Volg openstaande facturen op met Business Central

Openstaande facturen

Iedereen krijgt af te rekenen met slechte betalers. Facturen die blijven openstaan, loze beloften en telefoontjes naar de administratieve dienst stapelen zich op. Te veel openstaande facturen maken het moeilijk voor jou om je winstberekeningen te doen. In het slechtste geval kom ook jij in de problemen. Microsoft Dynamics 365 Business Central helpt je openstaande facturen opvolgen.

Inhoudstafel

1. Herinnering aan openstaande facturen
2. Openstaande facturen opvolgen met Business Central
3. Openstaande facturen opvolgen met third party software
3.1 Credit & Collection App
3.2 iController
3.3 CompanyWeb

Openstaande facturen stellen iedere zaakvoerder voor een dilemma. Een beleefde herinneringsmail sturen is een logische eerste stap, maar wanneer dring je aan? Wanneer stop je bestellingen op te nemen tot de facturen betaald zijn? Wanneer zet je je relatie met klanten in review? En wat met trouwe klanten die een moeilijke periode doorgaan? Je ERP-systeem kan je, gesteund door data, helpen die beslissing te maken.

Herinnering aan openstaande facturen

Meteen in de aanval gaan helpt alleszins niet. Je klant kan je factuur toevallig over het hoofd zien. Een beleefde herinnering dat er nog een openstaande factuur is, is dan meestal genoeg. Dat moet dan ook altijd je eerste stap zijn. Vermeld voor het gemak van je klant ook altijd de nodige gegevens (bedrag, vervaldatum, ordernummer,…). En eventueel een nieuwe betalingstermijn.

Naargelang je persoonlijke relatie met de klant kan je de mail formeel of informeel opstellen. Een telefoontje kan ook altijd, maar dan voelt je klant zich makkelijk geconfronteerd, vooral als hij de nodige gegevens niet altijd voor zich heeft.

Pro tip: In een eerste mail altijd het volgende vermelden: “Indien dit bericht je betaling gekruist heeft, gelieve deze mail te negeren”. Zo maak je duidelijk dat je ervan uitgaat dat het om een eenvoudige administratieve fout gaat.

Als een factuur na verschillende herinneringen niet betaald wordt ligt de situatie natuurlijk gevoeliger en kan het, in het slechtste geval, zelfs tot een rechtszaak komen. Om dat te vermijden biedt je ERP-systeem mogelijkheden om wanbetalers op te volgen en kort op de bal te spelen. Zo kan je herinneringen automatiseren. Dat is echter geen must. Zo is er een verschil tussen een nieuwe klant die meteen facturen onbetaald laat en een trouwe klant die een moeilijke periode doorgaat. Ook voor het menselijke element laten je ERP-processen ruimte.

Een combinatie van financiële data en klantinzicht geven je in Microsoft Dynamics 365 Business Central verschillende opties om een overzicht op onbetaalde facturen te krijgen.

Openstaande facturen opvolgen met Business Central

Met Microsoft Dynamics 365 Business Central (vroeger gekend als Dynamics NAV of Navision) volg je slechte betalers strikt op. Dat doe je eerst en vooral door kredietlimieten in te stellen, met de ‘controle kredietlimiet’ functie. Door een klant een kredietlimiet te geven, verzeker je je ervan dat hij niet te diep bij je in de schuld raakt. Overschrijdt hij deze zelf in te stellen limiet, dan krijg je een melding. Je kan dan zelf beslissen of je de overschrijding toestaat of niet.

Ook op het startscherm van je Business Central of Navision omgeving kan je ervoor zorgen dat je snel een zicht kan krijgen op de facturen die gaan vervallen. Je tegelzicht toont de onbetaalde facturen die binnenkort zullen vervallen. Zo speel je ook daar kort op de bal.

Tenslotte zijn er ook de overzichtsrapporten. Met Microsoft Dynamics 365 Business Central heb je zicht op tal van rapporten, waaronder enkele die je zeker in de gaten moet houden als je je slechte betalers wil opvolgen.

    • Klant – Open posten

Dit rapport geeft je het klassieke overzicht van open facturen. Je kan zelf de lengte van de periodes die je te zien krijgt kiezen. Zo weet je meteen bij welke klanten je nu actie moet ondernemen.

Openstaande facturen

    • Klant – Saldo t/m datum

Dit rapport geeft je een detail per klant. Handig is dat ook het telefoonnummer van de klantenkaart afgedrukt wordt. Dit kan het makkelijk maken om snel een bellijst op te bouwen.

Openstaande facturen

Zo hou je makkelijk een overzicht op je openstaande facturen in Business Central. Je kan nog een stap verder gaan om je debiteurenopvolging nog verder te automatiseren.

