Zo leiden dataproblemen tot ERP-problemen

Een ERP-systeem is voor een bedrijf zoals het hart is voor een lichaam, met data als bloed. Je ERP-systeem stuwt data naar en door alle departementen van je bedrijf. Dataproblemen zijn onzuiverheden die je ERP-systeem doen falen. En wel zo. 

Dataproblematiek binnen je ERP-systeem kan op verschillende manieren tot ERP-mislukking leiden. Daarom zijn data netheid en integriteit essentieel voor een succesvol ERP-project. Jammer genoeg sluiten vele ERP-leveranciers datamigratie uit hun deliverables.

Dus, hoe vertraagt dataproblematiek nu je ERP-implementatie en leidt het tot oplopende kosten?

1.     Dataproblemen doen je integraties falen

Ben je als bedrijf deels afhankelijk van partnerdata, zoals verzendingsinformatie, gift kaart balansen of wisselkoersen, moet je waarschijnlijk enkele integraties doen binnen je ERP-systeem. Wanneer uitgewisselde data tussen je ERP-oplossing en een derde partij niet zuiver is, krijg je problemen met je integratie.

SDE helpt bedrijven bij het vermijden van die integratieproblematiek door ze voor te bereiden op dataconversie vóór de implementatie. Deze voorbereiding houdt verschillende aspecten in: een data strategie, het definiëren van de scope van dataconversie en het bepalen van een dataconversie benadering.

Zo los je dataproblemen op voor je je ERP-systeem implementeert.

2.     De prestaties van je ERP-systeem vertragen

Of het nu komt door integraties die keer op keer proberen om records te creëren of batch jobs die een fout aangeven (batch jobs running and erroring out), slechte data eisen een zware  van je ERP-pakket. Hoe groter je transactievolume (dus tijdens drukke momenent), hoe trager je ERP-systeem draait.

Om even terug te keren op de analogie van daarnet. Wanneer een lichaam een klonter of verstopping heeft, moet hart harder pompen en meer energie gebruiken om heel het lichaam van bloed te voorzien. Soms kan dit fataal zijn voor een mens (en dus ook voor een bedrijf).

3.     Je klantentevredenheid krijgt een tik

 

Wanneer je systeem dataproblemen heeft, loop je het risico dat een klant dit opmerkt. Stel dat een terugkerende klant online shopt op je e-commerce site. Hij zoekt in zijn historiek naar vorige bestellingen om zo de juiste vijzen opnieuw te bestellen.

Maar door inaccurate date zijn je voorraadniveau’s niet correct weergegeven. De bestelling komt dus later aan dan verwacht. Dan verliezen klanten al vlug het vertrouwen.

Het verbeteren van de klantenervaring is een belangrijke doelstelling voor vele bedrijven. Toch zijn er sommige organisaties die hun customer-facing data niet reinigen vóór de migratie. Zit voor je implementatie samen met al je departementen, zodat je weet vanwaar al je data komt.

4.     Dataproblemen beschadigen je systeem

Ongeldige data kan je ERP-systeem beschadigen. Of de data ongeldig is door een gebruikersfout of door een geautomatiseerde systeemupdate, slechte data levert grote schade aan je ERP-systeem en leidt ertoe dat functionaliteiten zich onvoorzien gedragen.

5.     Eindgebruikers nemen verkeerde beslissingen

Als eindgebruikers sleutelbeslissingen nemen gebaseerd op slechte data, leidt dat opnieuw tot dataproblemen. Wanneer gebruikers ervan uitgaan dat het systeem correct is , twijfelen ze er niet aan om tien dozen extra van een product te bestellen. De inventaris meldt hen namelijk dat de stock moet worden aangevuld.

Met slechte data aan de fundering van gebruikersbeslissingen, kan je inventaris helemaal worden uitgeput of zit je met een overvloed aan producten.

Eens je klanten wantrouwig staan tegenover de ontvangen data, trekken ze voor altijd de accuraatheid van het ERP-systeem in twijfel.  In sommige bedrijven is dit wantrouwen in data zo hoog, dat medewerkers een eigen data validatie doen voor ze een beslissing nemen, door data te exporteren naar Excel. Deze extra stap van data validatie buiten het ERP-systeem leidt tot inefficiënties in bedrijfsprocessen.

Onze ERP-consultants focussen op veranderingsmanagement tijdens het proces van datamigratie. Het aanduiden van proces owners en data owners zorgt niet alleen voor meer systeem buy-ins, maar verbetert ook data integriteit omdat deze “owners” verantwoordelijk zijn voor data netheid en geloofwaardigheid.

Edward Claeys over digitale transformatie – Value Chain

digitale transformatie

Tijdens een sit-down met Valuechain deelt onze zaakvoerder Edward Claeys zijn visie op digitale disruptie, transformatie en de nieuwste trends in bedrijfssoftware. De laatste jaren ziet hij een groeiende vraag naar nieuwe oplossingen die bedrijven ondersteunen in hun digitale transformatie.

Met haar 20 jaar ervaring in B2B e-commerce en het leveren van ERP-oplossingen wil SDE een huis van vertrouwen zijn voor ál haar klanten. Zo bieden we met BuildMaster sectorspecifieke ERP-oplossingen voor bouwhandels en technische groothandels. Voor de drankenhandel of ambachtelijke brouwers is er DrinkMaster. Daarnaast bedienen we ook distributie- en productiebedrijven en zijn we onder meer gespecialiseerd in Dynamics 365, Power Platforms en Office 365-implementaties.

Digitale transformatie

“De voorbije twee jaar is er heel veel gesproken over digitale disruptie en digitale transformatie. Dat klopt. Nu komen we stilaan in de fase dat bedrijven effectief werk willen maken van zo’n veranderingstraject en concrete investeringen overwegen”, bevestigt Edward. Intussen zijn de meeste bedrijven echt al mee in het digitaliseringsverhaal en absoluut overtuigd van de noodzaak om de oefening te maken. Alleen weten ze niet goed waar en hoe ze het best aan dat digitaliseringstraject beginnen.

