Microsoft 365, het nieuwe Office: alles-in-één

De laatste jaren heeft Microsoft stevig gesleuteld aan hun Microsoft 365 (voorheen Office 365) pakket. Het platform heeft nog steeds jouw favoriete Office applicaties op zak maar beschikbaar as-a-service én in abonnementsvorm. Een alles-in-één productbundel met een zeer breed gamma. Startende van de kleine KMO tot grote ondernemingen.

Wat past best bij mijn onderneming ?

Afhankelijk van de behoeften van uw bedrijf, integreert Microsoft 3 bedrijfsversies:

  • Business Basic – €4,20
    Concreet kan je gebruik maken van een mailbox mét Microsoft Outlook & Microsoft Teams in web-versie. Beperkt gebruik van SharePoint Online en Teams is eveneens inbegrepen.
  • Business Standard – €10,50
    Bij de standaardlicentie maakt het volledige Office pakket zijn intrede, met vijf installaties per account. De splinternieuwe Bookings-applicatie zit hier ook inbegrepen. Daarmee kunnen klanten meteen online een afspraak bij je maken.
  • Business Premium – €16,90
    Voor een meerprijs van €6,40 voorziet Microsoft een stevig aantal extra features. Zo wordt het Enterprise Mobility + Security (EMS) platform geïntroduceerd . Daarmee kan je gebruik maken van Azure AD en MS Intune. Ook met het extra Threat Protection Plan, Online Archiving en Data Loss Prevention krijgt deze licentie aan security en backup een mooie boost.

In the spotlight

Exchange Online is geïntegreerd in alle 3 de versies van M365 Business. Outlook verzorgt verzorgt al lang niet meer enkel  je mails, agenda, taken en contacten, maar is enorm flexibel en laat jouw bedrijf toe een hybride mailomgeving op te zetten. On-premises Exchange servers werken feilloos samen met Exchange Online, op deze manier is een getrapte mail migratie mogelijk.

Gedaan met eindeloos accounts en logins aan te maken voor nieuwe werknemers. Single sign-on laat elke gebruiker toe om op dezelfde manier te authentiseren, one password to rule them all.

Word makkelijker bereikbaar of laat klanten rechtstreeks een afspraak inboeken met Microsoft Bookings. Klanten maken een keuze uit jouw services, vervolgens kiezen ze een medewerker die reeds op de hoogte is van hun dossier en kiezen een tijdstip een tijdstip te kiezen. Werknemers kunnen uiteraard altijd aangeven welke dagen/tijden zij beschikbaar willen stellen, of kunnen er ook afspraken worden overgenomen door collega’s. Zo hoeven klanten niet te bellen of mailen.

Samenwerken nog nooit zo gemakkelijk als met Microsoft Teams. Het platform van MS heeft een hele weg afgelegd maar heeft zich al snel ontpopt tot meest gebruikte communicatie platform ! Bellen, (video-)vergaderen, chatten en zelfs groepen aanmaken waar jouw team apart ideeën en bestanden kunnen delen.
The good news – Microsoft Teams zit inbegrepen in elk Office 365-abonnement en is zelfs (met beperkte mogelijkheden) gratis te testen.

Haal het maximum uit jouw bedrijfsdata door digitaal te transformeren met Microsoft PowerApps. Vul je ERP-systeem aan met kleinere apps die specifieke pijnen oplossen.  Bouw zelf (of met onze hulp) een Form en koppel het met Dynamics 365 of Business Central. Maak het tot slot beschikbaar op mobiele toestellen, tablets of scanners. Of bouw een app waarmee chauffeurs vanop de baan hun locaties en leveringstijden kunnen aan geven. Allemaal mogelijk met PowerApps.

SDE als jouw trusted advisor in Microsoft 365

Als Microsoft Gold Partner met expertise in zowel Microsoft Dynamics als Microsoft 365, helpen wij u graag verder met strategisch advies rond implementatie & positionering van de juiste apps voor uw bedrijf. Verder volgen wij het nieuws van recente features en nieuwste apps op de voet. We delen onze expertise graag met onze klanten via nieuwsbrieven, seminars en demo’s.

