Category: General

Iedereen krijgt af te rekenen met slechte betalers. Facturen die blijven openstaan, loze beloften en telefoontjes naar de administratieve dienst stapelen zich op. Te veel openstaande facturen maken het moeilijk voor jou om je winstberekeningen te doen. In het slechtste geval kom ook jij in de problemen. Microsoft Dynamics 365 Business Central helpt je openstaande facturen opvolgen.

Inhoudstafel

1. Herinnering aan openstaande facturen
2. Openstaande facturen opvolgen met Business Central
3. Openstaande facturen opvolgen met third party software
3.1 Credit & Collection App
3.2 iController
3.3 CompanyWeb

Openstaande facturen stellen iedere zaakvoerder voor een dilemma. Een beleefde herinneringsmail sturen is een logische eerste stap, maar wanneer dring je aan? Wanneer stop je bestellingen op te nemen tot de facturen betaald zijn? Wanneer zet je je relatie met klanten in review? En wat met trouwe klanten die een moeilijke periode doorgaan? Je ERP-systeem kan je, gesteund door data, helpen die beslissing te maken.

Herinnering aan openstaande facturen

Meteen in de aanval gaan helpt alleszins niet. Je klant kan je factuur toevallig over het hoofd zien. Een beleefde herinnering dat er nog een openstaande factuur is, is dan meestal genoeg. Dat moet dan ook altijd je eerste stap zijn. Vermeld voor het gemak van je klant ook altijd de nodige gegevens (bedrag, vervaldatum, ordernummer,…). En eventueel een nieuwe betalingstermijn.

Naargelang je persoonlijke relatie met de klant kan je de mail formeel of informeel opstellen. Een telefoontje kan ook altijd, maar dan voelt je klant zich makkelijk geconfronteerd, vooral als hij de nodige gegevens niet altijd voor zich heeft.

Pro tip: In een eerste mail altijd het volgende vermelden: “Indien dit bericht je betaling gekruist heeft, gelieve deze mail te negeren”. Zo maak je duidelijk dat je ervan uitgaat dat het om een eenvoudige administratieve fout gaat.

Als een factuur na verschillende herinneringen niet betaald wordt ligt de situatie natuurlijk gevoeliger en kan het, in het slechtste geval, zelfs tot een rechtszaak komen. Om dat te vermijden biedt je ERP-systeem mogelijkheden om wanbetalers op te volgen en kort op de bal te spelen. Zo kan je herinneringen automatiseren. Dat is echter geen must. Zo is er een verschil tussen een nieuwe klant die meteen facturen onbetaald laat en een trouwe klant die een moeilijke periode doorgaat. Ook voor het menselijke element laten je ERP-processen ruimte.

Een combinatie van financiële data en klantinzicht geven je in Microsoft Dynamics 365 Business Central verschillende opties om een overzicht op onbetaalde facturen te krijgen.

Openstaande facturen opvolgen met Business Central

Met Microsoft Dynamics 365 Business Central (vroeger gekend als Dynamics NAV of Navision) volg je slechte betalers strikt op. Dat doe je eerst en vooral door kredietlimieten in te stellen, met de ‘controle kredietlimiet’ functie. Door een klant een kredietlimiet te geven, verzeker je je ervan dat hij niet te diep bij je in de schuld raakt. Overschrijdt hij deze zelf in te stellen limiet, dan krijg je een melding. Je kan dan zelf beslissen of je de overschrijding toestaat of niet.

Ook op het startscherm van je Business Central of Navision omgeving kan je ervoor zorgen dat je snel een zicht kan krijgen op de facturen die gaan vervallen. Je tegelzicht toont de onbetaalde facturen die binnenkort zullen vervallen. Zo speel je ook daar kort op de bal.

Tenslotte zijn er ook de overzichtsrapporten. Met Microsoft Dynamics 365 Business Central heb je zicht op tal van rapporten, waaronder enkele die je zeker in de gaten moet houden als je je slechte betalers wil opvolgen.

• • Klant – Open posten

Dit rapport geeft je het klassieke overzicht van open facturen. Je kan zelf de lengte van de periodes die je te zien krijgt kiezen. Zo weet je meteen bij welke klanten je nu actie moet ondernemen.

• • Klant – Saldo t/m datum

Dit rapport geeft je een detail per klant. Handig is dat ook het telefoonnummer van de klantenkaart afgedrukt wordt. Dit kan het makkelijk maken om snel een bellijst op te bouwen.

Zo hou je makkelijk een overzicht op je openstaande facturen in Business Central. Je kan nog een stap verder gaan om je debiteurenopvolging nog verder te automatiseren.

Wil je jouw debiteuren rapportering naar een hoger niveau tillen bekijk dan zeker eens Microsoft Power BI. Deze business intelligence tool stelt je in staat om heel eenvoudig prachtige dashboards, grafieken en rapporten op te stellen die realtime updaten zodat je altijd over het juiste inzicht beschikt. Bekijk hier onze webinar.