Digitale roadmap

Veel bedrijven kennen aan het begin van het digitaliseringsproject moeilijkheden bij het maken van de juiste keuzes. SDE voorkomt dat door haar klanten van een digitale roadmap te voorzien. Zo stellen we samen met de klant prioriteiten, vertrekkend vanuit de business van de klant met het einddoel voor ogen. Verder worden klanten geholpen bij het correct faseren van het digitaliseringstraject en het op een haalbare, realistische manier te budgetteren. De digitale roadmap is ook een handig en hands-on instrument om de neuzen binnen je organisatie in dezelfde richting te krijgen.

Trends in de bedrijfssoftware

1.     Liever geen maatwerk

“Mooi maatwerk, daar is niets mis mee, maar lelijk maatwerk waar niemand zijn weg nog in vindt en dat ook nog eens duur in onderhoud is – als het al te onderhouden valt – is zeker geen goede zaak.”

2.     ‘Empowerment’ van de klant en zijn eindgebruikers

“Uit ervaring weten wij intussen: hoe meer de klant zelf kan doen, hoe tevredener hij is. En ook bij onze consultants stijgt de tevredenheid, doordat zij meer tijd kunnen besteden aan complexe, uitdagende ICT-taken, met een hogere toegevoegde waarde voor de klant.”

3.     Democratisering van ICT

“Wat je vandaag in ICT investeert, levert je een veelvoud aan mogelijkheden op van wat je vijf jaar geleden voor datzelfde bedrag kreeg.”

 

Ben je geïnteresseerd in hoe je een digitale transformatie concretiseert met Dynamics 365?

Lees hier dan het volledige artikel

Hoe artificiële intelligentie ERP-software verbetert

Artificiële intelligentie in ERP

Artificiële intelligentie (AI) is een relatief nieuwe technologie, maar het zorgt nu al voor verbeteringen in de softwarewereld. Volgens onderzoeksbureau Gartner zal in de toekomst artificiële intelligentie een sleutelcomponent van ERP-software worden. 

AI maakt ERP-systemen slimmer door ‘machine learning’ en ‘natural language interface’. De AI voorziet ERP systemen van bruikbare inzichten die bedrijven in staat stellen efficiënter te werken. Het sleutelwoord is echter: data.

1.     Geavanceerde ERP-analyses met artificiële intelligentie

AI’s capaciteit om met grote hoeveelheden data te werken, maakt real-time en accurate data inzichten mogelijk. Zo kan AI het koopgedrag van verschillende klantencategorieën analyseren waardoor je betere producten of diensten kan ontwikkelen. Dit wordt vandaag al courant toegepast door aanbevelingen van AI te volgen wat betreft producten te bundelen die vaak samen worden gekocht.

2.     Magazijnmanagement

Artificiële intelligentie magazijnmanagement

Met artificiële intelligentie kan je met precisie talloze vraagvoorspellingen toetsen. Deze kan je aanpassen aan verschillende variabelen zoals vraagveranderingen, supply chain verstoringen en nieuwe productintroducties. Zo kan je dus gemakkelijk simuleren wat de impact van veranderingen is op jouw voorraad en algemene werking.

3.     Voorspellen

AI gedreven oplossingen kunnen historische data verwerken en voorspellingen maken. Deze tools identificeren seizoenspatronen en bieden suggesties aan om de productie te doen toe- of afnemen.

Business Central kan nu al voorspellen wanneer welk product goed gaat verkopen, gebaseerd op historische data. Zo kan jij je aankoop- of productiebeleid hierop afstemmen.

4.     Financieel management

AI kan maandelijkse en driemaandelijkse processen en closing operations automatiseren door rapporten te verifiëren en rekeningsaldo’s tussen onafhankelijke systemen te vergelijken. Minder administratie voor je personeel.

Wist je trouwens dat je in Dynamics 365 Business Central kan laten voorspellen welke facturen er vermoedelijk te laat betaald zullen worden?

De AI gebruikt enerzijds een machine learning model van Microsoft en wordt anderzijds slimmer dankzij de betalingshistorieken van jouw klanten. Zo kan jij proactief actie ondernemen en worden je facturen sneller betaald!

5.     Beeldherkenning voor artikelen in je ERP

Wist je dat je in Dynamics 365 een module kan activeren die een productfoto van jouw artikel analyseert en de gedetecteerde inhoud terugkoppelt naar het erp-systeem? Handig als je bijvoorbeeld kenmerken van producten moet noteren voor je webshop. OK, we geven toe dat sommige zaken nog niet perfect herkend worden maar wel al knap!

6.     Sales automatisering

Chatbots aangestuurd door AI helpen niet alleen de klant maar kunnen het hele sales proces automatiseren.  Bots kunnen zich nu ook aanpassen aan verschillende segmenten en voorzien in een real time antwoord op vragen. Dat is vooral handig voor eerste lijn vragen, zoals “Wanneer zijn jullie open?” of “Wat is de status van mijn bestelling.” Ook vragen over voorraad en levertijd kunnen geautomatiseerd worden.

Aan nieuwe ERP-software toe die klaar is om op de AI-trein te springen?

Hoewel we nog een eind verwijderd  zijn van een volwaardige A.I. die al het werk voor jou doet, zitten er in Microsoft Dynamics 365 Business Central al een paar leuke A.I.-capaciteiten.

Ontdek tijdens een Business Central demo wat dit ERP-pakket jou te bieden heeft.

 

 

ERP-eindgebruikerstraining: 8 tips die je helpen.

 

Meeste mensen houden niet van verandering. Dat maakt het implementeren van organisatieverandering moeilijker. Als je onderneming op het punt staat om een significante verandering in het bedrijfsbeleid door te voeren, is het belangrijk dat je een ERP-eindgebruikerstraining implementeert. Zo bereid je medewerkers voor en verzacht je de weerstand tegen verandering. Bovendien is het gebruik van een eindgebruikerstraining strategie een essentieel component voor een effectieve organisatieverandering.