Heb je vragen of wens je meer informatie? Je kan steeds terecht bij onze consultant:

THOMAS CATTHOOR
IT-beheer
thomas.catthoor@sde.be
0478 05 86 43

Hoe neem je deel aan een Microsoft Teams-vergadering?

Nu overal in het land maatregelen getroffen worden om de effecten van het corona-virus zoveel mogelijk te beperken, besluit SDE de veiligheid van haar medewerkers en klanten te vrijwaren. In eerste instantie door zoveel mogelijk meetings ‘remote’ te laten doorgaan. In de praktijk betekent dit voornamelijk via Microsoft Teams. We leggen je uit hoe je aan een Teams-vergadering deelneemt, of je de software nu op je computer hebt staan of niet. Verder in de blog krijg je ook informatie over de Microsoft Teams Trial, waarmee je nu 6 maanden lang alle functies van Teams kan gebruiken. 

  1. Connecteren als je al Microsoft Teams hebt
  2. Connecteren als je nog géén Microsoft Teams hebt
  3. 6 maand gratis MIcrosoft Teams aanvragen
  4. Handige links om met Microsoft Teams te werken

Connecteren als je al Microsoft Teams hebt

Stap 1: klik op de link die je per e-mail van de organisator krijgt:

Stap 2: Kies voor “Microsoft Teams openen” als je de Desktop-app hebt, of klik op “Deelnemen op het web” als je die niet hebt.

Stap 3: Klik op “Deelnemen” of “Join now”: 

Connecteren als je nog géén Microsoft  Teams hebt

Stap 1: Klik op die link je per e-mail van de organisator krijgt:

Stap 2: Klik op “Deelnemen op het web”:

Stap 3: Sta Microsoft toe om jouw microfoon en camera te gebruiken:

Stap 4: Kies je naam en klik op “Nu deelnemen”:

Stap 5: Wacht op de organisator van de vergadering om je toegang te geven:

6 maanden lang gratis toegang tot Microsoft Teams

Omdat het Corona-virus de wereld in de ban heeft steken ook tech-bedrijven de handen uit de mouwen. Microsoft stelt alle functionaliteiten van Microsoft Teams te beschikking van iedereen. Dat betekent dat je de gratis trial-versie kan downloaden en meteen 6 maanden lang toegang krijgt tot de gehele software.

Om toegang te krijgen tot Microsoft Teams, contacteer dan via de helpdesk.

Handige links om met Microsoft Teams te werken

Wat de Cloud betekent voor jouw drankenhandel

In de IT wereld is het al lang geen geheim meer dat Microsoft en andere providers hun diensten aanbieden in de Cloud. Maar wat betekent dat nu eigenlijk voor de moderne drankenhandel? Waarom zou je overstappen naar Cloud computing? In dit artikel lees je 4 redenen wat Cloud computing voor je drankenhandel kan betekenen.

1.     De Cloud bevordert de samenwerking binnen je drankenhandel

Cloud samenwerking drankenhandel

In de Cloud zijn alle data en bestanden in real time beschikbaar voor je medewerkers binnen de organisatie. Medewerkers beschikken nu ten alle tijden over de juiste gegevens en versies van bestanden en hebben een volledige zichtbaarheid over gezamenlijke projecten. Bovendien hoeven ze geen bijlagen meer naar elkaar te verzenden via mail, aangezien je dit gemakkelijk terugvindt in de Cloud server. Deze functionaliteiten bevorderen de samenwerking, bespaart tijd én maakt je medewerkers productiever.

2.     Al je gegevens en bestanden worden veilig opgeslagen

Vergeleken met een lokale server, is de Cloud veiliger. Cloud computing is namelijk een veilige en geschikte manier om bestanden online op te slaan en te bewaren. Bovendien kan je via Cloud computing aangeven welke medewerker toegang heeft tot welke bestanden en gegevens. Omdat alles opgeslagen is in de Cloud, kan je in geval van diefstal of verlies van een laptop ook snel tussenkomen. Zo heb je als beheerder de mogelijkheid om op afstand gegevens te wissen.

