Dynamics NAV heft Sarens naar nieuwe hoogten

Sarens1De Sarens Group is een internationale onderneming van Belgische origine, gespecialiseerd in kraanverhuur en engineering projecten voor het hijsen en verplaatsen van lasten met uitzonderlijke afmetingen en gewicht. Door de inzet van liefst vier opeenvolgende generaties wist de Groep Sarens zich een plaats op de wereldmarkt te veroveren. Vandaag is de groep een holding van een dertigtal bedrijven die wereldwijd actief is. De volledige groep is goed voor een omzet van € 300 miljoen en meer dan 1800 werknemers.

" De Groep Sarens centraliseert de administratie van 22 dochterbedrijven via Microsoft Dynamics NAV en SDE. "
Steve Vossen, ICT-coördinator, groep Sarens

Waarom Microsoft Dynamics NAV?

“Op het vlak van IT werd bij Sarens traditioneel voorzichtig geïnvesteerd, wat vrij typisch is voor onze sector,” zegt Steve Vossen, ICT-coördinator bij de groep Sarens. “De ingenieurs beschikten over computers voor hun tekenprogramma’s en onze planners werkten met een planningssysteem op een UNIX-platform. Dat laatste systeem werkte naar behoren, maar kon niet genoeg rapporten aanmaken en was ook niet in staat om onze snelle groei te blijven ondersteunen.”

Sarens besloot op zoek te gaan naar een informaticaleverancier die op korte termijn over de brug kon komen met een werkbaar standaardpakket. Voor elke toepassing (zoals planning, materiaalbeheer, boekhouding) was er wel een afzonderlijk pakket op de markt te vinden maar het grootste probleem situeerde zich in het vinden van een geïntegreerde oplossing voor alle vereisten. “We kozen uiteindelijk voor Microsoft Dynamics NAV (Navision) omdat het een softwarepakket is dat beschikt over de nodige basisfunctionaliteit, standaard meertalig is maar toch zeer aanpasbaar aan bedrijfsspecifieke noden. Het leek ons ook de beste oplossing om de verschillende eilandjes informatie binnen de verschillende afdelingen en vestigingen van de Groep Sarens samen te brengen,” voegt Steve Vossen er aan toe.

 

Planning, projecten en vlootstukken beheren

Om het specifieke dienstenaanbod van Sarens te automatiseren, deed uit Lokeren enkele aanvullingen op maat.
Zo moest het pakket vooral beschikken over zeer uitgebreid gamma voor planning en projectbeheer.

“Al onze activiteiten vertrekken vanuit ‘projecten’. Het project bevat alle basisinformatie zoals klantgegevens, project omschrijving, facturatiemethode enz. Als dit project in uitvoering gaat, is het de basis om de inzet van bv. kranen en bijkomend materiaal vast te leggen in een uitvoerbare planning. Van hieruit worden de opdrachtbons aan de arbeiders meegegeven. Na de uitvoering van de werken worden de effectieve prestaties geregistreerd en die vormen dan op hun beurt de basis voor de facturatie en loonverwerking.

Sarens2Ook het vloot– en materieelbeheer zelf gebeurt vanuit de Microsoft Dynamics NAV applicatie. Alle relevante gegevens in verband met de vlootstukken worden opgeslagen in 1 enkele database. Dit gaat van de aankoopfactuur, afschrijving, verzekeringen en planning tot en met onderhouds- en tankbeurten. Zo kan het bedrijf perfect een vlootstuk van A tot Z opvolgen en een uitgebreide analyse of een rapport maken.

Om de centralisatie van alle bedrijfsadministratie compleet te maken, worden ook andere modules van Navision ingezet, zoals o.a. personeelsbeheer, uitgebreid met deuurverwerking, volgens de CAO eigen aan de sector, alsook alle informatie met betrekking tot het veiligheidsbeleid dat een hoge waarde is toegekend bij Sarens. Via de moduleanalytisch beheer kan Sarens o.a. snel becijferen wat de bedrijfsresultaten per business unit en per afdeling zijn en ook andere management gegevens uit de database vanuit verschillende hoeken bekijken.

 

Eens de gegevens zijn ingevoerd, kunnen alle afdelingen een beroep doen op dezelfde databank om een waaier aan rapporten op te vragen. Daardoor werken we sneller en efficiënter.

De complete applicatie wordt centraal beheerd in het moederhuis in Wolvertem. Daar staat een Citrix-server opgesteld die nu reeds - via het BILAN telecommunicatienetwerk van Belgacom - verschillende dochters van Sarens toegang verleent tot de Navision-applicatie. Concreet gaat het momenteel om vestigingen in België en Nederland en werken ruim 40 gebruikers met het systeem. “We zijn vooral tevreden over het feit dat we nu via Dynamics NAV geen verdoken dubbele informatie ingeven en opslaan. Eens de gegevens zijn ingevoerd, kunnen alle afdelingen een beroep doen op dezelfde databank om een waaier aan rapporten op te vragen. Daardoor werken we sneller en efficiënter. SDE heeft alles op erg korte tijd, ongeveer 6 maanden, kunnen ontwikkelen en implementeren,” getuigt Steve Vossen. De mensen die met het systeem werken hebben uiteraard een aanpassingsperiode achter de rug, maar zijn in grote mate tevreden.

“SDE van zijn kant is trots op de kwaliteit en het specialisatieniveau van de ontwikkelde add-on-module voor Microsoft Navision. Het is een erg bruikbare toepassing voor ondernemingen die -net als Sarens- werken op basis van projecten en diensten,” aldus SDE.