Eindgebruikerstraining: change

Toch bleek uit ons 2019 ERP-rapport dat minder dan de helft van de deelnemende bedrijven een aangepaste training in hun projectactiviteiten inbegrepen.

Dus, hoe kunt u best een trainingsstrategie ontwikkelen om teamleden op een ERP-implementatie  of een organisatieverandering voor te bereiden? We hebben een lijst met acht tips samengesteld die je verder kan helpen:

1.     Betrek het leidinggevend personeel in je ERP-eindgebruikerstraining

Eindgebruikerstraining: staff

Bestuursleden moeten inzien hoe belangrijk organisatieverandering is en begrijpen welke activiteiten noodzakelijk zijn voor het succes van veranderingsmanagement. Ook is het uitermate belangrijk om realistische verwachtingen op te stellen met betrekking tot werknemerstraining qua budget, tijdslijn en middelen.

2.     Je hebt waarschijnlijk te weinig geïnvesteerd in training

Een innoverend bedrijf moet zich focussen op het geruststellen van werknemers die verandering ervaren in plaats van te besparen op het managen van veranderingsactiviteiten. Op lange termijn leidt investeren in training  tot een daling van de totale kosten en een stijging van de ROI.

3.     Start met bedrijfsprocessen

Voor je start met het ontwerpen van een trainingsprogramma, raden we aan om alle bedrijfsprocesveranderingen te archiveren. Alleen dan kan je bepalen welke impact de verandering had op werknemers en hoe groot de kenniskloof is die moet worden overbrugd. SDE maakt  gebruik van veranderingsimpact beoordelingen zodat we onze klanten kunnen helpen met en duidelijk maken hoe de zaken momenteel verlopen en hoe deze in de toekomst gaan evolueren.

4.     Start op tijd met de ERP-eindgebruikerstraining.

planning

Projectmanagers denken vaak dat de training van werknemers enkele weken voor aanvang van de verandering wordt ingevoerd. Maar eigenlijk moeten werknemers verschillende trainingen volgen voor je nieuwe processen en technologieën implementeert.

Het is verleidelijk om deze trainingen in één sessie te proppen, maar is niet erg efficiënt. Regelmatige trainingssessies organiseren verzekert dat werknemers informatie langer onthouden en maakt het makkelijker om de nieuwe software te gebruiken.

5.     Voorzie een werknemerstraining op maat

eindgebruikerstraining op maat

Iedereen leert bij op zijn eigen manier en met een “one size fits it all”-benadering zijn niet al je medewerkers gediend. Individuele trainingen bieden de oplossing. Zo bepaal je de individuele rollen en skill levels.

Een instrument die je kan gebruiken is een veranderingsimpact beoordeling. Zo identificieer je hoe verandering elke werknemer beïnvloedt en kan je geïndividualiseerde trainingsplannen ontwikkelen.

6.     Gebruik werknemers als trainers

Als leidinggevende weet je niet altijd de details van elke job. Daarom is het een goed idee dat werknemers de rol van trainer overnemen.

Deze peer-to-peer leertechniek is werkt het best in grote organisaties. Daar wordt elke werknemer een coach toegewezen die de desbetreffende rol het best kent en die regelmatig persoonlijke feedback kan geven.

Bij SDE ontwerpen we train-the-trainer programma’s voor vele van onze klanten die nieuwe ERP-software  implementeren. Dit helpt hen bij het efficiënt trainen van werknemers bij nieuwe bedrijfsprocessen en technologie.

7.     Maak gebruik van mobiele technologie.mobile

Het incorporeren van mobiele technologie in je trainingsstrategie garandeert dat werknemers van waar dan ook een effectieve training ontvangen.

Populaire apps, zoals Slack, verbeteren het trainingsproces door gebruik te maken van games. Zo testen ze de kennis van werknemers via quizzen en spelletjes. Dit leidt ook tot meer betrekking en een positieve invloed op het geheugen.

Micro-learning is een andere mobiel-vriendelijke techniek die de trainingsinhoud opdeelt in kleinere en makkelijker op te nemen delen. Dit bevat vaak korte video’s die werknemers op eigen tempo kunnen bekijken.

Geo-fencing is een mobiele technologie die je kan  gebruiken als micro-learning instrument. Het is een locatie-gebonden service waarbij smartphones gebruik maken van GPS, Wi-Fi en mobiele data om een geprogrammeerde actie te triggeren wanneer je een bepaalde virtuele grens binnentreedt of verlaat.

8.     Combineer traditionele- met onlinetraining

eindgebruikerstraining online

Hoewel veel werknemers vinden dat traditionele training de beste manier is om te leren, is het moeilijk om de aandacht van werknemers te houden zonder onlinemateriaal. Gebruik verschillende onderwijsmethodes, zoals een video en demonstraties, om werknemers betrokken te houden tijdens de trainingssessies.

Indien werknemers na enige tijd toch bepaalde concepten vergeten, kan men dit gemakkelijk raadplegen via het onlinemateriaal.  Onlinetraining is effectiever bij jonge werknemers. Enkel gebruik maken van de traditionele manier zal bij deze groep niet lukken.

Effectieve trainingsprogramma’s

Het ontwikkelen van een effectieve trainingsstrategie verzekert het succes van jouw ERP-project of een nieuw initiatief. Daarnaast ondervonden we dat het aanpassingsvermogen van werknemers een van de belangrijkste factoren is bij het realiseren van voordelen.

Dat is waarom onze SDE-consultants  uitgebreide veranderingsplannen ontwikkelen en training vroeg in het project prioriteren. Als je van plan bent om belangrijke veranderingen in je onderneming door te voeren, laat SDE je dan helpen bij het ontwikkelen van een nieuwe successtrategie.