Een overstap naar een Cloud-systeem is niet een-alles-of-niets keuze. Je kan dit stapsgewijs doen door zelf te beslissen welke afdeling je wenst te integreren in de Cloud. Zo kan je bijvoorbeeld kiezen om eerst enkel je CRM in de Cloud te steken en op termijn andere aspecten.

3.     Geeft je een duidelijk overzicht in de kosten

 

Een groot voordeel van cloud computing is dat je geen opstart- of investeringskosten hebt bij de groei van je drankenhandel . Je hoeft zelf geen hardware aan te kopen en betaalt gewoon volgens een abonnementenmodel, wat goed is voor je cashflow. Het personeel kan zich nu ook meer focussen op de belangrijkere bedrijfsprocessen van een drankenhandel. Bovendien wordt je succes niet meer bepaald door IT kosten, maar kan je IT inzetten als een business generator.

4.     Cloud zorgt voor eenvoud in je drankenhandel

Dankzij de Cloud draait uw business altijd en overal en wordt ze plaats onafhankelijk. Al je medewerkers kunnen meteen en overal inloggen op je systeem. Zo biedt je je medewerkers meer flexibiliteit zonder dat dit ten koste gaat van hun productiviteit. Verder doen de Cloud servers automatische software-updates. Dit houdt in dat leveranciers regelmatig software-updates implementeren (inclusief beveiligingsupdates) zodat je zelf geen tijd en energie verliest aan het operationeel houden van je systeem.

 

De Cloud is niet meer weg te denken uit de bedrijfswereld, maar de evolutie ernaar kan of moet een geleidelijk proces zijn binnen de huidige IT-infrastructuur van een moderne drankenhandelaar. DrinkMaster, de sectorspecifieke oplossing voor drankenhandels van SDE, werkt binnen de Cloud en maakt investeringen in dure servers en kostelijk IT-onderhoud overbodig. Bovendien helpt het bij artikelprijzen en beschikbaarheid van de voorraad zonder al dat extra werk. Het voorziet je ook in een bedrijfs- en kassasoftware die je webshop optimaal integreert in de bedrijfsuitvoering.

 

Azure SQL replication om Power BI op Dynamics 365 te boosten

Azure SQL DB

Wat bij een van onze klanten begon als een voorzichtig Power BI-experiment groeide uit tot een bedrijfsbrede inzet van de BI-tool bovenop Microsoft Dynamics 365 Business Central. De frequente ‘refreshes’ van allerlei Power BI dashboards wogen echter op de productiedatabase. Onze IT-consultants vonden een oplossing voor dit probleem in de vorm van Azure SQL Replicatie.

sql db vd azure sql dbwOnze klant gebruikt uitvoerig Microsoft Power BI en refresht voor onder andere verkoop, finance, productie en customer service  zijn dashboards om het uur. De rapporten en dashboards zijn geconfigureerd op de live database van het ERP-systeem Microsoft Dynamics 365 Business Central. Wanneer de productie van dit bedrijf echter op volle toeren draait en ook de rapporten nog eens refreshten, kregen we meldingen van onze geautomatiseerde performance monitoring. De database belasting piekte af en toe in het rood.

Een kopie van de database voor business intelligence en rapportering

De voor de hand liggende oplossing was de SQL-database die onder Dynamics 365 zit te kopiëren. Zo wordt de productiedatabase niet langer belast maar dat noodzaakt wel de nodige SQL-licenties en de nodige Windows Server-licenties.

Als tweede piste onderzochten we de mogelijkheid om de SQL-server en SQL-database in de cloud te hosten, meer bepaald in de Microsoft Azure cloud. Een single Azure SQL database met de precies genoeg toegekende resources bleek voldoende en dat tegen een fractie van de prijs van een ontdubbelde server on-premise.

