Azure SQL replication om Power BI op Dynamics 365 te boosten

Azure SQL DB

Wat bij een van onze klanten begon als een voorzichtig Power BI-experiment groeide uit tot een bedrijfsbrede inzet van de BI-tool bovenop Microsoft Dynamics 365 Business Central. De frequente ‘refreshes’ van allerlei Power BI dashboards wogen echter op de productiedatabase. Onze IT-consultants vonden een oplossing voor dit probleem in de vorm van Azure SQL Replicatie.

sql db vd azure sql dbwOnze klant gebruikt uitvoerig Microsoft Power BI en refresht voor onder andere verkoop, finance, productie en customer service  zijn dashboards om het uur. De rapporten en dashboards zijn geconfigureerd op de live database van het ERP-systeem Microsoft Dynamics 365 Business Central. Wanneer de productie van dit bedrijf echter op volle toeren draait en ook de rapporten nog eens refreshten, kregen we meldingen van onze geautomatiseerde performance monitoring. De database belasting piekte af en toe in het rood.

Een kopie van de database voor business intelligence en rapportering

De voor de hand liggende oplossing was de SQL-database die onder Dynamics 365 zit te kopiëren. Zo wordt de productiedatabase niet langer belast maar dat noodzaakt wel de nodige SQL-licenties en de nodige Windows Server-licenties.

Als tweede piste onderzochten we de mogelijkheid om de SQL-server en SQL-database in de cloud te hosten, meer bepaald in de Microsoft Azure cloud. Een single Azure SQL database met de precies genoeg toegekende resources bleek voldoende en dat tegen een fractie van de prijs van een ontdubbelde server on-premise.

Elke 5 minuten worden de gewijzigde gegevens uit de live on-premise database gesynchroniseerd naar de Azure SQL-db waardoor de Power BI rapporten steeds over de meest actuele gegevens beschikken en dit productiebedrijf uiterst precies haar operaties kan optimaliseren.

Dankzij dit hybride verhaal (ERP-pakket nog on-premise – gerepliceerde database reeds in de cloud) is onze klant op een uiterst efficiënte manier geholpen tegen een zeer scherpe maandelijkse kostprijs.

Way to the cloud: de cloud uitgelegd

de cloud

In de IT wereld is het al lang geen geheim meer dat Microsoft en andere providers hun diensten aanbieden in de cloud. Maar wat betekent dat nu eigenlijk? Waar zien we het moderne bedrijf in dit verhaal?  In de meeste gevallen zijn er al een aantal processen binnen een IT omgeving die in aanmerking kunnen komen voor een cloud service. In deze blogpost kijken we even naar het concept “ De cloud”. 

Wat betekent het woord cloud?

Eigenlijk betekent de term niet meer dan een deel van een datacenter ergens op de wereld. In die datacenters draaien fysieke servers waar we een stukje van kunnen huren, volgens het pay-as-you-go principe. Dit brengt heel wat voordelen met zich mee:

      • Geen onderhoud.
      • Geen verbruik.
      • Geen airco nodig om de fysieke hardware te onderhouden.
      • Beter bestand tegen falen.

Bij Microsoft wordt er overigens gesproken niet gesproken over datacenters, maar regio’s. Een regio betekent dat er een aantal datacenters beschikbaar zijn. Het voordeel hiervan is dat wanneer de ene server uitvalt een ander het overneemt. Zo blijft je software altijd beschikbaar. Momenteel zijn er zo’n 54 regio’s in 140 landen en daar komen er maandelijks/jaarlijks een aantal bij.

Zit deze technologie al in ons dagelijks leven verweven?

Het antwoord op deze vraag is volmondig: Ja! De meeste mensen stellen zich vragen bij de veiligheid van hun data wanneer deze op de cloud staan. Dat is begrijpelijk, maar we komen in het dagelijks leven vaak in aanraking met de cloud. Zonder dat we het zelf beseffen! Denk maar aan Netflix, Facebook, Twitter en Dropbox. Bij de meeste personen draaien zelf de medische gegevens in de cloud zoals klantenkaarten, aankopen op het internet, enz.

Kan je vandaag met jouw bedrijf in de cloud draaien?