De onmisbare voordelen van een drankenhandel klantenkaart

Voordelen klantenkaart in de drankensector

De voordelen die een drankenhandel klantenkaart jou biedt binnen de dranksector zijn talrijk. Je creëert niet alleen meer klantenloyaliteit en een warmere merkenbinding, maar je kan klanten ook persoonlijker benaderen en specifieke aanbiedingen geven. Bovendien kan je met de verzamelde data, het assortiment van verschillende vestigingen optimaliseren en dit aanpassen aan het koopgedrag van allerlei regio’s. Verder geeft een klantenkaart je de mogelijkheid om betere voorspellingen te maken over de aankoophoeveelheid en op welke dagen of seizoenen er meer aangekocht wordt.

1.     Verhoog de loyaliteit van klanten (en dus ook je omzet)

20% Discount dmv voordeel klantenkaart

Beloon de loyaliteit van je klanten door extra kortingen of promo’s aan te bieden. Dit zorgt ervoor dat klanten hun aankoopgedrag gaan concentreren naar je drankenhandel. Eenmaal een klant binnen is, gebeuren herhaalaankopen ook eerder bij jou. Verder stimuleer je het koopgedrag van klanten bij de registratie, door een aantal spaarpunten cadeau te doen bij een eerste aankoop.

2.     Verhoog de urgentie van een winkelbezoek

Je kan de gespaarde punten van een klantenkaart beperkt geldig maken. Zo boost je de klant tot aankopen en een bezoek aan de winkel of website. Dit kan handig zijn in periodes dat het wat rustiger is, bijvoorbeeld net na de feestdagen.

3.     Je hebt een beter beeld van je klanten

Digital Analysis dmv voordeel klantenkaart

Door de data die je hebt verzameld via een klantenkaart, kan je precies weten waar je klant woont, of het een man of vrouw is en welke leeftijd hij of zij heeft. Daarnaast leer je ook welke producten ze vaak aankopen, hoeveel ze besteden en wat men precies aankoopt.

4.     Sla digitaal kassabonnen op

Een digitale klantenkaart biedt ook voordelen. Naast punten of korting vouchers kan je ook makkelijk kassabonnen opslaan, zowel in de app als online. Bovendien kan je een digitale klantenkaart omnichannel inzetten, dat beteken dat je zowel online als offline punten kunt sparen en inwisselen.

5.     Maak een betere voorraadsvoorspelling

klantenkaart drankenhandel

Dankzij de verzamelde gegevens kun je beter inschatten op welke dagen, weken of seizoenen klanten meer inkopen doen. Zo kan deze data geïntegreerd worden in jouw ERP-systeem  en kan je kosten besparen en de omzet verhogen door de voorraad op punt te zetten.

6.     Beter in kaart brengen van offline en online koopgedrag

Indien je een webshop hebt, is het interessant als retailer om de verhouding tussen online en offline-aankopen te kennen. Een bepaalde loyaliteitsactie kan de online omzet vergroten omdat klanten online producten of merken gemakkelijker vinden. Je kan ook specifieke kortingsacties opzetten om bijvoorbeeld de online verkoop te doen toenemen.

7.     Leuke extra’s aanbieden met de drankenhandel klantenkaart

Aan de persoonlijke gegevens van klanten kan je leuke cadeaus koppelen, zo kan je iemand die jarig is een korting voor zijn/haar favoriete drank aanbieden of extra punten toekennen. Wijnliefhebbers kan je bijvoorbeeld uitnodigen voor een aankomende wijndegustatie of je zet klanten aan om een productreview te schrijven voor extra punten.

 

Het is dus als drankenhandel zeer nuttig om een klantenkaart in te voeren. Op deze manier kan je relevante data van klanten verzamelen en omzetten in persoonlijke promoacties. DrinkMaster, de sectorspecifieke oplossing voor drankenhandels van SDE, helpt bij artikelprijzen en beschikbaarheid van de voorraad zonder al dat extra werk. Bovendien helpen de nieuwste functionaliteiten je tijd en administratie besparen in jouw drank- en wijnhandel.

 

ERP-implementatie: succesfactoren voor elke fase

ERP- implementatie blog

Een succesvolle ERP-implementatie wordt uitgevoerd in verschillende fases. Bij elke fase komen verschillende deliverables, exit criteria en best practices kijken.

Afhankelijk van de gekozen ERP-implementatie-methodologie voor jouw project, kan je meer of minder fases hebben dan deze die hieronder opgelijst staan. Uit ervaring weten we dat er geen “one size fits it all” benadering bestaat.

Toch is er een basisstructuur die de meeste succesvolle projecten volgen. High-level vereisen de meeste ERP-projecten zes fases, bestaande uit: plannen, ontwerpen, bouwen, toetsen, gebruiken en optimaliseren.
Ongeacht hoeveel fases je project tijdlijn heeft, of hoe je ze benoemt, elke stap heeft een of meerdere kritieke succesfactoren die ze definieert. Plannen en controleren van elke succesfactor is de manier om ERP-succes te garanderen.

Fase 1: ERP-implementatie plannen

plannen van erp implementatieEen van de fases die als vanzelfsprekend beschouwd wordt, de planningsfase, bevat de meest kritieke succesfactor, namelijk KPI Validering. Hier worden de bedrijfsvoordelen en Key Performance Indicators (KPI’s) die u hebt gedefinieerd voorgaand aan de ERP-selectie, besproken. SDE laat deze KPI’s aan bod komen tijdens de ‘Project Kick-off’ meeting.

Tijdens het bespreken van deze KPI’s moet u verzekeren dat ze realistisch en meetbaar zijn. Ook is het belangrijk dat de relevantie van de KPI’s wordt gegarandeerd. Met andere woorden, meet u de juiste zaken of meet u iets om iets te meten?

