De Ganck logo

De Ganck

Tegelbedrijf De Ganck gebruikt Microsoft Dynamics NAV voor het beheer van de voorraad, de opvolging van de verkoop en de facturatie. “We werken daardoor 50% efficiënter en we kunnen de klanten beter bedienen”, zegt Gert Van Renterghem, bestuurder bij De Ganck.

“De concurrentie in onze sector is groot en de marges staan onder druk”, vertelt Gert Van Renterghem. “Daarom is het belangrijk dat we snel, correct en kostenefficiënt werken en dat we de voorraad efficiënt beheren. Door een optimaal voorraadbeheer kunnen we ons aanbod makkelijker uitbreiden met nieuwe artikelen terwijl we de investering in stock toch zo veel mogelijk binnen de perken houden.”

“Bouwmaterialen- en tegelhandelaars beschikken over zeer veel artikels”, aldus Wendy Naesens van SDE. “Specifiek voor die sectoren hebben we een uitgebreid artikelbeheer gebouwd voor NAV. Daarmee is het veel eenvoudiger om nieuwe artikels op te laden, prijzen te wijzigen, promoties door te voeren en artikelvarianten of artikelloten te beheren. We hebben ook een interne flow uitgeschreven voor alle administratieve stappen, van het benaderen van een prospect en het opstellen van een offerte tot de verkoop en de facturatie. Offertes worden in NAV ingevoerd en omgezet naar een order wanneer de klant overgaat tot een bestelling. De voorraadinformatie wordt dan ook meteen aangepast, zodat de informatie altijd up-to-date is. Als een factuur te lang openstaat, krijgt de boekhouding een automatische melding zodat ze snel kunnen ingrijpen.”

SDE migreerde de contacten van klanten en leveranciers naar het nieuwe systeem, wat zonder problemen verliep. 19 gebruikers, zowel verkopers op de baan en in de showrooms als medewerkers op de boekhouding en administratie, kregen een opleiding van SDE en werken nu elke dag met Dynamics NAV. De software draait op een extern gehoste eigen server.

Voorraad- en productinformatie voor iedereen beschikbaar

Gert Van Renterghem De Ganck
Gert Van Renterghem De Ganck

Gert Van Renterghem: “Iedereen kan nu rechtstreeks voorraad- en prijsinformatie opzoeken. Vroeger waren de gebruikers daarvoor afhankelijk van de collega’s in het magazijn, die vaak zelfs fysiek moesten gaan controleren welke tegels in voorraad waren. Een offerte die in de ene vestiging wordt opgesteld kan ook door een andere vestiging worden opgevolgd. We voeren dus niet langer meerdere keren dezelfde informatie in.”

“Het salesteam kreeg een enorme boost doordat ze nu ook over boekhoudkundige gegevens beschikken”, zegt Wendy Naesens. “Dat maakt hun verkoopacties veel gerichter en minder risicovol. Klanten met een grote afname kunnen ze meer aandacht geven, terwijl slechte betalers voorzichtiger worden behandeld. Daarnaast genieten ze nu ook van correctere verwerking van commissies op hun verkoop, doordat deze ook worden geregistreerd in NAV. Het management heeft dan weer een duidelijker zicht op de verkoopsprestaties.”

Leveren en factureren voor verschillende werven

De klanten van De Ganck zijn vaak aannemers die op meerdere werven voor verschillende opdrachtgevers tegelijk werken. De bestellingen van die klanten moeten dus op verschillende werven worden geleverd en apart worden gefactureerd. Die service kan De Ganck nu zonder problemen bieden. Ook de toonbankverkoop wordt ondersteund door Dynamics NAV en BuildMaster. Ook professionele klanten komen vaak naar de toonzalen voor advies, bijbestellingen en klein materiaal. Dankzij het geïntegreerde kassasysteem kunnen die klanten aan de kassa factuurbetalingen doen die automatisch in de boekhouding worden verwerkt. Elke klant bestelt tegels in vierkante meter, waarna het systeem die oppervlakte automatisch verrekent naar het aantal benodigde tegels en het aantal dozen.

Ook de kostprijsberekening van de producten gebeurt nu veel correcter, wat een directe weerslag heeft op de marge. Zo wordt nu rekening gehouden met leveringskosten of andere administratieve kosten die bovenop de productaankoop komen en die mee worden verrekend in de kostprijs.

Nog meer mogelijkheden

Wendy Naesens De Ganck
Wendy Naesens De Ganck

De Ganck heeft de nieuwe software nu al enige tijd in gebruik en bekijkt, samen met SDE, extra mogelijkheden die het wil benutten. Zo ontwikkelt SDE een projectmodule voor NAV waarin De Ganck zijn eigen tegelzetters volledig administratief zal kunnen opvolgen, bijvoorbeeld voor het berekenen van de gepresteerde uren. De Ganck bekijkt ook de mogelijkheid om Dynamics NAV via de mobileNAV app te gebruiken op smartphones en tablets, wat vooral voor de verkopers handig zou zijn. Een ander toekomstplan is het bouwen van een webshop op basis van Dynamics NAV.

“Nu onze interne processen gestroomlijnd zijn, kunnen we onze organisatie makkelijker uitbreiden. Zo zouden we extra showrooms kunnen openen met franchisehouders, die probleemloos met hetzelfde systeem kunnen werken”, besluit Gert Van Renterghem.