EDI en ERP voor drankendistributeurs & wijnhandels: automatiseer gegevensuitwisseling

EDI

Met EDI (Electronic Date Interchange) wisselen bedrijven, in dit geval klant en leverancier, elektronisch gegevens met elkaar uit. Het doel is transacties zo makkelijk en snel mogelijk te maken. Voor drankendistributeurs en drankenimporteurs die vaak werken met loten, leeggoed en houdbaarheidsdata is EDI een handige manier om meteen alle nodige data in je ERP te hebben. Ook voor klanten is EDI steeds vaker een dealbreaker. Een geïntegreerde oplossing met je ERP is dé aangewezen manier om tot een efficiënte werkwijze te komen.

Hoe werkt EDI?

Kort uitgelegd, EDI stelt jouw ERP-systeem in verbinding met het ERP-systeem van je klant. Vaak wordt er een tussenpartij ingeschakeld die gespecialiseerd is om de vertaalslag te maken van het formaat van de verzender naar het formaat van de ontvanger.

Als drankendistributeur of craft brewer krijg je bijvoorbeeld een bestelling van 1680 bakken Sint-Bernardus Abt 12 binnen via EDI. DrinkMaster zal deze EDI-bestelling ontvangen en opnemen in de EDI-orders en zal ook meteen aangeven of alles klopt met het order. Fouten worden meteen uitgelicht zodat je deze kan fixen. Zijn er geen fouten dan zet je het EDI-order eenvoudig om in een bestelling.

Daarna volgt deze bestelling de flow van je bedrijf. Wanneer je de bestelling gaat leveren kan je opnieuw EDI gebruiken om de verzending of het despatch advice aan te bieden bij je klant. Zo weet je klant voor de fysieke levering wat er precies gaat binnenkomen. Zelfs de factuur voor die zending kan je via EDI aan je klant bezorgen.

EDI

Vereenvoudig gegevensuitwisseling met EDI

Eerst en vooral, geen manueel ingeven van artikelen, hoeveelheden en prijzen meer. Bestellingen moeten enkel goedgekeurd worden om dan als orders naar je magazijn te gaan. Dan kan je ook meteen leveren en factureren na ontvangst van de bestelling door je klant.

EDI

Ook voor je chauffeurs gemakkelijk, trouwens, want zij moeten geen paparassen meer bij zich hebben. De details, inclusief tijdstip van levering, zitten al in het systeem van je klant voor hij aankomt. Klanten kunnen zelfs via EDI een tijdslot voor levering aanvragen.

Lottracering is mogelijk en via de ERP-systeem druk je SSCC-labels af. SSCC is een wijdverspreide standaard voor palletlabels, vaak gecombineerd met EDI. De codes op deze labels bevatten alle gegeven over de artikels, tot houdbaarheidsdatum toe. Fouten worden dus makkelijk opgemerkt en teruggekoppeld naar de leverancier. Die kan dan artikels vervangen of heropsturen voor hij factureert.

EDI

Wat met prijzen?

Als je klant via EDI een bestelling stuurt dan gebeurt dat inclusief verwachte prijs. Maar de prijzen in jouw ERP-systeem primeren. Die prijsverschillen kunnen voorkomen door een recente prijsverandering of door een andere manier van afronding. De prijs in het ERP-systeem van de leverancier krijgt echter altijd voorrang, dus jouw prijzen worden doorgerekend.