Deze KPI’s worden door onze projectleider voortdurend gemonitord. Zo weet je of je project op schema zit bij het behalen van de verwachte winst.

Fase 2: Ontwerpen

De ontwerpfase is een meer analytische fase van ERP-implementatie en betrekt activiteiten zoals business process blueprinting. Tijdens deze analyse-fase worden de verwachte functionaliteiten voor bepaalde business-processen in kaart gebracht.

Indien u reeds de ERP-vereisten tijdens de ERP-selectie heeft verzameld, heeft u hiervoor een goede fundering. Bij SDE zorgen we ervoor dat de basis voor deze blueprint al heel vroeg gelegd wordt, namelijk tijdens ons ‘Discovery bezoek’ dat we steeds doen voor we onze software demonstreren tijdens de salesfase! Deze discovery, de navolgende demo en gesprekken met je mensen tijdens je erp-selectietraject dragen dus al bij tot een goede erp-analyse.

Hoewel u misschien een ERP-demo gezien heeft die zich richt op jouw bedrijfsvereisten, is het belangrijk om de technische uitvoerbaarheid van deze vereisten opnieuw te bevestigen. Hoe doe je dit? Door jouw business blueprint aan jouw ERP-leverancier aan te bieden, zodat zij dit kunnen gebruiken om het ERP-systeem in de volgende fase van de implementatie te configureren.

Fase 3: Bouwen

bouwen van erpTijdens de bouwfase wordt de ERP-software geconfigureerd om aan de bedrijfsvereisten te voldoen en wordt een code gebruikt om een functionaliteitsgebrek te overbruggen. Het bouwen wordt best opgedeeld in verschillende mijlpalen of sprints.

Voor elke blok, mijlpaal of sprint maak je best interne testcases zodat je kan nagaan of het systeem doet wat je er van verwacht. Hoe meer test cases de nieuwe blok aflegt, hoe minder bugs gerapporteerd worden later in het project.

Deze test cases kunnen geschreven worden door jouw mensen, bedrijfsanalisten, ontwikkelaars of jouw ERP consultants om sleuteleigenschappen te toetsen.

Fase 4: Data migratie

Tijdens het ontwerpen werd ook vastgelegd welke gegevens je uit je oude oplossing zal overzetten naar je nieuwe ERP-systeem.

erp data migratieOmdat de meeste oude systemen ook sterk vervuilde data bevatten, is dit een groot werk dat veel tijd in beslag neemt. Bovendien kan deze ‘grote kuis’ ook alleen maar gebeuren door je eigen mensen, want zij alleen kunnen evalueren wat kwalitatief is en wat niet.

Wees dus eerder zuinig met wat je wenst over te nemen en overweeg om je oude systeem in een ‘read-only’ modus te zetten nadat je live bent met je nieuwe ERP. Dan kan je wel nog consulteren en kan je selectiever zijn in wat je overzet.

Microsoft Dynamics 365 Business Central voorziet handige Excel-templates (Rapidstart configuratiepakketten) om klanten, leveranciers, artikelen enzovoort te importeren.

Fase 5:  Gebruik

Een solide Go-Live-plan is cruciaal. Het oplijsten van alle stappen die vereist zijn bij het voorbereiden van de productie-omgeving is noodzakelijk om jouw team een go-live te helpen voorbereiden. Hoe gedetailleerder het plan, hoe waarschijnlijker deze zal slagen. We raden aan om details zoals wie verantwoordelijk is voor de handeling en wanneer hij of zij deze heeft afgewerkt, eraan toe te voegen. De SDE ERP-consultants zullen ook steeds ter plaatste aanwezig zijn bij jou tijdens de go-live. Zo kunnen we snel bijsturen bij problemen, vragen van je medewerkers beantwoorden en heel hands-on optimaliseren.

Een andere succesfactor in de gebruiksfase is de training van eindgebruikers. Wanneer gebruikers voorbereid zijn om nieuwe ERP-oplossingen te gebruiken, is het waarschijnlijker dat ze deze zelf overnemen en minder snel “bugs” gaan rapporteren. Deze training gebeurt uiteraard vóór je live gaat.

Het komt vaak voor dat ongetrainde gebruikers bugs rapporteren die er geen zijn, maar die incorrecte procedures of gemiste stappen zijn. Zelfs als deze aangegeven incidenten geen bugs zijn, kan het frustrerend zijn voor de eindgebruiker om voortdurend de helpdesk te moeten contacteren.

Fase 6: Optimaliseren na ERP-implementatie

erp optimaliseringEen belangrijke succesfactor bij de optimaliseringsfase is de benchmarking van prestaties. Waarschijnlijk heb je reeds de prestaties getoetst in de vorige fasen van het project. Toch is het niet totdat echte gebruikers handelen in de productie-omgeving dat prestatie effectief gemeten kunnen worden. Het voortdurend monitoren en verbeteren van prestaties na het lanceren (go-live) is cruciaal om ERP-bedrijfswinsten te maximaliseren.

Het is daarom belangrijk om ook budget te voorzien voor deze verbeteringen na de go-live. Zo zit er bij SDE vaak nog een aantal dagen begeleiding en optimalisatie in tijdens de eerste facturatie-run. Pakweg 30-dagen na go-live.

Andere ERP-implementatie succesfactoren

erp magazijn

Hoewel we niet alle succesfactoren voor elke fase hebben vermeld, zou deze post je een high-level overzicht moeten geven.

Vele van de succesfactoren die niet werden besproken zijn activiteiten die over het gehele project zijn verspreid en die niet kunnen worden beperkt tot een enkele fase.