Elke 5 minuten worden de gewijzigde gegevens uit de live on-premise database gesynchroniseerd naar de Azure SQL-db waardoor de Power BI rapporten steeds over de meest actuele gegevens beschikken en dit productiebedrijf uiterst precies haar operaties kan optimaliseren.

Dankzij dit hybride verhaal (ERP-pakket nog on-premise – gerepliceerde database reeds in de cloud) is onze klant op een uiterst efficiënte manier geholpen tegen een zeer scherpe maandelijkse kostprijs.

Way to the cloud: de cloud uitgelegd

de cloud

In de IT wereld is het al lang geen geheim meer dat Microsoft en andere providers hun diensten aanbieden in de cloud. Maar wat betekent dat nu eigenlijk? Waar zien we het moderne bedrijf in dit verhaal?  In de meeste gevallen zijn er al een aantal processen binnen een IT omgeving die in aanmerking kunnen komen voor een cloud service. In deze blogpost kijken we even naar het concept “ De cloud”. 

Wat betekent het woord cloud?

Eigenlijk betekent de term niet meer dan een deel van een datacenter ergens op de wereld. In die datacenters draaien fysieke servers waar we een stukje van kunnen huren, volgens het pay-as-you-go principe. Dit brengt heel wat voordelen met zich mee:

      • Geen onderhoud.
      • Geen verbruik.
      • Geen airco nodig om de fysieke hardware te onderhouden.
      • Beter bestand tegen falen.

Bij Microsoft wordt er overigens gesproken niet gesproken over datacenters, maar regio’s. Een regio betekent dat er een aantal datacenters beschikbaar zijn. Het voordeel hiervan is dat wanneer de ene server uitvalt een ander het overneemt. Zo blijft je software altijd beschikbaar. Momenteel zijn er zo’n 54 regio’s in 140 landen en daar komen er maandelijks/jaarlijks een aantal bij.

Zit deze technologie al in ons dagelijks leven verweven?

Het antwoord op deze vraag is volmondig: Ja! De meeste mensen stellen zich vragen bij de veiligheid van hun data wanneer deze op de cloud staan. Dat is begrijpelijk, maar we komen in het dagelijks leven vaak in aanraking met de cloud. Zonder dat we het zelf beseffen! Denk maar aan Netflix, Facebook, Twitter en Dropbox. Bij de meeste personen draaien zelf de medische gegevens in de cloud zoals klantenkaarten, aankopen op het internet, enz.

Kan je vandaag met jouw bedrijf in de cloud draaien?

Ook hier is het antwoord ja. Wanneer voor jouw bedrijf de stap te groot is kan je ook een hybride opzet proberen, waarbij je zowel in de Cloud als on premise (lokaal) werkt. Je kan gebruik maken van tools zoals offsite backup, een extra server om een pakket op te draaien, File storage,… Deze zijn een perfect alternatief als je bedrijf nog niet toe is aan het werken met de cloud.

Wat kan SDE voor jou betekenen

 

De cloud is niet meer weg te denken uit de bedrijfswereld, maar de evolutie ernaar kan of moet een geleidelijk proces zijn binnen jullie huidige IT infrastructuur. Heb je vragen over wat we voor jouw bedrijf kan doen, contacteer ons gerust. SDE helpt je graag verder.

Tom Goderis, ITB consultant

Managed services: de IT-oplossing voor groeiende KMO’s

managed services

Onze Managed services-formule helpt bedrijven met hun IT-department. Want elk bedrijf is afhankelijk van haar IT-beheer en data, een feit dat niet elke zaakvoerder wil aanvaarden. Maar in tijden van dataleaks, cryptolockers en een steeds strengere wetgeving is een up-to-date en efficiënt IT-management een must. Het is dan ook belangrijk dat je voor je IT-oplossingen kan rekenen op meer dan één professional.