Openstaande facturen opvolgen via third-party software

Credit & Collection PowerApp

Om je gegevens via Business Central of Dynamics NAV/Navision nog eenvoudiger te raadplegen, bouwde SDE een Credit & collection app via Microsoft PowerApps. Zo zijn je gegevens uit Business Central gebundeld in een easy-to-use app.

In één scherm heb je overzicht op openstaande facturen, gerangschikt op hoe lang ze over tijd zijn. In een paar klikken heb je meteen toegang tot klantinformatie, data wanneer facturen moesten betaald zijn, bedragen en opmerkingen.

Niet alleen hebben jij en je medewerkers meteen zicht op de nodige gegevens, je kan klanten aan de telefoon ook vlotter helpen als alle informatie maar een paar klikken verwijderd is. Je kan vanuit de app ook de nodige gegevens naar klanten of medewerkers mailen.

Power Apps werkt out of the box vanaf NAV 2017 maar ook oudere versies kunnen mits een kleine integratie gekoppeld worden.

iController

Met iController, Belgische plug-and-play software die perfect compatibel is met Business Central, ga je nog een stapje verder. iController gebruikt flows en A.I. om je opvolgingsproces te automatiseren.

Het platform laat onder andere toe om debiteuren efficiënt te beheren en alle nodige vervolgacties voor facturen te automatiseren in een gebruiksvriendelijke applicatie. Daarmee biedt iController een geavanceerde totaaloplossing voor credit management, risicobeheer en support.

1. 1. Alle cruciale informatie en communicatie is in real time zichtbaar op één centrale plek in de cloud.
   2. Per klant bepaalt iController automatisch de juiste workflow en de daaruit volgende acties.
   3. Met behulp van artificiële intelligentie brengt het iController-platform het betaalgedrag van klanten in kaart en wijst het je op eventuele risico’s.
   4. Gebruik RPA om kredietlimieten te bepalen en te beheren.

Companyweb

Met Companyweb heb je een link (via API) tussen je ERP-systeem en de database van Companyweb. Zo heb je altijd toegang tot up-to-date financiële informatie van Belgische bedrijven.

De gegevens updaten automatisch als er nieuwe publicaties en jaarrekeningen vrijkomen. Nooit meer manueel financiële data updaten, dus. Door gegevens van crediteuren en openstaande bedragen te analyseren krijgt elk bedrijf een kredietscore.

Zo weet je altijd hoe financieel gezond nieuwe en bestaande klanten zijn.

Wil je weten hoe een ERP systeem als Business Central jouw bedrijf efficiënter kan maken? Boek dan een afspraak met een van onze experten.

 

Technical Touch, een Belgisch bedrijf dat motorfietsonderdelen importeert, assembleert en distribueert, besloot zijn verouderde ERP-software en webshop van lokale makelij in te ruilen voor nieuwe bedrijfssoftware van Microsoft. Projectmanager en commercieel directeur Diégo Claessens legt uit waarom.

Statische webshop

“In 2016 was onze webshop vrij statisch. Hij evolueerde ook niet mee met hoe e-commerce zich op dat moment aan het ontwikkelen was, waardoor wij hopeloos achterop dreigden te raken,” vertelt Diégo. “Elk jaar komen er nieuwe modellen van motorfietsen op de markt en daarmee ook nieuwe onderdelen en accessoires. Al die nieuwe artikelen werden maandelijks manueel in onze webshop geïmporteerd, wat het tot een bijzonder tijdrovende bezigheid maakte.”

Maar nieuwe software vinden die aan alle vereisten voldeed was geen sinecure. Technical Touch kon haar bestaande ERP-pakket niet synchroniseren met andere e-commerceplatformen. “Dus besloten we meteen ons ERP-pakket te vernieuwen. De stap naar één leverancier voor zowel ERP als e-commerce was dan ook niet meer dan logisch.”

Technical Touch en Microsoft

De keuze viel op Microsoft vanwege het gemak. “We werkten met de courante Office-pakketten op Windows PC’s, dus leek het ons logisch om voor Microsoft Dynamics 365 Business Central te kiezen. Nu rekenen we voor het beheer van onze ICT-infrastructuur op SDE, net als voor aanpassingen aan het ERP-pakket en onze Sana Commerce webshop.”

Dynamics 365

Technical Touch gebruikt Dynamics 365 Business Central voor aankoop- en assemblagebeheer, maar ook voor voorraadbeheer. Het ERP-systeem van Microsoft is zo geconfigureerd dat Technical Touch, naast zijn fysieke magazijn in Lommel, nog enkele andere voorraad- vestigingen heeft om op terug te vallen, zoals de werkplaats in zijn wedstrijdtruck.

Ze kunnen met Dynamics 365 Business Central ook de voorraad sneller en accurater analyseren, wat hen een beter zicht geeft op de rotatie van hun artikelen, wat hen dan weer inzicht geeft in hoe groot hun voorraad moet zijn.