Ook hier is het antwoord ja. Wanneer voor jouw bedrijf de stap te groot is kan je ook een hybride opzet proberen, waarbij je zowel in de Cloud als on premise (lokaal) werkt. Je kan gebruik maken van tools zoals offsite backup, een extra server om een pakket op te draaien, File storage,… Deze zijn een perfect alternatief als je bedrijf nog niet toe is aan het werken met de cloud.

Wat kan SDE voor jou betekenen

 

De cloud is niet meer weg te denken uit de bedrijfswereld, maar de evolutie ernaar kan of moet een geleidelijk proces zijn binnen jullie huidige IT infrastructuur. Heb je vragen over wat we voor jouw bedrijf kan doen, contacteer ons gerust. SDE helpt je graag verder.

Tom Goderis, ITB consultant

Managed services: de IT-oplossing voor groeiende KMO’s

managed services

Onze Managed services-formule helpt bedrijven met hun IT-department. Want elk bedrijf is afhankelijk van haar IT-beheer en data, een feit dat niet elke zaakvoerder wil aanvaarden. Maar in tijden van dataleaks, cryptolockers en een steeds strengere wetgeving is een up-to-date en efficiënt IT-management een must. Het is dan ook belangrijk dat je voor je IT-oplossingen kan rekenen op meer dan één professional.

Een veilige IT-omgeving



De topprioriteiten van je IT-departement zijn natuurlijk dat je data (en de data van je klanten) veilig zit én dat je collega’s vlot en efficiënt kunnen werken. Wanneer er maar 1 persoon  daarvoor verantwoordelijk is komen er vaker problemen naar voor.

      • Wat gebeurt er als die persoon niet op kantoor is of niet bereikbaar is?
      • Wat als hij zijn job opgeeft?
      • Wat als je bedrijf groeit en je IT-noden meegroeien?

Om nog maar te zwijgen over alle domeinen binnen IT waar je IT-professional moet vanaf weten.

Maar een heel IT-team samenstellen is niet voor de hand liggend, zeker niet voor een kmo. Het budget is vaak niet beschikbaar en de war on talent is ook in de IT-wereld een feit. Dus hoe krijg je een IT-team tot je beschikking zonder fulltime een handvol professionals aan te nemen?

Managed services in IT


Met onze managed services formule heb je zorgeloze IT tegen een vaste prijs per maand: een volledig IT-team neemt je ICT (en al je IT-stress) volledig of deels over. Dit biedt een aantal voordelen voor jouw bedrijf:

      • Je bespaart tijd.
      • Je maakt werknemers vrij voor je core business.
      • Je beperkt het risico dat een slechte of verouderde IT je business verstoort.
      • Je software én je licenties blijven altijd up-to-date.
      • Je software blijft veilig.

Wordt het tijd dat je IT wat meer van je papegaaienwerk overneemt? Kom hier meer te weten over hoe ons IT-team je IT-omgeving veiligstelt.

Hoe ga je het best om met data wanneer je een backup wilt nemen.

back-up

Het gevaar van Cryptolockers, dataverlies, hacking en hardware failures zijn vandaag de dag geen uitzondering meer.  Het kost dan ook handen vol geld om verloren of corrupte data terug te halen wanneer je geen backup hebt. Wij vertellen je graag hoe je het best met deze data kan omgaan en wat de nieuwste trends hierin zijn.

3-2-1 Backup principe

We beginnen met het 3-2-1 principe. Het 3-2-1 principe is een minimale opzet voor de beveiliging van je gegevens.

  • Het cijfer 3 staat voor het aantal kopieën van je data. Deze dien je te verspreiden over verschillende datadragers.

  • Het cijfer 2 staat voor het aantal verschillende media of datadragers (tape, NAS, USB, cloud) naar waar de backup moet genomen worden.  In de praktijk zien we dat sommige toestellen al eens kunnen haperen en dit pas wordt opgemerkt wanneer men effectief de backup nodig heeft.Hier kan je het best kiezen om 2 tot 3 verschillende backup media te gebruiken en deze zo ver mogelijk uit elkaar te zetten. Bv: een backup in een ander gebouw of een andere ruimte. Het is touwens absoluut niet verstandig het backup toestel te plaatsen in de technische ruimte waar de server staat, denk maar aan blikseminslag, overstroming, waterlek enz…
  • Het cijfer 1 staat voor een offsitebackup. Hiermee bedoelen we een backup die niet op jullie site plaatsvindt. Tegenwoordig zijn er talloze oplossingen, SDE kiest er voor om de backup in een datacenter van Microsoft te nemen.