Wil je jouw debiteuren rapportering naar een hoger niveau tillen bekijk dan zeker eens Microsoft Power BI. Deze business intelligence tool stelt je in staat om heel eenvoudig prachtige dashboards, grafieken en rapporten op te stellen die realtime updaten zodat je altijd over het juiste inzicht beschikt. Bekijk hier onze webinar.

Openstaande facturen opvolgen via third-party software

Credit & Collection PowerApp

Om je gegevens via Business Central of Dynamics NAV/Navision nog eenvoudiger te raadplegen, bouwde SDE een Credit & collection app via Microsoft PowerApps. Zo zijn je gegevens uit Business Central gebundeld in een easy-to-use app.

In één scherm heb je overzicht op openstaande facturen, gerangschikt op hoe lang ze over tijd zijn. In een paar klikken heb je meteen toegang tot klantinformatie, data wanneer facturen moesten betaald zijn, bedragen en opmerkingen.

Niet alleen hebben jij en je medewerkers meteen zicht op de nodige gegevens, je kan klanten aan de telefoon ook vlotter helpen als alle informatie maar een paar klikken verwijderd is. Je kan vanuit de app ook de nodige gegevens naar klanten of medewerkers mailen.

Power Apps werkt out of the box vanaf NAV 2017 maar ook oudere versies kunnen mits een kleine integratie gekoppeld worden.

iController

Met iController, Belgische plug-and-play software die perfect compatibel is met Business Central, ga je nog een stapje verder. iController gebruikt flows en A.I. om je opvolgingsproces te automatiseren.

debiteurenbeheer

Het platform laat onder andere toe om debiteuren efficiënt te beheren en alle nodige vervolgacties voor facturen te automatiseren in een gebruiksvriendelijke applicatie. Daarmee biedt iController een geavanceerde totaaloplossing voor credit management, risicobeheer en support.

    1. Alle cruciale informatie en communicatie is in real time zichtbaar op één centrale plek in de cloud.
    2. Per klant bepaalt iController automatisch de juiste workflow en de daaruit volgende acties.
    3. Met behulp van artificiële intelligentie brengt het iController-platform het betaalgedrag van klanten in kaart en wijst het je op eventuele risico’s.
    4. Gebruik RPA om kredietlimieten te bepalen en te beheren.

Companyweb

Met Companyweb heb je een link (via API) tussen je ERP-systeem en de database van Companyweb. Zo heb je altijd toegang tot up-to-date financiële informatie van Belgische bedrijven.

debiteurenbeheer

De gegevens updaten automatisch als er nieuwe publicaties en jaarrekeningen vrijkomen. Nooit meer manueel financiële data updaten, dus. Door gegevens van crediteuren en openstaande bedragen te analyseren krijgt elk bedrijf een kredietscore.

Zo weet je altijd hoe financieel gezond nieuwe en bestaande klanten zijn.

Wil je weten hoe een ERP systeem als Business Central jouw bedrijf efficiënter kan maken? Boek dan een afspraak met een van onze experten.

 

Dynamics 365 Business Central spring release update wave 1

Business Central is Microsoft’s ERP-oplossing voor middelgrote bedrijven. Het ERP-systeem krijgt 2 keer per jaar een mooie update. Hieronder vind je de belangrijkste nieuwigheden uit de voorjaarsupdate van 2020.

Dankzij de nieuwe spring update van Business Central zijn er tal van verbeteringen en functionaliteiten voorgesteld:

Spring Release Update Business Central

Algemene verbeteringen aan de interface

    • Performantie nog verhoogd
    • Rapporten opslaan
      • Nu kan je je rapporten makkelijk opslaan om er later verder aan te kunnen werken
    • Data input verbeterd
      • Voeg je gegevens nu makkelijker toe in het rapport
    • Meer links in lijsten om door te klikken naar gegevens
    • Gebruik van filters nog geoptimaliseerd
    • Zoeken naar functies in de verkenner
    • Verbeteringen aan mobiele app (smartphone en tablet)

Nieuwe functionaliteiten

    • Meer goederen ontvangen dan besteld
      • Wanneer een verkoper meer goederen verkoopt kan het goedkoper zijn om ze te houden
    • Gebruik van “resources” op inkoopdocumenten
      • Nu kan je inkoopdocumenten aanpassen
    • Documentindelingen
      • Meer mogelijkheden om documenten naar klanten en leveranciers te mailen

Meer info en links

Klik de link hieronder om te zien wat er te wachten staat voor volgende updates van Business Central 365:

https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365-release-plan/2020wave1/dynamics365-business-central/planned-features

Sociale media automatiseren in je bedrijf

Actief zijn op sociale media kost heel wat tijd en moeite voor je bedrijf. Maar hoe kan je dit als middelgroot bedrijf eenvoudig laten verlopen? Wel, in plaats van elke dag een post te schrijven en altijd opnieuw in te loggen  op de verschillende platform, kan je 1 keer peer week een volledige weekplanning opstellen. Je sociale media automatiseren doe je met de gratis tool Buffer.