In de opzet van je EDI kruipt wat werk, want je klanten en leveranciers moeten elk een GLN-nummer krijgen. Verhandelde producten krijgen een GTIN-nummer. Die nummers koppelen we aan je ERP-systeem. SDE heeft ervaring met verschillende EDI-leveranciers (zoals Babelway) en heeft de nodige omgeving om je EDI-systeem grondig door te testen. We bespreken graag met jou hoe dat precies voor jouw dranken- of wijnhandel in zijn werk gaat.

wijntrendsJANY SCHAMELHOUT
DrinkMaster adviseur
jany.schamelhout@sde.be
0479 79 58 35

Boek een afspraak

 

Volg openstaande facturen op met Business Central

Openstaande facturen

Iedereen krijgt af te rekenen met slechte betalers. Facturen die blijven openstaan, loze beloften en telefoontjes naar de administratieve dienst stapelen zich op. Te veel openstaande facturen maken het moeilijk voor jou om je winstberekeningen te doen. In het slechtste geval kom ook jij in de problemen. Microsoft Dynamics 365 Business Central helpt je openstaande facturen opvolgen.

Inhoudstafel

1. Herinnering aan openstaande facturen
2. Openstaande facturen opvolgen met Business Central
3. Openstaande facturen opvolgen met third party software
3.1 Credit & Collection App
3.2 iController
3.3 CompanyWeb

Openstaande facturen stellen iedere zaakvoerder voor een dilemma. Een beleefde herinneringsmail sturen is een logische eerste stap, maar wanneer dring je aan? Wanneer stop je bestellingen op te nemen tot de facturen betaald zijn? Wanneer zet je je relatie met klanten in review? En wat met trouwe klanten die een moeilijke periode doorgaan? Je ERP-systeem kan je, gesteund door data, helpen die beslissing te maken.

Herinnering aan openstaande facturen

Meteen in de aanval gaan helpt alleszins niet. Je klant kan je factuur toevallig over het hoofd zien. Een beleefde herinnering dat er nog een openstaande factuur is, is dan meestal genoeg. Dat moet dan ook altijd je eerste stap zijn. Vermeld voor het gemak van je klant ook altijd de nodige gegevens (bedrag, vervaldatum, ordernummer,…). En eventueel een nieuwe betalingstermijn.

Naargelang je persoonlijke relatie met de klant kan je de mail formeel of informeel opstellen. Een telefoontje kan ook altijd, maar dan voelt je klant zich makkelijk geconfronteerd, vooral als hij de nodige gegevens niet altijd voor zich heeft.

Pro tip: In een eerste mail altijd het volgende vermelden: “Indien dit bericht je betaling gekruist heeft, gelieve deze mail te negeren”. Zo maak je duidelijk dat je ervan uitgaat dat het om een eenvoudige administratieve fout gaat.

Als een factuur na verschillende herinneringen niet betaald wordt ligt de situatie natuurlijk gevoeliger en kan het, in het slechtste geval, zelfs tot een rechtszaak komen. Om dat te vermijden biedt je ERP-systeem mogelijkheden om wanbetalers op te volgen en kort op de bal te spelen. Zo kan je herinneringen automatiseren. Dat is echter geen must. Zo is er een verschil tussen een nieuwe klant die meteen facturen onbetaald laat en een trouwe klant die een moeilijke periode doorgaat. Ook voor het menselijke element laten je ERP-processen ruimte.

Een combinatie van financiële data en klantinzicht geven je in Microsoft Dynamics 365 Business Central verschillende opties om een overzicht op onbetaalde facturen te krijgen.

Openstaande facturen opvolgen met Business Central

Met Microsoft Dynamics 365 Business Central (vroeger gekend als Dynamics NAV of Navision) volg je slechte betalers strikt op. Dat doe je eerst en vooral door kredietlimieten in te stellen, met de ‘controle kredietlimiet’ functie. Door een klant een kredietlimiet te geven, verzeker je je ervan dat hij niet te diep bij je in de schuld raakt. Overschrijdt hij deze zelf in te stellen limiet, dan krijg je een melding. Je kan dan zelf beslissen of je de overschrijding toestaat of niet.

Ook op het startscherm van je Business Central of Navision omgeving kan je ervoor zorgen dat je snel een zicht kan krijgen op de facturen die gaan vervallen. Je tegelzicht toont de onbetaalde facturen die binnenkort zullen vervallen. Zo speel je ook daar kort op de bal.

