Volg openstaande facturen op met Business Central

Openstaande facturen

Iedereen krijgt af te rekenen met slechte betalers. Facturen die blijven openstaan, loze beloften en telefoontjes naar de administratieve dienst stapelen zich op. Te veel openstaande facturen maken het moeilijk voor jou om je winstberekeningen te doen. In het slechtste geval kom ook jij in de problemen. Microsoft Dynamics 365 Business Central helpt je openstaande facturen opvolgen.

Inhoudstafel

1. Herinnering aan openstaande facturen
2. Openstaande facturen opvolgen met Business Central
3. Openstaande facturen opvolgen met third party software
3.1 Credit & Collection App
3.2 iController
3.3 CompanyWeb

Openstaande facturen stellen iedere zaakvoerder voor een dilemma. Een beleefde herinneringsmail sturen is een logische eerste stap, maar wanneer dring je aan? Wanneer stop je bestellingen op te nemen tot de facturen betaald zijn? Wanneer zet je je relatie met klanten in review? En wat met trouwe klanten die een moeilijke periode doorgaan? Je ERP-systeem kan je, gesteund door data, helpen die beslissing te maken.

Herinnering aan openstaande facturen

Meteen in de aanval gaan helpt alleszins niet. Je klant kan je factuur toevallig over het hoofd zien. Een beleefde herinnering dat er nog een openstaande factuur is, is dan meestal genoeg. Dat moet dan ook altijd je eerste stap zijn. Vermeld voor het gemak van je klant ook altijd de nodige gegevens (bedrag, vervaldatum, ordernummer,…). En eventueel een nieuwe betalingstermijn.

Naargelang je persoonlijke relatie met de klant kan je de mail formeel of informeel opstellen. Een telefoontje kan ook altijd, maar dan voelt je klant zich makkelijk geconfronteerd, vooral als hij de nodige gegevens niet altijd voor zich heeft.

Pro tip: In een eerste mail altijd het volgende vermelden: “Indien dit bericht je betaling gekruist heeft, gelieve deze mail te negeren”. Zo maak je duidelijk dat je ervan uitgaat dat het om een eenvoudige administratieve fout gaat.

Als een factuur na verschillende herinneringen niet betaald wordt ligt de situatie natuurlijk gevoeliger en kan het, in het slechtste geval, zelfs tot een rechtszaak komen. Om dat te vermijden biedt je ERP-systeem mogelijkheden om wanbetalers op te volgen en kort op de bal te spelen. Zo kan je herinneringen automatiseren. Dat is echter geen must. Zo is er een verschil tussen een nieuwe klant die meteen facturen onbetaald laat en een trouwe klant die een moeilijke periode doorgaat. Ook voor het menselijke element laten je ERP-processen ruimte.

Een combinatie van financiële data en klantinzicht geven je in Microsoft Dynamics 365 Business Central verschillende opties om een overzicht op onbetaalde facturen te krijgen.

Openstaande facturen opvolgen met Business Central

Met Microsoft Dynamics 365 Business Central (vroeger gekend als Dynamics NAV of Navision) volg je slechte betalers strikt op. Dat doe je eerst en vooral door kredietlimieten in te stellen, met de ‘controle kredietlimiet’ functie. Door een klant een kredietlimiet te geven, verzeker je je ervan dat hij niet te diep bij je in de schuld raakt. Overschrijdt hij deze zelf in te stellen limiet, dan krijg je een melding. Je kan dan zelf beslissen of je de overschrijding toestaat of niet.

Ook op het startscherm van je Business Central of Navision omgeving kan je ervoor zorgen dat je snel een zicht kan krijgen op de facturen die gaan vervallen. Je tegelzicht toont de onbetaalde facturen die binnenkort zullen vervallen. Zo speel je ook daar kort op de bal.

Tenslotte zijn er ook de overzichtsrapporten. Met Microsoft Dynamics 365 Business Central heb je zicht op tal van rapporten, waaronder enkele die je zeker in de gaten moet houden als je je slechte betalers wil opvolgen.

    • Klant – Open posten

Dit rapport geeft je het klassieke overzicht van open facturen. Je kan zelf de lengte van de periodes die je te zien krijgt kiezen. Zo weet je meteen bij welke klanten je nu actie moet ondernemen.

Openstaande facturen

    • Klant – Saldo t/m datum

Dit rapport geeft je een detail per klant. Handig is dat ook het telefoonnummer van de klantenkaart afgedrukt wordt. Dit kan het makkelijk maken om snel een bellijst op te bouwen.

Openstaande facturen

Zo hou je makkelijk een overzicht op je openstaande facturen in Business Central. Je kan nog een stap verder gaan om je debiteurenopvolging nog verder te automatiseren.

Wil je jouw debiteuren rapportering naar een hoger niveau tillen bekijk dan zeker eens Microsoft Power BI. Deze business intelligence tool stelt je in staat om heel eenvoudig prachtige dashboards, grafieken en rapporten op te stellen die realtime updaten zodat je altijd over het juiste inzicht beschikt. Bekijk hier onze webinar.

Openstaande facturen opvolgen via third-party software

Credit & Collection PowerApp

Om je gegevens via Business Central of Dynamics NAV/Navision nog eenvoudiger te raadplegen, bouwde SDE een Credit & collection app via Microsoft PowerApps. Zo zijn je gegevens uit Business Central gebundeld in een easy-to-use app.