Wij tonen je in 4 stappen hoe eenvoudig het is om je sociale media te automatiseren

  1. Maak je account aan
  2. Social mediakanalen toevoegen
  3. Tijdstippen instellen
  4. Begin meteen

Stap 1

Surf naar https://login.buffer.com/signup en maak een account aan. Kies gerust de 14-dagen trial, na deze twee weken kom je automatisch in het free plan terecht. Met dit  free plan kan je nog steeds 10 posts instellen en publiceren over 3 social media kanalen. Voor een middelgroot bedrijf is dit meer als voldoende.

Stap 2

Vervolgens kan je de social media platformen toevoegen waar jouw bedrijf op actief is. Dit kan heel eenvoudig door op “connect” te klikken. Je kan de platformen Facebook, LinkedIn, Instragram en Twitter toevoegen.

Stap 3

Eens de platformen toegevoegd zijn kan je de tijdstippen instellen wanneer de berichten automatisch gepost moeten worden. Je klikt op “settings” en daarna kan je de tijdstippen instellen. In dit voorbeeld willen wij dat er op onze Facebookpagina DrinkMaster elke maandag een bericht geplaatst wordt om 16:00 uur.

Stap 4

Begin met je wachtrij op te vullen met interessante posts. Deze posts worden automatisch geplaatst op de tijdstippen die je ingesteld hebt in stap 3. Zo eenvoudig is het!

Beschikbaar op smartphone en tablet

Bovendien kan je Buffer ook terugvinden in een applicatie voor zowel Android als iOS. Op die manier kan je overal jouw posts eenvoudig optimaliseren en de gegevens raadplegen.

 

We hopen dat je met deze tool de social media van je bedrijf flink voorruit kan helpen.

 

Inspiratie nodig om te posten? Laat je inspireren door onze eigen inhaakkalender 2020.

Afbeeldingen nodig? Gebruik zeker één van deze gratis beeldbanken:

 

Met DrinkMaster 365 de sectorspecifieke oplossing voor drank- en wijnhandels van SDE kan je nog meer tijd besparen in je administratie. Bekijk zeker eens de krachtige functionaliteiten van DrinkMaster 365.

 

 

 

 

 

Implementatietijd van je ERP-systeem bepalen

Klok

Wanneer een onderneming een nieuw ERP-systeem overweegt, rijst al vlug de vraag: “Hoelang duurt zo’n ERP-implementatie?” In dit artikel bespreken we de belangrijkste factoren die de implementatietijd van je ERP-systeem bepalen, aangevuld met een aantal zaken die de tijd kunnen verlengen. Naast een paar voorbeelden van implementaties bij verschillende types bedrijven schijnen we ons licht op een mogelijke oorzaak waarom een ERP-implementatie soms langer duurt dan verwacht.

Factoren die de implementatietijd beïnvloeden

Veel ERP-leveranciers behandelen alle bedrijven gelijk en houden geen rekening met factoren die van onderneming tot onderneming verschillen. Enkele zaken waar je bedrijf rekening moet mee houden bij de ontwikkeling van een implementatieplan:

  • Impact op de onderneming
    Hoe groter de verandering dit project is voor jouw onderneming, hoe langer dit zal duren. De werknemers moeten leren werken met de nieuwe software, dit is niet op één dag gebeurd.
  • Aantal locaties
    Als je op meerdere locaties actief bent, betekent dit ook dat er meer tijd nodig is om alles te configureren.
  • Aantal landen
    Indien je actief bent in meerdere landen, dan zal het implementatieproces ook meer tijd in beslag nemen.
  • Complexiteit
    Hoe complexer en unieker jouw bedrijfsvoering, hoe langer de implementatie zal duren.
  • Interne competenties
    Is jouw personeel bereid om te leren werken met de nieuwe software? Indien jouw werknemers over weinig ervaring beschikken, zal het proces ook langer duren.
  • Interne aanpassing
    Het uitvoerend personeel moet vanaf het begin duidelijk maken wat er allemaal in het ERP-systeem aanwezig moet zijn. Zo komt men niet voor verrassingen te staan.
  • Sectorspecifieke oplossingen
    Door de juiste leverancier te kiezen die perfect bij je bedrijf past, kan de implementatietijd aanzienlijk worden ingekort.
  • Digitale maturiteit
    Jouw bedrijf kan misschien al 30 jaar met dezelfde sheets werken. In dit geval zal de implementatie veel langer duren dan een onderneming die al gebruik maakt van iets modernere technologie.
  • Staat van huidige bedrijfsvoering
    Als je de laatste jaren enorm gegroeid bent door overnames en de bedrijfsvoering een puinhoop is geworden, zal de implementatie ongetwijfeld langer duren.