Office 365

Office 365 is vandaag niet meer weg te denken. Het geeft ons soms een vals gevoel van veiligheid want de documenten en mails draaien toch in de cloud die automatisch wordt gebackupt door Microsoft. In de praktijk is niets minder waar.  Als IT verantwoordelijke binnen de organisatie ben jij nog steeds verantwoordelijk voor je eigen data in het Datacenter van Microsoft. Dit wil zeggen dat daar ook best een eigen backup moet worden voorzien.
Een eigen backup van je Office 365 omgeving biedt heel wat voordelen:

  • Een volledige omgeving (bijvoorbeeld sharepoint) terugzetten in enkele kliks
  • Of slechts enkele verloren files selectief terughalen (niet mogelijk met stanaard microsoft office 365 backup)
  • Snel terugzetten wanneer jij het wil (in tegenstelling tot 3 a 4 dagen  moeten wachten op de Microsoft-backup)
  • Je kiest zelf hoelang je je backups bewaart (maximum Microsoft retentie voor mail 30 dagen en voor sharepoint files 93 dagen
  • Een hogere performantie
  • Geen onverwachte recovery-kosten

Restore data

Last but not least is het omgaan met de backups. Wij bij SDE doen tijdens het OHC maandelijks een restore van de bestaande backup. Dit wil zeggen dat de data getest wordt of die wel degelijk kan teruggezet worden. Er zijn gevallen bekend waar de backup ggenomen wordt, maar uiteindelijk corrupt blijkt te zijn wanneer die wordt terug gezet.

Met bovenstaande tips kan je al veel problemen vermijden. Indien je meer info wenst over backup aarzel niet ons te contacteren.  

Vier risico’s als je IT-manager er alleen voor staat

bored

lonelyHeb je een eigen IT-manager of IT-verantwoordelijke in je bedrijf, of overweeg je iemand aan te werven? Bedenk dan eerst eens wat de risico’s zijn wanneer je alles in de handen legt van één medewerker. Je IT-voorzieningen zijn ongetwijfeld cruciaal om je business te laten draaien. Zorg dat je IT-manager er niet alleen voor staat! Houd dus deze overwegingen in het achterhoofd:

nosignal1. Je IT-manager is onverwacht afwezig (en dat voel je in je bedrijf)

Wat als de IT-manager ziek is of het bedrijf verlaat, heb je dan meteen iemand anders beschikbaar die alles kan overnemen? En hoe groot is het bedrijfsrisico als dat niet zo is – wat zijn de gevolgen voor de verkoop, de productiviteit en de klantenservice als er iets hapert tijdens zijn afwezigheid?

2. Hij kan niet op de hoogte zijn van ALLE nieuwigheden (‘t is ook maar een mens)

Een eigen IT-verantwoordelijke kan in zijn eentje nooit op de hoogte blijven van alle technologische trends – daarvoor zijn er te veel verschillende aspecten en evolueert het IT-landschap te snel. Bovendien ontbreekt het de interne IT-manager ook aan een team met collega’s om mee te ‘sparren’ en te overleggen.

bored3. Hij vindt je routine-IT-klusjes snel vervelend (en eigenlijk kost hij je teveel voor deze boring dingen)

Heb je echt een voltijdse interne IT-medewerker nodig om routinetaken uit te voeren? Denk eraan dat IT-specialisten schaars en dus duur zijn en dat ze ook niet geneigd zijn om lang aan boord te blijven als ze weinig uitdaging vinden in hun job.

4. Jouw routine-klusjes weerhouden hem van jouw digitale bedrijfstransformatie (waar hij dus eigenlijk wél zou renderen)

As je alle IT-verantwoordelijkheid overlaat aan één interne systeembeheerder of IT-manager, riskeer je dat die verdrinkt in de dagelijkse, repetitieve beheertaken. Daardoor gaat er te weinig aandacht naar de digitale transformatie van je bedrijf, waarmee je je business efficiënter en dus winstgevender kan maken.

