Groei Ginstbronnen noodzaakt automatisering via DrinkMaster


102 Evidel NVIn België worden er accijnzen op alle dranken geheven. Vandaar dat ook de producenten van bronwaters en limonades dagelijks de accijnsregistratie dienen bij te houden. Maar dat is een erg tijdsintensieve bezigheid. Evidel Ginstbronnen moest er zelfs noodgedwongen andere zaken, zoals de opvolging van klanten en marketing, voor opzij schuiven. Wegens de continue groei was dat een onhoudbare situatie. Vandaar dat de waterbottelaar vorig jaar besliste om deze taak te automatiseren. En deze keuze leidde uiteindelijk tot de implementatie van een heus ERP-pakket, de ‘DrinkMaster’ van SDE. DrinkMaster is gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV, maar volledig toegespitst op de drankensector…

Bronwater wordt wel vaker met Wallonië en Frankrijk geassocieerd. Maar ook in Vlaanderen zijn er verschillende bronnen terug te vinden. En deze leveren meestal water met een erg specifiek karakter. Zo is het water van de Ginstbronnen in Oosterzele zoutarm en bevat het quasi geen nitraten: ideaal dus voor bejaarden en baby’s. Vandaar dat de producten van bottelaar Evidel niet zo bekend zijn. Want ze worden vooral aan tehuizen en crèches verkocht. Dat ze niet in warenhuizen terug te vinden zijn, belemmert de onderneming geenszins in haar groei. Vooral de laatste jaren, sinds de investering in een gloednieuwe bottellijn en spoelmachine, ziet de firma haar omzet gestaag toenemen.

ginstberg-verticaalMaar zoals altijd heeft de groeimedaille een keerzijde: er moet worden gekozen tussen extra personeel aanwerven of in meer automatisering investeren. Evidel koos voor de laatste optie en ging vorig jaar na welke posten hiervoor in aanmerking kwamen. Zaakvoerder Eric Van de Velde: “Het was snel duidelijk wat we moesten aanpakken: de accijnzenverplichting. Want dagelijks besteedden we 2 à 3 uur aan het inschrijven van de accijnsregisters. Deze tijd wilden we liever gebruiken om marketing te voeren en onze klanten op te volgen. Door gesprekken met onze klanten beseften we echter dat het beter was om meteen in een echt ERP-pakket te investeren. Want op die manier zouden alle boekhoudkundige en administratieve taken op een geïntegreerde manier kunnen worden uitgevoerd. En dat betekent niet alleen flinke tijdswinst, maar ook minder kans op fouten. Het laat ons tevens toe om zelf een groot deel van de boekhouding uit te voeren. Bovendien biedt een dergelijke applicatie heel wat mogelijkheden inzake listings, opvolging van klanten en leveranciers, … Daarnaast kregen we ook de optie om op termijn ons voorraadbeheer en de picking te automatiseren. En last but not least omvat ERP-software de nodige functionaliteit om aan de traceringreglementering te voldoen. De knoop was dan ook snel doorgehakt en  in het najaar gingen we actief op zoek naar een leverancier van een adequate ERP-oplossing.”

Geslaagde implementatie

ginstberg-horizontaalOmdat de tijd drong, Evidel Ginstbronnen wilde tegen 1 januari 2010, het begin van het nieuwe boekjaar, de implementatie hebben afgewerkt, besloot de waterbottelaar om de ERP-pakketten van hun klanten uit te testen. Uiteindelijk werden er drie oplossingen onder de loep genomen, waaronder ‘DrinkMaster’ van SDE. “Dat we voor deze applicatie kozen, had alles te maken met het feit dat het een module voor het accijnzenbeheer omvatte, iets wat bij de andere aanbieders maatwerk was,” vertelt ICT-verantwoordelijke Niko Claeys. Na een grondige analyse van de behoeften en een conceptstudie, startte SDE met de implementatie. Willy De Corte, DrinkMaster-adviseur bij  SDE: “De klus was in anderhalve maand geklaard, waarmee we perfect de opgestelde planning hebben gevolgd. Om de gebruikers aan het systeem te laten wennen en de oplossing verder te verfijnen, hebben we voorgesteld om nog drie maanden parallel op de oude wijze te werken. Maar uiteindelijk is alles erg vlot verlopen en zal Evidel heel binnenkort zijn administratie, boekhouding en accijnzenverplichting nog enkel op een geautomatiseerde manier uitvoeren.”

Wie is Evidel Ginstbronnen?

In 1908 startte Ivan Thorenburg met het bottelen van het ginstbronnenwater (ginst is de benaming van een struik die typisch voor de streek is). De onderneming werd in 1985 door de familie Van de Velde overgenomen, die toen een jeneverstokerij had, maar zich vanaf dan enkel op het bottelen van water en limonade toelegde. Sinds 1985 is de onderneming in handen van zoon Eric Van de Velde. Vandaag wordt er 12.000 liter per uur gebotteld, waarvan 20 % limonades. Momenteel werkt de firma met veertien mensen die vorig jaar een omzet van …… miljoen euro realiseerden.