EDS-Telindus gebruikt Dynamics NAV

Snelle, efficiënte & transparante facturatie naar de Vlaamse overheid

EDS Telindus 1De tijdelijke handelsvennootschap EDS-Telindus levert sinds 2003 een breed aanbod aan ICT-diensten aan de Vlaamse overheid. Het huidige contract loopt af in augustus 2008 en EDS-Telindus zal vanaf dan ook instaan voor het nieuwe contract, dat een looptijd heeft van zeven jaar. Bij de opstart zocht de financiële en administratieve afdeling een solide softwarepakket om de facturatie en boekhouding in goede banen te leiden. EDS-Telindus koos Microsoft Dynamics NAV voor zijn financieel beheer en vroeg aan SDE advies en ondersteuning bij de implementatie. De contracten vragen het nodige maatwerk, dat SDE in samenspraak met EDS-Telindus vlot leverde. Sindsdien verloopt de facturatie naar alle organisaties binnen de Vlaamse overheid vlot en overzichtelijk.

Met het oog op de verlenging van het contract breidt EDS-Telindus de software Microsoft Dynamics NAV verder uit, opnieuw samen met SDE. Zo werkt ook de aankoopafdeling sinds kort met Microsoft Dynamics NAV en schakelt EDS-Telindus over naar een analytische boekhouding. Om efficiënter te rapporteren over de financiële situatie, zal demanagementrapportering in de loop van 2008 grotendeels geautomatiseerd verlopen.

Pakket waar je weg mee kan

“Als een van haar hoofdactiviteiten voert onze afdeling de volledige boekhouding voor de tijdelijke handelsvennootschap die het consortium eigenlijk is”, vertelt Luc Luppens, manager financieel en administratief beheer bij EDS-Telindus. “In het totaal werken ongeveer 400 mensen voor het consortium. Bij de opstart in 2003 hadden we een eenvoudig boekhoudpakket nodig, niets extravagants. De bestaande boekhoudpakketten binnen EDS en Telindus waren te complex en niet onmiddellijk beschikbaar in het Nederlands. Daarom kozen we voor Microsoft Dynamics NAV.”

Deze toepassing was voor iedereen in ons team nieuw maar voldoende gebruiksvriendelijk om er vanaf de eerste dag vlot mee te starten. “De eerste indruk gaf ons een goed gevoel: dit is het, hier kunnen we mee weg”, zegt Steven Pauwels, medewerker financieel en administratief beheer bij EDS-Telindus. “Een overzichtelijk menu en doorklikmogelijkheden maken aangenaam werken mogelijk en de naam Microsoft schept vertrouwen. Bovendien wilden we ook op andere locaties in ons boekhoudpakket kunnen werken: op kantoor bij EDS of bij Telindus en van thuis uit. Dat kan door aan te loggen via een Citrix-server.”

 

Maatwerk vereist

EDS Telindus 2EDS-Telindus koos voor de standaardversie van Microsoft Dynamics NAV met de aankoop-, verkoop- en financiële module. “Een van de pluspunten is het gemak waarmee je deze software kunt aanpassen op maat”, zegt Luc Luppens. “Dat is handig om te kunnen voldoen aan specifieke vragen van de klant. Zo moet de Vlaamse overheid eerst een vorderingsstaat of een proces verbaal van oplevering goedkeuren alvorens we kunnen factureren. Dat hebben we moeten aanpassen in Microsoft Dynamics NAV. De Vlaamse overheid gebruikt een webapplicatie waarmee de klanten bestellingen kunnen plaatsen. Daarom hebben we besloten om bepaalde zaken aan te passen in Microsoft Dynamics NAV, dat heel toegankelijk en flexibel is voor gegevensimport en -export. We factureren nu efficiënter.”

Een ander voorbeeld van maatwerk heeft te maken met de wens om de aan- en verkoopcijfers snel te vergelijken en te matchen. “Als tijdelijke vennootschap zijn we eigenlijk een doorgeefluik: alles wat binnen komt, gaat ook weer buiten”, zegt Steven Pauwels. “We hebben continu controle nodig over de link tussen aan- en verkoop. Via een speciaal voor ons ontwikkeld icoon “Mastertabel” in ons hoofdmenu kom je nu in de tabel terecht die heel gedetailleerd aangeeft welke aankoop overeenstemt met welke verkoop.”

 

Hoewel EDS-Telindus de vereisten in het contract vooraf zeer goed kende, stuitte men gaandeweg toch soms op moeilijker dan verwachte zaken. “Microsoft Dynamics NAV helpt ons uitstekend om dan oplossingen te bieden”, aldus Luc Luppens. “Door het maatwerk verbeteren we de toepassing continu voor de klanten. Sinds het ontstaan van Beter Bestuurlijk Beleid, hebben we een honderdtal klanten met veelal eigen eisen, zoals verzamelfacturen. Met Microsoft Dynamics NAV kunnen we daar eenvoudig op inspelen.”

“Een van de pluspunten is het gemak waarmee je deze software kunt aanpassen op maat. Dat is handig om te kunnen voldoen aan specifieke vragen en behoeften van de vele organisaties aan wie we hier factureren en rapporteren. Met Microsoft Dynamics NAV spelen we daar eenvoudig op in.”