Zijn dit voor jouw onderneming grote risico’s? Dan kies je er beter voor om je IT-manager te laten bijstaan of je IT volledig toe te vertrouwen aan een externe dienstenleverancier.

Wij kennen zo iemand 😉 Hier zijn z’n nummer 09 340 66 76 en e-mail info@sde.be als je eens over IT-support of IT-beheer wil praten.

Zo krijg je toegang tot een heel team IT-specialisten met een brede kennis die ze ook voortdurend up-to-date houden. Op die manier ben je zeker van een constante opvolging en professioneel advies over de nieuwste IT-mogelijkheden die het meest zullen bijdragen tot de groei van je bedrijf.

Je IT-manager is zo drukbezet dat jij software betaalt die je niet gebruikt.

itbeheer-itmanager

it-managerBlijven innoveren is de boodschap voor elke onderneming. Innovatieve software zal je een echte ‘boost’ geven maar je IT-manager heeft meestal geen tijd om nieuwigheden te lanceren. Hij wordt namelijk opgeslorpt door het dagelijkse beheer van je bestaande IT-omgeving. Vaak heb je zelfs al software-licenties gekocht die ongebruikt blijven. Enkele voorbeelden.

Zo zitten bijvoorbeeld heel wat innovatieve applicaties standaard vervat in je Office 365. Vaak gebruiken bedrijven hun Office 365-abonnement alleen voor e-mail, maar kende je ook deze mogelijkheden:

Teams

TeamsTeams maakt teamwerk een stuk eenvoudiger. Je kan via Teams samen bestanden creëren, samenwerken aan projecten, planningen opvolgen, documenten uitwisselen en becommentariëren op afstand. Met Teams kan je ook (groeps)chatten en online vergaderen met iedereen binnen of buiten je organisatie. Met Office 365 heb je ook toegang tot Teams en zelfs je klanten kunnen aanloggen op je Teams zodat je ook met hen vlotter kan werken! Check Teams hier.

Flow

Met Flow kunnen je mensen eenvoudig werkstromen maken die tijdrovende taken en bedrijfsprocessen automatiseren. Zo kan je bijvoorbeeld e-mailbijlagen automatisch opslaan in OneDrive of een automatische melding instellen die wordt verstuurd wanneer iemand een bestand op een bepaalde locatie uploadt. Je hoeft bovendien absoluut geen IT-specialist te zijn om die ‘workflows’ in te stellen, want je krijgt bij Flow sjablonen voor vaak voorkomende scenario’s die je zelf kan invullen. Flow zit niet in de meeste Office 365-versies en indien niet kan je kiezen voor een apart abonnement. Er is zelfs een gratis versie, die kan je hier testen:

Planner

plannerMet Planner kan je eenvoudig nieuwe planningen opstellen, taken organiseren en toewijzen, bestanden delen, chatten over werk en updates over de voortgang van de geplande taken ontvangen. Je bepaalt zelf wie toegang tot je plan heeft, afhankelijk van het type plan dat je maakt – privé of publiek.

Gun je IT-manager of systeembeheerder de tijd om dit bij jouw bedrijf uit te rollen. Laat zijn routine-taken door onze mensen doen. Stuur ons een mailtje (info@sde.be) of een telefoontje (09 340 66 76) om te bekijken wat mogelijk is.

Telefooncentrale in de cloud

Door een telefooncentrale te gebruiken via de cloud, geïntegreerd met Office 365 en Skype for Business, kan je makkelijk kiezen op welke manier je je telefoon opneemt – met een vast of een mobiel toestel of via de pc – en hoe je je voicemail opvolgt.

PowerApps

Met PowerApps maak je zonder programmatiekennis apps (PC, tablet, smartphone, …) voor standaardformulieren die de productiviteit in je bedrijf verhogen. De informatie die je voor een PowerApp gebruikt, haal je uit andere programma’s zoals Teams, Dynamics, Excel of SharePoint, die je koppelt met je nieuwe app. Zo kan je bijvoorbeeld een toepassing maken voor het creëren van rapporten en verslagen.