Op 26 maart vertelt Diégo Claessens tijdens Rethink ERP zelf hoe zijn ERP-pakket hem in staat stelt flexibel om te springen met voorraad én e-commerce. Naast Technical Touch zie je nog tal van andere klantencases en demo’s.

Je kan ook het volledige interview hier lezen.

Een ERP-systeem is voor een bedrijf zoals het hart is voor een lichaam, met data als bloed. Je ERP-systeem stuwt data naar en door alle departementen van je bedrijf. Dataproblemen zijn onzuiverheden die je ERP-systeem doen falen. En wel zo. 

Dataproblematiek binnen je ERP-systeem kan op verschillende manieren tot ERP-mislukking leiden. Daarom zijn data netheid en integriteit essentieel voor een succesvol ERP-project. Jammer genoeg sluiten vele ERP-leveranciers datamigratie uit hun deliverables.

Dus, hoe vertraagt dataproblematiek nu je ERP-implementatie en leidt het tot oplopende kosten?

1.     Dataproblemen doen je integraties falen

Ben je als bedrijf deels afhankelijk van partnerdata, zoals verzendingsinformatie, gift kaart balansen of wisselkoersen, moet je waarschijnlijk enkele integraties doen binnen je ERP-systeem. Wanneer uitgewisselde data tussen je ERP-oplossing en een derde partij niet zuiver is, krijg je problemen met je integratie.

SDE helpt bedrijven bij het vermijden van die integratieproblematiek door ze voor te bereiden op dataconversie vóór de implementatie. Deze voorbereiding houdt verschillende aspecten in: een data strategie, het definiëren van de scope van dataconversie en het bepalen van een dataconversie benadering.

Zo los je dataproblemen op voor je je ERP-systeem implementeert.

2.     De prestaties van je ERP-systeem vertragen

Of het nu komt door integraties die keer op keer proberen om records te creëren of batch jobs die een fout aangeven (batch jobs running and erroring out), slechte data eisen een zware  van je ERP-pakket. Hoe groter je transactievolume (dus tijdens drukke momenent), hoe trager je ERP-systeem draait.

Om even terug te keren op de analogie van daarnet. Wanneer een lichaam een klonter of verstopping heeft, moet hart harder pompen en meer energie gebruiken om heel het lichaam van bloed te voorzien. Soms kan dit fataal zijn voor een mens (en dus ook voor een bedrijf).

3.     Je klantentevredenheid krijgt een tik

 

Wanneer je systeem dataproblemen heeft, loop je het risico dat een klant dit opmerkt. Stel dat een terugkerende klant online shopt op je e-commerce site. Hij zoekt in zijn historiek naar vorige bestellingen om zo de juiste vijzen opnieuw te bestellen.

Maar door inaccurate date zijn je voorraadniveau’s niet correct weergegeven. De bestelling komt dus later aan dan verwacht. Dan verliezen klanten al vlug het vertrouwen.

Het verbeteren van de klantenervaring is een belangrijke doelstelling voor vele bedrijven. Toch zijn er sommige organisaties die hun customer-facing data niet reinigen vóór de migratie. Zit voor je implementatie samen met al je departementen, zodat je weet vanwaar al je data komt.

4.     Dataproblemen beschadigen je systeem

Ongeldige data kan je ERP-systeem beschadigen. Of de data ongeldig is door een gebruikersfout of door een geautomatiseerde systeemupdate, slechte data levert grote schade aan je ERP-systeem en leidt ertoe dat functionaliteiten zich onvoorzien gedragen.

5.     Eindgebruikers nemen verkeerde beslissingen

Als eindgebruikers sleutelbeslissingen nemen gebaseerd op slechte data, leidt dat opnieuw tot dataproblemen. Wanneer gebruikers ervan uitgaan dat het systeem correct is , twijfelen ze er niet aan om tien dozen extra van een product te bestellen. De inventaris meldt hen namelijk dat de stock moet worden aangevuld.

Met slechte data aan de fundering van gebruikersbeslissingen, kan je inventaris helemaal worden uitgeput of zit je met een overvloed aan producten.

Eens je klanten wantrouwig staan tegenover de ontvangen data, trekken ze voor altijd de accuraatheid van het ERP-systeem in twijfel.  In sommige bedrijven is dit wantrouwen in data zo hoog, dat medewerkers een eigen data validatie doen voor ze een beslissing nemen, door data te exporteren naar Excel. Deze extra stap van data validatie buiten het ERP-systeem leidt tot inefficiënties in bedrijfsprocessen.

Onze ERP-consultants focussen op veranderingsmanagement tijdens het proces van datamigratie. Het aanduiden van proces owners en data owners zorgt niet alleen voor meer systeem buy-ins, maar verbetert ook data integriteit omdat deze “owners” verantwoordelijk zijn voor data netheid en geloofwaardigheid.