Een veilige IT-omgeving



De topprioriteiten van je IT-departement zijn natuurlijk dat je data (en de data van je klanten) veilig zit én dat je collega’s vlot en efficiënt kunnen werken. Wanneer er maar 1 persoon  daarvoor verantwoordelijk is komen er vaker problemen naar voor.

      • Wat gebeurt er als die persoon niet op kantoor is of niet bereikbaar is?
      • Wat als hij zijn job opgeeft?
      • Wat als je bedrijf groeit en je IT-noden meegroeien?

Om nog maar te zwijgen over alle domeinen binnen IT waar je IT-professional moet vanaf weten.

Maar een heel IT-team samenstellen is niet voor de hand liggend, zeker niet voor een kmo. Het budget is vaak niet beschikbaar en de war on talent is ook in de IT-wereld een feit. Dus hoe krijg je een IT-team tot je beschikking zonder fulltime een handvol professionals aan te nemen?

Managed services in IT


Met onze managed services formule heb je zorgeloze IT tegen een vaste prijs per maand: een volledig IT-team neemt je ICT (en al je IT-stress) volledig of deels over. Dit biedt een aantal voordelen voor jouw bedrijf:

      • Je bespaart tijd.
      • Je maakt werknemers vrij voor je core business.
      • Je beperkt het risico dat een slechte of verouderde IT je business verstoort.
      • Je software én je licenties blijven altijd up-to-date.
      • Je software blijft veilig.

Wordt het tijd dat je IT wat meer van je papegaaienwerk overneemt? Kom hier meer te weten over hoe ons IT-team je IT-omgeving veiligstelt.

Hoe ga je het best om met data wanneer je een backup wilt nemen.

back-up

Het gevaar van Cryptolockers, dataverlies, hacking en hardware failures zijn vandaag de dag geen uitzondering meer.  Het kost dan ook handen vol geld om verloren of corrupte data terug te halen wanneer je geen backup hebt. Wij vertellen je graag hoe je het best met deze data kan omgaan en wat de nieuwste trends hierin zijn.

3-2-1 Backup principe

We beginnen met het 3-2-1 principe. Het 3-2-1 principe is een minimale opzet voor de beveiliging van je gegevens.

  • Het cijfer 3 staat voor het aantal kopieën van je data. Deze dien je te verspreiden over verschillende datadragers.

  • Het cijfer 2 staat voor het aantal verschillende media of datadragers (tape, NAS, USB, cloud) naar waar de backup moet genomen worden.  In de praktijk zien we dat sommige toestellen al eens kunnen haperen en dit pas wordt opgemerkt wanneer men effectief de backup nodig heeft.Hier kan je het best kiezen om 2 tot 3 verschillende backup media te gebruiken en deze zo ver mogelijk uit elkaar te zetten. Bv: een backup in een ander gebouw of een andere ruimte. Het is touwens absoluut niet verstandig het backup toestel te plaatsen in de technische ruimte waar de server staat, denk maar aan blikseminslag, overstroming, waterlek enz…
  • Het cijfer 1 staat voor een offsitebackup. Hiermee bedoelen we een backup die niet op jullie site plaatsvindt. Tegenwoordig zijn er talloze oplossingen, SDE kiest er voor om de backup in een datacenter van Microsoft te nemen.

Office 365

Office 365 is vandaag niet meer weg te denken. Het geeft ons soms een vals gevoel van veiligheid want de documenten en mails draaien toch in de cloud die automatisch wordt gebackupt door Microsoft. In de praktijk is niets minder waar.  Als IT verantwoordelijke binnen de organisatie ben jij nog steeds verantwoordelijk voor je eigen data in het Datacenter van Microsoft. Dit wil zeggen dat daar ook best een eigen backup moet worden voorzien.
Een eigen backup van je Office 365 omgeving biedt heel wat voordelen:

  • Een volledige omgeving (bijvoorbeeld sharepoint) terugzetten in enkele kliks
  • Of slechts enkele verloren files selectief terughalen (niet mogelijk met stanaard microsoft office 365 backup)
  • Snel terugzetten wanneer jij het wil (in tegenstelling tot 3 a 4 dagen  moeten wachten op de Microsoft-backup)
  • Je kiest zelf hoelang je je backups bewaart (maximum Microsoft retentie voor mail 30 dagen en voor sharepoint files 93 dagen
  • Een hogere performantie
  • Geen onverwachte recovery-kosten

Restore data

Last but not least is het omgaan met de backups. Wij bij SDE doen tijdens het OHC maandelijks een restore van de bestaande backup. Dit wil zeggen dat de data getest wordt of die wel degelijk kan teruggezet worden. Er zijn gevallen bekend waar de backup ggenomen wordt, maar uiteindelijk corrupt blijkt te zijn wanneer die wordt terug gezet.

Met bovenstaande tips kan je al veel problemen vermijden. Indien je meer info wenst over backup aarzel niet ons te contacteren.  

Vier risico’s als je IT-manager er alleen voor staat

bored

lonelyHeb je slechts één eigen IT-manager of IT-verantwoordelijke in je bedrijf, of overweeg je iemand aan te werven? Je IT-voorzieningen zijn ongetwijfeld cruciaal om je business te laten draaien. Zorg dat je IT-manager er niet alleen voor staat! Houd dus deze overwegingen in het achterhoofd:

nosignal1. Je IT-manager is onverwacht afwezig (en dat voel je in je bedrijf)

Wat als de IT-manager ziek is of het bedrijf verlaat, heb je dan meteen iemand anders beschikbaar die alles kan overnemen? En hoe groot is het bedrijfsrisico als dat niet zo is – wat zijn de gevolgen voor de verkoop, de productiviteit en de klantenservice als er iets hapert tijdens zijn afwezigheid?

2. Hij kan niet op de hoogte zijn van ALLE nieuwigheden (‘t is ook maar een mens)

Een eigen IT-verantwoordelijke kan in zijn eentje nooit op de hoogte blijven van alle technologische trends – daarvoor zijn er te veel verschillende aspecten en evolueert het IT-landschap te snel. Bovendien ontbreekt het de interne IT-manager ook aan een team met collega’s om mee te ‘sparren’ en te overleggen.

bored3. Hij vindt je routine-IT-klusjes snel vervelend (en eigenlijk kost hij je teveel voor deze boring dingen)

Heb je echt een voltijdse interne IT-medewerker nodig om routinetaken uit te voeren? Denk eraan dat IT-specialisten schaars en dus duur zijn en dat ze ook niet geneigd zijn om lang aan boord te blijven als ze weinig uitdaging vinden in hun job.

4. Jouw routine-klusjes weerhouden hem van jouw digitale bedrijfstransformatie (waar hij dus eigenlijk wél zou renderen)

As je alle IT-verantwoordelijkheid overlaat aan één interne systeembeheerder of IT-manager, riskeer je dat die verdrinkt in de dagelijkse, repetitieve beheertaken. Daardoor gaat er te weinig aandacht naar de digitale transformatie van je bedrijf, waarmee je je business efficiënter en dus winstgevender kan maken.

Zijn dit voor jouw onderneming grote risico’s? Dan kies je er beter voor om je IT-manager te laten bijstaan of je IT volledig toe te vertrouwen aan een externe dienstenleverancier.

Zo krijg je toegang tot een heel team IT-specialisten met een brede kennis die ze ook voortdurend up-to-date houden. Op die manier ben je zeker van een constante opvolging en professioneel advies over de nieuwste IT-mogelijkheden die het meest zullen bijdragen tot de groei van je bedrijf.

Je IT-manager is zo drukbezet dat jij software betaalt die je niet gebruikt.

itbeheer-itmanager

it-managerBlijven innoveren is de boodschap voor elke onderneming. Innovatieve software zal je een echte ‘boost’ geven maar je IT-manager heeft meestal geen tijd om nieuwigheden te lanceren. Hij wordt namelijk opgeslorpt door het dagelijkse beheer van je bestaande IT-omgeving. Vaak heb je zelfs al software-licenties gekocht die ongebruikt blijven. Enkele voorbeelden.