In één scherm heb je overzicht op openstaande facturen, gerangschikt op hoe lang ze over tijd zijn. In een paar klikken heb je meteen toegang tot klantinformatie, data wanneer facturen moesten betaald zijn, bedragen en opmerkingen.

Niet alleen hebben jij en je medewerkers meteen zicht op de nodige gegevens, je kan klanten aan de telefoon ook vlotter helpen als alle informatie maar een paar klikken verwijderd is. Je kan vanuit de app ook de nodige gegevens naar klanten of medewerkers mailen.

Power Apps werkt out of the box vanaf NAV 2017 maar ook oudere versies kunnen mits een kleine integratie gekoppeld worden.

iController

Met iController, Belgische plug-and-play software die perfect compatibel is met Business Central, ga je nog een stapje verder. iController gebruikt flows en A.I. om je opvolgingsproces te automatiseren.

debiteurenbeheer

Het platform laat onder andere toe om debiteuren efficiënt te beheren en alle nodige vervolgacties voor facturen te automatiseren in een gebruiksvriendelijke applicatie. Daarmee biedt iController een geavanceerde totaaloplossing voor credit management, risicobeheer en support.

    1. Alle cruciale informatie en communicatie is in real time zichtbaar op één centrale plek in de cloud.
    2. Per klant bepaalt iController automatisch de juiste workflow en de daaruit volgende acties.
    3. Met behulp van artificiële intelligentie brengt het iController-platform het betaalgedrag van klanten in kaart en wijst het je op eventuele risico’s.
    4. Gebruik RPA om kredietlimieten te bepalen en te beheren.

Companyweb

Met Companyweb heb je een link (via API) tussen je ERP-systeem en de database van Companyweb. Zo heb je altijd toegang tot up-to-date financiële informatie van Belgische bedrijven.

debiteurenbeheer

De gegevens updaten automatisch als er nieuwe publicaties en jaarrekeningen vrijkomen. Nooit meer manueel financiële data updaten, dus. Door gegevens van crediteuren en openstaande bedragen te analyseren krijgt elk bedrijf een kredietscore.

Zo weet je altijd hoe financieel gezond nieuwe en bestaande klanten zijn.

Wil je weten hoe een ERP systeem als Business Central jouw bedrijf efficiënter kan maken? Boek dan een afspraak met een van onze experten.

 

Artikelbeheer en prijszetting vereenvoudigen met BuildMaster

Is artikelbeheer ook altijd een administratieve nachtmerrie voor je bouwhandel? Verlies je nog veel tijd met het invoeren van nieuwe prijslijsten? En daarna manueel de nieuwe verkoopprijs berekenen? Is er geen overzicht meer van je artikelbestand? Met Microsoft Business Central en BuildMaster werk je een stuk efficiënter.

Nieuwe prijslijsten invoeren

Elke bouwhandel worstelt met prijslijsten.  Ze komen in tal van verschillende structuren en formaten toe en je moet vaak elke lijn ingeven in je ERP-systeem. Dat gebeurt meestal nog altijd manueel. Repetitief, saai en, mits een goede aanpak, overbodig.

Met artikelbeheer binnen BuildMaster koppel je makkelijk kolommen in de software aan de kolommen in je Excel-bestand. Je maakt eerst een sjabloon aan volgens de structuur van de prijslijsten en catalogi van je leveranciers. Ontvang je de nieuwe catalogus van je leverancier, dan leest BuildMaster die zelf in.

Dataprovider

Werk je met een dataprovider, dan kloppen zij voor jou bij je leveranciers aan. Ze nemen dan hun catalogi en zetten die om naar één sjabloon. Zo kan je met één template meteen alle prijslijzen in je ERP-systeem inscannen. Van één template per leverancier, naar één template. Efficiëntie in het kwadraat.

Met de Webupdate functie sta je via de dataprovider ook in verbinding met je leverancier. Wil je een update van je artikelen, dan kan je die selecteren en updaten. Zo heb je altijd toegang tot up-to-date inkoopprijzen en artikelgegevens.

Automatische prijszetting

Sommige leveranciers leveren ook end-user prijzen in hun catalogi. Ook die kan je via artikelbeheer synchroniseren. Of je kan, via formules, veranderingen in inkoopprijs automatisch doorvoeren naar je verkoopprijs. Daarbij kan je rekening houden met kilometerheffing, transportkosten, afhaling,… Dat is natuurlijk geen must, maar wel een handige manier om je prijzen te zetten.

Microsoft Dynamics 365 Business Central en BuildMaster

Met Microsoft Dynamics 365 Business Central en de uitbreiding BuildMaster voor bouwhandels kan je eenvoudig via artikelbeheer catalogi en prijslijsten importeren en synchroniseren. Bovendien kan je via je ERP-systeem je webshop up-to-date houden. Zo staan je prijzen, stockniveau’s en productgegevens altijd correct online.

Van leverancier naar jouw magazijn tot aan de klant, BuildMaster automatiseert je processen en vereenvoudigt je administratie. Altijd accuraat. 

Wil je zien hoe dit in de praktijk te werk gaat? Stephane Van Damme, bedrijfsleider van Gedimat Schelfhout, vertelt hier over zijn ervaring met BuildMaster.