 

Hoe lang zou een implementatie duren voor jouw bedrijf?

Boek hier een online infosessie met een van onze adviseurs. 


Enkele concrete implementatievoorbeelden

Uit onze ervaring weten wij dat een implementatie bij kleinere bedrijven ongeveer 4 maanden in beslag neemt. Voor grotere bedrijven met vrij complexe bedrijfsprocessen is dit ongeveer 18 maanden. Wij geven 3 voorbeelden vanuit onze ervaring: een implementatie in een drankenhandel, een technische groothandel en een assemblagebedrijf.

Een eerste voorbeeld is een drankenhandel met een 5-tal gebruikers. Deze drankenhandel heeft één vestiging met winkel en staat in voor eigen transport naar de cafés. Zaken zoals aankoop, verkoop, voorraad, kassaverkoop, transport, boekhouding, accijnzen,.. worden geconfigureerd in de software. Via onze sectoroplossing DrinkMaster 365 kan je vlot het huidig boekhoudpakket overzetten. In dit geval zal de implementatie een 3-tal maand duren, van onze eerste meeting tot het live gaan met het nieuwe ERP-pakket.  Een concreet voorbeeld waar we dit realiseerden is VDS Drinks.

Gedimat Schelfout

Een tweede voorbeeld is een technische groothandel met een 10-tal gebruikers. Deze groothandel heeft twee vestigingen en staat in voor eigen transport. Zaken zoals aankoop, verkoop, voorraad, finance, transport,.. worden geconfigureerd in de software. Via onze sectoroplossing BuildMaster kunnen ook zaken ingesteld worden zoals werfspecifieke instellingen, gespecialiseerde artikelen, prijsbeheersystemen,… In dit geval zal de implementatie 6 maanden duren, van onze eerste meeting tot het live gaan met het nieuwe ERP-pakket. Een concreet voorbeeld waar we dit realiseerden is Gedimat Schelfhout.

Een derde voorbeeld is een assemblagebedrijf met een 15-tal gebruikers. Zaken zoals aankoop, verkoop, voorraad, finance, transport, assemblage worden geconfigureerd in de software. In dit geval zal de implementatie een 9 maand duren, van onze eerste meeting tot het live gaan met het nieuwe ERP-pakket. Een concreet voorbeeld waar we dit realiseerden is Technical Touch.

Kies de juiste partner

ERP blogEen implementatie kan soms langer duren dan verwacht. Vaak kunnen ERP-verkopers de juiste implementatietijd niet goed inschatten. Er wordt te veel gefocust op verkoop, men wil zoveel mogelijk deals kunnen binnenhalen. Wij bij SDE verkiezen kwaliteit boven kwantiteit, de klant staat steeds centraal. Verder kan een ERP-leverancier over weinig ervaring beschikken. Dit maakt het dan moeilijk om een juiste indicatie te geven van de implementatietijd. SDE heeft al 22 jaar ervaring in Dynamics 365 ERP-software. Dankzij die ervaring kunnen wij een correcte inschatting maken.

Conclusie

Bij een ERP-implementatie bestaat er niet zoiets als een juist antwoord. Het is belangrijk om te bepalen waar jouw bedrijf vandaag staat en waar je in de toekomst naartoe wil. Veel bedrijven beginnen met een implementatietijdslijn die nooit realistisch is. Het is belangrijk om dit bij het begin goed te formuleren. Elk bedrijf heeft een andere aanpak nodig, het is belangrijk dat de implementatie wordt aangepast naar de werking van jouw bedrijf.

Bij SDE kan je altijd terecht omtrent vragen van een ERP-systeem. Neem gerust contact op met ons en wij maken jouw bedrijf klaar voor de digitale toekomst.

Hoe neem je deel aan een Microsoft Teams-vergadering?

Nu overal in het land maatregelen getroffen worden om de effecten van het corona-virus zoveel mogelijk te beperken, besluit SDE de veiligheid van haar medewerkers en klanten te vrijwaren. In eerste instantie door zoveel mogelijk meetings ‘remote’ te laten doorgaan. In de praktijk betekent dit voornamelijk via Microsoft Teams. We leggen je uit hoe je aan een Teams-vergadering deelneemt, of je de software nu op je computer hebt staan of niet. Verder in de blog krijg je ook informatie over de Microsoft Teams Trial, waarmee je nu 6 maanden lang alle functies van Teams kan gebruiken. 

