Groep Tack automatiseert loodzware administratie

group tackNa verschillende overnames bestaat de groep Tack uit vier bedrijven met zeven vestigingen in België en Nederland. Om maximale voordelen uit die overnames te halen, is het belangrijk om ook de automatisering van alle vestigingen op elkaar af te stemmen.

“We kozen daarbij voor Dynamics NAV als basissoftware. In Lokeren werkte het overgenomen Tankterminal daar al een paar jaar mee. De software was stabiel, gebruiksvriendelijk en we waren tevreden over SDE dat voor de installatie en het onderhoud zorgde. Na onze overnames in Nederland schakelden we ook daar over naar Dynamics NAV. Recent is de software ingevoerd in onze vestigingen in Oostrozebeke en Zeebrugge”, aldus Nick Vandekerkhove, bij Truck en Tankcleaning Tack. 

Om ook met Microsoft Dynamics NAV te werken in Oostrozebeke en Zeebrugge, moesten er een hele reeks functies aan de software toegevoegd worden. In Oostrozebeke zorgt men namelijk niet alleen voor de reiniging van tanks, zoals op de meeste andere locaties, men verwerkt er ook de vloeibare afvalstromen. Die verwerking en de transporten ervan zijn gebonden aan strenge regels en allerlei voorschriften. Door de veranderende wetgeving barstte het oude softwaresysteem uit zijn voegen: medewerkers hanteerden papieren documenten, databases, spreadsheets en een verouderde software om alle administratie bij te houden.

“We hebben in Oostrozebeke en Zeebrugge jaren gewerkt met niet geïntegreerde software, maar het werd te ingewikkeld. Het was nog een DOS-applicatie die na te veel aanpassingen en uitbreidingen niet meer overzichtelijk was. Nu zit alles centraal in Dynamics NAV”, vertelt Nick Vandekerkhove. Daardoor heeft de Tack Groep ook minder servers nodig, wat voor minder onderhoud en minder kosten zorgt.


Uitdaging

De Tack Groep wou een centraal beheer van zijn activiteiten en een betere rapportering. Het bedrijf heeft een zeer intensieve administratie wegens zijn activiteiten in milieu, voeding en chemie.

Oplossing

 Om kwaliteit te garanderen en de werkprocessen te optimaliseren, koos Tack voor Microsoft Dynamics NAV als basis, plus softwareontwikkeling op maat door SDE. Sinds de administratie, de boekhouding en de activiteiten op de werkvloer automatisch en geïntegreerd verlopen, zijn medewerkers en klanten meer tevreden.


 

tack truck

 Aangepast aan de werkvloer

“Aan de installatie van Dynamics NAV in Oostrozebeke en Zeebrugge ging een hele analyse vooraf”, verduidelijkt Nick Vandekerkhove. “In Lokeren gebruikten we de software oorspronkelijk voor de boekhouding en facturatie. Nadien zijn onze containercleaners de software op de werkvloer beginnen gebruiken, ook in Nederland. Het onderdeel voor de afvalverwerking, typisch voor Oostrozebeke en Zeebrugge, heeft SDE op maat gemaakt. De bestaande add-ons voor Dynamics NAV waren niet zo interessant. Ze zouden op termijn ook veel duurder zijn uitgekomen dan maatwerk.”

Minder manueel werk, minder fouten

“Sinds we overal overgestapt zijn naar dezelfde software is ons werkproces vereenvoudigd en verbeterd: we maken gewoon minder fouten”, stelt Nick Vandekerkhove. “De facturatie voor de afvalverwerking was vaak het grootste struikelblok. We moesten op zoek naar de offerte, naar mogelijk afwijkende afspraken tussen de klant en onze commerciële medewerkers en naar de labo-analyse. Vooral die laatste is belangrijk omdat we daarmee kunnen aantonen dat we toeslagen moeten aanrekenen ten opzichte van de offerte. De reële afvalverwerking komt niet altijd overeen met het eerste staal waarop we de offerte baseren. Vroeger moesten we die toeslag bovendien manueel berekenen.”

