Security: Wat moet je IT’er doen als een werknemer weggaat

Wanneer een werknemer het bedrijf verlaat, is HR vaak de eerste die ervan weet. Je IT-departement moet de tweede zijn. Dit moet je IT-professional meteen doen als iemand van job verandert.

Security problemen voorkomen

Je werknemers hebben vaak toegang tot allerhande systemen:

–        Interne data

–        Klantgegevens

–        Betaalgegevens

–        Gebruiksfuncties van software

–        E-mail

–       

Een goed IT-securitybeleid begint, zoals zo vaak, met preventie. Daarom geef je je werknemers best enkel toegang tot de systemen en software die ze nodig hebben om hun job uit te oefenen. Dat lijkt misschien logisch voor bijvoorbeeld betaal- of bestellingssoftware, maar geldt eigenlijk voor alle software, databases en applicaties. Dat betekent ook Google Adwords en Analytics, sociale media kanalen, CRM- en CMS-software, enz. Dat voorkomt niet alleen fouten, maar beperkt ook de gevaren eens je werknemer het bedrijf verlaat.

Hou goed bij welke werknemer toegang heeft tot welke systemen! Zo vergeet je niets en voorkom je later problemen. Je stelt best een interne database op van al je werknemers en waar ze precies toegang tot hebben.

Security: Wat moet je IT'er doen als een werknemer weggaat

Wachtwoorden resetten

Zorg ook voor een vlotte manier om paswoorden te resetten. Als je met één centraal paswoord werkt, kan je vlot je voormalige werknemer alle toegang tot je gegevens ontzeggen.

Reset dus het wachtwoord van je werknemers op de laatste dag van hun termijn. Daarom is het belangrijk je IT-departement op de hoogte te stellen van vertrekkende werknemers.

Microsoft Office 365

Heeft je werknemer een Office 365-licentie, dan kan je hem de toegang tot de Microsoft apps ontzeggen in het Office 365 Admin center. Daar selecteer je eenvoudigweg de juiste gebruiker en reset je hun paswoord. Vergeet ook niet zijn licentie te verwijderen en eventueel aan iemand anders toe te kennen. Eens je dat doet blijven zijn e-mail, contacten en kalender 30 dagen bewaard.

Opletten met e-mails

Maar met e-mails let je best op. Je mag niet zomaar de e-mailbox van een vertrokken werknemer blijven gebruiken. Wanneer je collega vertrekt zet je meteen een geautomatiseerd bericht op, zodat contactpersonen weten wie de job overneemt. Na een maandje kan je dan de mailbox afsluiten.

Het is strafbaar om de e-mailbox (en dus naam van de vertrokken werknemer) te gebruiken nadat hij of zij vertrokken is. Daarom regel je dit soort dingen best met je werknemer voor zijn vertrek.

Je kan e-maildata van een collega bewaren door die exporteren in een .pst bestand of te importeren in een andere e-mailaccount.

Let er wel op: Zorg dat de afspraken binnen je bedrijf over toegang tot e-mails duidelijk én wettelijk in orde zijn.

Heb je vragen over IT-security, contacteer dan ons ITB-team. Zij staan klaar om op je vragen te antwoorden. Je kan je ook inschrijven op onze IT-security nieuwsbrief.

IT'er

Deel deze post

Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook

Meer blogposts