  1. Connecteren als je al Microsoft Teams hebt
  2. Connecteren als je nog géén Microsoft Teams hebt
  3. 6 maand gratis MIcrosoft Teams aanvragen
  4. Handige links om met Microsoft Teams te werken

Connecteren als je al Microsoft Teams hebt

Stap 1: klik op de link die je per e-mail van de organisator krijgt:

Stap 2: Kies voor “Microsoft Teams openen” als je de Desktop-app hebt, of klik op “Deelnemen op het web” als je die niet hebt.

Stap 3: Klik op “Deelnemen” of “Join now”: 

Connecteren als je nog géén Microsoft  Teams hebt

Stap 1: Klik op die link je per e-mail van de organisator krijgt:

Stap 2: Klik op “Deelnemen op het web”:

Stap 3: Sta Microsoft toe om jouw microfoon en camera te gebruiken:

Stap 4: Kies je naam en klik op “Nu deelnemen”:

Stap 5: Wacht op de organisator van de vergadering om je toegang te geven:

6 maanden lang gratis toegang tot Microsoft Teams

Omdat het Corona-virus de wereld in de ban heeft steken ook tech-bedrijven de handen uit de mouwen. Microsoft stelt alle functionaliteiten van Microsoft Teams te beschikking van iedereen. Dat betekent dat je de gratis trial-versie kan downloaden en meteen 6 maanden lang toegang krijgt tot de gehele software.

Om toegang te krijgen tot Microsoft Teams, contacteer dan via de helpdesk.

Handige links om met Microsoft Teams te werken

Technical Touch interview: software als springplank

Technical Touch, een Belgisch bedrijf dat motorfietsonderdelen importeert, assembleert en distribueert, besloot zijn verouderde ERP-software en webshop van lokale makelij in te ruilen voor nieuwe bedrijfssoftware van Microsoft. Projectmanager en commercieel directeur Diégo Claessens legt uit waarom.

Statische webshop

Technical Touch“In 2016 was onze webshop vrij statisch. Hij evolueerde ook niet mee met hoe e-commerce zich op dat moment aan het ontwikkelen was, waardoor wij hopeloos achterop dreigden te raken,” vertelt Diégo. “Elk jaar komen er nieuwe modellen van motorfietsen op de markt en daarmee ook nieuwe onderdelen en accessoires. Al die nieuwe artikelen werden maandelijks manueel in onze webshop geïmporteerd, wat het tot een bijzonder tijdrovende bezigheid maakte.”

Maar nieuwe software vinden die aan alle vereisten voldeed was geen sinecure. Technical Touch kon haar bestaande ERP-pakket niet synchroniseren met andere e-commerceplatformen. “Dus besloten we meteen ons ERP-pakket te vernieuwen. De stap naar één leverancier voor zowel ERP als e-commerce was dan ook niet meer dan logisch.”

Technical Touch en Microsoft

De keuze viel op Microsoft vanwege het gemak. “We werkten met de courante Office-pakketten op Windows PC’s, dus leek het ons logisch om voor Microsoft Dynamics 365 Business Central te kiezen. Nu rekenen we voor het beheer van onze ICT-infrastructuur op SDE, net als voor aanpassingen aan het ERP-pakket en onze Sana Commerce webshop.”

Dynamics 365

Technical touchTechnical Touch gebruikt Dynamics 365 Business Central voor aankoop- en assemblagebeheer, maar ook voor voorraadbeheer. Het ERP-systeem van Microsoft is zo geconfigureerd dat Technical Touch, naast zijn fysieke magazijn in Lommel, nog enkele andere voorraad- vestigingen heeft om op terug te vallen, zoals de werkplaats in zijn wedstrijdtruck.

Ze kunnen met Dynamics 365 Business Central ook de voorraad sneller en accurater analyseren, wat hen een beter zicht geeft op de rotatie van hun artikelen, wat hen dan weer inzicht geeft in hoe groot hun voorraad moet zijn.

Op 26 maart vertelt Diégo Claessens tijdens Rethink ERP zelf hoe zijn ERP-pakket hem in staat stelt flexibel om te springen met voorraad én e-commerce. Naast Technical Touch zie je nog tal van andere klantencases en demo’s.

Je kan ook het volledige interview hier lezen.

Rethink ERP

Gedimat Schelfhout: bedrijfsprocessen herwerken tijdens ERP-implementatie

Gedimat Schelfout

Gedimat Schelfhout uit Aalst specialiseert in de distributie van ruwbouwmaterialen, van woningen tot appartementen, scholen, en rusthuizen. Ze leveren ook aan tuinaanleggers, dakwerkers en professionals die de binnenafwerking verzorgen.