Wil je meer te weten komen over onze sectorspecifieke oplossing BuildMaster voor de bouwhandel en technische groothandel? Klik hier voor meer informatie over BuildMaster.

Microsoft 365, het nieuwe Office: alles-in-één

De laatste jaren heeft Microsoft stevig gesleuteld aan hun Microsoft 365 (voorheen Office 365) pakket. Het platform heeft nog steeds jouw favoriete Office applicaties op zak maar beschikbaar as-a-service én in abonnementsvorm. Een alles-in-één productbundel met een zeer breed gamma. Startende van de kleine KMO tot grote ondernemingen.

Wat past best bij mijn onderneming ?

Afhankelijk van de behoeften van uw bedrijf, integreert Microsoft 3 bedrijfsversies:

  • Business Basic – €4,20
    Concreet kan je gebruik maken van een mailbox mét Microsoft Outlook & Microsoft Teams in web-versie. Beperkt gebruik van SharePoint Online en Teams is eveneens inbegrepen.
  • Business Standard – €10,50
    Bij de standaardlicentie maakt het volledige Office pakket zijn intrede, met vijf installaties per account. De splinternieuwe Bookings-applicatie zit hier ook inbegrepen. Daarmee kunnen klanten meteen online een afspraak bij je maken.
  • Business Premium – €16,90
    Voor een meerprijs van €6,40 voorziet Microsoft een stevig aantal extra features. Zo wordt het Enterprise Mobility + Security (EMS) platform geïntroduceerd . Daarmee kan je gebruik maken van Azure AD en MS Intune. Ook met het extra Threat Protection Plan, Online Archiving en Data Loss Prevention krijgt deze licentie aan security en backup een mooie boost.

In the spotlight

Exchange Online is geïntegreerd in alle 3 de versies van M365 Business. Outlook verzorgt verzorgt al lang niet meer enkel  je mails, agenda, taken en contacten, maar is enorm flexibel en laat jouw bedrijf toe een hybride mailomgeving op te zetten. On-premises Exchange servers werken feilloos samen met Exchange Online, op deze manier is een getrapte mail migratie mogelijk.

Gedaan met eindeloos accounts en logins aan te maken voor nieuwe werknemers. Single sign-on laat elke gebruiker toe om op dezelfde manier te authentiseren, one password to rule them all.

Word makkelijker bereikbaar of laat klanten rechtstreeks een afspraak inboeken met Microsoft Bookings. Klanten maken een keuze uit jouw services, vervolgens kiezen ze een medewerker die reeds op de hoogte is van hun dossier en kiezen een tijdstip een tijdstip te kiezen. Werknemers kunnen uiteraard altijd aangeven welke dagen/tijden zij beschikbaar willen stellen, of kunnen er ook afspraken worden overgenomen door collega’s. Zo hoeven klanten niet te bellen of mailen.

Samenwerken nog nooit zo gemakkelijk als met Microsoft Teams. Het platform van MS heeft een hele weg afgelegd maar heeft zich al snel ontpopt tot meest gebruikte communicatie platform ! Bellen, (video-)vergaderen, chatten en zelfs groepen aanmaken waar jouw team apart ideeën en bestanden kunnen delen.
The good news – Microsoft Teams zit inbegrepen in elk Office 365-abonnement en is zelfs (met beperkte mogelijkheden) gratis te testen.

Haal het maximum uit jouw bedrijfsdata door digitaal te transformeren met Microsoft PowerApps. Vul je ERP-systeem aan met kleinere apps die specifieke pijnen oplossen.  Bouw zelf (of met onze hulp) een Form en koppel het met Dynamics 365 of Business Central. Maak het tot slot beschikbaar op mobiele toestellen, tablets of scanners. Of bouw een app waarmee chauffeurs vanop de baan hun locaties en leveringstijden kunnen aan geven. Allemaal mogelijk met PowerApps.

SDE als jouw trusted advisor in Microsoft 365

Als Microsoft Gold Partner met expertise in zowel Microsoft Dynamics als Microsoft 365, helpen wij u graag verder met strategisch advies rond implementatie & positionering van de juiste apps voor uw bedrijf. Verder volgen wij het nieuws van recente features en nieuwste apps op de voet. We delen onze expertise graag met onze klanten via nieuwsbrieven, seminars en demo’s.

Heb je vragen of wens je meer informatie? Je kan steeds terecht bij onze consultant:

THOMAS CATTHOOR
IT-beheer
thomas.catthoor@sde.be
0478 05 86 43

De wijntrends van 2020 en hoe je webshop erop inspeelt

wijntrends

Nu we bijna halverwege het jaar zijn, en de zomer in het vooruitschiet ligt, is dit het uitgelezen moment om te kijken naar dé wijntrends van 2020. En te zien hoe je er met je webshop op inspeelt. Hier zijn 5 tips:

1) Biowijn en Veganwijn

wijntrends

De Bourgondiër eet en drinkt graag lekker, zoveel is zeker. Maar de laatste jaren eet hij ook gezonder. Je hoeft maar door de stadsstraten te wandelen (of naar Ubereats en Deliveroo te surfen) en je ziet bosjes vegetarische, vegan en biologische restaurants opduiken.