Zo zitten bijvoorbeeld heel wat innovatieve applicaties standaard vervat in je Office 365. Vaak gebruiken bedrijven hun Office 365-abonnement alleen voor e-mail, maar kende je ook deze mogelijkheden?

Teams

TeamsTeams maakt teamwerk een stuk eenvoudiger. Je kan via Teams samen bestanden creëren, samenwerken aan projecten, planningen opvolgen, documenten uitwisselen en becommentariëren op afstand. Met Teams kan je ook (groeps)chatten en online vergaderen met iedereen binnen of buiten je organisatie. Met Office 365 heb je ook toegang tot Teams en zelfs je klanten kunnen aanloggen op je Teams zodat je ook met hen vlotter kan werken! Check Teams hier.

Flow

Met Flow kunnen je mensen eenvoudig werkstromen maken die tijdrovende taken en bedrijfsprocessen automatiseren. Zo kan je bijvoorbeeld e-mailbijlagen automatisch opslaan in OneDrive of een automatische melding instellen die wordt verstuurd wanneer iemand een bestand op een bepaalde locatie uploadt. Je hoeft bovendien absoluut geen IT-specialist te zijn om die ‘workflows’ in te stellen, want je krijgt bij Flow sjablonen voor vaak voorkomende scenario’s die je zelf kan invullen. Flow zit niet in de meeste Office 365-versies en indien niet kan je kiezen voor een apart abonnement.

Planner

plannerMet Planner kan je eenvoudig nieuwe planningen opstellen, taken organiseren en toewijzen, bestanden delen, chatten over werk en updates over de voortgang van de geplande taken ontvangen. Je bepaalt zelf wie toegang tot je plan heeft, afhankelijk van het type plan dat je maakt – privé of publiek.

Gun je IT-manager of systeembeheerder de tijd om dit bij jouw bedrijf uit te rollen. Laat zijn routine-taken door onze mensen doen. Stuur ons een mailtje (info@sde.be) of een telefoontje (09 340 66 76) om te bekijken wat mogelijk is.

Telefooncentrale in de cloud

Door een telefooncentrale te gebruiken via de cloud, geïntegreerd met Office 365 en Skype for Business, kan je makkelijk kiezen op welke manier je je telefoon opneemt – met een vast of een mobiel toestel of via de pc – en hoe je je voicemail opvolgt.

PowerApps

Met PowerApps maak je zonder programmatiekennis apps (PC, tablet, smartphone, …) voor standaardformulieren die de productiviteit in je bedrijf verhogen. De informatie die je voor een PowerApp gebruikt, haal je uit andere programma’s zoals Teams, Dynamics, Excel of SharePoint, die je koppelt met je nieuwe app. Zo kan je bijvoorbeeld een toepassing maken voor het creëren van rapporten en verslagen. Handig voor je IT-manager en voor je hele bedrijf!

OneDrive

onedriveDropbox en Google Drive zijn bij de meesten wel bekend en worden gebruikt om zware bestanden te bewaren en te delen. En dat terwijl je waarschijnlijk een professionele licentie hebt voor OneDrive en volledig geïntegreerd is met Office 365! OneDrive geeft elke gebruiker ten minste 1 TB aan persoonlijke opslagruimte in de cloud. Op die manier kunnen de gebruikers hun bestanden uit Office 365 veilig vanaf elke locatie delen en eraan samenwerken. Dat kan ook mobiel, met OneDrive app. Als per ongeluk een bestand verwijderd is of beschadigd door een virus, kan je het makkelijk herstellen. Zo raak je nooit iets kwijt.

SharePoint

SharePoint Online is een heel handige applicatie om de productiviteit en de samenwerking tussen je medewerkers te verhogen. Zo kunnen ze met SharePoint inhoud, kennis en toepassingen delen en beheren voor meer en beter teamwork, om snel informatie te zoeken en moeiteloos samen te werken in de hele organisatie. Denk “intranet” maar het kan zoveel meer.