Voorraad en klantenbinding

Gedimat SchelfhoutSchelfhout werkt dus in de breedte. Dat betekent een breed assortiment en diverse klantengroepen.

Desondanks gelooft Stephane Van Damme, bedrijfsleider, in een grote voorraad en goede klantenbinding. “We investeren sterk in ons wagenpark en onze voorraden, zodat we onze klant op zo kort mogelijke termijn kunnen bedienen,” vertelt Stephane. “Daar komt bij dat onze klanten vaak hands-on zijn. Ze staan zelf op de werf en bestellen regelmatig bij voor actieve projecten. Dat betekent hoe sneller, hoe beter. Dus een uitgebreid wagenpark is ook een must.”

Digitalisatie bij Gedimat Schelfhout

Daarnaast merkte Stephane ook de dat de markt steeds sneller digitaliseert. “Investeren in kostenbesparende software zoals ERP en digitaal facturerenleek ons een must. In functie van klantenbinding, maar ook voor onszelf. Zo werken we een stuk efficiënter. Om ons bij te staan zochten we een partner met kennis van bouwbedrijven en distributie van goederen. Zo kwamen wij en enkele andere Gedimat-leden uit bij SDE.”

“We werkten al eerder met Navision van een andere Dynamics-partner en waren tevreden van het Microsoft ERP-programma. Wat we een beetje misten waren echt sectorspecifieke zaken zoals pallettenbeheer, meerdere eenheden, fexibele artikelimports enzovoort. Microsoft Dynamics 365 Business Central en SDE BuildMaster vervolledigden dat plaatje. Vandaar de upgrade.”

Aandacht voor data

Gedimat Schelfout

De keuze voor digitalisering bracht Gedimat Schelfout al snel wat voordelen op. Door hun oude data grondig op te kuisen en correct te parametriseren (barcodes, gewichten, verpakkingen) besparen ze op administratie. Ook hun prijslogica staat op punt. Geef je de inkoopprijs in het systeem in, krijg je meteen de verkoopprijs. Geen extra berekeningen op opzoekingswerk van staffels in excelbestanden. “Nu staan de verkoopprijzen meteen juist wanneer een inkooporder binnenkomt. De prijsberekeningsformules in onze nieuwe oplossing zijn heel sterk en flexibel. Als je begindata goed zit bespaar je zo veel tijd.”

Stephane en Gedimat Schelfhout zijn sinds Januari 2020 live met hun nieuw ERP-systeem. Op 26 maart vertelt hij tijdens Rethink ERP zelf hoe dat in zijn werk ging en hoe hij ervoor zorgde dat het pakket vanaf dag 1 vruchten afwierp.

Rethink ERP

 

Zo leiden dataproblemen tot ERP-problemen

Een ERP-systeem is voor een bedrijf zoals het hart is voor een lichaam, met data als bloed. Je ERP-systeem stuwt data naar en door alle departementen van je bedrijf. Dataproblemen zijn onzuiverheden die je ERP-systeem doen falen. En wel zo. 

Dataproblematiek binnen je ERP-systeem kan op verschillende manieren tot ERP-mislukking leiden. Daarom zijn data netheid en integriteit essentieel voor een succesvol ERP-project. Jammer genoeg sluiten vele ERP-leveranciers datamigratie uit hun deliverables.

Dus, hoe vertraagt dataproblematiek nu je ERP-implementatie en leidt het tot oplopende kosten?

1.     Dataproblemen doen je integraties falen

Ben je als bedrijf deels afhankelijk van partnerdata, zoals verzendingsinformatie, gift kaart balansen of wisselkoersen, moet je waarschijnlijk enkele integraties doen binnen je ERP-systeem. Wanneer uitgewisselde data tussen je ERP-oplossing en een derde partij niet zuiver is, krijg je problemen met je integratie.

SDE helpt bedrijven bij het vermijden van die integratieproblematiek door ze voor te bereiden op dataconversie vóór de implementatie. Deze voorbereiding houdt verschillende aspecten in: een data strategie, het definiëren van de scope van dataconversie en het bepalen van een dataconversie benadering.

Zo los je dataproblemen op voor je je ERP-systeem implementeert.

2.     De prestaties van je ERP-systeem vertragen

Of het nu komt door integraties die keer op keer proberen om records te creëren of batch jobs die een fout aangeven (batch jobs running and erroring out), slechte data eisen een zware  van je ERP-pakket. Hoe groter je transactievolume (dus tijdens drukke momenent), hoe trager je ERP-systeem draait.

Om even terug te keren op de analogie van daarnet. Wanneer een lichaam een klonter of verstopping heeft, moet hart harder pompen en meer energie gebruiken om heel het lichaam van bloed te voorzien. Soms kan dit fataal zijn voor een mens (en dus ook voor een bedrijf).