Die gezonde levensstijl zet zich ook door in wijnen. Biowijnen zijn gemaakt zonder smaak-, geur- of kleur-stoffen en met minder toevoeging van sulfiet. Dit zorgt voor een gezondere wijn. Wijnproducenten maken ook vaak gebruik van dierlijke eiwitten in het productieproces, wat bij vegans natuurlijk niet doorde beugel kan.

Op je webshop voeg je best aparte secties voor deze wijnsoorten toe. Je geeft de afzonderlijke wijnen dan best de kenmerken ‘biologisch’ of ‘vegan’. Zo kunnen klanten filteren op de juiste wijnen of gewoon ‘vegan’ in de zoekbalk intikken.

2) Acoholvrije wijntrends

Alcoholvrije en alcohollichte bieren zijn beter bekend bij het brede publiek, maar ook alcoholvrije wijnen maken langzaamaan hun opwachting.

Nu de lockdown verdwijnt zullen zomerse BBQ’s, dineetjes bij vrienden en gezellige onderonsjes weer deel gaan uitmaken van de Belgische zomer. Daar komt natuurlijk bij dat iedereen op het einde van de avond terug naar huis moet rijden.

Een breed aanbod aan alcoholvrije wijnen is dus zeker op z’n plaats in elke dranken- en wijnhandel.

3) Rosé hoort eindelijk weer bij de wijntrends

wijntrends

Zowel in 2018 als 2019 steeg de verkoop van rosé wijn. Daar hebben de lange, hete zomers waarschijnlijk wel iets mee te maken, maar hoe dan ook: rosé is here to stay.

Daar speel je best op in door rosé wijnen een marketing-duwtje in de rug te geven. Folders en displays in je winkels helpen natuurlijk altijd, maar je kan ook in je webshop reclame maken voor favoriete rosés. Zo kan je bijvoorbeeld in image met link naar je rosé-sectie laten opduiken wanneer klanten inloggen. Of je voert een promotieactie voor roséwijnen. Goeie webshop- en ERP- software laat je makkelijk toe om promoties enkel te laten gelden voor wijnen met ‘rosé’ als kenmerk.

4. Italiaanse wijnen worden populairder

Hoewel we in België nog altijd graag Franse wijnen drinken, worden ook andere wijnlanden steeds populairder.

Italiaanse wijnen staan gekend om hun diversiteit: in smaak, productie, en bijhorende maaltijden. Belgen zijn misschien minder bekend met de Italiaanse toppers, maar dat is makkelijk op te lossen door je productpagina’s op je webshop te vullen met allerlei kenmerken. Zo geef je een wijn bijvoorbeeld ‘rood vlees’, ‘vis’ of ‘pasta’ als kenmerk mee.

Dat heeft als dubbel voordeel dat klanten op je productpagina’s weten bij welke maaltijd ze de wijn kunnen serveren én dat klanten op je website naar ‘pasta’ kunnen zoeken en meteen bij de juiste wijn uitkomen.

5) Halve flesjes wijn doen het goed

Ongeveer 1 op 3 huishoudens bestaat uit één persoon. Dat betekent dat je er twee tot drie dagen van moet drinken als je er eentje opentrekt.

Halve flesjes bieden de ideale oplossingen en horen al enkele jaren bij de opkomende wijntrends. Eén of twee glazen bij het eten of bij je favoriete Netflix bingewatching serie is de ideale ontspanner.

Klanten zijn zich niet altijd bewust van de optie. Dat kan je opnieuw doen door een sectie ‘kleinere flesjes’ te maken en die prominent in je menu te zetten. Maar je kan verder gaan. Zie je dat klanten een relatief klein aantal flessen kopen (1 fles rode en 1 fles witte, bijvoorbeeld), dan kan je voor het check-out proces vermelden dat ze ook kleine flesjes kunnen kopen. Zo leid je de sporadische wijndrinker naar een selectie die op zijn lijf geschreven is.

Wijnen en andere dranken vlot beheren in je kassa- of bedrijfssoftware

Inspelen op deze wijntrends is gemakkelijk met de juiste bedrijfssoftware en gekoppelde webshop. Met DrinkMaster, de ERP-oplossing voor drank- en wijnhandels beheer je gemakkelijk je artikelen en prijzen. En dat heeft verschillende voordelen:

  • Artikelen zoals wijnen en andere dranken kan je voorzien van artikelkenmerken zoals de druivensoort, de regio, de kleur, bijhorende gerechten, … Zo kan je jouw klanten meteen de juiste producten adviseren en deze kenmerken kunnen ook op je webshop getoond worden waardoor de surfer zelf kan filteren tot op het perfecte flesje!DrinkMaster artikelkenmerken
  • Business intelligence & rapportering van je verkoopcijfers kan je makkelijk opsplitsen volgens deze kenmerken. Zo weet je meteen wat goed verkoopt en wat niet!
  • Snel technische fiches maken voor wijnen met die kenmerken.
  • Je webshop verbeteren en online verkoop stimuleren.

Graag wat meer tips & tricks voor je dranken- en wijnhandel webshop? Onze consultant weet raad:

wijntrendsJANY SCHAMELHOUT
DrinkMaster adviseur
jany.schamelhout@sde.be
0479 79 58 35

Boek een afspraak

 

Dynamics 365 Business Central spring release update wave 1

Business Central is Microsoft’s ERP-oplossing voor middelgrote bedrijven. Het ERP-systeem krijgt 2 keer per jaar een mooie update. Hieronder vind je de belangrijkste nieuwigheden uit de voorjaarsupdate van 2020.

