Drankenservice Vandermolen houdt ingewikkelde administratie onder controle met DrinkMaster

Drankenhandel Vandermolen uit Stabroek werkt nu met DrinkMaster, een geïntegreerde bedrijfsoplossing voor drankenhandels op basis van Microsoft Dynamics NAV. De voordelen zijn niet min …

Case Vandermolen1In elke stad of gemeente vind je tegenwoordig wel een gespecialiseerde drankenhandel. Ook in het Noord-Antwerpse Stabroek, waar Vandermolen al jaren een gekende naam is. Het is een stemmige en vrij grote zaak, gevestigd in een gerestaureerde boerenschuur.

Jan Van den Broeck is boekhouder en bij uitbreiding zelfs ‘administratief directeur’ van Vanko, de vennootschap achter Drankenhandel Vandermolen. “Maar misschien is die titulatuur in een relatief klein bedrijf als Vanko toch wat overdreven,” relativeert hij zelf. “Ik ben hier zowat ‘all-round’ actief…” Vandermolen heeft zowel particulieren als horecazaken als klant, waarbij die laatsten stilaan zwaarder doorwegen in de omzet. Waarom zou een particulier naar een drankenhandel gaan, is een grootwarenhuis niet goedkoper? “Gemiddeld wel, maar grootwarenhuizen hebben een beperkter gamma. Onze troef is ons groot aanbod speciale bieren, fruitsappen, waters... Daarmee maken we het verschil. Bovendien bieden we de populairste bieren en frisdranken ook tegen zeer concurrentiële prijzen aan,” overloopt Jan Van den Broeck. “Daarnaast zijn we nu bezig om ons wijngamma stelselmatig uit te breiden. Om onze klanten beter te adviseren, volg ik nu ook een wijncursus. Specialisatie en advies zijn dus onze sterke punten. Wat ons aanbod aan voeding betreft, kunnen we natuurlijk niet op tegen de grootwarenhuizen. We beperken ons tot wat meestal bij een drankje genuttigd wordt, dat wil zeggen vooral snoep en knabbeltjes.”

"Onze administratie is ingewikkelder dan je zou denken,
maar met DrinkMaster houden we alles onder controle.”
Jan Van den Broeck, directeur Drankenservice Vandermolen

Uitgebreide administratie

Voor een buitenstaander valt het misschien niet zo op, maar drankenhandels hebben een uitgebreide administratie bij te houden. Daarbij gaat het al lang niet meer uitsluitend om het verwerken van aankopen en verkopen. Zo zijn er de wettelijke verplichtingen als accijnzen, taksen en ecoboni. Bovendien is er de hele administratie rond het leeggoed.

“Een heel specifieke uitdaging. Want de klant verwacht dat de aan- en afrekening van het leeggoed gedetailleerd op zijn factuur of kasticket komt,” gaat Van den Broeck verder. “Maar manueel is dat amper te doen. Dankzij DrinkMaster verloopt dit nu volledig automatisch.”
Het probleem is dat je leeggoed niet kan scannen omdat er geen barcode op staat. Bovendien wordt het leeggoed bij Vandermolen in een afzonderlijk magazijn in ontvangst genomen. “Vroeger vulde men daar dan een papiertje in en werden die gegevens aan de kassa opnieuw ingevoerd: ofwel manueel lijn per lijn, wat een heel karwei is, ofwel als totaalbedrag, wat de meeste klanten liever niet hebben,” zegt Jan Van den Broeck nog. “Nu staat er ook in het leeggoedmagazijn een PC die aangesloten is op ons lokaal netwerk. Wanneer je het leeggoed aflevert, ontvang je nu een bon met een barcode. Wanneer die barcode wordt gescand aan de kassa weet DrinkMaster over welk leeggoed het gaat en komt de gedetailleerde afrekening automatisch op je factuur of kassaticket terecht.” Op die manier moet er geen dubbele ingave meer gebeuren en worden tikfouten volledig vermeden. Het gaat dus niet alleen sneller, het is ook betrouwbaarder.

DrinkMaster is specifiek ontwikkeld voor de drankenhandel. Naast leeggoedbeheer werden een reeks andere sectorspecifieke oplossingen voorzien.

Specifiek voor drankenhandels

Case Vandermolen2DrinkMaster is specifiek ontwikkeld voor de drankenhandel. Naast leeggoedbeheer werden een reeks andere sectorspecifieke oplossingen voorzien. Drankenhandels met een uitleverronde wordt het leven gemakkelijk gemaakt. DrinkMaster houdt namelijk rekening met de sluitingsdagen van de klanten, de route, de standaard leveringsdag en met andere klanten op de ronde. Dankzij lottracering behoort ook het begrip ‘vervallen stock’ tot het verleden. Verschillende prijzen per product en geautomatiseerde aanpassingen zijn nog een voorbeeld van echte sectoroplossingen.

“Wij gebruiken niet eens alle modules van DrinkMaster,” geeft Jan Van den Broeck toe. “Wat we echter niet meer zouden kunnen missen zijn de ‘uitgestelde kortingen’, dat zijn kortingen die je pas krijgt wanneer je een bepaalde omzet per jaar haalt, en bestelstandaarden. Met dit laatste suggereert het systeem op basis van de historiek van een klant, of hij bij een bestelling fruitsap en water Ordal en Spa, dan wel Minute Maid en Valvert verkiest. Dat bespaart ons heel wat opzoek- of belwerk".

 ”Naast een volledig geïntegreerde boekhouding en facturatie die per klant instelbaar is (facturatie bij levering, periodiek of volgens specifieke afspraken) bevat het pakket bijvoorbeeld een uitgebreid systeem voor promoties en kortingen en de aanmaak van schapetiketten. Wie tapinstallaties of glazen verhuurt, kan dit ook perfect opvolgen in DrinkMaster. Zo bevat DrinkMaster een hele reeks extra’s die de administratie in de drankenhandel verlichten".

Tevreden klant

Waarom is de keuze van Vandermolen / Vanko eigenlijk op DrinkMaster gevallen? “Eerlijk gezegd is dat min of meer automatisch gebeurd,” lacht Van den Broeck. “Wij werkten vroeger met Herpac van Hertech. Maar dat bedrijf is enkele jaren geleden overgenomen door SDE. Het oude pakket raakte stilaan gedateerd en de ondersteuning kon niet langer gegarandeerd worden. SDE had intussen DrinkMaster ontwikkeld op basis van Microsoft Dynamics NAV en omdat we zeer tevreden waren over de dienstverlening van SDE, zijn we als vanzelfsprekend overgestapt naar DrinkMaster.”

Van den Broeck is best tevreden over DrinkMaster. “Hoewel we initieel nogal wat gesprekken en discussies gevoerd hebben met SDE,” laat hij toch horen. "De implementatie in het najaar van 2006 is trouwens vlot verlopen, ook al hadden wij het soms zelf te druk om ons hierop voor de volle 100% te concentreren. Er moeten nog wat kleine correcties en bijsturingen uitgevoerd worden, maar ik zie hier geen problemen opduiken.”