Luc Luppens, manager financieel en administratief beheer bij EDS-Telindus

Aankoop stapt mee in de boot

Intussen gebruikt ook de aankoopafdeling Microsoft Dynamics NAV. Bestelorders verschillen afhankelijk van wat besteld wordt. Er is een catalogus waaruit de klanten voorgedefinieerde producten kunnen kiezen voor een op voorhand vastgelegde prijs, zoals een laptop of een computerscherm. Dit eenvoudig aankoopproces verloopt grotendeels geautomatiseerd: de uitgaande bestellingen gaan via de bestel-webapplicatie automatisch naar de desbetreffende leverancier. Daarnaast zijn er niet-voorgedefinieerde verkopen en aankopen, waarvan je de prijs onmogelijk precies kan inschatten vooraf, zoals servers vervangen of nieuwe toepassingen ontwikkelen. Die bestellingen komen ook binnen in de bestelwebapplicatie maar daar stopt het. Luc Luppens, manager financieel en administratief beheer bij EDS-Telindus


“Voor deze laatste categorie wordt een specifieke offerte opgesteld”, legt Steven Pauwels uit. “Bestelbonnen naar leveranciers maakten we tot voor kort manueel op in Excel. Voortaan gebeurt dit geautomatiseerd via Microsoft Dynamics NAV. Als de factuur overeenstemt met de aankooporder, is ze met één druk op de knop geboekt. SDE ontwikkelde hiervoor maatwerk. De aankoop was trouwens onmiddellijk gewonnen voor het idee, voornamelijk omwille van de opvolging. Vroeger stonden alle bestelorders in tabellen waar meerdere gebruikers in werkten, met fouten als gevolg. Dat is uitgesloten met Microsoft Dynamics NAV. Ook kunnen we nu een degelijke rapportering opvragen, bijvoorbeeld om te kijken voor welke bestelorders we nog geen factuur ontvingen.

 

“Als de factuur overeenstemt met de aankooporder, is ze met één druk op de knop geboekt via Microsoft Dynamics NAV. SDE ontwikkelde hiervoor maatwerk. Gebruikers vinden het veel aangenamer werken in een toepassing met voorgeprogrammeerde velden. De bestelorders zijn beter opgesteld en facturen worden veel sneller verwerkt.”
Steven Pauwels, medewerker financieel en administratief beheer bij EDS-Telindus

Omschakelen naar analytische boekhouding

EDS Telindus 3EDS-Telindus speelde al een tijd met het idee om over te stappen naar een analytische boekhouding. Dat het consortium ook het nieuwe contract in handen kreeg, gaf de doorslag om die stap ook daadwerkelijk te zetten. “Het was kiezen tussen een analytische boekhouding of een nieuw bedrijf opstarten in Microsoft Dynamics NAV”, zegt Luc Luppens. We kozen voor een analytische boekhouding om een aantal redenen. Ten eerste behoudt de tijdelijke handelsvennootschap haar naam en btw-nummer. Er moet één btw-aangifte zijn, ook al gaat het voor ons om twee afzonderlijke contracten. Ten tweede is de keuze voor de analytische piste logischer qua rapportering: EDS en Telindus willen rapporten krijgen over het huidige contract, over het nieuwe contract maar ook over die twee samen. Dat laatste zou met twee afzonderlijke bedrijven niet evident geweest zijn. Ten derde was de keuze voor een analytische boekhouding veel goedkoper dan een nieuw bedrijf op te richten: veel van de analytische opzet zit trouwens standaard in Microsoft Dynamics NAV.”

Automatisch rapporteren

Het volume aankoop- en verkoopfacturen stijgt jaarlijks nog steeds aanzienlijk. Microsoft Dynamics NAV helpt EDS-Telindus om die groei gemakkelijker te beheren. “We werken nu veel efficiënter”, beaamt Luc Luppens. “En we zullen eindelijk de tijd krijgen om vlotter te rapporteren aan het management, en hen ook de nodige financiële ondersteuning en advies te bieden. Wij willen meer vooruitziend gaan werken. Extra personeel in dienst nemen, zit er niet meteen in. Dus moeten we efficiënter werken, onder meer met behulp van onze systemen, en dus ook van Microsoft Dynamics NAV.”

Meer dan een luisterend oor

De relatie tussen EDS-Telindus en SDE zit zeer goed. “Ik zou SDE zeker aanraden aan andere bedrijven”, beweert Luc Luppens. “Een van hun grote troeven is dat we gedurende het hele project altijd al met dezelfde persoon hebben kunnen werken. Sofie Desmet heeft alles van bij het begin meegemaakt en heeft een heel goed zicht op hoe onze samenwerking met de Vlaamse overheid draait. We moeten geen uren rond de tafel zitten om afspraken te maken: SDE heeft snel door wat kan en wat niet, zodat we veel tijd winnen. SDE biedt niet alleen een luisterend oor om na te gaan wat wij willen en ons vervolgens de duurste oplossing voor te stellen. We bespreken alles goed, bekijken alternatieven en werken zeer interactief samen. Zij hebben een kopie van onze testomgeving bij hen op kantoor, waardoor we vlot kunnen samenwerken. Kortom, we zijn uitstekende partners geworden.”
Voor het huidige contract zijn de klanten van EDS-Telindus zeer tevreden over de facturatie. Die is snel, eenvoudig en duidelijk. “Daar zijn we best trots op en dat willen we zo ook behouden voor het nieuwe contract. Microsoft Dynamics NAV zal daartoe zeker bijdragen”, besluit Luc Luppens.