Dankzij de nieuwe spring update van Business Central zijn er tal van verbeteringen en functionaliteiten voorgesteld:

Spring Release Update Business Central

Algemene verbeteringen aan de interface

    • Performantie nog verhoogd
    • Rapporten opslaan
      • Nu kan je je rapporten makkelijk opslaan om er later verder aan te kunnen werken
    • Data input verbeterd
      • Voeg je gegevens nu makkelijker toe in het rapport
    • Meer links in lijsten om door te klikken naar gegevens
    • Gebruik van filters nog geoptimaliseerd
    • Zoeken naar functies in de verkenner
    • Verbeteringen aan mobiele app (smartphone en tablet)

Nieuwe functionaliteiten

    • Meer goederen ontvangen dan besteld
      • Wanneer een verkoper meer goederen verkoopt kan het goedkoper zijn om ze te houden
    • Gebruik van “resources” op inkoopdocumenten
      • Nu kan je inkoopdocumenten aanpassen
    • Documentindelingen
      • Meer mogelijkheden om documenten naar klanten en leveranciers te mailen

Meer info en links

Klik de link hieronder om te zien wat er te wachten staat voor volgende updates van Business Central 365:

https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365-release-plan/2020wave1/dynamics365-business-central/planned-features

Sociale media automatiseren in je bedrijf

Actief zijn op sociale media kost heel wat tijd en moeite voor je bedrijf. Maar hoe kan je dit als middelgroot bedrijf eenvoudig laten verlopen? Wel, in plaats van elke dag een post te schrijven en altijd opnieuw in te loggen  op de verschillende platform, kan je 1 keer peer week een volledige weekplanning opstellen. Je sociale media automatiseren doe je met de gratis tool Buffer.

Wij tonen je in 4 stappen hoe eenvoudig het is om je sociale media te automatiseren

  1. Maak je account aan
  2. Social mediakanalen toevoegen
  3. Tijdstippen instellen
  4. Begin meteen

Stap 1

Surf naar https://login.buffer.com/signup en maak een account aan. Kies gerust de 14-dagen trial, na deze twee weken kom je automatisch in het free plan terecht. Met dit  free plan kan je nog steeds 10 posts instellen en publiceren over 3 social media kanalen. Voor een middelgroot bedrijf is dit meer als voldoende.

Stap 2

Vervolgens kan je de social media platformen toevoegen waar jouw bedrijf op actief is. Dit kan heel eenvoudig door op “connect” te klikken. Je kan de platformen Facebook, LinkedIn, Instragram en Twitter toevoegen.

Stap 3

Eens de platformen toegevoegd zijn kan je de tijdstippen instellen wanneer de berichten automatisch gepost moeten worden. Je klikt op “settings” en daarna kan je de tijdstippen instellen. In dit voorbeeld willen wij dat er op onze Facebookpagina DrinkMaster elke maandag een bericht geplaatst wordt om 16:00 uur.

Stap 4

Begin met je wachtrij op te vullen met interessante posts. Deze posts worden automatisch geplaatst op de tijdstippen die je ingesteld hebt in stap 3. Zo eenvoudig is het!

Beschikbaar op smartphone en tablet

Bovendien kan je Buffer ook terugvinden in een applicatie voor zowel Android als iOS. Op die manier kan je overal jouw posts eenvoudig optimaliseren en de gegevens raadplegen.

 

We hopen dat je met deze tool de social media van je bedrijf flink voorruit kan helpen.

 

Inspiratie nodig om te posten? Laat je inspireren door onze eigen inhaakkalender 2020.

Afbeeldingen nodig? Gebruik zeker één van deze gratis beeldbanken:

 

Met DrinkMaster 365 de sectorspecifieke oplossing voor drank- en wijnhandels van SDE kan je nog meer tijd besparen in je administratie. Bekijk zeker eens de krachtige functionaliteiten van DrinkMaster 365.

 

 

 

 

 

Implementatietijd van je ERP-systeem bepalen

Klok

Wanneer een onderneming een nieuw ERP-systeem overweegt, rijst al vlug de vraag: “Hoelang duurt zo’n ERP-implementatie?” In dit artikel bespreken we de belangrijkste factoren die de implementatietijd van je ERP-systeem bepalen, aangevuld met een aantal zaken die de tijd kunnen verlengen. Naast een paar voorbeelden van implementaties bij verschillende types bedrijven schijnen we ons licht op een mogelijke oorzaak waarom een ERP-implementatie soms langer duurt dan verwacht.