OneDrive

onedriveDropbox en Google Drive zijn bij de meesten wel bekend en worden gebruikt om zware bestanden te bewaren en te delen. En dat terwijl je waarschijnlijk een professionele licentie hebt voor OneDrive en volledig geïntegreerd is met Office 365! OneDrive geeft elke gebruiker ten minste 1 TB aan persoonlijke opslagruimte in de cloud. Op die manier kunnen de gebruikers hun bestanden uit Office 365 veilig vanaf elke locatie delen en eraan samenwerken. Dat kan ook mobiel, met OneDrive app. Als per ongeluk een bestand verwijderd is of beschadigd door een virus, kan je het makkelijk herstellen. Zo raak je nooit iets kwijt.

SharePoint

SharePoint Online is een heel handige applicatie om de productiviteit en de samenwerking tussen je medewerkers te verhogen. Zo kunnen ze met SharePoint inhoud, kennis en toepassingen delen en beheren voor meer en beter teamwork, om snel informatie te zoeken en moeiteloos samen te werken in de hele organisatie. Denk “intranet” maar het kan zoveel meer.

Advanced Threat Protection 

Microsoft Advanced Threat Protection beveiligt je e-mail, bestanden en Office 365-toepassingen tegen onbekende en geavanceerde aanvallen. Het helpt je onder meer te voorkomen dat medewerkers een onveilige bijlage openen of op een onveilige link klikken. Advanced Threat Protection kan je via een extra licentie per gebruiker toevoegen aan bepaalde Exchange- of Office 365-abonnementen.

Meer weten over deze mogelijkheden? Stuur even een mailtje (info@sde.be) of bel ons even op: 09 340 66 76. Jouw IT-verantwoordelijke zal je dankbaar zijn.

Security: Wat moet je IT’er doen als een werknemer weggaat

IT'er

Wanneer een werknemer het bedrijf verlaat, is HR vaak de eerste die ervan weet. Je IT-departement moet de tweede zijn. Dit moet je IT-professional meteen doen als iemand van job verandert.

Security problemen voorkomen

Je werknemers hebben vaak toegang tot allerhande systemen:

–        Interne data

–        Klantgegevens

–        Betaalgegevens

–        Gebruiksfuncties van software

–        E-mail

–       

Een goed IT-securitybeleid begint, zoals zo vaak, met preventie. Daarom geef je je werknemers best enkel toegang tot de systemen en software die ze nodig hebben om hun job uit te oefenen. Dat lijkt misschien logisch voor bijvoorbeeld betaal- of bestellingssoftware, maar geldt eigenlijk voor alle software, databases en applicaties. Dat betekent ook Google Adwords en Analytics, sociale media kanalen, CRM- en CMS-software, enz. Dat voorkomt niet alleen fouten, maar beperkt ook de gevaren eens je werknemer het bedrijf verlaat.

Hou goed bij welke werknemer toegang heeft tot welke systemen! Zo vergeet je niets en voorkom je later problemen. Je stelt best een interne database op van al je werknemers en waar ze precies toegang tot hebben.

Security: Wat moet je IT'er doen als een werknemer weggaat

Wachtwoorden resetten

Zorg ook voor een vlotte manier om paswoorden te resetten. Als je met één centraal paswoord werkt, kan je vlot je voormalige werknemer alle toegang tot je gegevens ontzeggen.

Reset dus het wachtwoord van je werknemers op de laatste dag van hun termijn. Daarom is het belangrijk je IT-departement op de hoogte te stellen van vertrekkende werknemers.

Microsoft Office 365

Heeft je werknemer een Office 365-licentie, dan kan je hem de toegang tot de Microsoft apps ontzeggen in het Office 365 Admin center. Daar selecteer je eenvoudigweg de juiste gebruiker en reset je hun paswoord. Vergeet ook niet zijn licentie te verwijderen en eventueel aan iemand anders toe te kennen. Eens je dat doet blijven zijn e-mail, contacten en kalender 30 dagen bewaard.

Opletten met e-mails

Maar met e-mails let je best op. Je mag niet zomaar de e-mailbox van een vertrokken werknemer blijven gebruiken. Wanneer je collega vertrekt zet je meteen een geautomatiseerd bericht op, zodat contactpersonen weten wie de job overneemt. Na een maandje kan je dan de mailbox afsluiten.