Als je meer wenst te leren over fase specifieke of continue projectactiviteiten, of hoe je met een ERP-implementatie van start gaat, kan je onze ERP-consultants contacteren. We hebben al vele bedrijven geholpen met het succesvol implementeren en uitvoeren van zowel technische als bedrijfsspecifieke aspecten van ERP-projecten

Azure SQL replication om Power BI op Dynamics 365 te boosten

Azure SQL DB

Wat bij een van onze klanten begon als een voorzichtig Power BI-experiment groeide uit tot een bedrijfsbrede inzet van de BI-tool bovenop Microsoft Dynamics 365 Business Central. De frequente ‘refreshes’ van allerlei Power BI dashboards wogen echter op de productiedatabase. Onze IT-consultants vonden een oplossing voor dit probleem in de vorm van Azure SQL Replicatie.

sql db vd azure sql dbwOnze klant gebruikt uitvoerig Microsoft Power BI en refresht voor onder andere verkoop, finance, productie en customer service  zijn dashboards om het uur. De rapporten en dashboards zijn geconfigureerd op de live database van het ERP-systeem Microsoft Dynamics 365 Business Central. Wanneer de productie van dit bedrijf echter op volle toeren draait en ook de rapporten nog eens refreshten, kregen we meldingen van onze geautomatiseerde performance monitoring. De database belasting piekte af en toe in het rood.

Een kopie van de database voor business intelligence en rapportering

De voor de hand liggende oplossing was de SQL-database die onder Dynamics 365 zit te kopiëren. Zo wordt de productiedatabase niet langer belast maar dat noodzaakt wel de nodige SQL-licenties en de nodige Windows Server-licenties.

Als tweede piste onderzochten we de mogelijkheid om de SQL-server en SQL-database in de cloud te hosten, meer bepaald in de Microsoft Azure cloud. Een single Azure SQL database met de precies genoeg toegekende resources bleek voldoende en dat tegen een fractie van de prijs van een ontdubbelde server on-premise.

Elke 5 minuten worden de gewijzigde gegevens uit de live on-premise database gesynchroniseerd naar de Azure SQL-db waardoor de Power BI rapporten steeds over de meest actuele gegevens beschikken en dit productiebedrijf uiterst precies haar operaties kan optimaliseren.

Dankzij dit hybride verhaal (ERP-pakket nog on-premise – gerepliceerde database reeds in de cloud) is onze klant op een uiterst efficiënte manier geholpen tegen een zeer scherpe maandelijkse kostprijs.

Loomis: “70% van wat in het oude systeem maatwerk was, zit nu standaard ons ERP-systeem”

Loomis

Elke paar maanden verschijnt er wel een artikel in het nieuws over de cashloze maatschappij. Cash geld verdwijnt, alles gebeurt elektronisch. Van kredietkaarten tot bankapps en zelfs bitcoins. En toch zijn er voor een bedrijf als Loomis veel mogelijkheden.

Dynamics Business Central als onderbouw

LoomisLoomis zorgt voor een efficiënte en veilig afhandeling van cash. Dat betekent cash transport maar ook cash management. “In België wordt nog relatief veel cash betaald,” zegt Philippe Van Nuffel, Finance Director bij Loomis. “In Scandinavische landen komt cashvrij betalen steeds meer op, maar hoe zuidelijker je gaat, hoe meer cash er in omloop is. Ook in de Verenigde Staten en Zuid-Amerika betaalt een groot deel van de bevolking vooral cash.”

Wat niet betekent dat Loomis zich enkel vasthoudt aan traditioneel cashtransport. Het Zweedse bedrijf blijft waardetransport als core business aanhouden, maar de heroriëntering naar technologie is ingezet, met Microsoft Dynamics Business Central als basis en connector.

“Banken zijn steeds minder zelf bezig met het beheer van cash,” vertelt Philippe. “Ze besteden het liever uit. Door Dynamics Business Central in te schakelen doen we beroep op de nieuwste technologie die ons toelaat om financieel beheer van de onderneming te optimaliseren.  En om de connectie te maken tussen traditionele en digitale betalingsvormen.”

Eén nood leidt tot innovatie

Loomis startte met haar implementatie in 2017, nadat ze het privébedrijf Cobelguard overnam. Aangezien Loomis beursgenoteerd is, brengt dit meer wettelijke rapportageverplichtingen met zich mee. Vooral de maandelijkse IFRS-rapportering waarborgen was een nood voor Loomis. “IFRS is de standaard voor jaarverslagen van beursgenoteerde bedrijven in de EU. We hadden een ERP-systeem nodig dat deze informatie bijhoudt en accuraat rapporteert. Dat was voorheen niet het geval, dus hebben we direct een krachtiger ERP-systeem geïmplementeerd. Na een grondige zoektocht kwamen we Dynamics Business Central en SDE uit.”

IFRS-rapportering was dé dwingende reden om te vernieuwen. Maar eens Loomis begon te kijken naar een nieuw systeem, dienden zich verschillende processen aan die geoptimaliseerd konden woren dankzij Dynamics Business Central.

“Ik wou ook het aankoopproces verbeteren,” vertelt hij. Dat was nogal ad hoc: elke bestelling en factuur werd manueel goed- of afgekeurd. Met Dynamics Business Central kunnen we een goedkeuringsstroom opstellen. Elke leverancier zet een PO-nummer (Purchase Order) op zijn factuur. Business Central vergelijkt de factuur met de bestelling en keurt die automatisch goed of stuurt die, bij fouten, door naar de juiste persoon.” Efficiënt, correct en met een minimum aan administratie.

Ook de verwerking van de kilometerheffing voor hun vrachtwagens (via Satelec) loopt nu via Dynamics Business Central. “70% van wat in het oude systeem maatwerk was, zit nu standaard ons ERP-systeem,” zegt Philippe.

En Business Central ondersteunt ook innovatie bij Loomis.

