ERP-implementatie: succesfactoren voor elke fase

Een succesvolle ERP-implementatie wordt uitgevoerd in verschillende fases. Bij elke fase komen verschillende deliverables, exit criteria en best practices kijken.

Afhankelijk van de gekozen ERP-implementatie-methodologie voor jouw project, kan je meer of minder fases hebben dan deze die hieronder opgelijst staan. Uit ervaring weten we dat er geen “one size fits it all” benadering bestaat.

Toch is er een basisstructuur die de meeste succesvolle projecten volgen. High-level vereisen de meeste ERP-projecten zes fases, bestaande uit: plannen, ontwerpen, bouwen, toetsen, gebruiken en optimaliseren.
Ongeacht hoeveel fases je project tijdlijn heeft, of hoe je ze benoemt, elke stap heeft een of meerdere kritieke succesfactoren die ze definieert. Plannen en controleren van elke succesfactor is de manier om ERP-succes te garanderen.

Fase 1: ERP-implementatie plannen

plannen van erp implementatieEen van de fases die als vanzelfsprekend beschouwd wordt, de planningsfase, bevat de meest kritieke succesfactor, namelijk KPI Validering. Hier worden de bedrijfsvoordelen en Key Performance Indicators (KPI’s) die u hebt gedefinieerd voorgaand aan de ERP-selectie, besproken. SDE laat deze KPI’s aan bod komen tijdens de ‘Project Kick-off’ meeting.

Tijdens het bespreken van deze KPI’s moet u verzekeren dat ze realistisch en meetbaar zijn. Ook is het belangrijk dat de relevantie van de KPI’s wordt gegarandeerd. Met andere woorden, meet u de juiste zaken of meet u iets om iets te meten?

Deze KPI’s worden door onze projectleider voortdurend gemonitord. Zo weet je of je project op schema zit bij het behalen van de verwachte winst.

Fase 2: Ontwerpen

De ontwerpfase is een meer analytische fase van ERP-implementatie en betrekt activiteiten zoals business process blueprinting. Tijdens deze analyse-fase worden de verwachte functionaliteiten voor bepaalde business-processen in kaart gebracht.

Indien u reeds de ERP-vereisten tijdens de ERP-selectie heeft verzameld, heeft u hiervoor een goede fundering. Bij SDE zorgen we ervoor dat de basis voor deze blueprint al heel vroeg gelegd wordt, namelijk tijdens ons ‘Discovery bezoek’ dat we steeds doen voor we onze software demonstreren tijdens de salesfase! Deze discovery, de navolgende demo en gesprekken met je mensen tijdens je erp-selectietraject dragen dus al bij tot een goede erp-analyse.

Hoewel u misschien een ERP-demo gezien heeft die zich richt op jouw bedrijfsvereisten, is het belangrijk om de technische uitvoerbaarheid van deze vereisten opnieuw te bevestigen. Hoe doe je dit? Door jouw business blueprint aan jouw ERP-leverancier aan te bieden, zodat zij dit kunnen gebruiken om het ERP-systeem in de volgende fase van de implementatie te configureren.

Fase 3: Bouwen

bouwen van erpTijdens de bouwfase wordt de ERP-software geconfigureerd om aan de bedrijfsvereisten te voldoen en wordt een code gebruikt om een functionaliteitsgebrek te overbruggen. Het bouwen wordt best opgedeeld in verschillende mijlpalen of sprints.

Voor elke blok, mijlpaal of sprint maak je best interne testcases zodat je kan nagaan of het systeem doet wat je er van verwacht. Hoe meer test cases de nieuwe blok aflegt, hoe minder bugs gerapporteerd worden later in het project.

Deze test cases kunnen geschreven worden door jouw mensen, bedrijfsanalisten, ontwikkelaars of jouw ERP consultants om sleuteleigenschappen te toetsen.