Het is strafbaar om de e-mailbox (en dus naam van de vertrokken werknemer) te gebruiken nadat hij of zij vertrokken is. Daarom regel je dit soort dingen best met je werknemer voor zijn vertrek.

Je kan e-maildata van een collega bewaren door die exporteren in een .pst bestand of te importeren in een andere e-mailaccount.

Let er wel op: Zorg dat de afspraken binnen je bedrijf over toegang tot e-mails duidelijk én wettelijk in orde zijn.

Heb je vragen over IT-security, contacteer dan ons ITB-team. Zij staan klaar om op je vragen te antwoorden. Je kan je ook inschrijven op onze IT-security nieuwsbrief.

Wat moet jouw bedrijf implementeren? AI voor betere interactie en een webshop met persoonlijkheid

blog AI

Tijdens de ‘Eddie’s Corner Tech Sessions’ delen experten hun ervaringen over ontluikende technologie. We polsten bij de Belgische experten in artificiële intelligentie (A.I.), chatbots en Internet of Things (IoT) wat de impact ervan wordt op de e-business activiteiten van Vlaamse bedrijven. Hier is wat Clever ons leerde.

 

AI voor betere interactie en een webshop met persoonlijkheid

72 % van de online bezoekers vertrekt opnieuw zonder contact op te nemen. Volgens AI-specialist Clever zal een virtuele medewerker op je webshop de bounce-rate verlagen en de klant gemakkelijker overhalen om alsnog zijn gegevens na te laten. Een chatbot met een persoonlijkheid zet ook de identiteit van een merk in de verf. Het verhoogt de interactie en biedt een manier om de relatie met de klant te verbeteren.

Daar komt bij dat bedrijven de vragen van hun klanten dénken te kennen. Na de launch van een chatbot blijkt dit vaak niet het geval. Een initiële analyse van de meest gestelde vragen is belangrijk om een chatbot te optimaliseren. Zorg er ook voor dat je op het juiste kanaal zit. Je hebt niet veel aan een Facebook-chatbot als je klanten vragen stellen via de website.

Chatbot-gebruik staat nog in zijn kinderschoenen in Vlaanderen: de technologie is relatief onbekend en de mogelijkheden worden verkeerd ingeschat. Sommigen verwachten een volledig geautomatiseerd en zelflerend systeem waar weinig input voor vereist is. Maar bij de opzet is nog steeds menselijke input nodig om te bepalen hoe de chatbot moet reageren op vragen. Dat betekent niet dat de toepassing geen data uit andere bronnen kan halen maar je moet daar realistisch in zijn.

“Is x nog op voorraad?” is een vraag die binnen e-commerce en e-business vaak voorkomt. Dankzij de integratie van ERP binnen het chatbot brein is hierop een onmiddellijk en volautomatisch antwoord geven perfect mogelijk. We kunnen data halen uit databanken maar we kunnen ook databanken verrijken door data uit de chatbot conversatie te pushen naar een databank.

AI gedreven virtuele assistenten op groeiend aantal kanalen actief

De toename van nieuwe kanalen is een zeer belangrijke doorbraak.  Chatbots integreren met sociale media, e-mail en binnenkort zelfs smart speakers zoals Google Home en Amazon Alexa. Je hebt dus een platform nodig waarbij die al deze platformen kan integreren. Ons platform richt zich net op die integratie. 

Wil je ook steeds op de hoogte zijn van ontluikende technologieën die relevant zijn voor jouw webshop, e-business of bedrijf in het algemeen? Check dan zeker de  Eddie’s Corner Tech sessies van Natch op natcheurope.com/eddiescorner.

5 trucjes om Outlook nog efficiënter te maken

Outlook

Ben je een Microsoft Office-user, dan gebruik je waarschijnlijk elke dag Outlook. Het programma houdt niet alleen je e-mail inbox up-to-date, maar werkt ook als agenda. Maar wist je dat Outlook veel meer kan dan enkel dat? Hier zijn 5 trucjes om Outlook nog efficiënter te maken:

1) Verander het aantal lijnen in Message Previews

Dit is een handige truc om dubieuze marketers te slim af te zijn.