Safepoint: slimme kluis

“Safepoint is een soort van slimme kluis die ook aan een daily provisional credit oplossing kan gekoppeld worden. De klant, een kassierster van een tankstation, bijvoorbeeld, deponeert geld in de kluis. Het systeem telt de biljetten, controleert of er geen vals geld inzit, en rapporteert dat meteen aan ons en aan de klant,” vertelt Philippe. “Op het einde van elke dag stuurt de Safepoint machine een ‘end of day’ file naar ons ERP-systeem en storten we nadien het geld op de rekening van de klant. Volledig automatisch via Dynamics Business Central. Dat betekent dat onze klanten uitbetaald worden, hoewel het cash geld fysiek nog bij hen zit. Zo moeten ze niet meer wachten tot wij het geld ophalen, naar onze eigen locaties brengen, tellen en dan storten.”

“De klant krijgt vlugger zijn geld en wij legen de kluis enkel als het nodig is, wat ons kosten bespaard. Win-win, en allemaal via ons ERP-pakket.”

Hou je scope in de gaten

“Je hebt altijd de neiging je project als kleinschalig te zien,” geeft Philippe nog als advies mee. “Je implementeert je nieuw systeem om aan een paar noden te voldoen, maar je ontdekt gaandeweg meer mogelijkheden, meer innovaties en efficiëntere manieren om je bedrijf te runnen. Dus wil je die er nog bijvoegen, wat je traject langer maakt.”

Ook nu ontdekken Philippe en zijn team nieuwe manieren om hun processen te verbeteren. “Ik denk dat we onze ERP-software voor nog veel meer gaan gebruiken, maar we werken nu gefaseerd. Eén project tegelijkertijd.”

Hoor je graag meer over hoe de implementatie van Loomis tot efficiëntere manieren van werken leidde? Hier vertelt hij je er meer over!

 

Van Moer Logistics: “Met Dynamics heb je een trein. Eens hij op gang komt, valt hij niet meer stil”

Van Moer 1

 

Van Moer 1
 

Van Moer Logistics heeft een groeitraject waar veel bedrijven jaloers op zijn. Het bedrijf evolueerde op enkele jaren van een bescheiden KMO naar een bedrijf met 1200 medewerkers in 23 locaties. Meer dan 100 van die medewerkers werken met Dynamics NAV. Joris Emanuel, IT-manager bij Van Moer Logistics vertelt hoe zijn I.T.-department die transformatie maakte. Je kan zijn volledige verhaal horen op ReThink ERP.

Dynamisch groeien

“In 2009 beheerde één IT’er ons hele ERP-systeem. Al onze bedrijfsdata zat erin en elke add-on connecteerde ermee,” vertelt Joris. “We hadden een beperkt aantal goederen, veel bulk-orders en weinig nood aan scanning en opvolging. Met wat maatwerk erbovenop hadden we alles wat we nodig hadden.” Maar als je bedrijf groeit, moet je ERP-systeem meegroeien.

“Toen we andere bedrijven begonnen over te nemen, breidden onze services zich uit. Andere processen, grotere omzet, nieuwe software om mee te connecteren. Zo begonnen we naast de logistiek onder andere met Cleaning & Repair services. Op een bepaald moment groeide onze native database zo hard dat we historieken uit onze database moesten verwijderen om alles er nog in te krijgen. Dan weet je dat je moet ingrijpen.” En dat deed Van Moer onder meer door haar IT-team grondig uit te breiden. Het bedrijf heeft nu een 8-koppig IT-team.

Dynamics NAV als backbone

De IT-processen lijken nu in niets meer op de processen van de kmo die Van Moer 15 jaar geleden was. “Performantie werd een probleem,” vertelt Joris. “200 gebruikers in één NAV-database, 1.000 tot 1.500 orders per dag en dan nog alle backgroundroutines. En natuurlijk ons TMS, financieel luik en cleaning & repair…Dat allemaal op één systeem houden werd onmogelijk.”

“Dus splitsten we het systeem. De volledige finance van alle bedrijven uit de groep én de Cleaning & Repair-processen die Van Moer nu uitvoert draaien op Dynamics Nav 2016. Hun TMS (Transport Management System), Go4Logistics, draait nog op Nav 2013. Beide systemen praten probleemloos met elkaar. Verder werkt het bedrijf in de Cloud en introduceerden ze Office 365.”

“Verschillende departementen werken op verschillende snelheden wat IT-betreft, maar worden gekoppeld met onze centrale NAV. Dat is met Dynamics Nav perfect mogelijk. Zo zijn we bezig met ons Dynamics 2016 ERP-systeem op te trekken naar Business Central, terwijl we parallel Dynamics NAV 2013 blijven draaien voor systemen die nog niet klaar zijn voor Business Central.”

“Microsoft Dynamics Nav blijft de backbone van het bedrijf. Daarin zit alle data en meer dan 30 andere software-oplossingen connecteren probleemloos met Dynamics: Go4Logistics, WMS, garagetoepassingen, terminals, …”

Een masterdata bedrijf in Dynamics NAV

“We zijn nu bezig met de voorbereidingen om te upgraden naar Microsoft Dynamics 365 Business Central,” zegt Joris. “We gaan één masterdatafirma opzetten, zodat we nieuwe bedrijven makkelijk kunnen opstarten. Verder kijken we naar Robotic Process Automation, zodat we administratieve functies kunnen automatiseren en zullen we ons datawarehouse verder uitbreiden.”

“Met Microsoft Dynamics heb je een trein. Eens hij op gang komt, valt hij niet meer stil. Je hebt de mogelijkheid om het systeem als backbone voor heel wat systemen te gebruiken. Het is heel geschikt voor kmo’s die willen groeien, want de software groeit mee.

Wil je weten welke adviezen Joris heeft voor bedrijven die een ERP-pakket willen dat met hun bedrijf meegroeit? Kom dan op 21 mei naar ReThink ERP.