3.     Je klantentevredenheid krijgt een tik

 

Wanneer je systeem dataproblemen heeft, loop je het risico dat een klant dit opmerkt. Stel dat een terugkerende klant online shopt op je e-commerce site. Hij zoekt in zijn historiek naar vorige bestellingen om zo de juiste vijzen opnieuw te bestellen.

Maar door inaccurate date zijn je voorraadniveau’s niet correct weergegeven. De bestelling komt dus later aan dan verwacht. Dan verliezen klanten al vlug het vertrouwen.

Het verbeteren van de klantenervaring is een belangrijke doelstelling voor vele bedrijven. Toch zijn er sommige organisaties die hun customer-facing data niet reinigen vóór de migratie. Zit voor je implementatie samen met al je departementen, zodat je weet vanwaar al je data komt.

4.     Dataproblemen beschadigen je systeem

Ongeldige data kan je ERP-systeem beschadigen. Of de data ongeldig is door een gebruikersfout of door een geautomatiseerde systeemupdate, slechte data levert grote schade aan je ERP-systeem en leidt ertoe dat functionaliteiten zich onvoorzien gedragen.

5.     Eindgebruikers nemen verkeerde beslissingen

Als eindgebruikers sleutelbeslissingen nemen gebaseerd op slechte data, leidt dat opnieuw tot dataproblemen. Wanneer gebruikers ervan uitgaan dat het systeem correct is , twijfelen ze er niet aan om tien dozen extra van een product te bestellen. De inventaris meldt hen namelijk dat de stock moet worden aangevuld.

Met slechte data aan de fundering van gebruikersbeslissingen, kan je inventaris helemaal worden uitgeput of zit je met een overvloed aan producten.

Eens je klanten wantrouwig staan tegenover de ontvangen data, trekken ze voor altijd de accuraatheid van het ERP-systeem in twijfel.  In sommige bedrijven is dit wantrouwen in data zo hoog, dat medewerkers een eigen data validatie doen voor ze een beslissing nemen, door data te exporteren naar Excel. Deze extra stap van data validatie buiten het ERP-systeem leidt tot inefficiënties in bedrijfsprocessen.

Onze ERP-consultants focussen op veranderingsmanagement tijdens het proces van datamigratie. Het aanduiden van proces owners en data owners zorgt niet alleen voor meer systeem buy-ins, maar verbetert ook data integriteit omdat deze “owners” verantwoordelijk zijn voor data netheid en geloofwaardigheid.

Edward Claeys over digitale transformatie – Value Chain

digitale transformatie

Tijdens een sit-down met Valuechain deelt onze zaakvoerder Edward Claeys zijn visie op digitale disruptie, transformatie en de nieuwste trends in bedrijfssoftware. De laatste jaren ziet hij een groeiende vraag naar nieuwe oplossingen die bedrijven ondersteunen in hun digitale transformatie.

Met haar 20 jaar ervaring in B2B e-commerce en het leveren van ERP-oplossingen wil SDE een huis van vertrouwen zijn voor ál haar klanten. Zo bieden we met BuildMaster sectorspecifieke ERP-oplossingen voor bouwhandels en technische groothandels. Voor de drankenhandel of ambachtelijke brouwers is er DrinkMaster. Daarnaast bedienen we ook distributie- en productiebedrijven en zijn we onder meer gespecialiseerd in Dynamics 365, Power Platforms en Office 365-implementaties.

Digitale transformatie

“De voorbije twee jaar is er heel veel gesproken over digitale disruptie en digitale transformatie. Dat klopt. Nu komen we stilaan in de fase dat bedrijven effectief werk willen maken van zo’n veranderingstraject en concrete investeringen overwegen”, bevestigt Edward. Intussen zijn de meeste bedrijven echt al mee in het digitaliseringsverhaal en absoluut overtuigd van de noodzaak om de oefening te maken. Alleen weten ze niet goed waar en hoe ze het best aan dat digitaliseringstraject beginnen.

Digitale roadmap

Veel bedrijven kennen aan het begin van het digitaliseringsproject moeilijkheden bij het maken van de juiste keuzes. SDE voorkomt dat door haar klanten van een digitale roadmap te voorzien. Zo stellen we samen met de klant prioriteiten, vertrekkend vanuit de business van de klant met het einddoel voor ogen. Verder worden klanten geholpen bij het correct faseren van het digitaliseringstraject en het op een haalbare, realistische manier te budgetteren. De digitale roadmap is ook een handig en hands-on instrument om de neuzen binnen je organisatie in dezelfde richting te krijgen.