Factoren die de implementatietijd beïnvloeden

Veel ERP-leveranciers behandelen alle bedrijven gelijk en houden geen rekening met factoren die van onderneming tot onderneming verschillen. Enkele zaken waar je bedrijf rekening moet mee houden bij de ontwikkeling van een implementatieplan:

  • Impact op de onderneming
    Hoe groter de verandering dit project is voor jouw onderneming, hoe langer dit zal duren. De werknemers moeten leren werken met de nieuwe software, dit is niet op één dag gebeurd.
  • Aantal locaties
    Als je op meerdere locaties actief bent, betekent dit ook dat er meer tijd nodig is om alles te configureren.
  • Aantal landen
    Indien je actief bent in meerdere landen, dan zal het implementatieproces ook meer tijd in beslag nemen.
  • Complexiteit
    Hoe complexer en unieker jouw bedrijfsvoering, hoe langer de implementatie zal duren.
  • Interne competenties
    Is jouw personeel bereid om te leren werken met de nieuwe software? Indien jouw werknemers over weinig ervaring beschikken, zal het proces ook langer duren.
  • Interne aanpassing
    Het uitvoerend personeel moet vanaf het begin duidelijk maken wat er allemaal in het ERP-systeem aanwezig moet zijn. Zo komt men niet voor verrassingen te staan.
  • Sectorspecifieke oplossingen
    Door de juiste leverancier te kiezen die perfect bij je bedrijf past, kan de implementatietijd aanzienlijk worden ingekort.
  • Digitale maturiteit
    Jouw bedrijf kan misschien al 30 jaar met dezelfde sheets werken. In dit geval zal de implementatie veel langer duren dan een onderneming die al gebruik maakt van iets modernere technologie.
  • Staat van huidige bedrijfsvoering
    Als je de laatste jaren enorm gegroeid bent door overnames en de bedrijfsvoering een puinhoop is geworden, zal de implementatie ongetwijfeld langer duren.

 

Hoe lang zou een implementatie duren voor jouw bedrijf?

Boek hier een online infosessie met een van onze adviseurs. 


Enkele concrete implementatievoorbeelden

Uit onze ervaring weten wij dat een implementatie bij kleinere bedrijven ongeveer 4 maanden in beslag neemt. Voor grotere bedrijven met vrij complexe bedrijfsprocessen is dit ongeveer 18 maanden. Wij geven 3 voorbeelden vanuit onze ervaring: een implementatie in een drankenhandel, een technische groothandel en een assemblagebedrijf.

Een eerste voorbeeld is een drankenhandel met een 5-tal gebruikers. Deze drankenhandel heeft één vestiging met winkel en staat in voor eigen transport naar de cafés. Zaken zoals aankoop, verkoop, voorraad, kassaverkoop, transport, boekhouding, accijnzen,.. worden geconfigureerd in de software. Via onze sectoroplossing DrinkMaster 365 kan je vlot het huidig boekhoudpakket overzetten. In dit geval zal de implementatie een 3-tal maand duren, van onze eerste meeting tot het live gaan met het nieuwe ERP-pakket.  Een concreet voorbeeld waar we dit realiseerden is VDS Drinks.

Gedimat Schelfout

Een tweede voorbeeld is een technische groothandel met een 10-tal gebruikers. Deze groothandel heeft twee vestigingen en staat in voor eigen transport. Zaken zoals aankoop, verkoop, voorraad, finance, transport,.. worden geconfigureerd in de software. Via onze sectoroplossing BuildMaster kunnen ook zaken ingesteld worden zoals werfspecifieke instellingen, gespecialiseerde artikelen, prijsbeheersystemen,… In dit geval zal de implementatie 6 maanden duren, van onze eerste meeting tot het live gaan met het nieuwe ERP-pakket. Een concreet voorbeeld waar we dit realiseerden is Gedimat Schelfhout.

Een derde voorbeeld is een assemblagebedrijf met een 15-tal gebruikers. Zaken zoals aankoop, verkoop, voorraad, finance, transport, assemblage worden geconfigureerd in de software. In dit geval zal de implementatie een 9 maand duren, van onze eerste meeting tot het live gaan met het nieuwe ERP-pakket. Een concreet voorbeeld waar we dit realiseerden is Technical Touch.

Kies de juiste partner

ERP blogEen implementatie kan soms langer duren dan verwacht. Vaak kunnen ERP-verkopers de juiste implementatietijd niet goed inschatten. Er wordt te veel gefocust op verkoop, men wil zoveel mogelijk deals kunnen binnenhalen. Wij bij SDE verkiezen kwaliteit boven kwantiteit, de klant staat steeds centraal. Verder kan een ERP-leverancier over weinig ervaring beschikken. Dit maakt het dan moeilijk om een juiste indicatie te geven van de implementatietijd. SDE heeft al 22 jaar ervaring in Dynamics 365 ERP-software. Dankzij die ervaring kunnen wij een correcte inschatting maken.

Conclusie

Bij een ERP-implementatie bestaat er niet zoiets als een juist antwoord. Het is belangrijk om te bepalen waar jouw bedrijf vandaag staat en waar je in de toekomst naartoe wil. Veel bedrijven beginnen met een implementatietijdslijn die nooit realistisch is. Het is belangrijk om dit bij het begin goed te formuleren. Elk bedrijf heeft een andere aanpak nodig, het is belangrijk dat de implementatie wordt aangepast naar de werking van jouw bedrijf.

Bij SDE kan je altijd terecht omtrent vragen van een ERP-systeem. Neem gerust contact op met ons en wij maken jouw bedrijf klaar voor de digitale toekomst.

Hoe neem je deel aan een Microsoft Teams-vergadering?

Nu overal in het land maatregelen getroffen worden om de effecten van het corona-virus zoveel mogelijk te beperken, besluit SDE de veiligheid van haar medewerkers en klanten te vrijwaren. In eerste instantie door zoveel mogelijk meetings ‘remote’ te laten doorgaan. In de praktijk betekent dit voornamelijk via Microsoft Teams. We leggen je uit hoe je aan een Teams-vergadering deelneemt, of je de software nu op je computer hebt staan of niet. Verder in de blog krijg je ook informatie over de Microsoft Teams Trial, waarmee je nu 6 maanden lang alle functies van Teams kan gebruiken. 