Advanced Threat Protection 

Microsoft Advanced Threat Protection beveiligt je e-mail, bestanden en Office 365-toepassingen tegen onbekende en geavanceerde aanvallen. Het helpt je onder meer te voorkomen dat medewerkers een onveilige bijlage openen of op een onveilige link klikken. Advanced Threat Protection kan je via een extra licentie per gebruiker toevoegen aan bepaalde Exchange- of Office 365-abonnementen.

Meer weten over deze mogelijkheden? Stuur even een mailtje (info@sde.be) of bel ons even op: 09 340 66 76. Jouw IT-manager zal je dankbaar zijn.

Security: Wat moet je IT’er doen als een werknemer weggaat

IT'er

Wanneer een werknemer het bedrijf verlaat, is HR vaak de eerste die ervan weet. Je IT-departement moet de tweede zijn. Dit moet je IT-professional meteen doen als iemand van job verandert.

Security problemen voorkomen

Je werknemers hebben vaak toegang tot allerhande systemen:

–        Interne data

–        Klantgegevens

–        Betaalgegevens

–        Gebruiksfuncties van software

–        E-mail

–       

Een goed IT-securitybeleid begint, zoals zo vaak, met preventie. Daarom geef je je werknemers best enkel toegang tot de systemen en software die ze nodig hebben om hun job uit te oefenen. Dat lijkt misschien logisch voor bijvoorbeeld betaal- of bestellingssoftware, maar geldt eigenlijk voor alle software, databases en applicaties. Dat betekent ook Google Adwords en Analytics, sociale media kanalen, CRM- en CMS-software, enz. Dat voorkomt niet alleen fouten, maar beperkt ook de gevaren eens je werknemer het bedrijf verlaat.

Hou goed bij welke werknemer toegang heeft tot welke systemen! Zo vergeet je niets en voorkom je later problemen. Je stelt best een interne database op van al je werknemers en waar ze precies toegang tot hebben.

Security: Wat moet je IT'er doen als een werknemer weggaat

Wachtwoorden resetten

Zorg ook voor een vlotte manier om paswoorden te resetten. Als je met één centraal paswoord werkt, kan je vlot je voormalige werknemer alle toegang tot je gegevens ontzeggen.

Reset dus het wachtwoord van je werknemers op de laatste dag van hun termijn. Daarom is het belangrijk je IT-departement op de hoogte te stellen van vertrekkende werknemers.

Microsoft Office 365

Heeft je werknemer een Office 365-licentie, dan kan je hem de toegang tot de Microsoft apps ontzeggen in het Office 365 Admin center. Daar selecteer je eenvoudigweg de juiste gebruiker en reset je hun paswoord. Vergeet ook niet zijn licentie te verwijderen en eventueel aan iemand anders toe te kennen. Eens je dat doet blijven zijn e-mail, contacten en kalender 30 dagen bewaard.

Opletten met e-mails

Maar met e-mails let je best op. Je mag niet zomaar de e-mailbox van een vertrokken werknemer blijven gebruiken. Wanneer je collega vertrekt zet je meteen een geautomatiseerd bericht op, zodat contactpersonen weten wie de job overneemt. Na een maandje kan je dan de mailbox afsluiten.

Het is strafbaar om de e-mailbox (en dus naam van de vertrokken werknemer) te gebruiken nadat hij of zij vertrokken is. Daarom regel je dit soort dingen best met je werknemer voor zijn vertrek.

Je kan e-maildata van een collega bewaren door die exporteren in een .pst bestand of te importeren in een andere e-mailaccount.

Let er wel op: Zorg dat de afspraken binnen je bedrijf over toegang tot e-mails duidelijk én wettelijk in orde zijn.

Heb je vragen over IT-security, contacteer dan ons ITB-team. Zij staan klaar om op je vragen te antwoorden. Je kan je ook inschrijven op onze IT-security nieuwsbrief.