Fase 4: Data migratie

Tijdens het ontwerpen werd ook vastgelegd welke gegevens je uit je oude oplossing zal overzetten naar je nieuwe ERP-systeem.

erp data migratieOmdat de meeste oude systemen ook sterk vervuilde data bevatten, is dit een groot werk dat veel tijd in beslag neemt. Bovendien kan deze ‘grote kuis’ ook alleen maar gebeuren door je eigen mensen, want zij alleen kunnen evalueren wat kwalitatief is en wat niet.

Wees dus eerder zuinig met wat je wenst over te nemen en overweeg om je oude systeem in een ‘read-only’ modus te zetten nadat je live bent met je nieuwe ERP. Dan kan je wel nog consulteren en kan je selectiever zijn in wat je overzet.

Microsoft Dynamics 365 Business Central voorziet handige Excel-templates (Rapidstart configuratiepakketten) om klanten, leveranciers, artikelen enzovoort te importeren.

Fase 5:  Gebruik

Een solide Go-Live-plan is cruciaal. Het oplijsten van alle stappen die vereist zijn bij het voorbereiden van de productie-omgeving is noodzakelijk om jouw team een go-live te helpen voorbereiden. Hoe gedetailleerder het plan, hoe waarschijnlijker deze zal slagen. We raden aan om details zoals wie verantwoordelijk is voor de handeling en wanneer hij of zij deze heeft afgewerkt, eraan toe te voegen. De SDE ERP-consultants zullen ook steeds ter plaatste aanwezig zijn bij jou tijdens de go-live. Zo kunnen we snel bijsturen bij problemen, vragen van je medewerkers beantwoorden en heel hands-on optimaliseren.

Een andere succesfactor in de gebruiksfase is de training van eindgebruikers. Wanneer gebruikers voorbereid zijn om nieuwe ERP-oplossingen te gebruiken, is het waarschijnlijker dat ze deze zelf overnemen en minder snel “bugs” gaan rapporteren. Deze training gebeurt uiteraard vóór je live gaat.

Het komt vaak voor dat ongetrainde gebruikers bugs rapporteren die er geen zijn, maar die incorrecte procedures of gemiste stappen zijn. Zelfs als deze aangegeven incidenten geen bugs zijn, kan het frustrerend zijn voor de eindgebruiker om voortdurend de helpdesk te moeten contacteren.

Fase 6: Optimaliseren na ERP-implementatie

erp optimaliseringEen belangrijke succesfactor bij de optimaliseringsfase is de benchmarking van prestaties. Waarschijnlijk heb je reeds de prestaties getoetst in de vorige fasen van het project. Toch is het niet totdat echte gebruikers handelen in de productie-omgeving dat prestatie effectief gemeten kunnen worden. Het voortdurend monitoren en verbeteren van prestaties na het lanceren (go-live) is cruciaal om ERP-bedrijfswinsten te maximaliseren.

Het is daarom belangrijk om ook budget te voorzien voor deze verbeteringen na de go-live. Zo zit er bij SDE vaak nog een aantal dagen begeleiding en optimalisatie in tijdens de eerste facturatie-run. Pakweg 30-dagen na go-live.

Andere ERP-implementatie succesfactoren

erp magazijn

Hoewel we niet alle succesfactoren voor elke fase hebben vermeld, zou deze post je een high-level overzicht moeten geven.

Vele van de succesfactoren die niet werden besproken zijn activiteiten die over het gehele project zijn verspreid en die niet kunnen worden beperkt tot een enkele fase.

Als je meer wenst te leren over fase specifieke of continue projectactiviteiten, of hoe je met een ERP-implementatie van start gaat, kan je onze ERP-consultants contacteren. We hebben al vele bedrijven geholpen met het succesvol implementeren en uitvoeren van zowel technische als bedrijfsspecifieke aspecten van ERP-projecten

ERP- implementatie blog

Deel deze post

Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook

Meer blogposts