  1. Connecteren als je al Microsoft Teams hebt
  2. Connecteren als je nog géén Microsoft Teams hebt
  3. 6 maand gratis MIcrosoft Teams aanvragen
  4. Handige links om met Microsoft Teams te werken

Connecteren als je al Microsoft Teams hebt

Stap 1: klik op de link die je per e-mail van de organisator krijgt:

Stap 2: Kies voor “Microsoft Teams openen” als je de Desktop-app hebt, of klik op “Deelnemen op het web” als je die niet hebt.

Stap 3: Klik op “Deelnemen” of “Join now”: 

Connecteren als je nog géén Microsoft  Teams hebt

Stap 1: Klik op die link je per e-mail van de organisator krijgt:

Stap 2: Klik op “Deelnemen op het web”:

Stap 3: Sta Microsoft toe om jouw microfoon en camera te gebruiken:

Stap 4: Kies je naam en klik op “Nu deelnemen”:

Stap 5: Wacht op de organisator van de vergadering om je toegang te geven:

6 maanden lang gratis toegang tot Microsoft Teams

Omdat het Corona-virus de wereld in de ban heeft steken ook tech-bedrijven de handen uit de mouwen. Microsoft stelt alle functionaliteiten van Microsoft Teams te beschikking van iedereen. Dat betekent dat je de gratis trial-versie kan downloaden en meteen 6 maanden lang toegang krijgt tot de gehele software.

Om toegang te krijgen tot Microsoft Teams, contacteer dan via de helpdesk.

Handige links om met Microsoft Teams te werken

Hoe stel je een originele geschenkmand online samen?

Geschenkmand

Wanneer we op zoek zijn naar cadeaus voor een vriend, geliefde of familielid dan valt een geschenkenmand met dranken bij zowat iedereen in goede aarde. Goed voor ons als drankenhandel want je spreekt er nieuwe en bestaande klanten mee aan en creëert, uit je bestaande artikelen, een nieuw product. Met de juiste online bedrijfs- of kassasoftware stel je in geen tijd trouwens zo een originele geschenkmand samen tegen de juiste prijs. Hier zijn alvast een aantal tips voor goed verkopende manden.

1.     Stem je aanbod af op jouw klanten

Voor je begint met de samenstelling van een geschenkmand vraag je je best af voor wie je een mand maakt. Trek dus even je statistieken en ga op zoek naar je best lopende shop-artikelen. Abdijbieren, Franse wijnen, Gin-en-tonics, … je populairste producten mogen zeker volgens thema gebundeld worden. Let ook zeker op seizoensgebonden producten. Een geschenkmand voor december ziet er anders uit dan een geschenkmand voor augustus.

2.     Kies een thema voor je originele geschenkmand online

geschenkmandThemamanden doen het altijd goed. Vaderdag en Kerstmis zijn natuurlijk voor de hand liggende thema’s, maar je kan ook verder gaan. Zo kan je geschenkmanden koppelen aan seizoenen of feestdagen zoals een ‘Hou je lekker warm’ jenevermand tijdens de winter of een ‘Genieten van gin & tonic’ tijdens de zomer. Je kan ook alledaagse thema’s kiezen zoals een ‘Voetbal kijken met de vrienden’ biermand of een ‘Romantisch avondje’ wijnpakket.

 

Heb je geen inspiratie voor een thema? Laat je inspireren door onze eigen inhaakkalender 2020. Creatief zijn is dus de boodschap!

Afbeeldingen nodig? Gebruik één van deze gratis beeldbanken:

3.     Jij bent de drankenspecialist, toon dat met smakelijke combo’s!

Bij het samenstellen van een geschenkmand hou je rekening met de prijs, maar ook met de verschillende smaken, zodat deze elkaar aanvullen. Een geschenkmand met dezelfde vijf wijnflessen smaakt ook, maar een combinatie van rode wijnen uit een bepaalde streek is toch wat aantrekkelijker. Dit kan je ook doen met trappisten of gin. Je kan bijvoorbeeld ook van licht naar straf werken, of vier totaal verschillende smaken combineren (zoet, bitter, zout, zuur). Voorzie voldoende variatie in zowel soorten geschenkmanden (bier, wijn, sterke drank,…) als in formaten (5, 10 of 15 flessen). Zo vindt elke klant wel iets naar zijn zin.

4.     Heb oog voor de verpakking en bedenk een leuk extraatje

geschenkmandHet heet dan wel een geschenkmand, maar je kan ook een houten krat, een mooi emmertje of eender welk ander object gebruiken. Laat je creativiteit de vrije loop! Vergeet het wel niet mee te rekenen.

Nu je dranken zorgvuldig werden uitgekozen, kan je je mand met snacks en gadgets aanvullen. Dit kan gaan van chips en nootjes tot bijpassende glazen en flessenopeners, zolang ze maar bij je drankselectie passen. Je kan zelfs een stapje verder gaan en een leuke muts of een trendy zonnebril aan een winter- of zomermand toevoegen.

