfase is de benchmarking van prestaties. Waarschijnlijk heb je reeds de prestaties getoetst in de vorige fasen van het project. Toch is het niet totdat echte gebruikers handelen in de productie-omgeving dat prestatie effectief gemeten kunnen worden. Het voortdurend monitoren en verbeteren van prestaties na het lanceren (go-live) is cruciaal om ERP-bedrijfswinsten te maximaliseren.

Het is daarom belangrijk om ook budget te voorzien voor deze verbeteringen na de go-live. Zo zit er bij SDE vaak nog een aantal dagen begeleiding en optimalisatie in tijdens de eerste facturatie-run. Pakweg 30-dagen na go-live.

Andere ERP-implementatie succesfactoren

erp magazijn

Hoewel we niet alle succesfactoren voor elke fase hebben vermeld, zou deze post je een high-level overzicht moeten geven.

Vele van de succesfactoren die niet werden besproken zijn activiteiten die over het gehele project zijn verspreid en die niet kunnen worden beperkt tot een enkele fase.

Als je meer wenst te leren over fase specifieke of continue projectactiviteiten, of hoe je met een ERP-implementatie van start gaat, kan je onze ERP-consultants contacteren. We hebben al vele bedrijven geholpen met het succesvol implementeren en uitvoeren van zowel technische als bedrijfsspecifieke aspecten van ERP-projecten