Je kan in je inbox de grootte van de preview van boodschappen veranderen. Zo zie je een groter deel van de mail voor je hem opent. Als je veel mails krijgt die eigenlijk de moeite niet waard zijn, kan je dus op voorhand al een selectie maken:

Microsoft Office Outlook Message previews

2) Outlook’s Clean up folder process

Dit is een pareltje als je regelmatig heen en waar mailt met contacten. Je kent het wel, je stuurt een mail naar 3 mensen om een meeting te regelen, zij antwoorden met voorstellen en voor je ’t weet beslis je 15 mails later om het toch maar via Skype te doen.

Allemaal goed en wel, maar ondertussen staat je inbox vol met mails. Clean Up Folder verplaatst alle overbodige mails in de folder die je selecteert naar de prullenbak. Of naar een andere folder van jouw keuze.

Microsoft Office Outlook Clean Up Folder

Zo ziet je inbox er meteen een stuk overzichtelijker uit en heb je een duidelijk beeld van hoe je werkdag eruit ziet.

3) Je e-mail plannen

Soms wil je dat een e-mail op een bepaald tijdstip toekomt. Bijvoorbeeld een mail naar een contact van wie je weet dat ze op zaterdag haar e-mails controleert. Of een herinnering naar een vergeetachtig teamlid een paar uur voor een belangrijke deadline.

Of, als je stiekem wilt zijn, kan je je baas overtuigen dat je zaterdag om 22.03 nog aan het werk bent.

Met Outlook kan het gemakkelijk:

Microsoft Office Outlook E-mail planner

4) Outlook Quick steps

Wil je je productiviteit en efficiëntie de hoogte in duwen? Met Quick Steps kan je zelf je Commands instellen, zodat je met een paar vlugge keystrokes je Outlook volledig onder controle hebt.

Microsoft Office Outlook Quick Steps

Dit is een prachtig trucje voor geavanceerde gebruikers die er trots op zijn oogverblindend vlug te typen. Aangeraden door onze developers.

5) Outlook Rules

Outlook Rules is niet alleen een van onze favoriete uitspraken, het is ook de naam van een handige feature binnen je e-mailprogramma.

Je kan zo specifieke events automatisch laten gebeuren. Zo kan je alle boodschappen met specifieke woorden in, in een bepaalde folder droppen. Zo komen alle mails met de woorden ‘project Jabberwocky’ meteen in de Jabberwocky folder terecht.

Microsoft Office Outlook rules

Hoewel het therapeutisch kan zijn om al je beantwoorde mails meteen weg te archiveren (zo voelt het voor mij toch aan), is het een stuk makkelijker als Outlook het zelf voor jou doet.

Dat zijn maar enkele van de dingen die Outlook voor je kan doen. Lees je graag verder, dan vind je hieronder onze blogs over Outlook en Office 365:

Microsoft Office 365 updates:

Lijkt je dat veel werk om te doorworstelen (en als je dit leest ben je wel fan van efficiëntie), dan kom je hier in contact met ons Office 365-team, dat je graag uitlegt wat dit software-pakket voor je kan doen:

 SDE Office 365 contact

Bron: Makeuseof.com

In 5 min. een team van collega’s voorzien van een groepskalender, mailbox, notitieblok, chat, … met Office365 Groups

Office365

Office GroupsOok jouw bedrijf bestaat uit teams of groepen. Soms uniform en lang termijn, bijvoorbeeld je salesteam, soms dynamisch, bijvoorbeeld een tijdelijk projectteam. De noden zijn echter dezelfde: gemakkelijk met teamleden communiceren, ergens bestanden kunnen neerpoten, een teamkalender of planner up to date houden, vooruitgang opvolgen…  Op 5 minuten hebben ze dat volledig zelf geregeld, en wel zo:

Een Office365-groep maken

Je kan heel snel een Office365 group maken vanuit Outlook 2016, let wel dat dit enkel werkt vanuit versie 2016. Klik op Nieuwe groep, kies je groepsnaam en of deze groep publiek zichtbaar mag zijn of privé. Als laatste kan jij als beheerder kiezen dat mailtjes van en naar de groep bij de groepsleden automatisch gepromoveerd worden naar hun Postvak In. Doe je dat niet dan zie je enkel nieuwe groepsberichten als je naar die specifieke groep navigeert.