5.     Verkoop je geschenkmand tegen de juiste prijs

Drinkmaster 365 Geschenkmand samenstellenOriginele geschenkmand online samenstellen  in Drinkmaster 365

Met de juiste software voor dranken- en wijnhandels stel je zo een mand samen. Je scant de flesjes die je in de mand wil stoppen en het systeem telt de verkoopprijzen op. Ook je extra’s als het mandje zelf, decoratiemateriaal, papier, folie, linten selecteer je uit het systeem zodat ook die kostprijs correct wordt bijgeteld, want alle kleintjes tellen! Je ERP-pakket zal nu een prijs voorstellen op basis van de onderdelen maar zorg dat je deze totaalprijs nog wat kan verhogen want je mooie mand is meer waard dan de onderdelen! Met je volgende klik moet er prijsetiket met barcode uit je printer rollen dat je meteen op je mand kan kleven, geen gedoe. Wanneer dus iemand met je geschenkmand aan de kassa komt kan je die gewoon scannen en afrekenen aan de juiste prijs. De klant snel geholpen en op de achtergrond wordt ook je voorraad nog eens afgeboekt en ’s avonds loopt alles vlot in je kassa-afsluiting.

Wat je zeker niet mag doen:

  • Je klanten vergeten informeren over je assortiment geschenkmanden. Zet dus je manden in je nieuwsbrief, op je webshop, op je folders die je laat bussen en zeker en vast in je etalage!
  • Manden simpelweg uitstallen zonder er iets speciaals van te maken. Geef ze een leuke naam, zorg ervoor dat ze prominent zichtbaar zijn en vervolledig het plaatje met voldoende decoratie.
  • Een vleugje marketing toevoegen, al is het maar foto’s delen op je sociale media of een kaartje in de mand stoppen met subtiele reclame voor jouw winkel zodat de ontvanger ook eens bij je langs komt!

Vergeet dus zeker niet om geschenkmanden in je wijn- en drankenhandel aan te bieden. Een met zorg samengestelde cadeaumand versterkt namelijk het imago van je drankenhandel, drijft je aankoopvolume op en bied je een kans om minder gekende of nieuwe producten aan te bieden.

DrinkMaster 365 , de sectorspecifieke oplossing voor drankenhandels van SDE, helpt je bij het verwerken van geschenkmanden in je ERP-systeem. Daarnaast helpt DrinkMaster 365 je bij artikelprijzen, beschikbaarheid van de voorraad zonder extra werk en voorziet het je in een bedrijfs- en kassasoftware die je webshop optimaal integreert in de bedrijfsvoering.

Wil je een prijsindicatie ontvangen op maat voor jouw dranken- of wijnhandel? Vraag deze hier vrijblijvend aan.

Technical Touch interview: software als springplank

Technical Touch, een Belgisch bedrijf dat motorfietsonderdelen importeert, assembleert en distribueert, besloot zijn verouderde ERP-software en webshop van lokale makelij in te ruilen voor nieuwe bedrijfssoftware van Microsoft. Projectmanager en commercieel directeur Diégo Claessens legt uit waarom.

Statische webshop

Technical Touch“In 2016 was onze webshop vrij statisch. Hij evolueerde ook niet mee met hoe e-commerce zich op dat moment aan het ontwikkelen was, waardoor wij hopeloos achterop dreigden te raken,” vertelt Diégo. “Elk jaar komen er nieuwe modellen van motorfietsen op de markt en daarmee ook nieuwe onderdelen en accessoires. Al die nieuwe artikelen werden maandelijks manueel in onze webshop geïmporteerd, wat het tot een bijzonder tijdrovende bezigheid maakte.”

Maar nieuwe software vinden die aan alle vereisten voldeed was geen sinecure. Technical Touch kon haar bestaande ERP-pakket niet synchroniseren met andere e-commerceplatformen. “Dus besloten we meteen ons ERP-pakket te vernieuwen. De stap naar één leverancier voor zowel ERP als e-commerce was dan ook niet meer dan logisch.”

Technical Touch en Microsoft

De keuze viel op Microsoft vanwege het gemak. “We werkten met de courante Office-pakketten op Windows PC’s, dus leek het ons logisch om voor Microsoft Dynamics 365 Business Central te kiezen. Nu rekenen we voor het beheer van onze ICT-infrastructuur op SDE, net als voor aanpassingen aan het ERP-pakket en onze Sana Commerce webshop.”

Dynamics 365

Technical touchTechnical Touch gebruikt Dynamics 365 Business Central voor aankoop- en assemblagebeheer, maar ook voor voorraadbeheer. Het ERP-systeem van Microsoft is zo geconfigureerd dat Technical Touch, naast zijn fysieke magazijn in Lommel, nog enkele andere voorraad- vestigingen heeft om op terug te vallen, zoals de werkplaats in zijn wedstrijdtruck.

Ze kunnen met Dynamics 365 Business Central ook de voorraad sneller en accurater analyseren, wat hen een beter zicht geeft op de rotatie van hun artikelen, wat hen dan weer inzicht geeft in hoe groot hun voorraad moet zijn.

Op 26 maart vertelt Diégo Claessens tijdens Rethink ERP zelf hoe zijn ERP-pakket hem in staat stelt flexibel om te springen met voorraad én e-commerce. Naast Technical Touch zie je nog tal van andere klantencases en demo’s.

Je kan ook het volledige interview hier lezen.

Rethink ERP