Van den Hende communiceert beter en professioneler via de cloud

case-vandenhendeoffice365-1

Betonproducent Van den Hende concurreert als lokale onderneming met grote, internationale bedrijven. Met een flexibele en persoonlijke service kan Van den Hende zich toch onderscheiden op de markt. Daarbij speelt de juiste software een belangrijke ondersteunende rol.

Om de communicatie met klanten en collega’s efficiënter en professioneler te maken, stapte Van den Hende, op advies van IT-partner SDE, over naar Office 365. Door te communiceren via de cloud kunnen de administratieve medewerkers korter op de bal spelen. Ze kunnen flexibel werken op elke locatie via een internetverbinding zodat ze sneller reageren op de e-mails van klanten. Intern gebruiken ze de chatfunctie van Lync Online om doelgericht te communiceren met collega’s. In de toekomst wil Van den Hende de efficiëntie nog opdrijven door ook SharePoint Online te benutten voor het delen van documenten met collega’s en klanten.

Betonproducent Van den Hende laat zijn computergebruikers overschakelen naar werken en communiceren via de cloud. Begeleid door IT-partner SDE, koos het bedrijf voor Office 365. “Met Office 365 werken we veel flexibeler en kunnen we rekenen op een gegarandeerde continuïteit”, zegt Dirk Van den Hende, afgevaardigd bestuurder bij Van den Hende Beton. “Vroeger hadden we verschillende Officeversies naast elkaar en moesten we elke computer lokaal installeren. Daarover hoeven we ons nu geen zorgen meer te maken. Via de cloud beschikken onze zes administratieve medewerkers allemaal over de nieuwste Office-versie. De software draait op de krachtige servers in het datacenter van Microsoft. Onderhoud, beveiliging en back-up worden ons uit handen genomen. Bovendien is het heel eenvoudig om gebruikers te schrappen of toe te voegen en is de opslagcapaciteit flexibel uit te breiden.”

Groeiende onderneming

Het idee om naar Office 365 over te gaan, kwam van SDE, dat al jaren IT-diensten levert bij Van den Hende. “SDE is de softwarepartner bij Van den Hende Beton”, vertelt Toon De Temmerman van SDE. “We zien het als onze taak om onze klanten op de hoogte te houden van nieuwe technologieën als we denken dat ze daarmee gebaat zijn, efficiënter kunnen werken of hun kosten kunnen drukken. Vanuit die optiek deden we een achttal jaar geleden al een ERP-implementatie op basis van Microsoft Dynamics NAV met onze add-on BuildMaster, een gebruiksklaar pakket specifiek voor de bouwsector. Die software werd de spil van de onderneming op administratief vlak. Het ERP-pakket evolueerde mee met zijn tijd en met de groeiende onderneming.”

case-vandenhendeoffice365-3Sommige klanten van SDE zitten al met hun ERP in de cloud, terwijl andere alles nog intern – ‘on premise’ - laten draaien. “We adviseerden Van den Hende Beton om de eerste stappen richting SaaS niet te zetten met de ERP omdat die ook hun productiemachines en robots aanstuurt maar om voorzichtig te starten met de Officeomgeving”, aldus Toon De Temmerman.

Snel reageren op nieuwe doelgroep

Office 365 helpt Van den Hende ook de uitstraling van het bedrijf te verbeteren. “In de eerste plaats moeten we goede producten leveren, maar als kleine, lokale onderneming in een sector van internationale mastodonten kunnen we ons onderscheiden met een snelle en persoonlijke service”, zegt Dirk Van den Hende. “Gezien de economische crisis is het nog belangrijker om als onderneming professioneel te werken en flexibel en dynamisch te zijn. Daarbij kan een technologie als Office 365 ons ondersteunen. Dat geldt onder meer voor de communicatie met architecten, een doelgroep waar we steeds vaker mee samenwerken. Ook zij gebruiken doorgaans de nieuwste technologie en ze verwachten ook van hun leveranciers dat ze kort op de bal spelen.”

Minder IT-kosten

case-vandenhendeoffice365-2Een extra aanleiding voor de overstap naar Office in de cloud waren de ingrijpende verbouwingswerken, waardoor de administratieve medewerkers op een tijdelijke locatie zaten. “Dat versnelde onze keuze voor toekomstgerichte systemen”, verklaart Dirk Schelstraete, IT-verantwoordelijke bij Van den Hende Beton. “Met cloudsoftware hoeven we zelf minder te investeren in de aankoop van servers, in ITonderhoud en in softwarelicenties, zodat de ITkosten op termijn dalen. We betalen altijd een vaste prijs per maand volgens het aantal gebruikers.”

Flexibel werken op elke locatie

Met Office 365 zijn de gebruikers overigens niet verplicht om vanuit het tijdelijke kantoor te werken. “Thuiswerken is geen enkel probleem”, verklaart Dirk Schelstraete. “We kunnen nu op elke locatie even efficiënt werken via een internetverbinding.”

E-mailhistoriek veilig bewaren

In de online mailboxen is ruim voldoende capaciteit om de berichten lange tijd te bewaren. “Ikzelf gooi bijna geen e-mails weg”, zegt Dirk Van den Hende. “Ik bewaar ze vaak voor jaren, zeker degene die ik zelf verstuurd heb. We krijgen namelijk geregeld vragen over een project uit het verleden of we hebben te maken met een probleem dat we ooit al eens hebben opgelost. Daarom is het erg nuttig om de historiek op een betrouwbare manier te bewaren. We werken niet met gevoelige informatie maar we willen natuurlijk niets kwijtraken. Daar hoeven we nu niet meer voor te vrezen.”

Interne communicatie via chat

Van den Hende gebruikt momenteel vooral het Exchange Online-luik van Office 365. Ook Lync Online wordt al in ingezet voor de interne communicatie, met name de instant messaging-functie. “Een chatbericht sturen is efficiënter dan e-mailen en stoort minder dan de telefoon”, vindt Dirk Schelstraete. “Je ziet in de presence-status of iemand beschikbaar is zodat je geen tijd verliest met berichten inspreken of wachten op een reactie. In onze nieuwe bureaus Dirk Van den Hende, afgevaardigd bestuurder bij Van den Hende Beton: “Met Office 365 werken we veel flexibeler en kunnen we rekenen op een gegarandeerde continuïteit.” zullen we iets verder van elkaar zitten zodat we Lync daar wellicht nog intensiever gaan gebruiken.”

Meer mogelijkheden

De gebruikers zijn, twee maanden na de overgang naar Office 365, erg tevreden. “Ze moesten hun manier van werken een beetje aanpassen maar erg ingrijpend was dat niet”, zegt Dirk Van den Hende. “Het gaat vooral om het aanleren van een nieuwe routine, zoals het gebruik van Lync voor interne communicatie. Een opleiding was niet nodig aangezien de Microsoft-omgeving heel vertrouwd is – we kregen gewoon wat extra mogelijkheden.”

Documenten delen in de cloud

In de toekomst wil Van den Hende het gebruik van Office 365 nog uitbreiden. “Op dit moment werken we nog samen aan documenten via een file server en gedeelde mappen, maar dat leidt tot tijdverlies, het heen en weer mailen van documenten, onduidelijkheid over verschillende versies…”, zegt Dirk Van den Hende. “Dat zullen we doen met SharePoint Online, aangezien dit ook een onderdeel is van Office 365. Mogelijk zullen we klanten beveiligde toegang geven tot bepaalde documenten zoals certificaten of prestatieverklaringen. Dergelijke documenten worden vaak aangepast en dan is het eenvoudiger om ze ter beschikking te stellen via SharePoint dan via de website.”