Heb je geen Outlook 2016 dan kan je groepen aanmaken via Office365 online. Vanuit je Webmail of vanuit de ‘Personen’ app kan je via de Groepen-tab een nieuwe groep aanmaken. Wist je qtrouwens dat je de nieuwste Office applicaties zoals Outlook, Word, Excel, … gratis kan downloaden als je over een Office365 Business of business premium beschikt?


Niet zo een lezer? Volg dan een van onze 30′ minuten-webinars!

Webinar 1: Vlotter online communiceren met klanten, contacten en collega’s

Webinar 2: Vlotter van overal samenwerken

Webinar 3: Je office365 veiliger maken en backuppen


Office365 doet vervolgens het zware werk.

Groups mailEven wachten … en … hopla Office365 maakte:

  • Een team-site op Sharepoint
  • Een gemeenschappelijke mailbox & kalender (op basis van Exchange online)
  • Een plek om bestanden te delen (op basis van Sharepoint)
  • Een gedeelde notitieblok (op basis van OneNote)
  • … bovendien integreert Office365 je nieuwe Groep nu ook in andere office365 applicaties zoals Planner, Yammer, Teams, Skype for Business, OneDrive, PowerBI, Dynamics CRM, … enzovoort.

Office365 heeft nu één team-identiteit gemaakt (gemanaged in Azure Active Directory) met een set van permissies over de verschillende Office-diensten heen. Klinkt technisch… wij noemen het ‘Magic’ maar lig er vooral niet van wakker.

Aan de slag

Je team heeft nu alles om vlotter samen te werken.

Conversaties

  • Alle mails die aan de groep gestuurd zijn worden verzameld in de Inbox
  • Conversaties in die inbox worden gegroepeerd zodat je beter zicht krijgt op wat de leden er van vinden
  • Stuur jij een mail aan de groep dan wordt die verspreid naar de leden

Bestanden & files

  • Er wordt een document library voorzien waar je groep bestanden kan zetten
  • Handige OneDrive-features zoals nieuwe documenten maken en uploaden zijn standaard
  • Samen aan files werken? Standaard!
  • Bestanden delen, als attachment meesturen of een link opnemen naar het bestand in een mailtje.

Kalender

  • Je groepskalender laat toe om events te plannen voor de groep
  • Je kan de groepskalender over jouw kalender leggen en die van de teamleden om zo gemakkelijk te kunnen plannen.
  • Elk teamlid kan een groep-event in de kalender zetten door simpelweg de groep uit te nodigen voor het event.

Navigatie

  • Je vindt je groepen terug in Outlook 2016 in het linkernavigatiemenu of via de webapp.
  • Je kan gemakkelijk bepaalde groepen als favoriet markeren zodat ze bovenaan blijven
  • Via de Groep-header kan je makkelijk switchen tussen mails/gesprekken, bestanden, agenda en notities

Niet zo een lezer? Volg dan een van onze 30′ minuten-webinars!

Webinar 1: Vlotter online communiceren met klanten, contacten en collega’s

Webinar 2: Vlotter van overal samenwerken

Webinar 3: Je office365 veiliger maken en backuppen


Zelf-organiserende teams

Doordat iedereen snel een Office Group kan opzetten kunnen je teams zichzelf vlot organiseren waardoor je onderneming een efficiënt netwerk wordt. Doordat Groups zich ook meteen inwerkt in tal van Office-applicaties wordt samenwerken met collega’s vanuit die apps echt gemakkelijk.

Natuurlijk kan je deze groepen ook centraal beheren. Je IT-manager kan gerust zijn. Je kan ook nog heel wat andere zaken configureren zoals bijvoorbeeld externen toegang geven tot gtroepen etc.

Beschik je al over Office365 maak dan eens een groep aan voor een van de teams waar jij deel van uitmaakt, je zal versteld staan hoe snel de groep zal buzzen van de activiteit. Hulp nodig of meer weten? Contacteer ons gerust.