Tenslotte zijn er ook de overzichtsrapporten. Met Microsoft Dynamics 365 Business Central heb je zicht op tal van rapporten, waaronder enkele die je zeker in de gaten moet houden als je je slechte betalers wil opvolgen.

    • Klant – Open posten

Dit rapport geeft je het klassieke overzicht van open facturen. Je kan zelf de lengte van de periodes die je te zien krijgt kiezen. Zo weet je meteen bij welke klanten je nu actie moet ondernemen.

Openstaande facturen

    • Klant – Saldo t/m datum

Dit rapport geeft je een detail per klant. Handig is dat ook het telefoonnummer van de klantenkaart afgedrukt wordt. Dit kan het makkelijk maken om snel een bellijst op te bouwen.

Openstaande facturen

Zo hou je makkelijk een overzicht op je openstaande facturen in Business Central. Je kan nog een stap verder gaan om je debiteurenopvolging nog verder te automatiseren.

Wil je jouw debiteuren rapportering naar een hoger niveau tillen bekijk dan zeker eens Microsoft Power BI. Deze business intelligence tool stelt je in staat om heel eenvoudig prachtige dashboards, grafieken en rapporten op te stellen die realtime updaten zodat je altijd over het juiste inzicht beschikt. Bekijk hier onze webinar.

Openstaande facturen opvolgen via third-party software

Credit & Collection PowerApp

Om je gegevens via Business Central of Dynamics NAV/Navision nog eenvoudiger te raadplegen, bouwde SDE een Credit & collection app via Microsoft PowerApps. Zo zijn je gegevens uit Business Central gebundeld in een easy-to-use app.

In één scherm heb je overzicht op openstaande facturen, gerangschikt op hoe lang ze over tijd zijn. In een paar klikken heb je meteen toegang tot klantinformatie, data wanneer facturen moesten betaald zijn, bedragen en opmerkingen.

Niet alleen hebben jij en je medewerkers meteen zicht op de nodige gegevens, je kan klanten aan de telefoon ook vlotter helpen als alle informatie maar een paar klikken verwijderd is. Je kan vanuit de app ook de nodige gegevens naar klanten of medewerkers mailen.

Power Apps werkt out of the box vanaf NAV 2017 maar ook oudere versies kunnen mits een kleine integratie gekoppeld worden.

iController

Met iController, Belgische plug-and-play software die perfect compatibel is met Business Central, ga je nog een stapje verder. iController gebruikt flows en A.I. om je opvolgingsproces te automatiseren.

debiteurenbeheer

Het platform laat onder andere toe om debiteuren efficiënt te beheren en alle nodige vervolgacties voor facturen te automatiseren in een gebruiksvriendelijke applicatie. Daarmee biedt iController een geavanceerde totaaloplossing voor credit management, risicobeheer en support.

    1. Alle cruciale informatie en communicatie is in real time zichtbaar op één centrale plek in de cloud.
    2. Per klant bepaalt iController automatisch de juiste workflow en de daaruit volgende acties.
    3. Met behulp van artificiële intelligentie brengt het iController-platform het betaalgedrag van klanten in kaart en wijst het je op eventuele risico’s.
    4. Gebruik RPA om kredietlimieten te bepalen en te beheren.

Companyweb

Met Companyweb heb je een link (via API) tussen je ERP-systeem en de database van Companyweb. Zo heb je altijd toegang tot up-to-date financiële informatie van Belgische bedrijven.

debiteurenbeheer

De gegevens updaten automatisch als er nieuwe publicaties en jaarrekeningen vrijkomen. Nooit meer manueel financiële data updaten, dus. Door gegevens van crediteuren en openstaande bedragen te analyseren krijgt elk bedrijf een kredietscore.

Zo weet je altijd hoe financieel gezond nieuwe en bestaande klanten zijn.

Wil je weten hoe een ERP systeem als Business Central jouw bedrijf efficiënter kan maken? Boek dan een afspraak met een van onze experten.