Via de software wordt nu in Oostrozebeke en Zeebrugge voor elke afvalstroom onmiddellijk een offerte gemaakt met de juiste prijszetting per klant. Daaruit volgen automatisch de orders, transportdocumenten en facturen, inclusief mogelijke toeslagen vanuit de labo-analyse achteraf. “Analyses worden nu automatisch doorgerekend en onze medewerkers in de cleaning krijgen veiligheidsgegevens en eventuele instructies voor beschermende kleding toegestuurd”, verduidelijkt Nick Vandekerkhove. “Doordat veel manuele handelingen zijn weggevallen, zijn onze offertes sneller gemaakt en is de controle achteraf minder tijdrovend. Ook de nacalculatie is veel eenvoudiger. Onze klanten krijgen zo goed als altijd een correcte factuur. Daar is iedereen gelukkig mee.”

 Zeven vestigingen op één software

tack waterDe keuze voor maatwerk door SDE is voor de Tack Groep een goedkopere oplossing. “De add-ons voor Dynamics NAV waren te ruim voor onze activiteiten. Die software verandert ook vaak door alle wijzigingen in de Europese wetgeving. In onze software bouwden we alleen de functies die we nodig hadden”, vertelt Nick Vandekerkhove.

Na een implementatieproces van zes maanden in Oostrozebeke en Zeebrugge en een opleiding over rapportering aan diverse medewerkers, werken nu zo’n 60 tankcleaners, herstellers en 15 administratieve medewerkers met Microsoft Dynamics NAV in alle zeven vestigingen van de groep. Mee geïntegreerd is ook Protel, een software voor het hotel in Lokeren die facturatiegegevens doorstuurt, en een koppeling met de pompen van het tankstation voor facturatie aan de verschillende kaartuitgevers en bedrijven. “We zijn bezig met de functionele analyse van onze afdeling containerherstelling om ook hun werking mee op te nemen in onze centrale software”, aldus Nick Vandekerkhove.

 Snel rapporten maken met ExSION

Nu bijna alle werkprocessen in alle vestigingen geïntegreerd zijn, krijgt de Tack Groep een beter gegevensbeheer. Nick Vandekerkhove: “Door de automatisering moeten onze medewerkers veel minder informatie mondeling of op papier doorgeven. Ook zeer interessant is de rapportering. Daarvoor gebruiken we ExSION, een add-on die hier exclusief verdeeld wordt door SDE. Na een opleiding van ongeveer een halve dag kan iedereen die Excel kent rapporten maken op basis van allerlei gegevens uit Dynamics NAV. We kunnen snel oproepen welke aantallen we verwerken, gemiddelden, productiviteit per cleaner of we kunnen sneller mogelijke contaminaties opzoeken. Ook afvalregisters voor Vlaanderen, Brussel en Wallonië halen we meteen tevoorschijn. Klanten die vragen van welk type afvalstroom ze welke hoeveelheid met welke transporteur lieten vervoeren, kunnen we onmiddellijk antwoorden. Ook volumekortingen voor vaste klanten kunnen we onmiddellijk narekenen.”

tack zuiveringNick Vandekerkhove: “Vele klanten willen heel snel hun informatie. Gelukkig kunnen we nu sneller offertes maken en correct rapporteren. De verplichte reinigingsattesten worden nu bijvoorbeeld automatisch naar de klant doorgestuurd terwijl die vroeger wel eens verloren geraakten met de chauffeur op weg naar huis. In het algemeen moeten we veel meer informatie verwerken; de voedingsbranche vraagt nu om tanks volgens welbepaalde procedures te reinigen en dat ook te attesteren. Hetzelfde geldt voor de overheid die steeds meer informatie wil over veiligheid en milieu. Het is goed dat we nu centraal over al die gegevens beschikken en vlot rapporten kunnen maken.”

De Tack Groep werkt sinds de overname van Tankterminal in Lokeren met SDE, dat daar huisleverancier was. “De goede ervaring in Lokeren met Microsoft en SDE, maakte de keuze eenvoudig om er ook mee aan de slag te gaan in de andere vestigingen”, meldt Nick Vandekerkhove. “We bleven bij Microsoft omdat we een ERP-software wilden van een grote producent die ondersteund wordt door heel wat lokale specialisten. We bleven bij SDE omdat ze een goede dienstverlening bieden, ons heel wat zorgen ontnemen over onze IT-infrastructuur en onze projecten goed begeleiden.”