We adviseerden scaleups tijdens Netwerk Ondernemen’s Scale-Up Marathon 2019 Gent

Netwerk ondernemen

Op 22 februari ging in Gent de Scale-Up Marathon door van Netwerk ondernemen. Deze vond plaats op de communicatiecampus. Het algemeen onderwerp van deze marathon ging over Finance. Dit evenement is vooral gericht op bedrijven die zouden willen uitbreiden en internationaal actief worden. Zij kunnen hier wat meer informatie opnemen en luisteren naar de ervaringen en bedenkingen van een aantal grote spelers op de markt.  Op deze dag, die een mix is van sessies, panels en continue netwerking, waren twee adviseurs van ons bedrijf aanwezig. Cédric Collet was aanwezig om Scale-Ups te adviseren over digitale transformatie in B2B en Anthony D’Hooghe om vragen te beantwoorden van groeibedrijven in Finance en ERP-software. Natuurlijk volgenden we ook een aantal interessante sessies en sprekers tijdens het event. Hieronder enkele opvallende quotes, tips en bevindingen.

 

De perfecte investeringspitch: Frank Maene – Volta Ventures

Bij Volta Capital Ventures krijgen ze duizenden mails van Tech Start-Ups waarin hun product wordt voorgesteld in de hoop dat Volta wil investeren in hun project.  Vanuit zo een 2000 kandidaten worden vaak maar 4 van deze projecten uitgekozen om samen met hen verder te groeien. Frank Maene gaf enkele tips en tricks mee om ervoor te zorgen dat je mail wel wordt opgemerkt.

  • Je mail bestaat uit 5 niet te technologische zinnen: In deze 5 zinnen moet je zeggen wie je bent, wat je doet en wat je nodig hebt. Ook al zijn dit maar 5 zinnen, deze zullen niet op een halfuur geschreven worden. Vervolgens verwijs je naar de bijlage met daarin je project uitgelegd. Alleen wanneer ze overtuigd zijn door de mail zullen ze deze bijlage bekijken
  • De presentatie in de bijlage heeft max 15 slides en 2-3 pagina’s executive summary: Tijd om meer dan dit te lezen hebben ze niet. Maak de bijlage to the point en makkelijk om te lezen.
  • Bespreek je inkomstenmodel: Op deze manier laat je zien dat je product een commerciële strategie heeft met groeipotentieel. Wanneer je bedrijf een mogelijkheid heeft om op een grote schaal te vergroten ben je op de goede weg.
  • Maak gebruik van een diagram: Dit diagram heeft twee assen. Op elke as staat een kenmerk van je product. De beste kenmerken zijn winstgevendheid en groeicapaciteit. Als bedrijf zit je best in het vak rechtsboven. Ook alleen dan zal men bereid zijn om met jouw bedrijf in zee te gaan en geld te investeren.
  • Je mail is ALTIJD in het Engels geschreven: Het maakt niet uit of je in je bedrijf Nederlands of Frans praat, je mail moet in het Engels. De reden hiervoor is namelijk dat wanneer je wil upscalen de kans groot is dat je naar het buitenland zal gaan. Daar is het aangewezen om in het Engels te praten aangezien deze taal het meest gesproken wordt.

Betekenisvolle quotes van Zentrick

De naam is misschien onbekend maar iedereen heeft ongetwijfeld al hun werk gezien. Zentrick is namelijk een video adds platform. 70% tot 90% van de video content adds – behalve die op Facebook en YouTube – worden mogelijk gemaakt door hen. Dit bedrijf is het ultieme voorbeeld van een Scale-up. Dit is het uiteindelijke doel wanneer je aan up scaling doet. De zaakvoerder vertelde over de gehele rollercoaster van funding door heen de ontwikkeling van Zentrick. Hij deed dit aan de hand van enkele quotes.

“Kill your darlings if you have to” – Met deze quote bedoelde hij dat je soms eens moet durven afwijken van je originele plan en opnieuw beginnen aan de hand van commentaar en feedback die je krijgt. Wees niet bang om na een bepaalde periode terug van nul opnieuw te beginnen.

“Expensive people are not always the best” – Wanneer je de keuze maakt om een dure expert aan boord te brengen, die voor een meerwaarde in je bedrijf moet zorgen, denk je best eens dieper na over wat jij als manager moet doen. Laat deze persoon niet zomaar zijn ding doen. Ook hij moet gemanaged worden ongeacht hoe goed hij zijn job kan uitvoeren. Hij moet de visie en missie van je bedrijf kennen en weten voor wat je staat. Alleen als hij op dezelfde lijn zit als het bedrijf zal hij zorgen voor de meerwaarde.

“Chose a lawyer you trust” – Bij het kiezen van een goede advocaat heb je een specialist nodig. Wanneer je met een advocaat zit die van alles wat weet zit je niet meer met een specialist. Als het gaat over rechtszaken is het best dat je de juiste keuze maakt en kiest voor de specialist, anders zal je veel geld gespendeerd hebben aan de verkeerde keuze.

“Don’t get stuck in your own story, dare to make hard choices” – Als ondernemer en manager is het jouw taak om de moeilijke keuzes te maken. Het kan zijn dat de je op deze manier afwijkt van je plan, maar dat deze keuze de beste is voor het bedrijf. Het is vaak beter om te kiezen voor de korte pijn en de harde keuze te maken dan hem niet te maken en achteraf te leven met het feit dat je gewoonweg geen keuze hebt gemaakt.

Winwinner

In de sessie van winwinner leerde ze meer over hoe je je onderneming kan financieren. Veel mensen beginnen al snel met het uitgeven van aandelen omdat dit de snelste en makkelijkste manier is. Dit is echter wat winwinner afraadt, want wie wil nu maar voor 60% eigenaar zijn van een bedrijf dat je zelf hebt opgericht? Op deze manier stelde Winwinner hun nieuwste project voor. Zij willen door middel van crowdfunding geld ophalen voor bedrijven. Dit wordt niet vaak gebruikt want de meeste mensen vinden dat je daar niet genoeg geld mee kan verzamelen. Volgens Winwinner is dit zeker niet het geval. Bedrijven denken vaak een bepaald bedrag nodig te hebben, maar in realiteit hebben ze vaak maar de helft van dat bedrag nodig.