Trends in de bedrijfssoftware

1.     Liever geen maatwerk

“Mooi maatwerk, daar is niets mis mee, maar lelijk maatwerk waar niemand zijn weg nog in vindt en dat ook nog eens duur in onderhoud is – als het al te onderhouden valt – is zeker geen goede zaak.”

2.     ‘Empowerment’ van de klant en zijn eindgebruikers

“Uit ervaring weten wij intussen: hoe meer de klant zelf kan doen, hoe tevredener hij is. En ook bij onze consultants stijgt de tevredenheid, doordat zij meer tijd kunnen besteden aan complexe, uitdagende ICT-taken, met een hogere toegevoegde waarde voor de klant.”

3.     Democratisering van ICT

“Wat je vandaag in ICT investeert, levert je een veelvoud aan mogelijkheden op van wat je vijf jaar geleden voor datzelfde bedrag kreeg.”

 

Ben je geïnteresseerd in hoe je een digitale transformatie concretiseert met Dynamics 365?

Lees hier dan het volledige artikel

Hoe artificiële intelligentie ERP-software verbetert

Artificiële intelligentie in ERP

Artificiële intelligentie (AI) is een relatief nieuwe technologie, maar het zorgt nu al voor verbeteringen in de softwarewereld. Volgens onderzoeksbureau Gartner zal in de toekomst artificiële intelligentie een sleutelcomponent van ERP-software worden. 

AI maakt ERP-systemen slimmer door ‘machine learning’ en ‘natural language interface’. De AI voorziet ERP systemen van bruikbare inzichten die bedrijven in staat stellen efficiënter te werken. Het sleutelwoord is echter: data.

1.     Geavanceerde ERP-analyses met artificiële intelligentie

AI’s capaciteit om met grote hoeveelheden data te werken, maakt real-time en accurate data inzichten mogelijk. Zo kan AI het koopgedrag van verschillende klantencategorieën analyseren waardoor je betere producten of diensten kan ontwikkelen. Dit wordt vandaag al courant toegepast door aanbevelingen van AI te volgen wat betreft producten te bundelen die vaak samen worden gekocht.

2.     Magazijnmanagement

Artificiële intelligentie magazijnmanagement

Met artificiële intelligentie kan je met precisie talloze vraagvoorspellingen toetsen. Deze kan je aanpassen aan verschillende variabelen zoals vraagveranderingen, supply chain verstoringen en nieuwe productintroducties. Zo kan je dus gemakkelijk simuleren wat de impact van veranderingen is op jouw voorraad en algemene werking.

3.     Voorspellen

AI gedreven oplossingen kunnen historische data verwerken en voorspellingen maken. Deze tools identificeren seizoenspatronen en bieden suggesties aan om de productie te doen toe- of afnemen.

Business Central kan nu al voorspellen wanneer welk product goed gaat verkopen, gebaseerd op historische data. Zo kan jij je aankoop- of productiebeleid hierop afstemmen.

4.     Financieel management

AI kan maandelijkse en driemaandelijkse processen en closing operations automatiseren door rapporten te verifiëren en rekeningsaldo’s tussen onafhankelijke systemen te vergelijken. Minder administratie voor je personeel.

Wist je trouwens dat je in Dynamics 365 Business Central kan laten voorspellen welke facturen er vermoedelijk te laat betaald zullen worden?

De AI gebruikt enerzijds een machine learning model van Microsoft en wordt anderzijds slimmer dankzij de betalingshistorieken van jouw klanten. Zo kan jij proactief actie ondernemen en worden je facturen sneller betaald!

5.     Beeldherkenning voor artikelen in je ERP

Wist je dat je in Dynamics 365 een module kan activeren die een productfoto van jouw artikel analyseert en de gedetecteerde inhoud terugkoppelt naar het erp-systeem? Handig als je bijvoorbeeld kenmerken van producten moet noteren voor je webshop. OK, we geven toe dat sommige zaken nog niet perfect herkend worden maar wel al knap!

6.     Sales automatisering

Chatbots aangestuurd door AI helpen niet alleen de klant maar kunnen het hele sales proces automatiseren.  Bots kunnen zich nu ook aanpassen aan verschillende segmenten en voorzien in een real time antwoord op vragen. Dat is vooral handig voor eerste lijn vragen, zoals “Wanneer zijn jullie open?” of “Wat is de status van mijn bestelling.” Ook vragen over voorraad en levertijd kunnen geautomatiseerd worden.

Aan nieuwe ERP-software toe die klaar is om op de AI-trein te springen?

Hoewel we nog een eind verwijderd  zijn van een volwaardige A.I. die al het werk voor jou doet, zitten er in Microsoft Dynamics 365 Business Central al een paar leuke A.I.-capaciteiten.

Ontdek tijdens een Business Central demo wat dit ERP-pakket jou te bieden heeft.